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1、山西省农村信用社信贷业务档案管理办法（修订稿）目 录第一章 总则第二章 信贷业务档案管理人员职责第三章 信贷业务档案的内容第四章 信贷业务档案的收集整理第五章 信贷业务档案的保管调阅第六章 信贷业务档案的销毁第七章 罚则第八章 附则第一章 总 则第一条 为保障信贷业务的安全性、合法性，有效落实贷款责任，防范贷款风险，提供清收处置贷款的法律依据，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国担保法、贷款通则等法律法规及山西省农村信用社信贷业务管理基本制度等制度规定，制定本办法。第二条 信贷业务档案是指农村信用社在信贷业务的受理、调查、审查、审议、审批、发放和贷后管理过程中形成的具有法律意义、史料价值及
2、查考利用价值的资料，主要包括合同、文件、账表、函电、记录、图表、声像、磁盘等。第三条 信贷业务档案管理是指信贷档案资料的收集、整理、立卷归档和保管的过程。第四条 本办法所称信贷业务是指表内外信贷业务，包括贷款、贴现、承兑、信用证、保函等信贷业务品种。第五条 本办法所称借款人是指在农村信用社办理信贷业务的企事业法人、其他经济组织及自然人客户。第六条 信贷业务档案管理须遵循以下原则：一是信贷档案资料必须真实、完整和合法；二是档案管理的原始材料账册化，必备资料标准化，移交档案制度化，贷款资料信息化；三是严格执行谁贷款、谁立卷，谁建档、谁管理；四是按照山西省农村信用社信贷业务基本操作流程规定收集整理信
3、贷业务档案。第七条 贷款本息结清之前，档案由信贷业务部门管理；贷款本息结清之后，统一移交档案部门管理。第八条 信贷业务档案管理工作接受上级信贷部门、档案管理部门的指导、监督和检查。第九条 本办法所称的农村信用社包括县级联社和辖区办贷网点，其中：县级联社是指县（市、区）农村商业银行、县（市、区）农村合作银行、县（市、区）农村信用合作联社，辖区办贷网点是指县级联社辖区有权办理和经营信贷业务的分支机构。第二章 信贷业务档案管理人员职责第十条 农村信用社应筛选熟悉信贷业务、责任心强、严守秘密的专（兼）职人员担任信贷业务档案管理员，负责信贷档案的立卷、保管和移交归档工作，做到科学管理、有效利用，严防毁损
4、散失，确保信贷业务档案的完整与安全。第十一条 信贷业务档案管理人员的职责：(一)严格执行国家政策和法律法规，认真学习和钻研档案管理业务，提高业务素质；(二)负责收集、整理和保管信贷业务档案资料；(三)办理档案借阅登记手续；(四)对已超过保管期限的档案进行鉴定，按程序对超过保存期限和无保存价值的档案进行销毁。第三章 信贷业务档案的内容第十二条 信贷业务档案分为五大类：权证类档案、要件类档案、管理类档案、保全类资料和综合类档案。（一）权证类档案是指采用抵（质）押担保方式办理的信贷业务，能够证明对抵（质）押物享有所有权和处置权的要件。主要包括：1、抵(质)押物评估报告和作价依据；2、抵(质)押物所有
5、权、使用权证或证明文件；3、已办理抵(质)押登记的他项权证或有关证明文件；4、抵（质）押物清单；5、权利质押的各种有价单证；6、抵(质)押物保险单；7、抵(质)押公证书；8、其他资料。（二）要件类档案是指办理信贷业务过程中产生的能够证明信贷业务合法性、合规性的基本要件。主要包括：1、信用等级评定报告及授信资料；2、信贷业务申请书；3、信贷业务调查、审查报告；4、利率测算表；5、信贷业务审批表；6、贷审会会议纪要；7、上级管理机构审批(咨询)意见；8、贷款意向书；9、贷款承诺函；10、信贷业务借款合同(协议书)、借据、担保合同(担保协议)或担保函；11、到逾期贷款本息催收通知及回执；12、贷后跟
