第九讲 “西瓜”与“芝麻”“丢了西瓜拣回芝麻”是一句俗语从企业经营的角度去理解，它形容有些人做了那些 低回报的工作而放弃了高回报的工作为什么只拣“芝麻”不抱“西瓜”1. 人们热衷于拣“芝麻” 每一个人在人生的旅途中，总是会遇到一些“西瓜”，也会遇到很多的“芝麻”这时， 每个人的脑子里都会想着如何得到“西瓜”，但是很奇怪，在行动上人们往往是在捡“芝麻”为什么人们热衷于拣“芝麻”呢？因为拣“芝麻”很容易，每拣到一个“芝麻”就会有 一定的成就感，在短期内获得满足，很过瘾何况抱“西瓜”不如拣“芝麻”省力，不如拣 “芝麻”来得快所以人们虽然向往抱“西瓜”，但是“芝麻”的诱惑让他们控制不住2. “西瓜”与“芝麻”的区分睁 “芝麻”与“西瓜”不可兼得在相同的时间内，人只能做一件事情，就是说要拣“芝麻”还是要抱“西瓜”只能选择 一种，如果拣“芝麻”就不会再有时间抱“西瓜”，如果抱“西瓜”就不可能再有时间拣“芝 麻”拣“芝麻”与抱“西瓜”不可兼得因此，在单位的时间内，你必须做出是要拣“芝麻”还是要抱“西瓜”的选择睁 “西瓜”与“芝麻”的区分 当然在选择拣“芝麻”还是抱“西瓜”之前，首先要对“西瓜”和“芝麻”进行区分， 看哪些事情是“西瓜”，哪些事情是“芝麻”。
工作按照回报的高低可以分成两类，一类是低回报的工作，另一类是高回报的工作芝 麻”的回报力远远低于“西瓜”，所以，“芝麻”就是指那些低回报的工作西瓜”的回报 力远远大于“芝麻”，所以，“西瓜”就是指那些高回报的工作自检 5-1】怎样分辨您生活和工作中的“西瓜”和“芝麻”？见参考答案5-13. 效率和效益的分别效率和效益虽然只有一字之差，但是在内容上却有着很大的差别人们对于“西瓜”的 追求，实际上就是对于效益的追求案例】有一位经济学家做了一个实验他在银行兑换了100 张钱这100张钱里有99张是1元的，有1 张是100 元的他拿着这 100 张钱来到一个大商场前，先说明了这 100 张钱的情况，然后撒了出去人们都上 前哄抢，这时就会发现，大家几乎都朝那 1张100元钞票跑过去，去抢那张 100元的钞票因为大家都清楚就是把所有的1元钞票抢到手，也不如那1 张100元的多一张一张地拣小钞比抢那1 张 100 元大钞费力多了，更何况，根本就不可能把所有 1 元 1 张的钞票都抢到手案例分析：这是普通人对于效率和效益的理解很明显，一张一张地拣一元的钞票效率 很高，但是效益很低；去抢那张100 元的大钞，效率会不如拣一元的小钞，但是，能够拿到 就会产生很大的效益。
由此可见，追求效率是战术层面的问题，追求效益是战略层面的问题，后者才是大家追 求的真正目的追求效率是指把问题做对，追求效益是去做对的事情做对的事情，有一定 的效率，就会产生很大的回报；如果把事情做错了，效率即使很高，回报也会很低怎样获取“西瓜”1. 确定有效目标睁目标与计划的关系 工作不能没有目标的设定，设定了目标如果没有计划就会变成不切实际的空想计划的制定必须要考虑目标的期望值，必须要考虑资源的配置情况，把两者结合起来考 虑才能够制定出切实可行的计划目标和计划必须设定最后的期限，不能无限期地拖延睁 利用第二象限实现目标【案例】某企业确定了年利润100万元的目标以后，就朝着100 万元的目标猛冲，把其他问题都留在后面它 逢山开路，遇水架桥，兵来将挡，水来土掩一开始进展得挺快，到最后是强弩之末，由于其他因素的制 约，不仅没有盈利，反而亏损了实现目标合理的方法是在目标确定以后，对目标的实现要有一个规划然后对技术资源以及企业的资 金进行整合，这样才能使企业以持续的发展状态实现目标案例分析：这个企业的做法是时间管理的第三象限的做法，做了好多紧急但是不重要的 事情，所以出现了欲速不达的情况第二象限是那些重要但不紧急的事情，这一象限的投资效益最大，要实现确定的目标， 投资第二象限能够获得强劲的执行力。
