财务资料的保存管理制度

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1、会计档案管理制度1. 1总则为了加强会计档案管理，统一会计档案管理制度，根据中华人 民共和国会计法和中华人民共和国档案法、会计档案管理办法 的规定，制定本制度。1. 2会计档案的构成会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告和验资报告、 审计报告等会计核算及专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要 史料和证据。具体包括：会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、 其他会计账簿。财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、 附注及文字说明、其他财务报告。其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会

2、 计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案 销毁清册。1. 3会计档案日常管理1. 3. 1账册管理月末结账后，须及时打印科目文件，并装订成册；月末结账后，须及时打印月度会计报表，并连同报表附注及文字 说明等归档;月末结账后，须将银行存款余额调节表、银行对账单及其他应归 档的会计资料及时归档；年终决算后，须将年度财务报告及时归档。1.3.2磁介质管理软盘数据备份：每月结账后须将明细账用软盘作永久性备份，并 将记账凭证作临时性备份；硬盘数据备份：每年应定期将硬盘数据作一次性全部备份并刻 录光盘双重备份存放于不同地点。1.3.3会计档案的整理立卷会计年度终了后，对会计资料进行整

3、理立卷。1.3.4会计档案的装订会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表和其他 文字资料的装订。1. 3. 4. 1会计凭证的装订一般每月装订一次,装订好的凭证按年份月份妥善保管归档。会计凭证装订前的准备工作：分类整理，按顺序排列，检查日期、编号是否齐全；按凭证汇总日期归集确定装订成册的本数；整理和检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明 原因。要检查附件是否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是 否随附齐全；记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全；会计凭证装订时的要求：会计凭证装订后的注意事项：每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会

4、计主管人 员和装订人员签章；1. 3. 4. 2会计账簿的装订各种会计账簿年度结账后，除跨年度使用的账簿外，其他账簿应 按时整理立卷。在账本的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和 装订人（经办人）签章。1. 3. 4. 3会计报表的装订会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册。会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、各种 会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底。按保管期限编制卷号。1. 3. 5会计档案的保管当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由学校财务部保管。出纳人员不得兼管会计档案。设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防毁坏 损失

5、、散失和泄密；会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。1. 3. 6会计档案的借阅相关单位需要查阅会计档案时，经财务部门负责人同意后，方能 由档案管理人员接待查阅；必须按规定顺序及时归放原处。会计档案一般不得带出财务部，如有特殊情况需要带出的，必须 经财务部门负责人的批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续， 限期归还；查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、 拆封和抽换。1.3.7会计档案的保管期限会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3 年、5年、10年、15年、25年五类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。本规定的会计档案保管期限为最低保

6、管期限，各类会计档案的保 管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。1.3.8会计档案的销毁会计档案保管期满需要销毁时，由档案管理人员提出销毁意见， 会同财务部门共同鉴定、严格审查，并编制销毁清册，档案管理部门 负责人和财务部门负责人会签后，报校长审查，报请上级主管部门批 准后销毁。会计档案保管期满，但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未 了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项 完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和 会计档案保管清册中列明。保管期满的会计档案，除上述情形外，可以按照以下程序销毁:（1）由本单位财务部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册

7、， 列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保 管期限、已保管期限、销毁时间等内容。（2）学校董事长在会计档案销毁清册上签署意见。（3）销毁会计档案时，应当由档案机构和财务部门共同派员监 销。（4）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所 列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁 清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。（5）学校应于每个月末打印出的纸质会计档案。（6）移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明 应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保 管期限、已保管期限等内容。（7）交接会计档案时，交接双方应当

8、按照会计档案移交清册所 列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后， 交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。（8）预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规 定，不适用本办法。1. 4附则1.4.1自本制度实施之日起，公司原有同类文件同时废止。1. 4. 2本制度由学校财务部负责解释和修订。序 号顺档案名称保管期 限备注一、会计凭证类1原始凭证、记账凭证和汇总凭证15年2银行存款余额调节表3 年二、会计账簿类3日记账15年其中：现金和银行存款日记账25年4明细账15年5总账15年包括日记总账6固定资产卡片固定资产报废清理后保存5年7辅助账簿15年三、会计报表类8月、季度会计报表5 年包括文字分析8年度会计报表永 久包括文字分析四、其他类01会计移交清册15年11会计档案保管清册25年21会计档案销毁清册25年附件:会计档案保管期限表