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1、產品資料管理課程期末書面報告授課老師：邵揮洲教授報告題目：嘉鴻集團E 化採購系統建置（需求規格書、軟體開發計劃書、工作說明書）報告日期：96.書面報告繳交日期：96.組別：第七組報告人：陳怡如組長：N07951343 柯景元組員：N07951107 何公豪 N07951351 陳怡如P16951123 黃信榮 P16951204 鍾家軒P16951220 朱敦孝產品資料管理CONTENTS一、 嘉鴻集團營運現況與問題描述1 營運現狀嘉鴻遊艇創立於1987 年（創立自有品牌Horizon），從第一艘45 呎遊艇，到現正建造130 呎大型遊艇；從一家30 人的小船廠，到2006 年產能排名躍為全球
2、第六、亞洲最大FRP 遊艇製造公司。其為專業之外銷遊艇設計製造及生產複材產品之公司，在美國設有辦事處，員工逾千人，為集團化經營管理公司。嘉鴻遊艇以歐洲為主要市場（約占6 成），其次是北美（約占3 成），以及亞洲、澳洲。可提供客製化服務，以滿足每位客戶的願望，而且從設計、製造、機具安裝、管線配置、測試、運送，都可以自力完成。嘉鴻集團擁有業務研發設計生產品管售後服務一套完整的流程，同時與國外著名造型及室內設計師合作致力於船隻精品化；其產品於國外著名船展上均獲好評，未來將朝向世界第一之遊艇造船廠等級邁進。2 問題描述嘉鴻集團內現有五家分公司，三家（嘉鴻、鴻洋、高港）為遊艇製作分公司，二家（先進、快藝
3、）為專業供應分公司。目前因為專業供應分公司對於集團內其他遊艇製作分公司的報價常與對外部遊艇廠同業報價價格（例如報價嘉信遊艇公司）相同，造成同集團公司之間常有誤會與爭議產生（集團內的遊艇製作分公司認為專業供應分公司應以成本價報價）。集團化後，各分公司對於集團目標似乎不甚瞭解，溝通有所問題。成立二家專業供應分公司的主要目的，主要是將專業區隔。如先進專職製作FRP、快藝專職製作系統木工家具等，使遊艇廠降低人事成本、廠房空間，更不致因為其他專業施工進度影響造成生產量下降，使得公司管理易更加容易。二、 系統規劃主題本個案以嘉鴻遊艇集團化後E 化採購系統的規劃為研究對象，主要以兩大主題作為規劃的方向，一為
4、如何於嘉鴻集團的各分公司之間建立有效之溝通管道？二為二家專業供應分公司如何建立集團內遊艇製作分公司與外部遊艇廠同業報價合理基準點。三、 解決問題思維本個案著重在解決上述問題，本組認為首先需針對嘉鴻集團現行採購作業模式以系統化的方式描述（AS-IS Model），接著勾勒出本組解決該問題之構想（TO-BE Model），再來是定義系統的商業邏輯（工作流程，Rule），而後才進行系統展開工作：依序製作需求規格書（What we need？）、軟體開發計劃書（Which methodology？），以及工作說明書（How to do？）。四、 系統描述：AS-IS Model現況：各報各個價五、 系
5、統規劃：TO-BE Model解決方案：建置E 化採購系統六、 商業邏輯（工作流程）定義採購活動是目前許多企業著手改善其供應鏈作業的第一步。本個案以嘉鴻遊艇集團化後E 化採購系統的規劃為研究對象，網際網路所促成的電子化採購，可以協助企業：（1）壓低進貨成本；（2）選擇適合的專業供應分公司（3）提升專業供應分公司績效；（4）建立與專業供應分公司間的伙伴關係，以及；（5）減少行政與紙張成本。許多專家相信電子化採購具有增加企業邊際利潤的策略性價值。1 制度化嘉鴻集團內部針對本系統開會訂定規章辦法（遊戲規則），使集團內成員達成共識，有利於系統建置。2 透明化所有詢 / 報價作業以及訂購數量、規格、價格