2. 提高对目标的执行力为达到目标就要对其进行有效地执行，首先要保证充足的时间，然后需要做充分的准备 和详细的计划睁 按时执行完成每一项工作；睁会客必须在规定时间之内；睁会议前必须拟定会议提纲；睁准备完整资料提供给客户3. 工作确定的顺序 实现高效率需要合理地调整时间以及进行资源的分配确定工作顺序首先要确定应该做 什么事情，然后确定为什么去做，用什么标准来做下一步就是确定什么时间开始，都有什 么人参加，怎么样分配时间4. 培养良好的工作习惯良好的工作习惯对于高效率的工作来说是必不可少的工作环境中各种资源的合理配置 及有条理的习惯，能够使工作得心应手睁把所有的文件从桌子上清走；睁 把名片放在一个固定的地方；睁 把重要文件放在固定的地方；睁建立电脑及文件的归档系统；睁重新归类未审批处理的文件；睁 彻底整理办公桌及电脑文件5. 发展性和维持性工作维持性工作是做了以后，只不过是昨天工作的重复，没有任何的新意，不会因此而发财， 也不会因此而得到升迁，是平行移动的工作另外一类工作是发展性工作，就是在去做这件 事情的时候，有机会向高处移动，会获得更好的升迁，更好的回报案例】 有一位世界著名的青年科学家经历了一个很不平凡的历程。
她小学五年级的时候，遇上文化大革命， 被下放到农村去养猪在农村的时候，她始终没有放弃对学习的渴望，边放猪边自学国家恢复高考后， 凭借坚强的毅力只有五年级学历的她考上了大学四年以后，她以全班第一名的成绩毕业时隔不久，她有了一个到澳大利亚墨尔本大学学习的机会在澳大利亚的墨尔本大学，她为了挣够学 费及生活费用，一天打三份工白天中午去给人家做清洁工，下午给人家整理花园，晚上伺候一个大小便 失禁的老太太在墨尔本大学毕业后又读了博士现在是中国某大学的博士生导师，成了世界著名的青年 科学家案例分析：这位女士能够有这么大的成就，就是因为她能够在自己现有的工作中找到发 展性的亮点她在农村边放猪边自学，放猪是她的维持性工作，学习是她的发展性的亮点 当机会到来的时候，她发展性的亮点就变成了改变她的身份的魔棒自检 5-2】怎样对待您工作中的维持性和发展性工作？见参考答案5-26. 如何处理高回报活动高回报的活动本来就少，我们节约出来大量的时间，也不过是为了把高回报的事情做好， 因此，高回报的活动要认真对待睁以高回报为原则安排低回报项目 在高回报的项目短缺的情况下，可以花一些时间，争取把低回报项目的回报率发挥到最 大。
睁集中精力保持高回报的重点目标 目标也有主次大小之分应该集中精力确保大的目标、主要目标的实现睁放宽最后期限，使它被特殊化 高回报活动中的重要目标如果不能按期完成的话，可以适当延长期限，使它特殊化这 样就能够吸引足够的注意力去解决它睁目标分解，循序渐进，逐步达成 在大目标难以实现的情况下，可以把大目标进行分解，分成若干个小目标，然后逐个解 决睁 寻求帮助，团队合作，利益共享 “三人齐心，其力断金”，善于合作的人才能够做成大的事情睁用精力高峰时间解决高回报工作 每个人在一天里总会有精神最好的时候和精神最差的时候要用精力处于高峰的时间做 好高回报的工作睁自我激励，自我回报，自我激发 高回报的活动往往有一个较长的期待过程，要保持持续的良好的精神状态，需要自我激 励、自我回报、自我激发睁保持沟通，承担责任，全速前进保持与其他人员的沟通，互相激励，全速前进7. 如何处理低回报活动 低回报的活动，有些是没有必要做的活动，有些是不得不做的活动，有些是琐碎的活动 它们的回报率都很低，可以用不同的方式进行处理睁 忽略它们，释放你的时间 时间有限，注意力也有限，意义不大的事情完全可以“睁一只眼，闭一只眼”睁简化它们，将它们系统化 有些活动既复杂又回报率低，在必须去做的情况下，就去简化它。
