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1、公文主题词应当标准化公文主题词应当标准化使用计算机施行文书档案一体化管理，要求公文主题词必须标准化。它是机关文书立卷、档案著录的根底，是机关文档一体化、标准化、自动化的重要内容之一，直接关系到文书与档案管理现代化的进程。目前，由于对公文主题词的标引尚缺乏统一的标准化管理，文、档主题词表要求不一，随意性和盲目性较大。加之有些行文者责任心不强，导致公文主题词标注不全、不准，甚至有不标注的现象，给文书立卷、档案著录带来不便，阻碍了办公效率的进步，减缓了计算机管理应用于文档工作的进程。一、公文主题词标准化的作用标准公文主题词对文档一体化科学管理起着重要作用。一公文主题词在文书立卷中的作用。过去行文时不
2、标注主题词，文书立卷往往靠传统的方式按文件标题分类。由于有的文件标题对问题概括不够准确或概念不标准，文书在挑选酌定类别、拟写案卷标题过程中费时费力，不利于标准管理。而标准的主题词用于文献标引和检索，能详细反映文件的中心内容，在文书立卷分类和拟写案卷标题时，以主题词相关词语为根据，很容易确定不同类别标题的内容，即使是从事文书工作时间短，业务不是很熟的人，也能做好文书立卷的分类和拟制案卷标题工作。公文主题词在文书立卷中，对进步工作效率及质量，实现机关办公自动化，将起到积极的推动作用。二公文主题词在档案著录中的作用。档案著录标引工作费力、难度最大的环节，无非是主题词的选择。完成一张著录卡片，一般需要
3、3-8个主题词。刚开场著录的人员，著录一张卡片对主题词的选择需要5-20分钟的时间个别难度大的需要的时间更长，这是目前著录工作进展缓慢的主要原因。而根据公文标准的主题词著录标引，是解决这个问题最有效的方法。因为公文主题词的标准性，为档案著录中主题词的选择提供了正确可靠的根据，任何人只要掌握著录格式，明确著录工程，即可轻而易举地照录题词，完成著录工作，可以进步著录速度4-8倍，质量也可以得到保证。二、公文主题词标准化的对策一公文主题词表要统一标准。“没有规矩，不成方圆”。要做好公文主题词的选择，必须有统一标准的主题词表，文、档主题词表要统一，就是公文主题词表要与档案著录主题词表相一致，中央与地方
4、统一执行一个标准的主题词表，杜绝随意和盲目确定主题词。二公文主题词确实定要严格把关。公文主题词确实定是一项详细、细致的工作，来不得半点马虎。领导要重视这项工作，应该反复强调，催促检查，严格把关。对公文的主题词选择不准、不完好、不标准的要及时纠正，绝不姑息迁就，将问题解决于平时工作中，严把公文主题词的选择关。三标引公文主题词的人员素质要高。公文主题词文件，高度概括了文件的内容特征，充分反映了文件的主题思想。而选择公文主题词那么是一项技术性、知识性很强的工作，不仅要准确，还要简短、扼要、醒目。这就要求公文的起草者要掌握公文主题词知识，有较高的业务程度和丰富的理论经历。同时还要有高度的工作责任心，切不可敷衍了事。只有这样确定的主题词才能做到有据可依，经得起推敲。第 页 共 页
