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1、职业学院公文处理暂行办法第一章总则第一条为促进学院党政公文处理规范化、制度化、科学化，提高公文处理的质量和效率，根据机关公文处理条例、国家行政机关公文处理办法、教育部关于公文处理的若干规定，结合我院实际，制定本办法。第二条我院公文是学院在实施党政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法治校和进行公务活动的重要工具。第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条处理公文应当坚持实事求是、精简、高效的原贝L做到准确、及时、安全。第五条学院各级党政负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本部门公文处理工作的领导和检查。第六条党委
2、办公室（以下简称“党办”）、学院办公室（以下简称“院办”）是学院公文处理的管理机构，主管学院的公文处理工作并负责指导各部门的公文处理工作。各部门也应指定专门（兼职）人员具体负责公文处理业务。第二章发文办理第七条学院使用公文的主要种类有：（-）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销学院所属部门不适当的决定事项。（二）意见用于对重要问题提出见解和处理办法。（三）通告用于公布应当遵守或周知的事项。（四）通知用于发布规章制度、任免或聘用人员、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转学院所属部门的公文、发布要求学院所属部门办理、共同执行或者周知的事项
3、。（五）通报用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。（六）报告用于向上级机关汇报工作、反映情况，提出建议，答复上级组织的询问。（七）请示用于向上级机关请求指示、批准。（A）批复用于答复学院所属部门的请示事项。（九）函适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（十）会议纪要用于记载、传达会议主要精神和议定事项。第八条行文的基本规则（一）向上级组织行文，一般应主报一个上级组织，如需其他相关的上级组织阅知，可以抄报。向上行文一般不越级，尤其一般不越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应同时抄报被越过的上级组织。（二）学院及所属部门根据各自隶属关系和职权范围
4、行文，不能越权行文。学院党委和学院可以对上对下行文，也可以同校外有关单位和兄弟院校之间互相行文。学院各部门可以向学院行文，也可以在部门内行文。党办、院办根据院党委、院行政授权，可以党办、院办名义向全院各部门行文。学院其它职能部门，在规定的职权业务范围内，经学院授权可以部门名义向院内较大范围或全院行文，但不能发布指示性公文。学院各职能部门除党办、院办外不得对外正式行文。（三）学院的重要校内公文，需要上级机关了解或涉及有关政府机关业务的，应抄送有关政府机关。各职能部门的重要公文，应抄送学院其他部门，发文单位应确定公文的主送、抄送单位及份数。（四）各职能部门在职权范围内处理业务问题涉及其他部门的，应
5、主动与有关部门协商解决，经协商后解决不了再上报党办或院办协调，上报时要把不同意见写清楚。各部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向学院其他部门行文。属于部门职权范围内的事务，应当由部门各自行文或联合行文，联合行文应当明确主办部门。对于应当协调、征求意见而未协商、征求意见的公文和公文代拟稿，党办和院办不予受理。（五）请示类公文应当一文一事，不得直接送交领导者个人，尤其不得同时分送多位领导者。请示事项涉及其他部门业务范围时，应经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见时，应当在“请示”中写明。非请示类公文不得夹带请示事项。（六）通过校园网等各类媒介公开发布的公文，视同正式纸质公文并依
6、照执行。为节约纸张，学院非保密公文可通过学院网站发布。凡内容涉及保密的公文，必须严格按规定渠道发文，不得采取公开的形式发文。第九条发文办理一般包括拟稿、会签、审核、签发、印制、校核、用印、登记、分发等程序。学院发文办理的程序及要求如下：（一）拟稿以院党委、学院或党办、院办名义发出的公文，由党办、院办根据学院领导指示或工作需要拟稿，必要时会同有关部门共同拟稿。凡是各部门因业务需要须以学院党委或学院名义行文的，由该部门负责拟稿；请求学院批转本部门文件的，应拟出批语稿。文稿应打印后，再呈领导审批。拟稿的基本要求是：1、符合党和国家的方针政策、法律和法规；2、符合上级的决定精神和学院的有关规定；3、体
7、现领导的意图；4、做到情况属实、主题突出、条理清晰、文字精炼、标点准确，篇幅力求简短。5、人名、地名、数字、引文准确，一般不要简称。引用公文应当先引标题，后标注发文字号。日期应当写具体的年、月、日。6、公文结构层次序数第一层为“一、”，第二层为“（一）”,第三层为“1、”，第四层为“北7、必须使用国家法定的计量单位。8、用词用字准确、规范。文内使用非规范化简称，一般应当先使用全称，然后注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。9、公文中的数字，除成文时间，部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用
8、阿拉伯数字。（二）会签公文起草后，拟稿人应认真填写由学院统一印制的发文呈批单，拟稿部门负责人必须认真核稿并签名。行文内容涉及两个或两个以上部门，必须履行会签手续。（三）审核为确保以党委或学院名义制发的公文的质量，各公文代拟稿在送学院领导签发前，应送学院党办或院办审核。公文审核的重点是：是否符合国家的法律、法规、方针、政策及有关规定，政策是否保持连续性，提法是否同已发布的有关公文相衔接；是否确需行文，行文方式是否妥当；提出的措施和办法是否符合实际、切实可行；内容涉及的部门是否经过协调，意见是否一致；文字表达是否做到概念准确、条理清楚、简明扼要、语法规范；是否符合规定的审核、会签手续。对不符合要求
