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1、宁波分公司费用管理制度为使公司各项费用的使用和报销能够严格按照总公司的要求执行，杜绝 奢侈浪费，发扬勤俭节约的作风，特制定本制度。第一章费用管理办法分公司本部费用包括：分公司本部人员的工资及奖金、房租、通讯费、交通 费、税金、广告促销费、客服日常费用、差旅费、办公费用、招待费、运费（不 包括由办事处到终端所发生的运费）、车辆费及其它由本部发生的费用。一、通讯费用管理第一条： 通讯费是各部门、各办事处因工作需要而发生的电话费和手机费。第二条：凡享受通讯费报销的人员须确保24小时全天候开机或提供有效的通 讯方式，如发现无法联系，取消当月通讯费报销，并罚款20元；员 工须将有效通讯方式报本部门及公司
2、综合部，变更号码须2日内通知 综合部，否则不予报销当月话费。第三条： 通讯费在限额内据实报销，超出部分自理；话费报销单以备案号码为 准。第四条： 通讯费报销时间为次月15日以前，逾期不再报销。若确有需要在15 日以后报销的，需说明原因并在财务部费用会计处备案。第五条：各部门、办事处话费实行每月清算，固定话费超过部分由行为责任人 承担，无责任人的，从部门和办事处奖金中扣除（公司本部可查记录, 从私人电话的话费中扣除）。通讯费使用标准部门职务座机费标准手机费标准备注分公司经理500800分公司财务总监300400检察l 卜乎 |部门200经理150财务部部门600对帐主办会计150市场部部门350
3、经理400150推广经理客服部门1000回访、投诉处理经理150综合部部门400经理150驾驶员50企划部部门300经理150办事处部门200主任150业务经理50业务主管50客服350客服主管100二.业务招待费管理第一条：业务招待费是指公司各部门、各办事处因业务工作需要而发生的餐 费、礼品费等。第二条：业务招待费的发生必须是因业务工作需要，且发生后对改进和完善工 作有一定积极作用。第三条：业务招待费必须是单位行为而非个人行为。第四条： 业务招待费在发生前必须先填写，经部门经理、财务总监和分公 司经理批准后才可执行，特殊情况可预先电话报告分公司经理和财务 总监后补申请。第五条：除网络商、大客
4、户、工商、税务等特殊合作伙伴外，原则上平均每人每餐不得超过50元，特殊情况需报经总经理批准。第六条：各办事处招待费用应在办事处费用限额以内控制使用。招待费审批表客户名称：预期招待日期：主宾姓名：费用预算：预定招待场所：本公司出席人员：其他客人：招待事由：本次招待目的：总经理：财务总监：部门经理：经办人：三、广告费管理第一条：各办事处广告费用均按照权责发生制的原则核算分公司的广告费用。第二条：单项5000元以下（不含5000元）的广告合同须有分公司经理和财务总监批准的广告活动审批表后方可签定合同。合同均要求一式三 份，财务、企划、对方单位各执一份。 第三条： 单项或同一事项累计5000元以上（含
5、5000元）50000元以下的合同 须有由大区批准的广告活动审批表后方可签订合同；合同均要求 一式三份，财务、企划、对方单位各执一份。第四条：广告公司在按合同内容制作好广告物料后，由企划部负责到库房办理入库手续；由库管核实数量、开具入库单并登记物料台帐。第五条：向办事处下发宣传物料时，企划部必须提供广告物料签收单随同货物 一同前往。第六条：办事处在核对所收物料同签收单无误后，由办事处主任和财务主管签 字确认后随同当月费用报销单一同寄到分公司费用会计、由费用会计 进行登记后转交企划员统一整理。第七条：各办事处在申报由本办事处自己制作的宣传物料、门头、灯箱及形象 店的专用品时，须上报详细的费用预算
6、表。第八条：办事处发生的所有广告宣传促销费用，不得从自己的日常费用中支付，全部由公司统一拨往制作单位。第九条：办事处必须建立物料台帐，用以登记公司下发的本办事处要求制作的 各种物料的收发存。第十条： 办事处申请制作的灯箱门头，须将照片上报企划部或由企划部实地验 收，否则对办事处主任一次处以罚款500元，并限期一周内补齐手续, 否则加倍处罚。第十一条：分公司统一制作的宣传物料和通过媒体投放的新闻稿按实际使用量 计入该办事处费用。第十二条：公司企划要求办事处上报的专柜进程汇总表、设立专柜申请表、设立专柜协议等表格的责任人为办事处主任。如该办事处不能按 时上报将按公司具体规定对其进行处罚。四、出差费
7、用管理第一条：出差是指公司在职人员依照公司安排离开日常办公区域外出办理业务、开会、学习等因公事项。第二条：凡公司人员因公出差，应本着事前审批的原则，出差前将自己出差理 由、地点、时间报直接上级批准，并填写出差申请表，由主管上级签 字后方能出差。未经批准的，外出所产生的一切费用由个人自理，外 出期间按旷工处理。第三条：公司任何人不得乘坐飞机，特殊情况经报大区市场总监和财务专员批准方可乘坐，同时，公司人员一律不得乘坐火车软卧及豪华游轮。第四条：市内交通费指公司工作人员因公外出离开本职工作岗位，但仍在本职 工作区域内办理相关事宜而乘座出租车、公交车产生的交通费用。第五条：部门经理实行限额交通费补助额
