使用邮件合并创建并打印信函及其他文档

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1、使用邮件合并创建并打印信函及其他文档效果图如果希望创建一组文档（如一个寄给多个客户的套用信函或一个地址标签页），可以使用邮件合并。 每个信函或标签含有同一类信息，但内容各不相同。例如，在致客户的多个信函中，可以对每个信函 进行个性化，称呼每个客户的姓名。每个信函或标签中的唯一信息都来自数据源中的条目。邮件合并过程需要执行以下所有步骤：1. 设置主文档。主文档包含的文本和图形会用于合并文档的所有版本。例如，套用信函中的寄信人地址或称呼语。2. 将文档连接到数据源。数据源是一个文件，它包含要合并到文档的信息。例如，信函收件人的姓名和地址。3. 调整收件人列表或项列表。Microsoft Offic

2、e Word为数据文件中的每一项（或记录）生 成主文档的一个副本。如果数据文件为邮寄列表，这些项可能就是收件人。如果只希望为数 据文件中的某些项生成副本，可以选择要包括的项（记录）。4. 向文档添加占位符（称为邮件合并域）。执行邮件合并时，来自数据文件的信息会填充 到邮件合并域中。5. 预览并完成合并。打印整组文档之前可以预览每个文档副本。您可以使用“邮件”选项卡上的命令来执行邮件合并。提示还可以使用邮件合并”任务窗格执行邮件合并，该任务窗格将分步引导您完成这一过程。若要使 用任务窗格，请在“邮件”选项卡的“开始邮件合并”组中，单击“开始邮件合并”，然后单击“邮件合并分 步向导”。fflA二0

3、3屁设置主文档1. 启动 Word。 默认情况下，一个空白文档将会打开。让该文档开着。如果关闭该文档，便无法使用下一步 的命令。2. 在邮件”选项卡上的开始邮件合并”组中，单击开始邮件合并”。悝弄n 珈 聲邮件合井+枚件人T收件人列表 开始邮件合井3. 单击要创建的文档的类型。例如，您可以创建：念一组信封所有信封的寄信人地址都相同，但每个信封的收信人地址都不相同。单击信封”，然后在信封选项”对话框的信封选项”选项卡上，指定所需信封尺寸和文本格式。一组地址标签 每个标签都显示一个人的姓名和地址，但每个标签上的姓名和地址都不相同。单击“标签”，然后在“标签选项”对话框中指定所需标签类型。念 一组套

4、用信函或电子邮件所有信函或邮件的基本内容都相同，但每一信函或邮件还包 含收件人的唯一信息，如姓名、地址或其他信息。单击“信函”或“电子邮件”创建相应类型的 文档。念 目录每一项都会显示相同类型的信息，如名称和说明，但每一项的名称和说明都不相 同。单击“目录 ”创建此类型文档。恢复邮件合并如果需要停止邮件合并，可以保存主文档，以后再恢复合并。Microsoft Office Word将保留数据源信 息和域信息。如果停止合并前使用的是“邮件合并”任务窗格， Word 将在恢复合并时转到您在任务窗 格中的位置。1. 当您准备就绪，可以开始恢复合并时，请打开文档。Word 会显示一条消息，要求您确认是

5、否要打开文档，那样会运行 SQL 命令。2. 由于此文档已连接到数据源，而且您要检索数据，因此单击“是”。如果您在打开文档时 不了解该文档是否已连接到数据源，可以单击“否”，以防止对数据的潜在恶意访问。此时，文档文本和您插入的所有域都会显示出来。3. 单击“邮件”选项卡，恢复工作。返回页首将文档连接到数据源要将信息合并到主文档，必须将文档连接到数据源或数据文件。如果还没有数据文件，则可在邮件合 并过程中创建一个数据文件。选择数据文件1.在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中，单击“选择收件人”。2. 请执行下列操作之一：如果要使用Outlook中的联系人”列表，请单击从Outlook联系人中

