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1、 根本建立工程档案的整理方法一、根本建立工程档案的概念根本建立工程档案是指从建立工程(工程)的提出、调研、可行性研究、评估、立项、审批、勘察、设计、施工、生产准备到竣工投产(使用)的全过程中形成的应归档保存的全套文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。二、根本建立工程文件的整理、根本建立工程文件(以下简称基建档案)的归档围和保管期限表详见附表整理基建档案注意的事项：1、 应将反映根本建立职能活动中形成的全部文件材料、图纸及其他载体作为归档围的主体：2、 划清科技资料与根本建立文件材料之间的界限，不要将科技资料列入根本建立文件材料围归档；3、 根本建立文件材料的原件由建立
2、单位归档，施工单位归档用复印件。、归档时间：1、 各施工单位应在工程建立完成三个月将工程文件向建立单位归档，有尾工的应在尾工完成后及时归档；2、 大、中型工程建立，按阶段归档。、归档要求1、 归档文件材料必须是准确反映根本建立及其管理活动的真实情况；2、 归档文件材料必须齐全、完整；3、 归档文件材料应选用优质的制成材料，纸规格尺寸要统一，不能用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸书写，总之书写材料应符合耐久性要求。、整理的原那么及分类要求：1、 基建档案整理的根本原那么：遵循工程文件的自然形成规律和成套性特点，保持卷文件之间的有机联系，分类科学、组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要
3、求。2、 基建档案材料的分类要求：类目明确、层次清楚、简明：类目明确、层次清楚、简明即划分的类和属类有二至三个层次，到达眉目清楚，条理清晰就可以。比方：城市基建工程档案，可先按不同性质的建筑工程，如市政公用工程、民用建筑工程、工业建筑工程、交通运输工程等划分类；然后再在每种建筑工程类下，直接以工程工程(或单项工程)划分为属类。如果工程工程较多，也可以在每种建筑工程类下，先按地理区划或建筑用途(如民用建筑中的宾馆、影剧院、青少年宫、学校、机关办公楼、住宅等)划分为属类，在属类下再按工程工程(或单项工程)划分为小类。类和属类一般不益划得过多。类和属类的层次划得过多、过繁主要是容易破坏归档文件材料的
4、自然形成规律，割裂文件材料固有的在联系，不便于保管和利用。分类标准一致分类标准一致就是在对一种基建档案划分类或属类时，划分的依据是一样的。只有分类标准一致，基建档案划分的类或属类才会层次清楚，条理明晰，有利于编目工作的进展，也方便保管和利用。比方基建档案，可以按工程工程分类，也可以按专业来分类。如果按工程工程分类，就应当全部按工程工程分类，这就是分类标准一致。如果一局部按工程工程分类，另一局部按专业分类，这就是分类标准不一致。又如矿产的地质勘探档案，可以按地区省、市、自治区分类，也可以按矿种(金、银、铜、铁、煤等)分类，这叫做分类标准一致。如果一局部按地区分类，另一局部又按矿种分类，这就叫做分
5、类标准不一致。在划分类和属类时，在同一层里同时使用两个分类标准，势必使档案的整理发生混乱，不便于进展编目、保存和利用。类与类之间不穿插、不重叠。类与类之间的归档材料，不能互相穿插。如城市基建工程档案，市政公用工程类的灯饰、给排水材料等不能归入民用建筑工程类；又如类与类之间的材料不能重复。3、 制定分类方案或分类大纲分类方案或分类大纲是指导分类的纲领性文件，也可以叫做分类指南。是用文字或图表的形式列举基建档案分类的类和属类的系列，概括各个类和属类所包括的基建档案的归档围、保管期限、分类方法的类目表。基建档案通常运用的分类方法有：按工程工程分类按工程工程分类，就是按照根本建立工程工程(一个建立群或
6、一个单项工程)，如厂矿、机关、学校或水库、电站、桥梁等独立工程工程的全部档案为单位划分类别，其特点是：同一个工程工程其设计或施工建立中形成的全部档案集中在一起，反映一个工程工程的全貌，便于按工程工程查找和利用档案，不属于同一个工程工程的档案要严格区分开。按专业性质分类按专业性质分类，是指根据基建档案容所反映的不同专业性质来划分基建档案的类别。例如：基建工程设计档案中的标准设计或通用设计档案，其本身一般不是伴随有具体对象的工程设计形成的，所以它更适合于按建筑、构造、给排水、电气、照明等不同专业性质划分不同的类别。类以下还可以划分属类，象构造类下可以按砖混构造、框架构造等划分不同属类。按专业性质分
7、类的方法，其特点是：将同一专业性质的基建档案集中在一起，便于从专业角度查找和利用基建档案。、组卷的方法1、 按工程组成案卷(即保管单位)如一项建筑工程，一般由大小不等的假设干单项工程组成，如一个学校有教学楼、实验楼、办公楼、宿舍等单项工程。各个单项工程一般由根底、底层和各层及各种不同用途的房间组成。这些单项工程及其不同局部的图纸和文件，各自构成一组有机联系的整体，可以根据数量多少分别组成一个或多个案卷(保管单位)。2、 按专业性质组成案卷(即保管单位)，是指按照基建档案的容反映的专业性质来组成保管单位。如基建工程工程的设计图纸，可以按土建、构造、电气、照明等不同专业，分别组成一卷或数卷。以上两
