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1、中国石化总部办公自动化系统用户操作手册2011年6月目录一、系统基本情况11.系统简介12.业务范围1模块列表1增改模块23.用户与登录3用户3系统登录界面3旧有系统登录44.客户端设置5操作系统5浏览器及其设置5MS Office8相关控件和软件安装85.技术支持9二、基本操作91.首页布局92.模块布局113.开始业务114.表单（稿纸）12表单（稿纸）编辑12文件处理13填写意见15打印表单15机要箱和条形码17分发185.流程22操作界面22流程图23流程明细24去向25人员25提交26撤回26驳回26转办27委托276.查询28已办事宜28已读信息28查询检索29三、办公室文书291
2、.表单（稿纸）29编号29文件处理30代填意见31补发312.流程32文书撤转32解锁323.部门协作32发起会签32办理会签33反馈部门意见33结束会签34中止会签34会签记录344.收文35业务范围35文件登录365.日常维护工作38发文38收文38I一、 系统基本情况1. 系统简介为满足近年来中国石化公文办公业务发展的需要，在前期总部办公自动化系统应用的基础上，项目组开发了新一期中国石化办公自动化系统。本期办公自动化系统是对前一期系统的升级和完善，为方便用户使用，在业务范围、操作方式和使用习惯上基本和前一期保持一致。2. 业务范围 模块列表本期办公自动化系统的总部业务范围涵盖了前期所有的
3、模块，并有增加。具体范围如下表所示。级别业务主管部门数据库公司级公司发文办公厅文件处集团公司发文集团公司函发文集团公司党组发文股份公司发文股份公司函发文密字发文办公厅通报公司收文办公厅文件处集团公司行政收文集团公司机要收文股份公司收文领导收文办公厅总值班室公司党组领导收文总部机关签报办公厅文件处会议纪要办公厅文件处党组会议纪要集团办公会议纪要集团专业会议纪要集团经济活动分析纪要重要情况通报股份办公会议纪要股份专业会议纪要股份经济活动分析纪要工作简报办公厅文件处信访工作简报石化财务简报石化统计简报党群工作简报物资管理简报会议通知办公厅总值班室集团公司会议通知股份公司会议通知督办管理办公厅信息督查
4、处活动管理办公厅总值班室电报办公厅文件处白头机要办公厅文件处前期白头通知模块合并到本模块值班日报办公厅总值班室党组领导批示办公厅文件处每周会议安排办公厅总值班室部门级部门发文部门部门函发文部门部门工作表单部门部门非正式发文部门部门收文部门部门签报部门其他办公模块部门其他采用上述模块为模板构建的模块，如部门会议纪要模块特殊业务制度备案企改部增改模块在前期模块的基础上，一些新业务功能得以实现，一些功能的实现方式做了改变。编号模块主要变化1总部机关签报新增模块前期每个部门的签报，不论是部门内部的，还是要呈送公司领导签批的，都放在同一个签报模块中。本期将需呈送公司领导签批的签报集中到总部机关签报模块中
5、。2工作表单新增模块工作表单是一种企业内部日常工作性质的发文。2发文增加电子会签功能3.签报增加电子会签功能。4督办督办区分了主办部门和协办部门，协办部门的意见反馈到主办部门，再由主办部门向发起会签部门反馈办理情况。5会议通知改变了实现方式。各部门在本部门收文中收取会议通知，并实现了流转。6.部门收文增加了接收电子会签、会议通知的功能7.活动管理新增模块其他模块在功能与应用上也做了不同程度的改进和完善。3. 用户与登录用户本期办公自动化系统的用户将和AD（活动目录）作了有效集成，用户名和密码将统一在AD中维护。因此个别用户的用户名和密码可能和前期系统有些差异，如果不能正常登录，请联系技术支持人
6、员。系统登录界面新系统上线后，总部机关人员统一登录中国石化总部信息门户（网址为http:/10.1.4.10，用户名与密码为中国石化邮箱账号与密码），如不能登录请拨打59966000,联系IT运维支持中心。如下图所示：首次登录信息门户时，需要进行单点登录设置。首先用中国石化邮箱账号进行登录，系统会提示用户输入原信息门户用户名与密码，输入正确后即可正常登录。如下图所示：旧有系统登录由于前期系统中未办理完毕的文件可能还需要继续办理。因此还需要进入前期系统。在新系统导航中也保留了一个前期系统链接，点击导航的“历史数据”的“历史数据”，即进入前期系统。如下图所示：4. 客户端设置操作系统本系统支持的客
7、户端操作系统包括 Windows Xp sp2以上和Windows 7。浏览器及其设置1. 浏览器版本本系统支持的浏览器包括 IE6及以上版本，包括IE6 sp3、IE7、IE8、IE9。2. 自动设置浏览器为能正常使用本系统的Web控件，需要对浏览器做安全性设置。为方便用户设置，项目组提供了相关设置的自动配置文件。 文件位置在总部门户首页下方“总部信息平台公告”，名为“IE设置文件”。下载后先解压，解压出文件“IE设置文件.reg”，双击后在弹出框点击确定，该文件自动将相关的浏览器设置项添加到注册表文件中，设置即告成功。3. 手工设置浏览器1) 打开IE浏览器，工具internet选项，选择
