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1、实行知识管理软件的几种细节岳飞曾说：阵而后战，兵法之常，运用之妙，存乎一心。知识管理从理论到软件的实现，是兵法之常，而要实行成功，则需存乎一心。老子曾说：天下难事，必做于易；天下大事，必做于细。何况小到实行公司的一种管理软件，更应如此。无论什么事，事实上都是由某些细节构成的。在实行知识管理软件时，一定不是安装软件，培训软件即可，核心在实行中，与软件有关的多种细节的敏锐感觉和妥善解决。本文将从知识管理软件的几种常用功能开始，探讨其中的几种细节。 1. 知识库管理 在知识库的建立中，最大的挑战之一就是保证数据的精确性和及时性。目前，许多公司都试图建立复杂的知识库系统。但是由于数据不精确、不能得到及
2、时更新，这些知识管理系统都没有给公司发明什么价值。没有第一手的知识，照样可以对知识管理系统的投入做出解释；根据核心词或其她的搜索措施也同样可以检索到任何一种文献。但是记住，没有正常的机制，没有专用的资源，知识库将会变为一种垃圾库。一方面拟定公司需要管理哪些知识。知识库的内容体现了公司的核心竞争能力，因此不是所有知识都需要同样力度的关注，应当分清主次，使得员工理解公司对知识价值的衡量原则。对于原本存在于员工身上的知识，与否都可以，以及均有必要记录到知识库中呢？比方说下面的几种状况，将知识保存下来的努力是无效的：有些知识无法完全用文字精确表述出来。即便联想的柳传志，海尔的张瑞敏公开刊登了如此多的发
3、言，至少目前还没有看到她们的竞争对手中有谁有能力复制了这两位公司家的成功，便是这个因素。 有些知识没有必要记录到知识库中。这是从费用、时效的角度考虑；比方说一家小公司的客户服务工作，也许只有两三个人在做；如果建立一种基于软件的知识库，公司未必有这个财力和人力；而销售人员有关客户、市场的见解，存储超过半年，也许三个月就不再有价值了；即便记录了，最后记录下来的往往并不是最重要的知识。扩大知识获取的空间范畴，简化知识体现的难度。采用知识管理软件和会议的方式，提供以便，高效的技术手段，使得知识的产生可以随时随处以便地记录到知识管理系统中。 控制知识库的输入的质量。知识管理是为提高业务绩效服务，应当责任
4、到人，而不一定规定所有的人都参与。由专人负责，该人需要对业务理解，具有良好的文字能力，有能力对知识进行评价。此外需要定期，召开会议，对知识方向进行回忆，对积累的知识进行评估，提高知识库中知识的质量。根据部门的知识性质应当采用不同的知识库使用方式。比方说客服部门可以建立客户征询数据库，以不断积累征询经验；而销售部门的知识管理重要应当采用员工以讲师身份培训同事、定期团队研讨、虚拟社区提供正式和非正式沟通平台等方式；试图建立一种公司整体知识库的做法就象把劳力士手表、大白菜，和台式机放在一种店面里销售同样定位不清，互相产生负面影响； 2. 专家库管理 目前国内的知识管理系统，对专家库管理功能支持较少。
5、专家库的作用是为了可以迅速找到可以解决问题的人，这不仅仅涉及公司内部的人员，同步也涉及公司外部的专家，她们也许是已经离开本公司的，竞争对手公司的，供应商公司，客户公司，以及专业机构等，应当是广泛的。在公司内部，将公司中管理、技术、业务等领域最优秀的骨干收入专家库管理，同步造就更多的专家。在公司外部，应记录和关注与公司的核心竞争力有关领域的真正专家，她们可以提供多方面、全方位的建议，她们能仔细地分析和把握每个机会，始终都关注有关领域的最新动向。保证她们使用的是可用的和最新的知识。专家库是获得隐性知识和公司外部知识的重要手段。应当持续丰富专家库同步也能丰富知识库。尽管公司内在工作中发展起来的许多富
