《谈采购付款业务中的舞弊风险预防》由会员分享，可在线阅读，更多相关《谈采购付款业务中的舞弊风险预防（17页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、采购-付款业务中的舞弊风险避免引文由于市场竞争日益剧烈导致大量产品从卖方市场向买方市场转变、市场上的产品质量差别巨大、多种不同性质的经济体并存以及社会诚信体制的不健全等等因素，导致公司采购-付款业务变成了舞弊风险的高发区。笔者将分上下两期简介采购-付款业务中的公司实践中常用的避免舞弊风险的措施。由于市场剧烈竞争导致卖方市场向买方市场转变使得采购-付款环节成为舞弊风险的高发区。作为公司运营管理中的一项重要业务循环，采购-付款中各个环节都存在着潜在的舞弊风险。其中，商业贿赂尤为严重。作为公司管理者对此应当有充足的结识。由于采购项目范畴广阔，不同的采购项目和不同的采购环节就要采用不同的避免措施。同步
2、，这些避免措施需要配合使用方能生效。公司采购事项重要涉及：生产原材料采购、外协加工产品采购、设备采购、备品备件采购、工程材料采购、多种服务如保险、水电气、软件、甚至外包项目等。公司采购与付款循环从实践的角度看，重要可以提成六个环节，分别是：供应商开发、签订采购合同、下达采购订单、验收货品、拟定应付账款、支付货款。这六个环节中每个均有其核心控制点。其实在这六个业务环节外，尚有一种非常重要的贯穿业务所有的业务就是内部计算机网络系统。笔者将结合各个业务环节中存在的舞弊风险谈一谈避免的措施和措施。1、组织牵制法避免舞弊风险的一种重要措施就是建立组织牵制。这在财务会计领域中已经普遍得到采用。在采购领域中
3、，同样需要采用组织牵制法。组织牵制应当涉及在所有以上六个采购环节中。例如，在供应商开发环节，为了避免老式的供应商开发中的舞弊行为，目前公司普遍采用供应链管理模式。建立合格供应商目录清单并且规定从目录中选择供应商。在开发供应商过程中，采购部门的职责受到严格限制。决定采购那家公司的产品，重要取决于负责供应链开发的质量工程师。根据公司的质量管理规定，负责供应链开发的质量工程师将负责对拟进入公司供应商目录的商家或厂家进行全面的质量评审。类似通用福特一类的大公司，其质量工程师具有否决不合格厂家进入供应商目录的权利。这样做的目的就是通过引进质量部门，将采购过程中的供应链开发的部分职权分散到非采购部门，从而
4、达到内部牵制的目的。同步，在决定供应商与否能进入公司的供应商目录过程中，为了避免质量工程师的舞弊，由公司成立的由多种部门构成的采购管理委员会将最后共同做出决定。目前许多大型公司会根据实际状况成立一种跨部门的采购管理委员会。该委员会一般由采购部、财务部、质量部以及物流部等有关部门及公司高层主管人员构成，采用合议方式决定公司的重大采购业务，重要涉及：确认合格供应商、批准重大采购合同、讨论付款筹划等。再例如，在下达采购订单环节，许多公司将该权力划归到物流部门。采购部完毕签订采购合同后，具体下达订货数量的职权就划归到物流部门。在验收货品环节，则检查的权利又转到质检部门和物流部共同行使。在拟定应付账款和
5、支付货款环节，确认应付款的权利由生产部门（或物流部门）和财务部门共同行使；支付货款则由财务部根据公司财务政策和采购委员会拟定的付款筹划办理付款。因此说，组织牵制控制法贯穿于整个采购-付款循环之中。重要是通过度散职权、部门牵制和多重决策的措施为舞弊的发生设立重重障碍，这种看似繁琐的方式会在实际运营中提高着整个公司的运营效率并减少成本。2、多家询价，集中供应商众所周知，独家采购除了容易导致供货不稳定的风险外，还是导致采购舞弊的重要因素。为此，目前的某些跨国公司一般会在拟定供应商前展开多家询价的过程。通过对众多潜在供应商进行全面考察后，拟定一到两家供应商为公司供货。这个政策自身就具有避免采购舞弊风险
