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1、进出口贸易公司程序文献汇编（ISO9001-）目录1. 进口贸易过程控制程序2. 顾客沟通程序3. 客户资信评估程序4. 样品管理程序5. 验货交付程序6. 供应商评估程序7. 合同评审程序8. 出口贸易过程控制程序9. 顾客投诉解决程序10. 数据分析与运用程序进口贸易过程控制程序1.0目的： 保证进口贸易全过程的顺利完毕。2.0合用范畴： 本程序合用于多种进口贸易过程。3.0职责：3.1业务员：负责与客户沟通和进口贸易的洽谈，接受订单，拟定进口合同、销售合同或代理进口合同（合同）；办理货品进口报关和检查；跟踪合同（协 议）执行的全过程，记录和建立合同档案工作。3.2业务部经理：负责进口业务
2、的审批，签订有关的合同（合同）必要时参与进口贸易的洽谈，检查合同（合同）的执行状况。3.3公司总经理：负责进口贸易和资金使用的审批。3.4财会部：收取顾客预付款或订金、货款，办理付汇、结算。4.0工作程序：4.1洽谈接单：4.1.1 业务员进行进口贸易的洽谈，做好洽谈记录，保存洽谈过程中的传真、电子邮件等来往文献。必要时业务部经理参与洽谈的过程。4.1.2业务部对供货商的资信状况进行评估。参见供应商评估程序。4.1.3业务部对顾客或代理进口委托方的资信状况进行评估。参见顾客资信评估程序。4.1.4业务部对进口商品的市场、政策风险进行评估，掌握本国和出口国的监管措施，如与否需要进口批文、关税多少
3、等。4.2业务审批：4.2.1通过评估后，业务员拟定进口合同、销售合同或代理进口合同（协 议），交本部经理审批。4.2.2业务员填写进口成本核算表，经业务部经理审批后交财务部审批，再呈总经理审批。4.3合同的签订： 通过审批后，由业务部经理签订合同（合同）。4.4合同的执行：4.4.1业务员按照合同的规定，敦促客户或委托方准时支付订金（预付款）、货款等款项。4.4.2当进口的付款方式是信用证时，要填写信用证申请书、授信开证额度使用申请书、进口付汇核销单， 附上合同等有关单证交财务部办理开证。收到银行开立的信用证副本，业务员要根据合同进行认真核对，发既有不符点立即告知银行改正。4.5货品进口报关
4、：4.5.1业务员敦促供货商按照合同规定的时间和规定，装运货品和寄发提单、发票、装箱单等单证。收到这些单证后，业务员要妥善保管并在接到到货告知时，连同合同一起抓紧报关。当委托报关行报关时，还要填写代理报关委托书。单证文献交接要有签收记录。4.5.2 业务员报关时，要根据报关文献认真填写和核对进口报关单，报关后要及时取回该单复印存档。4.5.3收到税单（关税、增值税），业务员填写付款告知书在税单限期内，交财务部交纳税款。业务员要将税单复印存档。4.6货品检查：业务员按照合同规定对进口货品进行检查，及时将检查成果报告业务部经理。参照验货交付程序执行。4.7货品交付： 业务员按照合同（合同）的商定，
5、进行提单或货品的交付。提单或货品的交付要有客户的签收记录。4.8进口付汇：业务员填写进口付汇申请书、附上合同、发票、提单、报关单及有关单证，经业务部经理审批后交财务部审批，再呈公司总经理审批，然后再交财务部办理付汇。单证的交收要有签收记录。4.8.1当以电汇结算时，还要填写进口付汇核销单。4.8.2当以信用证结算时，收到银行付款告知书要认真审核信用证项下的单证与否相符，特别是对进口的品名、规格、数量、单价要倍加注意，发既有不符点原则上应提出拒付。4.9付汇核销：业务员将进口报关单等有关单据交财务部办理核销，交收要有签收记录。4.10结算： 业务员填写进口结算单附上有关单据，经业务部经理审批后交