8、种组卷方法均是将直接针对具体工程的管理性文件材料放入所针对的工程里组卷。3、 卷文件材料的排列：管理性文件，按问题重要程度、时间排列；图样材料按阶段或重要程度排列。即：方案初步设计技术设计施工图设计竣工图；按目录或图号排列；无目录或图号采用专业顺序先分后分，至下而上(至上而下)；平面图立面图剖面图大样图更改通知单连同附图排列在更改图后面；施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列；按文件形成先后顺序排列，文字在前，图样在后。有译文的外文在前，原文在后。4、 卷文件材料的编写案卷基建文件材料均以有书写容的页面编写页号。单面书写的文件材料在其右下角编写页号；双面书写的文件材料，
9、正面在其右下角，反面在其左下角编写页号。图样页号编写在标题栏外。成套图样或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷目录，不必重新编写页号；与其它文件材料组成一卷的，应排在卷文件材料最后，将作为一份文件填写卷目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。卷目录、卷备考表不编写页号。卷目录的填写卷目录填写式样序号文件编号责任者文件材料题名日期页号备注21云国土20035号云阳县国土局关于同意XX用地的批复2003.4.51-33序号：序号应用阿拉伯数字从1起依次标注卷科技文件材料件数的顺序。卷与卷之间不连续编。文件编号：文件编号应填写科技文件材料的文号或图样的图号、设备代号、工程代号等。责任
10、者：责任者应填写科技文件材料的形成部门或主要责任者。文件材料题名：文件材料题名应填写科技文件材料的全称。日期：日期应填写科技文件材料的形成日期。页号：页号应填写每件文件材料首尾页上标注的页号。备注：有需要注明的事项填入此栏。卷目录排列在卷文件材料首页之前。卷备考表的编写卷备考表式样说明：立卷人：2005年12月5日检查人：2005年12月10日说明：说明包括案卷文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。立卷人：应由负责立卷人签名。立卷日期：立卷日期应填写完成立卷的日期。检查人：检查人应由案卷质量审核者签名。检查目期：检查日期应填写审核的日期。卷备考表排列在卷文件材料之后
11、。5、 案卷的装订案卷可以装订和不装订两种形式。案卷不同幅面的科技文件材料或图纸均要折叠为统一幅面，破损的要先修复。幅面采用A4型(即：297mm210mm)或16开型(260mm185mm)。图样折叠时标题露在右下角。图纸折叠成“手风琴式，A4型尺寸。案卷的金属物装订前要撤除。三孔一线装订。装订的案卷要结实、整齐，不要压住字迹、不掉页、不倒页、无损坏文件、不阻碍阅读。不装订的案卷，应在每份科技文件材料的左上角加盖档号章。档号序号档号填写按照前面讲的“案卷封面的编写第6点填写。序号填写应用阿拉伯数字从1起依次标注卷文件材料件数的顺序。6、 案卷封面的编写(1) 案卷封面印制在卷盒的正外表，案卷
12、封面空白栏就是案卷题名栏，拟写案卷题名一般由立卷人拟写。案卷题名要求应简明、准确地提醒卷文件材料的容，主要包括工程名称或代字、代号及其构造、阶段的名称等。例：案卷题名=云阳中学办公楼(对象名称或工程工程)+电器照明(针对容或专业)+施工图(文件材料名称)(2) 立卷单位应填写负责文件材料组卷的部门或工程负责部门。(3) 起止日期应填写案卷文件材料形成的起止日期。(4) 保管期限应根据有关规定填写组卷时划定的保管期限。根据国档发(1988)4号文件规定，根本建立工程档案资料的保管期限分为：永久、长期、短期三种。同一卷，有不同期限的文件材料，坚持“就高不就低的方法。(5) 密级应依据规定填写卷文件
13、材料的最高密级。(6) 档号应填写全宗号、目录号、分类号(工程代号)和案卷号档号的编制见后。(7)封面填写实例档 号 0012.7.1-1 档案馆号云阳县档案馆综合楼立项、征地、补偿通知、批复、开工令及相关材料立卷单位 云 阳 县 档 案 局 起止日期 2000 .3 _2002.6_ 保管期限 永 久 密 级7、案卷背脊的编写保管期限永久档号0012.7.1-1案卷题名云阳县双江中学立项、征地、补偿的通知、批复(1) 案卷背脊上的保管期限应根据有关规定填写组卷时划定的保管期限。(2) 档号填写同“案卷封面的编写(6)。(3) 案卷题名填写同“案卷封面的编写(1)，应从右到左竖写。三、案卷排列
14、、编号和编目案卷组好后，还要进展排列、编号和编目，就是我们常说的案卷的排列、编制档案号和案卷目录。一案卷的排列案卷的排列就是按照一定的方法对组好的基建档案案卷进展科学的排序。二案卷的编号基建档案的编号主要指对基建档案案卷进展编号。它是用来反映基建档案分类层次和案卷排列顺序的一组符号，是基建档案分类号和案卷顺序号的组合。它起着基建档案案卷排列后的固定作用，便于档案室(馆)保管和查阅者查阅利用。编制档案号(即：案卷编号)首先应确定档案号的构造形式。档案号的构造形式有两种：一种是单纯制，即全部以数字进展编号：男一种是混合制，即以代字和数字混合进展编号。采用哪一种构造形式，应根据档案分类情况而定。档案号的根本模式：档案号=全宗号+目录号+分类号(包括工程代号)+案卷顺序号单纯制实例：某单位基建档案001案卷顺序号全目宗录大属小号号类类类如O012.7.1-1、O012.7.1-2、O012.7.1-3、O012.7.1-4、O012.7.1-5，为县档案局档案馆综合楼的工程档案。O012为全宗号，即单位代号；7为目录号，即工程档案代号根据各单位实际情况确定；1为分类号，即档案馆综合楼代号；“-后的1、2、3、4、5为案卷号。又如O012.7.2-1、O