6、及交期均於系統內可查找，當集團內成員有疑義時，可隨時提出溝通 / 協調需求，並由公正的第三者（集團負責人）裁決。3 詢 / 報價作業說明嘉鴻、鴻洋、高港：集團內產品需求公司。外部公司：集團外部產品需求公司。庫存檢索：供給廠商（先進、快藝）庫存量檢索與評估。當需求公司向供給廠商提出產品需求時，E 化採購系統即會丟出產品定價給需求廠商（通常此定價必定高出實際售價），此時E 化採購系統即會進入丟訊息給供給廠商進行庫存評估即會丟需求單給採購平台，採購平台會先獲得解決方案七、 E 化採購系統需求規格書（UR）1 整體系統概述建置本系統主要目的在於協助嘉鴻整合集團內現有五家分公司，包含三家遊艇製作分公司，
7、以及二家專業供應分公司的採購資源，並為嘉鴻集團降低有形及無形成本支出，因此透過本系統之建置，期能達成以下目標：（1）建立集團內部以及對外部遊艇廠同業標準報價及採購作業程序。（2）提升集團內專業供應分公司經營績效。（3）降低有形（紙張）及無形（行政）成本支出。（4）進行專業產品協同採購，以壓低進貨成本。2 系統操作環境平台A. 操作電腦（Client）：每家廠商設置一台。a. 作業環境：Microsoft Windows 2000 Professional（含）以上版本。b. 開發工具：無（Client 端可不用安裝開發工具）c. 資料庫軟體：無（Client 端可不用安裝資料庫軟體）d. 硬體
8、週邊設備中央處理單元：AMD Opteron 1214 DC Hz / 2MB（2x1MB）L2 Cache（含）以上。記憶體：1GB（512MB x 2） / 8GB PC2-4200 ECC DDR2-SDRAM（含）以上。網路介面：NetXtreme 1000 T+ Server Adapter 1組。B. 系統伺服器（System Server）：一台a. 作業環境：Microsoft Windows 2000 Server（含）以上版本。b. 開發工具：Microsoft （含）以上版本。c. 資料庫軟體：無。d. 硬體週邊設備中央處理單元：Intel Xeon DC 2.0 GHz
9、 / 1333MHz / 4MB L2 Cache （EM64T）（含）以上。記憶體：1GB（512MB x 2） / 32GB ECC PC2-5300 DDR2-SDRAM（含）以上。網路介面：PRO/1000 MT Dual Port Server Adapter by Intel 1 組。磁碟機陣列：160GB Hot-Swap SATA HDD 2 組（含）以上。 容量需可擴充。 提供RAID1 容錯功能。 具備熱插拔（Hot Swap）功能。 提供與伺服主機相匹配的傳輸介面。C. 資料庫伺服器（Database Server）：一台a. 作業環境：同B. 系統伺服器。b. 開發工具
10、：無。c. 資料庫軟體：Microsoft SQL Server 2000（含）以上版本。d. 硬體週邊設備：同B. 系統伺服器。3 使用者介面（1）Server 端需提供資料之維護介面，以確保資料的一致性，及跨系統之共用資料不需重復建立。（2）各系統之維護方式應力求簡化，以確保系統之正確性。（3）Client 端需提供簡易且彈性之使用者介面，便利使用者操作。（4）支援資料新增、刪除、修改及查詢之操作。（5）支援依特定條件查詢、排序及列印資料之操作。（6）支援以選單操作方式選取目標資料紀錄。（7）對輸入資料檢查資料型別之正確性。（8）提供全中文化的操作環境。（9）支援以逐筆的查詢方式選取到目標