6、财务部办理结算。单证的交收要有签收记录。4.11合同归档: 业务员从合同的开始到结束，要建立合同档案和合同归档。5.0 有关文献及记录：供应商评估程序顾客资信评估程序验货交付控制程序不合格控制程序顾客沟通程序10 目的：加强与顾客的贸易信息交流，以获取最佳的贸易额及利润。20 合用范畴：公司业务部门在贸易过程中与顾客的为达到贸易而进行的所有接触。30 职责：业务员负责与顾客有关签约前后的细节的沟通，并在部门经理（或主管本部门的副总经理）的指引下负责解决有关的顾客投诉。40 工作程序：41 对于新客户，业务员应充足运用中国出口商品交易会的展示，或到国际展览会上展示公司的商品，以达到宣传，推广作用
7、，同步可在平常工作中，通过信函，电子邮件，传真，网上推销，广告等方式，具体地向顾客简介所经营的产品具体资料。42 对于老顾客，业务员应通过电子邮件，传真等直接快捷的方式及时把新商品，新信息告知客户，如状况需要，可按客户的规定用快递把样品寄往顾客。（与否规定样品费，寄费与否由我司支付等问题均应请示部门经理的意见）43 当收到顾客的询价时，业务员应仔细地核对成本，并让供货方相应地把含税的交货价用文字形式报给我方。在此基本上，业务员应加上有关的国内费用，如需我方预付运费的，还需加上海运费，并选择信誉好，运价合理的船务公司。在计算好公司的费用和合理的利润后，需在当天内将价格用快捷的措施报给客户，以抓紧
8、时机达到贸易。44 如顾客压价幅度较大，同步供货方没法再降的，业务员应请示部门经理（或主管本部门的副总经理），以决定与否接受。同步应尽快用文字答复客户。45 在与顾客就合同各条款达到一致后，进行出口合同评审程序。46 签约后，业务员应把洽谈过程中的来往函件，电话记录整顿归档。47 在履约过程中，业务员必须督促工厂按客户确认的样品生产，并规定工厂在生产完毕后将完整的装箱单传真到公司，业务员将相应的出口托运单准备好，交单证员制单配船，在装船后应及时将装船资料告知客户。48 在履约过程中或客户收货后，客户提出异议的，业务员应立即报告本部门经理，并进行客户投诉解决程序。49 合同履行过程中，如果因我司
9、或工厂因素影响合同履行的。应及时与客户沟通，并保存沟通的证据，如果产生合同变更的，应参照合同评审程序。410 发生合同变更时，应保存与客户沟通的证据。411 合同履行过程中，业务员应及时把解决成果告知客户。412 在正常履约后，业务员应积极与客户联系，询问客户的满意度，不断提高服务质量。413 平时业务员应定期和曾经供过货的客户保持联系，把最新的产品信息及报价告知客户。50有关文献及记录出口合同评审程序客户投诉解决程序客户满意度测量和监控程序进口贸易过程控制程序出口贸易过程控制程序客户来函报价单及复函出口销售合同样品管理程序10目的：通过对样品进行收集分类和管理，保证样品齐全，整顿和取样合理化
10、，以及对样品资源共享。20合用范畴：本程序合用于客户来样后，业务部门对样品进行复样加工整顿、进行电子登记、在样品间展示，以及对外寄样。3.0职责：3.1业务员：负责样品保管整顿安排工厂加工和寄出样品。3.2样品保管员：负责样品分类辨认登记手续的管理。3.3业务部经理:负责审批本部门样品生产,及本部门样品展柜(架)和样品寄存室的样品统筹管理。3.4经理办:负责公司样品间的统一管理。4.0工作程序：4.1样品加工（生产）：4.1.1业务员收到客户来样后立即开出样品加工告知单并呈交部门经理审批，业务员将审批后的告知单交工厂进行样品加工，工厂在告知单规定日期内将客户原样及复样一齐交回到业务员手中。业务
