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1、电子邮件礼仪及注意事项电子邮件在日常工作中时刻伴随着我们，在职场活动中起着重要的作用。电 子邮件的表达方式代表了我们的职业素养、专业程度、可靠性和形象，甚至代表 了公司的形象。一封完整的邮件包含主题、称呼、正文、附件、结尾、署名、日 期、收件人等。【关于主题】 主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题 栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急， 分别处理。1一定不要空白标题，这是最失礼的；2. 标题要简短，明确；不宜冗长，不要让邮箱用才能显示完你的标题；3标题要能真实反映文章的内容和重要性；4一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件
2、事情，以便于日 后整理；5可适当用使用大写字母或特殊字符来突出标题，引起收件人注意，但应 适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼；6回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RERE 大串；7主题千万不可出现错别字和不通顺之处；8对于外部邮件，最好写上来自*公司的邮件，以便对方一目了然又便于 留存；9不发无意义的邮件。【关于称呼与问候】1、恰当地称呼收件者，拿捏尺度，忌不称呼，忌乱称呼 称呼是第一行顶格写。邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮 件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大 家、ALL。如果对方有职务，应按职务尊称对方，
3、如“x经理”；如果不清楚 职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dearxxx”，显得很熟 络。不少人写邮件一上来就直接说事情，给人的感觉是“你应该知道我是谁”；有的至多用个“你好”，这些都是不礼貌的做法。2、Email 开头结尾最好要有问候语开头问候语是称呼换行空两格写，最简单的开头写一个“HI”，中文的 写个”你好”或者“您好”。结尾在日常工作中常被忽略，常见的写个Best Regards，中文的写个” 祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。
4、注意，在非 常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结 尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，但还是应注意尺度，不然会适得其反。【邮件正文】1、正文要简明扼要，行文通顺、重点突出、段落清晰若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份；如果具体内容确 实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述； 多采用主动语气，让收件人知道是谁应该来做这件事情。2、选择恰当规范的语言进行表述，应符合书面语言表达，不要使用口语化， 避免情绪化用语，慎用含有敌意的词句或者批评的语气根据收件人与自己的熟络程度、等级关
5、系；邮件是对内还是对外性质的 不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适，邮件发出前多站在对 方的角度感受一下。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。电子邮件 可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观， “邮件门” 就是深刻的教训！3、正文多用 1234 之类的列表，以清晰明确4、一次邮件交待完整信息最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。5、尽可能避免拼写错误和错别字这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。在邮件发送之前，务必自己 仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。6、合理提示重要
6、信息，可使用大写、粗斜体、颜色字体等手段，但不可过 多使用过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述，引用资料时要注明出处；8、慎用表情符号；9、正文不能太过拥挤，应保持一定的字距和行距；10、转发或回复邮件时，应保持原邮件格式和内容，不要刻意压缩或隐淡字 体；11、邮件的总体结构应符合“第一段与最后一段是重点”，要主动说出你期 待对方做的事情。电子邮件的撰写，应该掌握由上而下的重点，也就是说，重点在最前面 的第一段。如果信件很长，最好在结尾的部分，再度强调第一段的重点。 当你想要收件者采取行动时，如果电邮的内容长，在信件的一开始，就说明 你的要求。如果内容很
7、短，不超过一个屏幕可以读完的范围，就直接在信件 内容的结尾提出要求即可附件】1、如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件；2、附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件 人下载后管理；3、正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时；4、附件数目不宜超过 4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；5、如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用；6、如果附件过大（不宜超过2MB）,应分割成几个小文件分别发送【结尾、签名、日期】 每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的 朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工
8、作。1、签名信息不宜过多；2、不要只用一个签名档，对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来， 签名档应该进行简化；3、签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱 码。字号一般应选择比正文字体小一些；4、邮件的日期与时间要明确，最好明确到年月日时，以免双方认知不同产 生误会。【收件人、抄送人】收件人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应；抄送人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如 果CC的人有建议，当然可以回Email。请示性的邮件一般只有一个收件人，不相关的人一定不可随意抄送。收件人 （包括抄送人）若为一个以上，不论在邮件地址位置
9、，正文位置，还是附件内， 均需要排序。最讲礼仪的方式是按照职务高低排序，同样职位按姓氏字母顺序排， 不了解职位时可以按照字母顺序排，但重要邮件不建议这样做，尤其是重要客户。 有内外之别时，以客为先。抄送的作用：1、让自己和对方的领导知道你们在做什么；2、让与该项工作相关的人知道事情的进展，保持信息对称；3、当遇到困难的时候可以请求抄送领导的援助。【语言的选择和汉字编码】1、只在必要的时候才使用英文邮件； 如收件人中有老外建议用英文，因为中英文编码不同，中文有可能会变成乱码。2、尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件；3、对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英 文表达水平或收
10、件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的 解决；4、选择便于阅度的字号和字体中文老实点用宋体或新宋体，英文就用 Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情；也不要 过小，费神又伤眼睛。【邮件回复、转发等】1、及时回复Email及时回复邮件是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一 些紧急重要的邮件，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般 不要超过24小时。无法及时确切回复，应告
11、知原因并约定回复时间。记住：及 时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。如果你正在出差或休假，应该提前告知或设定自动回复功能，提示发件人， 以免影响工作。2、回复原则：有针对性、清楚、简洁、礼貌A、回复应让对方一次性理解，避免反复交流，浪费资源；B、回复不得少于10个字，显示出你的尊重；C、不要就同一问题多次回复讨论，回复超过3次应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断；D、邮件回复时尽可能保留原邮件主题；3、区分单独回复和回复全体A、只需要一个人知道的事，就回复给他一个人；B、你对发件人提出的要求作出结论响应应回复全体；C、你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单 独沟通，
12、不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论；D、好的事情可以抄送给他人，不好的事情尽量一对一处理；E、点击“回复全部”前，要三思而行！4、主动控制邮件的来往为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在 文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。5、保存好发E-MAIL的证据；6、转发邮件要突出信息；转发之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机 密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。如 果有需要 还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将RE 了几 十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。7、不要假公济私，撰写或传送与职场毫无关系的内容，因为在某些你不知情 的状况之下，邮件会被保存在企业的公用硬盘或备份档案中。