8、度为50元/月，如无特殊情况，不得再报交通费。第六条： 办事处主任、业务经理和流动促销员在所辖区域内办事，每人每月以150元的额度限额实报。业务人员离开所辖区出差的实报实销，但需 在票据上背书注明口期及出差事由，并在返回后三个工作口内报销完 毕。办事处财务主管、客服主管在辖区内办事、离开所在辖区出差的 实报实销，但需在票据上背书注明日期及事由，并在返回后三个工作 日内报销完毕。第七条：其他人员在市区因公办事，原则上不得报销出租车费，确有特殊情况,需经严格审批，并在票据上背书注明日期及原因。第八条：如工作区域内需带货而增加的费用，需写明原因并由直接上级签字，按货运费报销。第九条：出差住宿费标准一
9、、分公司本部人员原则上办事处有住宿条件的应住在办事处，不得发生住宿费用，如有特殊情况, 在发生住宿费用之前要向分公司经理或财务总监电话申请。额度：1、部门经理住宿费平均每晚不得超过80元，省内无出差补贴，省外 每人每天补助30元。2、其他人员住宿费平均每晚不得超过40元，省内无出差补贴，省外 每人每天补助30元。二、办事处人员1、办事处所在地一律不得发生住宿费用。2、办事处主任住宿费平均每晚不得超过65元，省内无出差补贴，省外每 人每天补助30元。3、其他人员住宿费平均每晚不得超过40元，省内无出差补贴，省外每人 每天补助30元。出差申请表申请人：所属部门：始发地部门领导签字目的地拟订出差日期
10、年月日年月日出差目的：所属部门：综合部：总经理：五、办公用品及固定资产等申购管理第一条： 办公用品是指与工作有关的在日常使用中会逐渐消耗的或单位价值 较小（一般为50元以下）各类日常用品。第二条：办公用品一律不得自行购买。若因特殊情况需临时购买，需经综合部 审批。第三条： 各部门每月预先统计下月所需的办公用品，按部门汇总报综合部，由 综合部统一采购，再由各部门填写办公用品领用单统一到综合部 领用。第四条： 固定资产及低值易耗品是指单位价值在50元以上且使用期限较长（一 般在两年以上），在使用过程中不会被损耗的物品。第五条： 固定资产及低值易耗品必须先申请并填写固定资产申购表，由分 公司经理及财
11、务总监批准后报大区及总公司审核。第六条： 所有的办公用品及固定资产和低值易耗品每个部门每月只能申购一 次，且必须于每8 口前将汇总表交至综合部，否则不予采购。六、水电费限额管理第一条： 本着既要防暑降温，保障员工的身体健康，又要节约公司的费用成本的原则，特核定各办事处的水电费额度:112月、3月、4月、7月、8月、9月1月、6月、12月5 月、10 月、11办事处名称月市区办550500350市郊办200150100镇北办500450400慈溪办500450250余姚办500450250奉化办200150100舟山办500450400第二条：各办事处在此额度内所用的水电费根据正规的水电费发票实
12、报实销，超过该额度的水电费由各办事处分清责任人自行承担。第二条：办事处的水电费，包括办事处所在地及办事处客服。七、住房补贴限额管理第一条：房贴补助对象需符合下列条件：1. 户口不在宁波市区2. 在宁波市区无自购房，且租房居住3. 公司本部正式员工（不包括促销员） 第二条：符合房贴发放条件的员工需到综合部备案，凭租房发票在限定额度内 报销，超过额度部分自理，限额内实报实销，节约部分不予补贴现金。 如房租是一季度或儿个月一付的，应于期末一次报销，不得提前报销。第三条： 房贴发放标准：部门经理300元/月，宁波办事处主任200元/月，其 他员工150元/月。第二章费用报销管理一、报销管理（一）报销规
13、定第一条：在实现费用报销时，须按财务规定粘贴报销单与有效单据，经本部门 经理、费用会计审核、财务总监、公司经理审核后，费用会计方可制 单。第二条： 有借款者，应主动告知所借款项，由出纳开具收款收据直接冲帐；需 付现金的，由费用会计将凭证交与出纳作为付款依据。第三条：报销人员凭费用会计打印的凭证及附件到出纳处报销领款后，必须在现金支付凭证上签字确认。第四条：现金报销时间为平常为将审核无误的报销单据交于费用会计的三个 工作日内，由出纳统一支付。月末结帐日前4天不予报销现金。第五条：市内交通费原则上不予报销，如确需报销时必须每张票据后面注明时 间、去向及事由。第六条：市内交通费用须当月报清，以公司每
14、月月底最后一天为当月截至封帐 日期，逾期不再报销。第七条：通讯费报销时间为次月15 EI以前，逾期不在报销。第八条：出差费用报销时限为返回后3日内，持相关票据至财务办理报销手续,逾期报销者只报费用的50%。第九条：出差费用须每返回一次立即报销，不允许多次累计报销。第十条：各项费用报销时经办人必须提供符合财务要求的正规票据，不能提供者，一律不予报销，其借款将从个人工资、奖金中扣除。第十一条：所报销的票据不得涂改，必须有收款单位盖章，付款人必须为公司全 称或简称，不得以一种票据替代另一种票据。第十二条：各部门、办事处当月固定电话费如果超标，则从责任人的工资中扣除,若无责任人的，则从该部门或办事处当月奖金中扣除。（二）报销细则第一条：报销票据粘贴必须符合财务规范要求，整齐划一，以利于装订，报销单内不得有订书针、大头针之类的金属物，否则财务有权拒绝报销。第二条： 报销金额应在费用申请表中所列申请金额以内，超额部分不予报销。 第三条： 报销业务招待费票据须与业务招待费申请表中填写的招待地点、时间相一致，并将经批准的业务招待费申请表附于报销单据后面。第四条：差旅费报销单上车票的日期与时间必须与出差
