《4.档案管理制度》由会员分享，可在线阅读，更多相关《4.档案管理制度（6页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、档案管理制度1、 目的本管理制度规定了公司档案管理的控制要求，旨在使档案管理工作规范化，并有效地提高档案工作效果，更好的为生产经营服务。2、 范围本公司各部门在生产经营过程中所形成的所有文件、图片、声像材料的档案管理。3、 职责3.1 公司办公室主管本公司档案管理工作，负责审批、颁布公司档案管理制度，并对其实施情况进行检查、监督、考核、奖惩。3.2 公司综合档案室负责编写档案管理制度。3.3 综合档案室具体负责档案管理，对本公司各部门档案管理制度的执行进行监督、检查、考核。3.4 各部门按季或年度将文件材料向公司综合档案室移交，档案室负责文件材料的收集、整理、组卷、装订、保管。3.5 综合档案
2、室负责提供各部门在生产、经营过程中所需要的各类档案。4、 实施4.1 综合档案管理4.1.1 档案室具有职能部门的作用，具体按计划实施对各部门的档案管理。4.1.2 凡是在本单位党政管理和生产、基建、技术开发、经营活动等方面形成的、具有信息资源和凭证、查考价值的各文字、声像材料、图纸、图表、计算材料、财务票据、帐薄和统计材料等，均为应归档的文件材料，由档案室集中收集统一管理。4.1.3 立卷工作由各部门负责完成。立卷归档时间：党政文书，质量及安全环保方面的文件年底归档；产品方面的技术文件，应在产品出厂后一个月归档；会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，再编写清册，交档案室保管；设
3、备方面的技术文件，在设备安装试车后归档（开箱时所有的技术文件须进行登记）。自制设备的技术文件，在设备调试结束，正式投入使用后归档；技术革新方面的技术文件在鉴定总结后或投入使用后归档；基本建设方面的文件材料在工程竣工验收时归档，档案室对各业务部门实行业务上的检查、指导和监督，努力实现各类档案的标准化和规范化。4.1.4 科研成果鉴定、产品鉴定、工程项目竣工验收、设备开箱安装等，相关职能部门要注意收集保存有关资料，定期移交档案室。4.1.5 档案室接收的档案，要进行科学的分类、编目、登记、统计和必要的加工整理，并根据上级的规定，及时明确密级。4.1.6 不断研究和改进档案的保护技术，延长档案的寿命
4、。对已破损霉变和字迹褪色以及圆珠笔书写的重要档案，要尽可能及时修复或复制。4.1.7 审慎鉴定剔除档案。对列为剔除的档案，必须造出清册，经单位领导审核报主管机关批准，销毁时要指定监销人，防止泄密。4.1.8 在部门撤销或变动以及建筑物、设备、仪器等转移使用关系时，该归档的文件材料要及时归档，档案室检查后方可办理其他交接手续。4.2 文件材料的归档管理4.2.1 归档的文件材料必须完整（不可用圆珠笔书写），能准确地反映部门各项活动的真实内容和历史过程。4.2.2 产品试制、课题研究、基础工程或其他技术项目，在任务完成后或告一段落后，要将应归档的文件材料按类组成保管单位，由项目负责人审定后，交档案
5、室整理归档。4.2.3 管理工作中形成的文件材料，在第二年初，要将应归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，交档案室整理归档。4.2.4 本公司工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料要按照归档范围的规定，及时交档案室归档。4.3 档案、资料库房的管理4.3.1 实施档案、资料库房的管理须确保党和国家及公司机密的安全，并最大限度地延长各种归档资料的使用寿命。4.3.2 档案、资料库房是机要重地，非本室人员，未经许可，不得入内。4.3.3 档案库房，按党政公文、生产技术、财务等大类分别进行分类、排列、编号、存放并编制档案，库房内不准存放与档案无关的物件。4.