6、踪检查记录和贷款检查报告；13、企业经营活动分析报告；14、保证金进帐证明材料；15、贷款五级分类相关资料，包括认定表(季度)、风险分类报告等；16、涉及贷款审查、审批、发放的其他必要资料。（三）管理类档案是指借款人、担保人的基本资料。主要包括：1、企业法人营业执照、事业单位登记表、企业资质登记证、特种行业经营许可证、组织机构代码证、开户许可证、国（地）税务登记证、贷款卡等证明材料复印件，以及以上资料的最新年检证明；2、企业法人最近注册资本验资报告复印件或有关注册资本来源的证明材料，法定代表人、负责人或代理人的身份证明复印件，法定代表人、负责人或代理人的签字样本及简历，法人授权证明书，企业章程
7、复印件，印鉴卡，企业变更登记有关文件的复印件；3、企业各期财务报表，企业转制、改组等重大行为的相关资料，客户资料数据采集表，有关审计报告，需要政府管理部门批准事项的文件复印件等；4、固定资产项目贷款还应包括项目建议书及批准文件、可行性研究报告及批准文件、项目建设批准文件、项目资本金及项目自筹资金落实到位的证明材料、项目融资意向书、项目竣工及决算报告、其他需要归档的文件；5、借款人和担保人一方或双方为自然人的，包括借款人、保证人及配偶的有效身份证件、居住证明或户口本的索引卡、财产及收入状况证明、同意提供担保的书面文件、财产共有人承诺函等。（四）保全类档案是指信贷资产风险管理、处置等相关资料。主要
8、包括：1、贷款诉讼全过程的相关资料；2、以物抵贷资产清单、权属证明、抵贷协议、法院裁定书；3、企业兼并、破产的有关资料及证明文件等；4、呆坏账核销的相关资料。（五）综合类档案是指农村信用社内部管理资料。主要包括：农村信用社内部有关信贷业务的各类报表，授权及转授权文件，行业分析资料，信贷分析报告，调查检查报告，审计稽核报告等。第四章 信贷业务档案的收集整理第十三条 信贷员是信贷档案收集的第一责任人，对信贷档案的真实性、完整性、及时性负责，并负责完成信贷档案资料的收集、整理工作。第十四条 信贷档案的建立实行一户一档、一笔(项)一卷，即一个客户除权证类以外的所有档案均要存放于一处，一笔业务(一个项目
9、)的档案设为一卷(一个借款合同项下分次发放的视同一笔)。每个客户档案内再分为立卷区和归档区，在立卷区存放执行中业务的要件类、管理类、保全类档案，在归档区存放已经执行终了业务的要件类、管理类、保全类档案。权证类档案存放区域为权证区，其中有价单据必须存放于金库，执行中借据由会计部门保管，执行终了的借据按照要求归档，其他权证类档案存放于档案库内的保险柜中，必须双人、双锁保管。综合类档案存放区域为综合区。第十五条 业务发生后，责任信贷员要在3个工作日内整理好贷款原始资料，登记信贷管理档案台账，编制信贷员档案移交清单，经双方签字确认后，将全部资料移交给信贷业务档案管理员。其中权证类资料责任信贷员应建立登
10、记簿，在业务发生时移交给信贷业务档案管理员并签收，同时填写收据，一式两份，一份给抵（质）押人，一份存档留底。贷款归还结清后，凭此收据将权证类原件退还客户。第十六条 信贷业务档案管理员对责任信贷员移交的信贷业务档案进行整理、立卷，要求在2个工作日内完成。第十七条 信贷档案整理的基本要求：(一)遵循档案资料的形成规律和特点，保持资料之间的有机联系，区别不同保管价值，以便保管和利用；(二)归档的档案资料种类、份数及每份文件的页数要齐全完整；(三)在归档资料中，应将每份资料的正件与附件、复印件与原稿、请示与批复、转发文与原件等立在一起，不得分开；文电应合一立卷，同时按照批复在前、请示在后，处理性决定、