11、员对样品进行验收，验收合格则予以登记签收。4.2样品寄出和寄存：4.2.1给客户的样品，业务员需在电脑中填制样品登记表。4.2.2 样品寄出前，业务员负责检查与否符合样品数量、质量、包装及寄往地点等方面的规定，保证无误后，即行寄出。4.2.3业务员须将样品登记表交本部门有关业务员及财会人员，并将多余样品放入样品寄存室，以便必要时使用。4.3公司样品间样品展示安排：4.3.1经理办负责样品、种类、数量的安排，并告知各业务部门提供样品，安排展示。4.3.2各业务部按经理办的规定提供样品,安排展示。4.4 业务员负责对样品进行分类辨认编号。样品编号方式如下：业务员编号（位）：自定义码或客户编码（位）
12、：海关商品编码（位）4.5 业务员定期对样品进行清理更新盘点，并修改相应的样品登记表，清理样品所产生的费用和收入应及时告知财务入帐。4.5.1客户样品寄存超过两年并且对该商品不再经营的，由业务员告知客户自行取回，在告知传达一种月内不取回的，由业务员予以清理。4.5.2样品超过保质期限，或已产生缺陷者，予以清理。4.5.3对已不再经营的商品样品，由业务员转存样品寄存室，并在一年后来予以清理。4.6业务部负责对样品间所属展柜（架）和样品寄存室进行管理，保证样品展示美观，样品寄存井然有序。4.7样品保管员负责根据业务员提供的样品纪录表加以分类、归档，以便于对样品进行查找。4.8样品保管员负责协助业务
13、员及有关人员查找所需样品，以供使用。5.0有关文献及记录出口贸易过程控制程序样品加工告知单样品纪录表合同评审程序50 目的：清晰理解合同的所有内容，使合同的规定得到全面贯彻。60 合用范畴：所有进出口合同。70 职责与权限：3. 1 业务员负责使用公司电脑系统草拟合同，填写成本预算表. 如果是来料加工业务和需要使用配额的, 同步填写合同评审表。并对有关的合同的各项条款进行初步审核。3. 2部门经理负责对出口合同内容, 条款, 换汇成本等进行审核后审批。3. 3合同额在50万美元以上(涉及50万美元)的出口合同必须向主管该部门的副总经理阐明状况, 或由主管经理签订。80 工作程序：4. 1 业务
14、员与顾客以面谈,电话,信函,传真,电子邮件等形式洽谈订货的名称,规格,型号,数量,价格及价格条款,付款方式,包装规定,交货时间,交货地点,运送方式,验收原则等, 业务员在报价前向部门经理阐明具体的状况, 成本构成, 换汇成本, 在经得批准后对外报价。经双方确认后, 可以由顾客下订单或我司业务员在公司电脑系统上草拟出口销售合同，并根据历史纪录列明客户的资信限度, 如果没有纪录, 必须开始客户资信评估程序。4.2 业务员在公司电脑系统中输入有关的合同资料后并制作预算表, 提交部门经理审批。4.3 部门在对合同的内容, 条款, 换汇成本, 换汇水平等审核后, 通过系统进行审批, 批准的, 由业务员将
15、合同打印出来, 部门经理在合同正本上签名并盖上合同章, 由电脑编出合同号. 不批准的, 通过系统退回给业务员进行修改, 并执行4.1-4.3。4.4 业务员在出口合同签订后, 将合同传真或通过邮寄给客户, 由客户签订后回传给我司(或者客户寄回合同正本) 该出口合同正式生效。4.5 合同生效后, 业务员及时跟进, 如果付款方式是L/C的必须规定客户尽快开出相应的L/C, L/C到后, 应当立即安排有关的供应商生产, 并通过系统制作内贸合同提交部门经理审批. (对通过T/T, D/P结汇的结汇的合同, 在评估客户的资信后, 对资信度高的顾客,在合同正式生效后即可安排供应商生产。4.5.1资信度高的顾客, 是指长期和谐合伙, 并且是订单有筹划，有循环的历来未浮现问题的老客户。4.6 部门经理对内贸合同审核后, 通过系统审批批准, 业务员将收