6、选择”。-1有关使用Microsoft Outlook联系人列表的提示连接到 Outlook 联系人文件夹通常是一个简单的过程，但有时可能会遇到问题。以下 是可能遇到的常见问题的解决方案：找不到要连接的 Outlook 联系人文件夹。出现有关邮件客户程序和邮件表的错误消息。无法连接到公用文件夹中的 Outlook 联系人文件夹。希望使用 Outlook Express 通讯簿作为联系人文件夹，但是无法连接到 Outlook Express 通讯簿。找不到 Outlook 联系人文件夹可能您需要选中 Outlook 的将此文件夹显示为电子邮件通讯簿”属性，或者需要更改Outlook 用户配置文件

7、。选中“将此文件夹显示为电子邮件通讯簿”属性5. 在 Microsoft Office Outlook 中，在转到”菜单上，单击联系人”。6. 右键单击包含要用于邮件合并的信息的“联系人”文件夹，然后单击“属性”。7. 在Outlook通讯簿”选项卡上，确保选中将此文件夹显示为电子邮件通讯簿”复 选框，然后单击“确定”。返回到 Outlook 提示更改 Outlook 用户配置文件Outlook 用户配置文件是一组电子邮件帐户和通讯簿。通常您只需要一个配置文件， 但如果您与其他人共享计算机或为了不同目的而使用不同的通讯簿，可以设置多个配 置文件。 开始邮件合并时，如果使用的配置文件不包含要使用

8、的联系人文件夹，则该 文件夹将不可用。要切换到其他用户配置文件，请重新启动Outlook。在提示您指定配置文件时，请选 择包含要在邮件合并中使用的联系人”文件夹的配置文件。如果没有出现配置文件的提示，而您知道有多个配置文件，可能您希望对 Outlook 进 行设置，使其会给出提示。为此，请执行以下操作：8. 关闭 Outlook。9. 在控制面板”中切换到经典视图”，然后单击邮件”。10. 单击显示配置文件”。11. 要在每次启动 Outlook 时见到选择配置文件的提示，单击“提示要使用的配置文 件”，然后单击“确定”。返回到 Outlook 提示出现有关邮件客户程序和邮件表的错误消息如果在

9、 Word 中进行邮件合并期间尝试连接到“联系人”文件夹，而 Outlook 并未在 Windows Internet Explorer 中设置为默认的电子邮件程序，则会出现以下错误消息：“没有默认的邮件客户程序，或者当前的邮件客户程序无法满足消息处理请求。请运行 Microsoft Office Outlook 并将其设置为默认的邮件客户程序。”要避免在邮件合并过程中出现这条消息，请执行下列操作：12. 退出 Word。13. 在In ter net Explorer的“工具”菜单中，单击Internet选项”，然后单击程序选 项卡。14. 在“电子邮件”下，单击Microsoft Offi

10、ce Outlook，然后单击确定”。再次启动Word，打开邮件合并文档，然后连接到Outlook联系人文件夹。返回到 Outlook 提示无法连接到公用文件夹中的 Outlook 联系人文件夹如果您在Word中开始邮件合并并尝试连接到公用文件夹中的Outlook联系人”文件 夹，您就会看到这样的错误消息：由于对话框或数据库引擎失败，无法完成该操作。请稍后再试。 ”如果稍后再试，会得到同样的错误消息。如果要在邮件合并时将公用文件夹中的联系人文件夹作为数据文件使用，必须在 Outlook 中开始邮件合并。返回到 Outlook 提示希望使用 Outlook Express 通讯簿作为联系人文件夹