11、判决性文件在前，依据材料在后的顺序要求进行资料归档；(四)卷内资料应按排列顺序，依次编写页码和卷号，统一在每页正面的右上角填写页码；(五)卷内资料要去掉金属物，对破损的资料应进行托裱、修补，字迹易扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应使用标准的档案封皮，采用三孔一线的方法装订，不能装订的案卷，如定期统一报表等，应使用标准的报表封面、封底，用细线装订；(六)按规定逐件填写卷内文件目录。第五章 信贷档案的保管调阅第十八条 信贷业务档案必须有专用库房和柜架保管，库房、柜架要坚固，并有防火、防盗、防潮、防鼠、防虫等功能。库房内不能存放与信贷业务档案无关的物品，要定期对档案资料进行检查，发现问题及时解决，
12、确保资料安全。第十九条 信贷业务档案管理员将已结清的信贷档案转入该借款人的归档区保管。填写档案皮的归档号，将档案装入归档区对应年度的档案盒中，填制档案盒封面，建立已归档档案保管清册。第二十条 农村信用社应建立档案调阅管理制度。调阅档案时，按照档案保密和调阅管理规定，严格执行调阅范围和履行调阅手续，保证档案的完整和安全。农村信用社保存的信贷业务档案主要供内部使用，只能现场调阅，一律不得外借。第二十一条 农村信用社内部人员调阅信贷业务档案应填写调阅单，建立调阅登记簿，登记调阅人姓名、调阅日期、调阅内容等；非信贷专业人员需要调阅信贷业务档案的，需经信贷部门和县级联社（或办贷网点）负责人签字同意。第二
13、十二条 公安、纪检、司法等部门处理案件，需查阅档案时，必须持有县级以上主管部门的正式公文介绍信，经县级联社负责人批准后方可查阅。查阅时，档案管理人员必须在场陪同，不准将档案交给查阅人放任不管，查阅人需索取有关证据和资料时，需经有权批准人同意后方可抄录和复制，严禁将原件抽出借走。查阅档案的介绍信要粘贴在原件后保管，并将查阅日期和有关情况在案卷封底作详细记录，同时登记“借阅信贷业务档案登记簿”，由信贷部门负责人、有权批准人和档案管理人员共同签章，以备查考。第二十三条 信贷业务档案管理人员及有关信贷人员调离时，对经管的档案资料(包括年内临时保管的文件资料)，要逐件填写交接清单，在相关部门负责人的监督
14、下，办理交接手续，以明确责任，确保信贷业务档案资料的完整。第二十四条 因业务需要提取出纳业务库中的权证类档案时，信贷员要填制重要抵押、质押档案出库单，经县级联社主任（行长）审批同意，由信贷业务档案管理员到会计部门办理必要的出入库手续。第二十五条 信贷业务档案管理员要对信贷业务档案妥善保管，严格遵守保密制度，不得违章借出信贷业务档案或透露档案内容。要定期检查各类档案的保管情况，检查间隔至少为每季一次，并书面记录检查结果。第二十六条 信贷业务档案应按照不同的保管期限进行保管。未结清的信贷业务档案要永久保管；已结清的信贷业务档案，自结清后次年1月1日起，保管五年。信贷业务档案的保管及销毁清册为永久保
15、管。第六章 信贷档案的销毁第二十七条 档案保管期满后应进行销毁，具体步骤包括整理、审批和销毁。（一） 根据档案管理规定，符合销毁条件的，由档案管理部门（人员）提出销毁意见，编造信贷业务档案销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。（二）档案管理部门（办贷网点）负责人在信贷业务档案销毁清册上签署意见后上报县级联社。（三）销毁前的整理。县级联社信贷部门和档案管理部门经审核同意销毁后，信贷人员及档案管理人员必须进行严格的整理和审阅。（四）县级联社信贷和稽核部门共同组成鉴定小组进行鉴定，提出存毁意见。对需销毁的档案共同派员监销。在销毁信贷业务档案前，监销人应按照销毁清册上所列内容清点核对。销毁后，要在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告联社分管领导。第二十八条 对保管期满但仍具有一定查考利用价值的信贷档案，应视情况继续保管3年以上，确无保存价值时方可进行销毁。第七章 罚 则第二十九条 对损毁、遗失、擅自销毁信贷业务档案，擅自对外提供、透露信贷业务档案，涂改、伪造信贷业务档案，出卖信贷业务档案及相关资料，以及信贷业务档案管理人员玩忽职守