8、“安全”选项如下图所示：图12) 选择“受信任的站点站点”如下图所示：图输入系统域名，确定即可。3) 调整信任站点的安全级别为低如下图所示：MS Office本系统明确支持的MSOffice包括MS Office 2003、MS Office2007。相关控件和软件安装本系统需要用到一些Web控件和软件，包括IndiDocX、书生阅读器、条形码生成器等，用户客户端必须正确安装这些控件和软件，才能正常运行本系统。1. 安装前准备打开IE浏览器，工具internet选项，选择“安全”“受信任的站点 ”，点击自定义级别，下载未签名的ActiveX控件设置为启用，如下图2. 手工下载安装系统可以自动下
9、载一些控件，但因不同IE版本的安全性限制，可能需要较为复杂的操作，自动安装可能失败。另外一些软件可能比较庞大，需要手工下载安装。如需要请在系统右上角下载相应控件，并进行安装。5. 技术支持用户在使用过程中，若需要技术支持，请打技术支持电话 59966000。二、 基本操作1. 首页布局系统首页布局如下图所示：图11 左侧为应用导航包括所有您可以办理的业务，可以查询的信息和可以使用的功能。每个部门和个人的导航都有所区别。2 右侧为主信息区包括待办信息、待阅信息和公文统计信息。待办信息是需要您处理的信息。待阅信息是不需要办理，仅需要知晓的信息。公文统计信息列出您所在部门的文件统计图表和文件处理时效
10、统计视图，用于比较和促进各部门、处室的办文效率。如下图所示：3 右上角为辅助功能包括首页、退出、下载、帮助。2. 模块布局在首页左侧导航条点击业务模块名，业务模块内容出现在右侧，右上侧为模块内导航。如下图所示：1. 待办文件本模块中当前需要您办理的文件。每位登录人员根据自身权限看到的内容各自不同。2. 正办文件本模块中正在办理的文件中您可以查阅的部分。每个人能看到的内容各自不同，一般人员是自己处理过且没有办结的文件，领导和管理员可以看到所有正在办理的文件。3. 办结文件本模块中已经办结的文件。每个人能看到的内容各自不同，一般人员是自己处理过且已经办结的文件，领导和管理员可以看到所有已经办结的文
11、件。3. 开始业务1. 办理在首页或者相应业务模块，从待办信息（待办文件）中，点击打开计划处理的文档，进入即可开始办理当前业务。2. 新建在相应业务模块，在右上角点击 按钮，选择具体业务类型，即可创建一个新业务。3. 提交处理完当前业务后，在右侧流转区，选择下一步流向和用户，点击按钮，系统自动将业务提交到下一个办理人手中。下一个办理人将在待办信息中得到该业务。4. 保存退出若不想马上提交给下一个办理人，而是保存中间结果，请点击按。4. 表单（稿纸）新建或者办理时打开的页面称为表单。表单的基本布局如下：左侧为信息区，显示了本文档的信息，供编辑和处理。右侧为功能区，包括操作区和流程处理区。表单（稿
12、纸）编辑同前期系统，直接在页面编辑即可。文件处理公文处理的一项主要工作是编辑Word、Excel等类型的Office文档，这需要借助于文件控件IndiDocX，因此首先要保证IndiDocX 控件已经正确安装。安装成功后，在表单中控件如图所示。下面介绍对文档的各种处理功能。1. 上载要上载文件，点击。一次可以上载多个文件。特别注意：尽管上载后已经可以进行文档编辑操作，但实际上您处理的文档是在本地的文档，并没有上传到OA系统的服务器上去。和页面中修改的内容一样，处理后的文档要在点击表单右侧操作区的或者，才会真正上传到服务器上。2. 文件图标 代表特定Word文档。要对其进行处理，首先要点击选中该
13、文档。3. 编辑双击，或者选中后点击，系统将在MS Word中打开该文档。您即可对其进行编辑。4. 修改痕迹一般情况下，在受控状态下系统会记录您对文档修改痕迹，如下图所示：若想只看到修改结果，请在Word的工具栏中“审阅”区域中状态选项中选择“最终状态”。若要恢复到痕迹可见，请选择“最终：显示标记”5. 保存Word要保存编辑结果，请在Word中点击后退出。特别注意：尽管修改保存后再打开时，可以看到您的修改已经保存，但实际上您的修改结果还是在本地（您的电脑上），并没有上传到OA系统的服务器上去。和页面中修改的内容一样，处理后的文档要在点击表单右侧操作区的 或者，才会真正上传到服务器上。6. 清稿要清除Word文档的修改痕迹，把它变成一份干净的文档，也就是接受所有修改，请选中文档后点击按钮，系统将生成一份仅记录最终状态的干净文档作为最新文档，同时保留一份痕迹文档以备查证。7. 删除要删除上传的文档，请选中后点击。请谨慎删除，删除了再提交后，被删除的文件将无法恢复。8. 放弃修改如果编辑后又想放弃修改，请直接点击表单右侧操作区的。这样，无论是表单中修改的内容，还是Word文档中修改的内容都被放弃，系统恢复到编辑之前的状态。填写意见每个任务环节能够填写的意见，预先由流程配置指定。要填写意见，请点击操作区 ，在弹出的意见窗口中添加意见。确定后，系统自动将意见放到设定