如果这件事情很凌乱， 就想办法把它系统化简化了的和系统化了的事情就会比较容易处理睁降低标准，不必追求完美 有些回报率低的事情没有必要太认真，也没有必要把它做得很完美好钢不要用在刀背 上睁放弃它们，舍弃一些事情没有必要做的事情干脆不要去做，舍弃做回报率低的事情，才能有做那些回报率高的事 情的时间睁花钱请人，交给别人来做 古语云：君子性非异也，善假于物也聪明的人会把这些低回报的事情交给别人去做睁工作分类，在其他时间做琐碎无序的事情应该先分类，然后抽出一定的时间集中完成如何避免拣“芝麻”时间的有效管理可以避免拣“芝麻”的活动，时间有效管理的前提是有一个良好的时间 记录停止拣“芝麻”活动是破，时间记录是立，一破一立就能帮助人们确定高回报的工作 并把它做好1. 停止拣“芝麻”的活动 停止拣芝麻的活动需要做到： 睁 把相同的事情进行分类 把那些琐碎的事情进行分类，然后集中一定的时间处理这些鸡毛蒜皮的事情睁看清楚前进的方向 真正去做有效益的事情，停止拣芝麻的行为，就不能只低头拉车，不抬头看路也就是 不仅仅要有战术的应用，还要确定合适的战略计划2. 时间记录的工作 很多人都有这样的感觉，自己工作很努力，然而没有成就感。
自己的努力，没有得到应 有的回报这是因为不良的习惯偷走了你宝贵的时间，使你在有限的时间内不能做最有价值 的工作时间记录的方法能够帮助你发现所做过的事情的价值大小睁 持续时间记录，提供精确资料 做时间的记录必须详细，几点钟做的什么事情，都要一个不落地记录下来这项工作记 的是一件一件的事和做事的时间，不必要记录事件更为详细的内容记录的时间要有连续性，也就是一天接着一天记，不能记一天隔一天地做记录睁记录一周或30天内的活动内容作记录要有一定的时间段，或者一周或者 15天或者一个月，总之，要记录一个时间段 内的事件睁观察分析时间流程的内容 一段时间的记录做完以后，就要对单位时间内所做的事情进行观察分析看做的哪些事 情回报高，哪些事情回报低，是什么样的习惯造成的这样经过对时间记录的分析，就能发现那些低回报的工作以及不良的习惯就能有的放 矢地去改变它3. 怎样记录你的时间 这里建议大家做一个如下的表格，记录下来你一周之内，每一天、每一个时间段所做的 主要工作表5-1 时间记录表时间日期六七 八九十十 二 十三 二十四星期一星期二星期三星期四星期五记录完以后对这个表格进行分析，很容易就能发现一周之内哪些时间被有效利用了，哪 些时间被浪费了。
4.用时间记录跟踪 当你对一周的时间管理情况进行分析后，如果又提出了新的时间管理方案，仍然需要时 间的记录，因为：睁通过对时间的记录，你会变得更清楚 时间的记录会让你清楚地知道新的时间管理方案的执行情况，及时发现时间方案中存在 的问题睁 计划某个工作时，记录你的预算时间 在制定某个工作计划时，也要制定相应的时间计划，也就是制定相应的时间预算时间 的记录，可以与时间的预算作比较，从而有效控制计划的进度睁当工作完成后，检查你用的实际时间工作完成后，通过时间记录可以检查工作的实际时间，为制定下一个计划提供坚实有力 的材料资源时间的记录是一个很有意义的活动它有利于培养人的良好习惯，增强你的洞察力，帮 助你发现高回报的工作，并把做好总之，时间的记录能够帮助你获得长期的效益。