11、您无法在邮件合并期间直接连接到此类通讯簿。只能将 Outlook Express 通讯簿导出 为 .csv 文本文件，然后连接到这种格式的通讯簿。导出 Outlook Express 通讯簿：15. 启动 Microsoft Outlook Express。16. 在“文件”菜单上，指向“导出”，然后单击“通讯簿”。17. 在“通讯簿导出工具”对话框中，单击“文本文件（以逗号分隔）”，然后单击“导出”。18. 在“将导出文件另存为”框中，为导出的文件键入一个文件名，然后单击“浏览”。19. 在“另存为”对话框中，在“保存位置”列表中选择文件的保存位置，然后单击“保存”。 将数据文件保存在我的文

12、档”文件夹的我的数据源”文件夹中是很方便的。Word 在邮件合并期间浏览数据文件时，首先会在该位置中搜索这些文件。20. 单击“下一步”。选中要导出的域旁边的复选框，然后单击“完成”。注释 在决定导出哪些域时，请考虑要用邮件合并创建的套用信函、电子邮件 或标签。例如，如果您决不会在合并的文档中包含昵称或个人网站，则不要导出 这些域。21. 如果出现导出过程已完成的消息，请单击“确定”。22. 要关闭“通讯簿导出工具”对话框，请单击“关闭”，然后退出 Outlook Express。当您回到 Word 中执行邮件合并，并且进行到连接数据文件的步骤时，单击“使用现 有列表”选项，并通过浏览找到刚才

13、导出的 .csv 文件。在文件打开之前，可能会要求 您选择使用什么分隔符将地址列表中的各列彼此分隔开。单击“逗号”，然后单击“确定”。返回到 Outlook 提示如果已有 Microsoft Office Excel 工作表、 Microsoft Office Access 数据库 或其他类型的数据文件，请单击“使用现有列表”，然后在“选择数据源”对话框中找到所 需文件。对于Excel，可以从工作簿内的任何工作表或命名区域中选择数据。对于Access, 可以从数据库中定义的任何表或查询（查询：在数据源中查找所有符合指定条件的记 录的方法。查询可以包括操作符、问号、通配符和括号，以缩小搜索范围。

14、）中选择 数据。对于其他类型的数据文件，请在“选择数据源”对话框中选择文件。如果列表中 未列出所需文件，请在“文件类型”框中选择适当的文件类型或选择“所有文件”。在邮件 合并中，可以使用以下类型的数据文件：来自基于文件的单层数据库程序的文件，这些数据库程序已安装了 OLE DB （OLE DB： 种实现高效网络、并通过in ter net访问许多数据源 类型的组件数据库架构，这些数据源包括：关系数据、邮件文件、平面文件和电 子表格。）提供程序或ODBC （开放式数据库连接（ODBC）:在数据库和程 序间共享数据的标准方法oODBC驱动程序使用标准结构化查询语言（SQL）获 得外部数据的访问权限

15、。）驱动程序（Microsoft Office附带了许多这类数据库 程序）。包含单个表的HTML文件。表的第一行必须包含列名，其他行必须包含数据。电子通讯簿:Microsoft Outlook 通讯簿Microsoft Schedule+ 7.0 联系人列表用 MAPI （ MAPI： Microsoft 接口规范，允许不同的邮件处理和工作组应用程序（如电子邮件、语音邮件和传真）通过单个 客户程序使用）兼容的邮件系统（如Microsoft Outlook）创建的任何 类似地址列表。Microsoft Word文档。该文档只应包含一个表。表的第一行必须包含标题，其他行必须包含要合并的记录。还可以使用域名源（域名源：包含 标题行（或标题记录）的文档，该标题行与指定用于邮件合并主文档的数据源共 同使用）作为数据源。任何包含由制表符或逗号分隔的数据域（数据域：分类信息，一个数据域对应于数据源中的一列信息每个数据域的名称在数据源的第一行（标题行）中列出例如， “邮编”和“姓氏”都是数据域名称）以及由段落标记分隔的数据记录（数据记录：对应于数据源中一行信息的一组完整的相关信息例如，客户邮件列表中的有关某位客户的所有信息为一条数据