6、的作用。多家询价，可以提高找到最佳供应商的机会；集中供应商，则可以扩大采购数量达到减少采购成本和简化采购管理的目的。过去那些采用太多供应商供货的措施，虽然表面看来可以提高供货稳定性，增长供应商之间的竞争从而减少采购成本。但从长远来看，并不利于公司。当供应商数量太多后，每家得到的配额都不多，其后果就是质量下降并且演绎出剧情复杂的舞弊大戏。在保证供货稳定的前提下，集中供应商应当是避免采购舞弊风险的重要手段。把握好独家采购与集中采购的度，是公司制定采购政策要考虑的核心。3、利益冲突回避作为内部控制的重要政策和措施，利益冲突回避也同样适合采购-付款循环的各个业务环节。公司内控部门和人事行政管理部门，应
7、当定期对公司所有敏感岗位的员工进行利益冲突调查。在采购-付款循环中的各个业务岗位的员工固然也是被调核对象。这里的人员涉及：所有采购部采购业务人员；设备管理部的设备工程师；质量部参与供应商开发的质量工程师、质量检查人员、理化室分析化验人员；物流部的库房管理员、过磅称重人员；生产部领料人员（或者物流部生产现场领料人员）；财务部所有会计人员涉及ERP系统电脑录入人员。在招聘上述岗位业务人员前，人力资源部业务人员应当对拟招聘人员进行利益冲突调查。当上述人员和供应商以及公司内部的上级主管人员之间存在潜在利益冲突关系时，公司就应当规定这些业务人员回避。而这些业务人员自己也应当积极提出回避规定。有关利益冲突
8、调查笔者曾经在以往的内控交流文章中有过简介。这里特别需要注意解决好这种状况：当个别处在核心岗位、具有特殊技能的主管或专家，如果和供应商之间存在潜在利益冲突关系时，一般的做法是该业务人员的意见仅作为参照，或者根据实际状况引入第三方进行判断。4、采购人员保证书和员工自律声明在避免采购舞弊风险中，职工的自律承诺特别是采购业务人员的事先保证是其中的一种重要措施。公司内控主管人员应当根据各个业务环节，针对风险不同分别起草业务人员保证书格式，然后对业务人员进行培训。最后由业务人员签订归档。波及到采购-付款循环的承诺重要有采购人员保证书和员工自律声明。在这些保证书和声明中，重要内容是针对行业和业务中存在的潜
9、在舞弊风险和业务事项，事先对业务人员的行为进行特别规范，这和公司管理程序中的规定有一定不同，但构成管理程序的一部分。采购人员保证书重要针对采购人员特别设计。内容重要涉及：承诺遵守公司内控管理政策，遵守和供应商、代理商的交往原则、收礼政策，遵守信息发布规矩等。特别要对自己违背声明承诺后的公司惩罚事先做出接受承诺。保证后来不浮现惩罚难以贯彻的状况。公司可以根据本行业的采购环境、行业特点以及过去常常发生的舞弊状况等具体设计。保证采购人员和有关业务人员对内控政策事先有充足的理解。对于高档管理人员则一般需要填写自律声明；对网络管理人员（公司内部网管人员）则要有职业自律声明。采购人员保证书和员工自律声明以
10、及网管人员职业自律声明对采购-付款业务中的六个业务环节都具有避免舞弊风险的作用。5、员工行为守则在跨国公司中，公司一般会在内部制定一套员工行为守则。其中的一部分如收取礼物政策和公共关系解决规定中，都会明确规定严禁员工接受多种形式的商业贿赂。员工行为守则对涉及采购业务人员在内的全体员工均有效。该政策也对整个采购-付款环节有效。6、舞弊案件举报规定为了避免多种舞弊行为产生，公司也会建立特别的舞弊案件举报解决规定。公司的内部审计、内部控制、纪检监察等有关部门会设立了一种舞弊案件举报中心，接受来自公司员工或外部有关单位和人员的举报。这里涉及来自供应商的举报。举报中心可以分为：公司内部举报中心和总部举报
11、中心。总部举报中心一般可以由内控部、总部纪检监察等有关部门联合构成。举报中心的有关联系措施应当在公司内部予以发布。也应当列入公司与供应商签订的阳光合同中。当供应商在和公司有关业务人员解决各个业务过程中，如果发现公司员工运用职权对供应商提出不合理的利益要规定期，或者在供应商在决绝了员工的非法规定后，受到该员工的无理刁难等状况，则可根据刁难者的级别状况分别向不同的中心提出举报。对于波及公司高层管理者或主管采购业务的管理者，供应商可以直接向集团举报中心举报。舞弊案件举报规定同样对所有采购-付款环节有效。7、访问供应商制度作为控制和避免采购舞弊风险的重要政策，公司应当制定内控和内审人员对供应商进行访问