6、3.4 建立档案、资料登记、统计制度，并于每年年末对保存的所有档案、资料进行一次安全检查，遇有特殊情况立即检查，及时处理。如发现破损和字迹褪色的档案，要及时修复或复制，发现短缺的档案资料，要迅速查明，坚决追回。4.3.5 库房内应保持适当温、湿度，并有防盗、防火、防光、防虫、防尘等措施；库房内严禁吸烟，杜绝任何火种进入；工作人员离开库房时，随手锁门，切断电源。4.3.6 为保持库房内整洁、美观，每周要进行一次小清理，每月进行一次大清理。4.4 档案、资料的调（借）阅管理4.4.1 档案资料的调（借）阅管理必须在充分发挥其在公司内外各项工作服务的前提下，以确保档案的使用寿命。4.4.2 凡调（借
7、）阅一般性档案、资料，借阅人可持部门领导的批条至档案室按规定登记后借阅，大量利用档案应事先与本室联系，借阅机密、绝密等重要档案，须经公司主要领导批准。4.4.3 绝密、珍贵档案、资料概不借出，调阅须经主要领导或分管领导批准，调阅其它档案、资料，原则上限在本室阅看，经领导批准借出的，要确定借阅时间（一般不超过三天）并办理借出手续。4.4.4 抄录、复制、摄影尚未开放的档案，须经过单位分管领导批准后进行，复制件使用结束后，交回档案室保存。4.4.5 利用者必须十分爱护档案、资料，不得拆卷、撕页、污损或在文件上勾划、涂改；查阅时，不许吸烟、喝水；借阅的档案、资料应切实保管好，不许转借，更不得遗失，违
8、者追究有关领导和当事人的责任。4.4.6 借阅的档案、资料，都要经本室工作人员履行登记手续，当面点交清楚，归还时要详细检查及时注销。4.4.7 档案、资料调（借）阅以后，利用者或本室工作人员应及时登记利用效果，并定期汇总上报业务主管部门。4.5 档案的鉴定与销毁管理4.5.1 本公司档案鉴定工作由分管档案工作公司领导、相关科室负责人及档案人员组成档案鉴定小组。4.5.2 根据国家有关档案保管期限，结合本公司的实际情况，确定档案保管期限。4.5.3 对确无保存价值的档案，由档案部门编制销毁清册，提出销毁申请，鉴定小组审核，按规定报请有关部门批准后才能销毁，严禁擅自销毁档案。4.5.4 销毁档案时
9、，应指定专人销毁，鉴销人应在销毁清册上签字。档案部门对已经销毁的档案应及时在各种登记和检索工具中注销。4.6 档案的利用与保密管理4.6.1 档案部门应积极开展档案利用工作，编制必要的检索工具和参考资料，经常了解业务技术部门的需要，主动及时准确地提供档案为生产建设、技术管理科研服务。4.6.2 建立、健全档案借用、复制、利用制度，根据有关规定及时调整密级，扩大利用交流范围，建立借用档案登记簿，归还档案时，要注意检查注销。4.6.3 借用者对所借的档案，应负安全、保密之责，不得自行转借，不得遗失、污损，严禁擅自在档案上填注、涂抹、改字、加字、圈点抽取或拆散等。5、 记录各部门在生产经营活动中形成
10、具有查考利用价值的文件材料记录，由公司综合档案室负责统一收集、汇总，各部门应按档案管理作业书规定执行。6、 发放范围本作业指导书发放至公司经理层、管理者代表、各部门、内审员。7、 附录附录一查借阅登记表 （NCS-WP-4.2-04-R01）附录二利用档案、资料的效益信息表 （NCS-WP-4.2-04-R02）附录三图文材料交接单 （NCS-QP-4.2-04-R04）附录四档案利用效果登记表 （NCS-QP-4.2-04-R09）附录一 格式编号：NC S-WP-4.2-04-R01查、借阅档案登记表序号日期单 位利用内容利用目的目录号卷号或文号查、借人签字归还日期附录二 格式编号：NCS-WP-4.2-04-R02利用档案、资料的效益信息表姓 名部 门（或工区）电 话案卷档号或(资料编号)（详细真写查阅目的、内容、利用效益）_同志： 你于 年 月 日在我室利用了档案、资料共 卷。为了便于我们编写档案利用资料典例，现请你将利用的效果，详细真入信息表，反馈给我们以供参考录用。谢谢你的合作！ 致礼！ 公司综合档案室 年 月 日