6、有发明的见解和思想都已成文，存储在知识库中，但是，更多的知识和经验是作为隐性知识存在于员工们的头脑中，没有被整顿成文，更谈不上交流与共享。为理解决这个问题，麦肯锡开办了一份内部刊物，专门供那些拥有珍贵经验却又没有时间和精力把这些经验整顿写成正式论文或著作的专家们，把她们的思想火花简朴地概括出来，并与同仁共享。这种不拘形式的做法减少了知识交流和传播的门槛，使许多重要实用的新思想和新经验可以在短短一两页的摘要里面保存下来，并用于传播。在每一篇这样的短文背面，都附有有关作者的具体信息，便于有爱好的读者按图索骥，找到可以请教的专家。这种灵活的交流方式不仅使有益的知识和经验在公司内得到有效的传播，鼓励创
7、新和坦诚的交流，并且也有助于提高知识提供者的个人名誉，为她们在公司里的发展提供良好的环境和机会。这种自由选择的措施尚有助于甄选真正富有价值的点子和思想。 3. 协作工具 通过协作来传递知识是知识管理的重要内容。知识管理的目的之一是知识共享和知识创新。知识在沟通过程中得到传播，新的知识也同样是在沟通过程中发明出来的，因此知识管理的一种重要构成部分是员工沟通的过程。沟通过程，既涉及正式的业务运作流程、管理流程，也涉及员工间交往的非正式沟通过程，是体目前业务流程、人际交往过程中的一种管理思想。目前的知识管理软件都会提供如电子邮件，讨论组，即时通讯，工作流等功能，已经可以比较充足地支持沟通过程。在实行
8、中，特别注意应避免此外设计出一套独立的管理体系来推动知识管理，不仅是一种将本来一体化的事情非要分割开来操作的机械主义的做法，更把一种本来对公司和员工都非常有利的事情办成了让人们感觉不到好处的承当，最后成为多花钱还办不成事的典型。维系协作工具使用的纽带一定是对绩效的直接增进，而不是可有可无的。协作工具应当能支持迅速反映的沟通制度。在麦肯锡，在反映方面（对别人规定的响应）有一条道德规范，无论是什么人（甚至是最初级的征询顾问），无论是来自世界上的什么地方，只要有人向你提出了祈求，你务必在小时内给她答复。这不仅有助于数据收集，并且对确认对的的研究方向也大有裨益。这需要持久地努力建设这种公司文化，固然需
9、要从上到下，逐渐贯彻。 4. 鼓励机制管理 有公司抱怨，尽管为员工沟通建立了多种渠道和方式，涉及多种基于项目，或基于工作流程，或基于业务的虚拟社区，但是很少有员工来奉献知识，偶尔讨论的也往往是工作以外的话题。这也怨不得员工。分享知识历来就不是人的本性；如果期待员工可以分享珍贵的、有价值的知识，公司除了必须建立沟通的平台-例如基于IT的工作环境，这些诸多公司都会去做-鼓励机制的建立至关重要。比方说对奉献知识的行为的直接物质（而非仅仅是精神的）奖励，与个人职业生涯发展挂钩的知识奉献机制等等；在员工中进行绩效考核中，涉及审核对她人工作的支持和推动限度。根据对公司知识管理的奉献价值，公司需要提供经费来
10、支持有关知识的讨论活动。目前的知识管理软件在鼓励机制管理方面不仅可以获取知识库，专家库，协作工具的数据，并且还应具有绩效考核的管理功能，可以通过与人力资源系统完毕。对知识库，专家库以及协作工具需要具有评价功能，涉及自动记录，（例如文档引用数量，浏览次数等）和核心的全方位知识管理参与者的互相评价功能。知识管理的构造由公司文化，基本设施，IT技术构成。公司文化综合地反映了公司员工对知识管理的理解，对知识共享的支持和鼓励，以及在知识共享过程中的互相交流。基本设施波及公司的办公条件，组织构造以及知识管理制度；技术则反映出公司在实行知识管理过程中的战略倾向，以及如何最有效地进行知识共享。在实行中可从这三方面考虑实行的措施和解决实行中遇到的问题。
