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1、办公自动化系统的设计随着计算机技术的开展，数据库技术的应用为人们提供了很多 非常便利的办公功能，从而使得工作更高效地进行。办公自动化， 英文全称Office Automation，简称OA，它是将现代化办公和计算 机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，它利用先进的技术， 使人的各种办公业务活动提高工作效率和工作质量。互联网技术与 数据库技术的产业信息化，管理现代化，科学化已经成为行业开展 的重要课题。多年以来，人们对以纸质文件为中心的传统办公方式的弊病日 显突出，传统办公方式的特点决定了部门内部及各部门之间彼此孤 立，一旦该部门的工作出现错误，其下一部门就无法正常工作。另 外，传统办公方式含
2、有大量重复性劳动行为。办公自动化不仅兼顾 个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。因此， 开发和运用办公自动化有其独特的优势。不仅如此，办公自动化可 以和一个单位的业务结合的非常紧密，甚至是定制的，从而极大得 方便了部门领导的管理和决策。系统分析的目的是将用户的需求及其解决方法确定下来，系统 分析所确定的内容是今后系统设计、系统实施的根底。组织结构是在管理工作中进行分工协作，在职务范围、责任、 权利方面所形成的结构体系。组织结构说明了组织各局部排列顺序、 聚散状态、联系方式、空间位置以及各要素之间相互关系的一种模 式，是整个管理系统的“框架”。经过长时间对组织机构细致的调 查研究，
3、办公自动化的系统组织机构主要包括主控室、办公室、分 管处室、人事部、财务部等。数据流程分析主要包括对信息的流动、传递、加工处理和存储 等的分析。数据流程分析是把数据流动情况抽象地独立出来，单从 数据流动过程来考察实际业务的数据处理模式。数据流程图是管理 信息系统开发的主要工具，是管理信息系统逻辑模型的主要形式。 数据流程图中各个符号的含义如图1所示：第一、经济实用性原那么;在不影响系统性能的根底上，一切从 用户出发，到达经济与实用双赢的效果。整个系统的建立充分考虑 到实际业务操作的实用性和响应速度。第二、实时性原那么;办公自 动化系统的开发与运用要做到确保数据的及时性和有效性。第三、 可扩展性
4、原那么;办公自动化系统的开发要根据不同的需要要保证硬 件的可扩展性与软件的可扩展性。第四、平安性原那么;办公自动化 系统的开发要加强操作权限的设置与管理，确保系统平安可靠。第 五、先进性原那么；办公自动化系统的开发要保证应用成熟的、软件 开发技术、计算机技术，为用户提供高性能的系统。第六、要做到 办公自动化系统的易用性原那么与实用性原那么相结合。本系统中对于模块的设计是供企业内部员工使用，要经过授予 的“姓名”和“密码”后你才能平安。用户输入自己的“用户名” 和相匹配的“密码”后，对的用户的身份进行验证才能成功。该模块总功能大体分为四局部：分为建立发文、浏览发文、删 除发文、查看详细内容等模块
5、组成。(1)建立发文子模块。本模块的设计是用户单击功能菜单栏中的 “收/发文管理”便可选择二级菜单了，在二级菜单中显示“建立发 文”和“浏览发文”，主页中会显示“新建发文”。通过对这一环 节的设计用户完成了公文撰写后，可以“提交”，要是对新建发文 不满意可“重置”。(2 )浏览发文子模块。单击“浏览发文”进入三级菜单，用户可 选择“发件箱”浏览“发文”，用户可清楚的看到发送的所有“发 文”，这有利于发件人了解是否有遗漏。通过对于这局部的设计要 做到显示：“状态”、“发文主题”、“发送人”、“接收时间” 及“操作”。(3) 删除发文子模块。删除发文子模块有以下几个功能;第一、 发问者对错误发文进行删除;第二、发文者对已发无用的文件进行删 除;第三、收文者对已收文件进行删除等功能。(4) 查看详细内容。这一步要做到发文者可以查看所发文件的详 细内容，同时也要做到收文者能够详细的查看文件。当然，第二部 是中心环节。总之，办公自动化系统的设计与开发是一项庞大的工程，由于 某些限制原因，作者在这里就不再进行细化与全面的阐述;希望办公 自动化相关使用单位根据相关需要进行具体的设计与开发。