11、資料紀錄。4 遵循及參考標準應用系統之開發請參酌經濟部工業局九十一年度修訂版之軟體開發技術文件-指引手冊，運作環境相關技術規範、軟體規劃及維護技術文件之定義。5 軟體功能需求透過此E 化採購系統，所有上下游廠商可在此進行詢價及報價動作。本系統是由九個次系統所組成，參見圖1及表1，分別說明如下：圖1 E 化採購系統架構系統功能名稱功能描述l 詢 / 報價作業詢 / 報價單透過此單據進行詢 / 報價作業。詢價撤銷通知提供撤銷詢 / 報價單之功能。已報價案號通知通知已報價之案號。未得標通知若專業供應分公司未得標，則透過系統通知給上線的專業供應分公司。l 訂單作業訂購通知當完成詢價、開標、比價、決購、
12、呈核後，即透過網際網路，以批次方式傳送訂單（訂購通知）予相關受訂專業供應分公司，再由專業供應分公司安排生產線生產。交貨通知透過交貨作業將需用量、交期透過網際網路通知專業供應分公司排定製程交貨。l 交貨管理作業交貨提示表提供對外訂購貨品後，於約定交貨日前一定天數內，透過網際網路，以批次方式傳送交貨提示表予相關受訂專業供應分公司，通知安排備貨與相關送貨作業。交貨變更通知變更訂貨數量、交貨日期或交貨地點。l 催交作業催交單若未能如期交貨，可透過網際網路，以批次方式傳送催交單予相關受訂專業供應分公司，進行催交通知作業。確認交貨日被通知交貨之專業供應分公司可進行線上輸入確認交貨日期。l 憑證文件催交作業
13、逾期交貨扣款通知單專業供應分公司交貨後，因逾期交貨導致逾交而須扣款時，通知專業供應分公司扣款原因及金額，經專業供應分公司確認無誤後才進行扣款作業。催發票函l 付款進度查詢匯款通知單驗收合格後，若專業供應分公司所附發票正確，則進行付款作業。付款進度查詢透過系統可查詢相關付款進度。l 報表作業協助上線專業供應分公司作資料的批次列印和再利用。l 字型下載利用字型下載服務可使其他非使用採購系統字型標準的內部 / 外部客戶以及專業供應分公司，都能輕易的使用本系統，增加交易的方便性。l 更改密碼內部 / 外部客戶以及專業供應分公司可自行更改密碼，防止他人盜用。表1 系統功能描述6 系統功能範圍（1）詢 /
14、 報價作業詢 / 報價作業為本系統所有作業之主軸，其餘八項作業均以本作業所產生資料作為依據。上線的專業供應分公司在系統首頁中，便可清楚了解目前為止，內部 / 外部客戶所發出來的詢價資料、訂購通知、交貨提示通知 等，而各項資料的詳細內容，均存放於系統主功能中的各項作業。詢 / 報價作業中以選單、條件搜尋、結果顯示等功能，透過親和性的界面模式，提供詢報價單、詢價撒銷、已報價案號、未得標通知等作業給上線的專業供應分公司。將專業供應分公司所經手的所有詢價單作有系統的管理，集團內的管理階層（Ex. 集團負責人）可利用十餘種查詢方式了解某一請購案號的執行現況，或將搜尋回覆中的所有資料，下載到集團內部作業系
15、統作資料整合與再利用。而在內部 / 外部客戶以及專業供應分公司最重視的報價資料安全問題方面。透過RSA 的安全機制，報價作業提供上線專業供應分公司直接輸入、加密、傳送等功能，經此安全機制加密後的報價資料，僅提供上網詢價的內部 / 外部客戶承辦人員解碼、讀取。（2）訂單作業主要分為指定交期訂單和未指定交期定單，另有內部 / 外部客戶需用時另行通知叫貨等二大功能。當完成詢價、開標、比價、決購、呈核後，即透過網際網路，以批次方式傳送訂單（訂購通知）予相關受訂專業供應分公司，再由專業供應分公司安排生產線生產；至於未指定交期之案件，則先透過網際網路，將訂單傳送通知受訂專業供應分公司，待需要時再透過交貨作業將需用量、交期透過網際網路通知專業供應分公司排製交貨。至於未受訂之專業供應分公司，則可利用本系統傳送未得