12、的规定。公司除了高层领导总经理、主管采购副总经理和财务总监要定期或不定期访问供应商外，内控人员或者内部审计人员也应当在检查审计过程中，对被审计单位的供应商进行随机抽查访问。内控人员访问供应商可以直接理解供应商对被审计公司有关人员的见解。内控人员在访问供应商时，将告知供应商有关有关人员访问的具体规定。如果供应商向内控人员举报的状况经调查后确认属实，被审计公司的有关业务人员将立即被调离工作岗位并受到纪律处分。绝不能给公司员工留下后来报复供应商的机会。内控或内审人员直接访问供应商，可以从特殊渠道对本公司员工遵守公司规定起到监督和威慑作用。内控人员访问供应商机制可以对采购-付款循环中的各个重要业务环节
13、的舞弊风险产生避免作用。8、平常业务解决程序或政策在公司制定的一系列避免舞弊风险的政策措施中，其实最重要的措施就是平常的业务解决程序或政策。有许多程序和政策一开始的目的一般是为理解决成本、效率和质量控制方面的问题。但是，在实际运用这些管理程序时，对这些程序或政策只要稍加调节就可以起到避免潜在舞弊风险的作用。就避免采购-付款循环中的舞弊风险来说，这些业务解决程序或政策就有许多，涉及：（1）采购政策中的“货比三家”原则。即对公司的重大采购事项，应当进行多家比价然后择优选择。该政策的初始目的是为了采购到质量与成本匹配最合理的产品，从而在选择供应商时采用的一项政策。但是后来发现，这样做的好处还可以避免
14、独家采购所形成的舞弊风险。作为目前国际上采购中的主流政策规定，多家询价已经被大多数公司所采用。（2）质量管理中的档案管理规定。为保持对购买产品的质量进行追溯，公司规定采购部对所有购买的产品建立供应商档案。这种供应商档案的建立，可以避免采购业务人员垄断采购信息，从而避免采购人员和供应商之间建立非正常的业务关系。（3）多种质量原则和检查程序。建立公司的生产质量原则，本来的目的是为了控制产品质量。但是，在验收供应商的产品质量时，这些质量原则可以在一定限度上避免供应商和检查人员形成特殊关系。（4）5S管理。所谓”5S”管理是指生产过程中的一种现场管理措施。5s来自日文seiri(整顿)、seiton(
15、整顿)、seiso(打扫)、eiketsu(清洁)、shitsuke(修养)发音的第一种字母“s”，因此统称为5s。5s活动不仅可以改善生产环境，还能提高生产效率、产品品质、员工士气，其实尚有避免涉及采购舞弊风险的作用。5S 一般会被使用在库房管理过程中。整洁良好的库房环境，可以有效避免货品验收环节的潜在舞弊风险。（5）精益生产管理思想。所谓精益思想是“组织和管理产品开发、作业、供应商和客户关系的业务系统，与过去的大量生产系统相比，精益生产以消耗较少的人力、空间、资金和时间制造至少缺陷的产品以精确的满足客户的需要” 。在具体实行精益生产过程中，减少存货是其中的一种重要内容。为了达到减少存货的目
16、的，公司必须实行涉及按订单生产方式购买原材料，避免产生超额存货。这里除了有减少存货提高存货周转率的作用外，精益生产思想还可以在一定限度上避免采购-付款循环中的订货环节潜在的舞弊风险，重要是超额采购风险。最求多卖产品扩大销售数量是供应商的基本目的，下达订单的业务人员为此一般容易和供应商形成特殊的利益关系。（6）库房管理程序。在库房的收发检查规定中，有许多规定直接具有避免存货收发过程中的舞弊风险的作用。这里涉及：度量衡的检查、称量规定；货品理化指标取样、分析和鉴定规定；贵金属和危险化学品库房的收发管理规定；露天堆场的管理规定等等。这里特别要强调的是对供应商不合格品的让步接受管理规定等等。（7）采购合同审核程序。公司对采购合同设立内部审核程序，一方面可以避免和供应商之间后来产生的多种商务纠纷的风险，但同步也具有约束采