9、的文稿，党办或院办可退回拟稿单位进行修改，或请拟稿部门来人共同修改。未经党办或院办审核的公文稿，院领导不予签发。（四）签发以党委、学院名义向上、向外行文，分别由党委书记、院长（或由党委书记、院长委托副院长签发）。以党委、学院名义向下行文，根据文件的涉及范围和重要程度分别由党委书记、院长或分管副院长签发。会议纪要由会议主持人签发。以党办、院办名义向学院各部门发出的公文，重要的或涉及面广的，由党委书记或院长签发，一般的经院领导同意的或会议通过的，可由办公室主任签发。其它各部门的公文，由本部门负责人签发。联合行文的，须经所有联署部门负责人会签。（五）校对公文最后付印前由拟稿部门负责校对。校对要严谨、
10、细致,力戒错漏。特别要注意校对校院领导和党办、院办对拟稿的修改意见，认为修改意见不妥的应及时向党办或院办提出。在校对过程中如需要对已签批的文稿作个别文字修改的，须经党办或院办同意；如涉及对内容进行实质性修改的，须报签批领导复审。（六）印制公文必须严格按国家规定的统一格式及标准进行印制，做到规范、端庄、美观、大方。公文印制一般由拟稿部门负责。（七）用印党委、学院印章及院长用于公文的印章，由学院党办、院办掌管并指定专门人员负责用印监印。除会议纪要外，其他公文一律要加盖发文单位的印章。公文用印须凭已签发的呈批单和底稿。公文用印后，呈批单、底稿并正式文件一份交由监印人存档并填写发文登记。监印人如发现公
11、文不符合要求或有其他疑问，有责任向办文人员提出意见或与签发领导核实，经修改或核实后，方予用印。（A）登记与分发分发公文前应将公文标题、发文时间、发文字号、收文单位等逐项登记清楚。属于职能范畴的公文一般由有关职能部门负责分发并催力、，属于综合性的公文一般由党办、院办负责分发并催办。学院各部门的发文办理参照上述程序及要求执行。第三章收文办理第十条学院收文包括校外来文、下级部门的请示或报告、群众信访件等。其中，校外来文包括：上级和校外单位发给学院的正式公文；上级领导的讲话和批办件；上级电报；上级会议材料；秘密级以上的简报、内部刊物、资料等。院领导和部门负责人通过参加会议或其他途径收到的发给学院的文件
12、材料，应及时交由党办、院办统一办理。第十一条公文应当按程序办理。除领导直接交办的事项外，凡越过党办、院办直接送领导个人的公文，一律不予受理。第十二条收文办理程序包括登记、审核、拟办、呈批、承办、催办等。学院收文办理的程序及要求如下。(-)登记、审核党委和学院的收文，分别由院办负责拆封、签收、登记。院领导亲收件一律交亲收人拆封。签收紧急公文注明具体时间。收文后要进行查对、签收，并将公文标题、内容提要、发文单位、发文时间、发文字号、密级、紧急程度、收文时间、收文编号等登记清楚。对秘密公文，应当认真核查密封、编号、正文和附件的份数、页数，如发现问题必须立即查明情况，妥善处理。签收紧急公文应当注明具体
13、时间。学院党政各部门和其他部门给学院的请示、报告，分别送党办、院办办理，不要直接送学院领导个人。对于学院下级部门的请示报告，党办、院办收文时应进行审核。审核的重点是:是否符合行文规则，内容是否符合学院有关规定，涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签，文种的使用、公文格式是否规范等。经审核，对符合本办法规定的公文应及时予以办理。对不符合要求的公文，或属于职能部门权限范围内不需要学院处理的公文，经党办、院办负责人批准后，可退回呈报部门、单位并说明原因。（二）拟办、呈批党办、院办对学院收文提出拟办意见。校外来文和群众信访件，如只需要学院阅知的，应呈送院领导及有关部门负责人轮阅；如需要学院贯彻有关精神
14、或落实有关事项的，应先呈送学院主要领导阅批，再由党办、院办根据院领导批示分送有关部门办理。学院下级部门的请示、报告，应先交由党办、院办提供处理意见，然后呈送学院主要领导、分管领导批示，再由党办、院办按领导批示分送有关部门办理。院领导的批示、部门负责人的处理意见要具体、明确，并签署姓名，注明日期。院领导如直接签批亲收件，应在签批后交由党办或院办统一登记、存查和分送有关部门办理。（三）承办、催办负责承办领导批示件的部门，要按照文件要求和院领导批示，指定具体负责人，按照规定的办结时限抓紧认真办理。承办事项涉及其它部门的，承办部门应主动与其迅速协商办理。办结后应将办理情况和结果反馈给党办或院力、。党办
15、、院办负责按院领导批示和文件要求，对承办单位进行检查、催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，防止漏办和延误。要及时将办结情况报告文件审批领导，并做好办结件的登记及存档工作。学院各部门的收文办理参照上述程序及要求执行。第四章公文格式第十三条公文的版头和使用范围一是中共XX职业学院委员会XX职业学院文件（海外职院党（公元年份）X号”）版头发的公文，主要用于院党委、院行政转发上级党政机关重要公文，向上级党政机关汇报、请示重大事项，向学院所属单位部署重大事项。二是中共XX职业学院委员会文件（海外职院党（公元年份）X号”）版头发的公文，适用于：院党委传达、贯彻党的方针、政策；作出重大工作部署；转发上级党组织的文件；批转下级党组织的重要请示、报告；就重大问题向上级党组织的请示、报告工作。三是以XX职业学院文件（海外职院（公元年份）义号）版头发的公文，主要用于院行政转发上级行政机关重要公文，向上级行政机关汇报、请示工作，向学院各部门部署全局性重要工作，发布重要决定，批转学院下属部门有普遍指导意义的公文，以及需要以此形式行文的其他事项。四是中共XX职业学院委员会（海外职院党函（公元年份）X号”）版头发的公文，适用于：主要用于院党委通知重要事项，批复学院所属部门的请示，同不相隶属的党组织进行商洽，征询意见，答复问题等。五是以XX职业学院（海外职院函（公
