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1、电子档案管理工作经验总结 电子档案管理工作经验总结伴随信息技术迅猛发展，计算机被广泛应用到各个领域，包含工程设计领域。这么以来，工程设计过程中形成的大量电子文件也就成为电子档案管理的主要对象。电子文件的归档、保留、管理、输出等工作已经成为工程设计单位正常运行的主要步骤。因此，全方位做好工程设计中的电子档案管理工作对相关单位维持正常是极为主要的。鉴于此，本文关键就怎样做好电子档案管理工作进行了认真探讨。一、电子文件归档前的准备工作分析充足做好电子文件归档前的各项准备工作是实现高效电子档案管理thldl.org的主要前提。电子文件的非直读性特征决定了相关工作人员应该首先制订健全的电子文件归档验收制
2、度，并做好制度的宣传工作，进而为电子文件的归档、验收工作提供可靠的制度保障。以cad文件的归档为例，归档人员首先要按要求填写电子文件归档通知单，通知单上必需有工程责任人、经手人和审核人的署名。严谨的归档程序和详尽的规章制度确保了归档的正确性。不过，因为部分工程的工期较为担心，遵从严格的程序需要花费大量时间，这将会和工作时效产生矛盾。因此，能够采取优秀的计算机技术手段，将归档前的准备工作也纳入到自动化管理的进程中。这么就能够在提升归档质量的基础上，提升电子文件归档的效率。因为一个工程可能形成成千上万个电子文件，倘若规章制度存在漏洞，实施不严，势必会造成重复归档，浪费人力财力的现象，甚至会造成文件
3、归档混乱，输出的产品为次品，造成工程质量事故和严重的经济损失。所以，做好电子文件归档前的准备工作，尤其是规章制度的建设、宣传和推广应用，为后续的电子文件归档工作奠定良好基础。二、电子文件归档过程中应注意的问题分析在电子档案管理的电子归档过程中，归档人要注意将不一样种类、不一样格式的电子文件梳理整齐。众所周知，在工程设计中，从工程投标书、招标书、可行性研究汇报、初步设计、委托书、计算书到技术说明书等形成了不一样种类不一样格式的电子文件，有ecel表格、world文件、扫描形成的tif文件等等。而且，这些文件大全部在工程设计正式开始之前形成，不但包括面广，而且内容繁杂，给电子归档带来一定的困难。为
4、了使这些电子文件有条理地归档，文件盖章生效要以电子文件归档通知单为依据，从而提升这些电子文件的归档率。对于cad电子文件的归档能够采取dwg格式，因为这种格式能够在cad中直接打开，接收直观检验，尤其是对档案标识的检验，而且对归档后期的整理、xx、利用、输出及图纸保管工作全部很主要。同时，对于制作过程中的错误如文字线形、扩大纸形等问题也能够做到立即的纠正，大大提升cad出图合格率。但它也存在着一定的问题，如劳动强度大、费时费工等。对于plt格式的文件，恰巧和dwg格式的文件优缺点相反。plt格式的文件在归档时图像不能直观显示，不过文件内容保持不变，不随阅读、输出平台的改变而改变。对于pdf格式
5、的文件，其通常为只读模式，不能实现对设计的任何修改。实质上就是在计算机上阅读纸质文件的电子版，有一定的保护知识产权的作用。三、电子文件归档后的检验验收工作分析电子文件是形成纸质文件的源头，而对归档电子文件的检验是产品设计的最终一个主要的步骤。检验力争全方面，兼顾电子图中的档案标识和电子图信息处理过程中的物理结构、逻辑结构的改变问题。关键工作包含：一是检验图纸目录及其格式、目录列表、会签栏、案卷名称、标识名称、图号、日期、施工阶段、序号、复用图的排列、图框的格式等；二是检验本卷的其它电子图，包含文件是否存在垃圾、字符大小、文本位置、符号标识、对角号、图号、名称和图框的格式等。不过，需要注意的一点
6、是，电子文件对设备及其标准有较强的依靠性，加之数据类型、文件格式的多样化，文件很可能在经过制作、保留、载体转换等信息处理以后，在归档检验时出现问题，比如使用的字形存在差异；同种字形不过版本有所区分；电子图正常，不过归档后部分文字发生串位、变形，甚至出现乱码。以钢结构的电子图为例，假如使用日本的制图软件，而不加专有字形，那么二级钢筋符号就会全部丢失。另外，很多软件经过研发出现了由低级到高级的很多版本，这么也会为电子档案管理工作带来部分问题。比如，由cad14到cad，多种版本的软件全部在使用。不过，假如利用低版本的电子图在高版本中作图，则会造成电子图保留后会出现实线、点画线、标注线和线宽的差异。
7、尤其是在机械制图中，假如部件实体的外围轮廓线粗细不均，混同于标注线，那么设备制造的现场审图的难度将大大增加。所以，采取不一样软件、同一软件的不一样版本全部会造成文件在格式、编码、读取方法和xx方法的众多区分，进而直接影响到文件跨平台的阅读和输出工作。总而言之，实现一个单位内部操作系统、应用软件及版本的规范统一，成为电子文件归档最终关口的主要任务。四、电子文件修改后的归档工作分析在工程设计单位内部，各个专业部门之间肯定会进行大量的信息交换和图纸会审工作，以适应多种改变，比如施工现场出现的新情况、用户方提出的新要求等。这其中必定会包括到电子文件的不停修改和完善。目前，大多数单位采取的是保留最终版本
8、的方法，即以第二次修改的版本覆盖起初版本，以第三次修改的版本覆盖第二次的版本，这么的方法极易产生最终版本电子图和实际变更过程记载的丢失。国外的部分工程，如土耳其工程中，每次电子图的修改版本全部加以归档保留，编号为abc等，借此对工程修改的全过程有一个完整的统计。不过，因为两次修改之间的时间间隔难以确定，之前修改的图纸已达成施工现场，纸质文件和变更通知单一旦搜集不完整，就会造成电子文件和纸质文件的不一致。由此可见，假如直接采取覆盖的最终版本归档形式反应不出整个的变更过程，可能会为未来电子文件、纸质文件的利用带来了极大地不便。总而言之，电子文件归档管理工作已经成为工程设计单位不可或缺的主要组成部分。在此之前，过去设计一项工程可能需要一年甚至一年半的时间，现在则只需要半年甚至更短的时间，而人力却只占了以前的三分之一左右。有些类似工艺步骤及设备只需在电子文件上更改编号就可转化为设计产品，劳动效率和产品质量也将得到成倍的提升。全部这些成效的取得全部离不开电子档案管理带来的便利。在充足认识到电子档案管理成效的基础上，我们要切实关注电子档案管理过程中的各个细节，包含归档前的准备工作、不一样格式、不一样类型文件归档时应注意的问题，电子文件归档后的验收检验工作和电子文件修改后的归档工作等等，将工程设计过程的电子文件归档管理纳入到一个完整的系统之中。
