电子档案管理系统需求说明书电子档案管理系统需求分析说明书制作单位：规格标准的版本号：V1.0文档编号：目录第一章 引言 -4 -1.1 目的 -4 -1.2 背景 -4 -1.3 系统目标 -5 -第二章 业务概述 -6 -2.1 范围 -6 -2.2 总体业务用例 -7 -2.3 核心业务 -8 -2.4 数据操作 -10 -2.5 查询利用 -12 -2.6 增值服务 -13 -2.7 非功能性要求 -14 -2.7.1 档案的原始性和完整性保障 -14 -2.7.2 身份认证 -14 -2.7.3 防篡改 -15 -2.7.4 加密处理 -15 -2.7.5 传输的安全性 -15 -2.7.6 存储的安全性 -16 -第三章 系统概述 -16 -3.1 系统体系结构 -16 -3.2 系统运行流程 -19 -3.3 工作流 -20 -3.4 对外接口 - 21 -3.5 系统特点 -22 -第四章 功能性需求 -23 -4.1 功能描述 -23 -4.2 功能一览表 -23 -4.3 功能结构图 -26 -4.4 档案核心操作 -28 -4.4.1 建档管理 -28 -4.4.2 归档管理 -32 -4.4.3 档案变更 -35 -4.4.4 档案销毁 -39 -4.5 档案数据操作 -43 -4.5.1 档案数据存储 -43 -4.5.2 档案数据获取 -45 -4.5.3 档案数据展示 -46 -4.5.4 档案转储 -48 -4.6 业务管理 -49 -4.6.1 类别管理 -49 -4.6.2 关联配置 -58 -4.6.3 任务管理 -62 -4.7 查询统计 -68 -4.7.1 档案数据查询 -68 -4.7.2 档案数据统计 -71 -4.8 档案增彳1功能 -73 -4.8.1 档案借阅 -73 -4.8.2 档案归还 -79 -4.8.3 档案催还 -84 -4.8.4 档案预约 -86 -4.9 工作流管理 -91 -4.9.1 工作流创建配置 -91 -4.9.2 工作流发布 -92 -4.10 系统管理 -94 -4.10.1 组织机构管理 -94 -4.10.2 角色管理 -98 -4.10.3 用户管理 -103 -4.10.4 用户组管理 -108 -4.10.5 日志管理 -112 --# -第一章引言1.1 目的此需求规格说明书对《档案管理系统》软件做了全面细致的用 户需求分析，明确所要开发的软件应具有的功能、性能与界面，使系 统分析人员及软件开发人员能清楚地了解用户的需求， 并在此基础上 进一步提出概要设计说明书和完成后续设计与开发工作。
本说明书的预期读者为客户、业务或需求分析人员、测试人员、用户文档编写者、 项目管理人员1.2 背景在日常生活中，人们对档案的定义各式各样，目前公认的、比较 权威的自然是《中华人民共和国档案法》中对档案定义，表述如下 即是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、 经济、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值 的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录由定义可见，档案 由档案信息和记录档案信息的载体组成它包括四个方面的涵义，即: 档案是各种机关组织和个人在特定的社会活动中形成的； 档案是保存 备查的历史文件；档案的形式多种多样；档案是历史的原始记录，只 有满足上述四个条件的信息材料才能成为档案档案具有真实性、原 始性，具有其它任何材料不可替代的依据和凭证作用， 所以它有极强 的法律效益它能够提供历史资料，为组织、管理、决策、科研等工 作服务而档案管理则是每个政府、企事业单位必不可少的重要管理项目，例如，行政档案、会议文件、技术档案，客户档案等等，都是各 个管理者所重视的，各部门，各类别，多样的文件，都是作为重要的 历史与决策依据但由于文件多，产种类多，文件创建者多，创建时 间为不定期，对保护好一些重要的文件极为不便， 同时由于人员的流 动，对原有的文件的再现，显得力不从心，有时查找与重新整理文件 要浪费许多的人力，物力。
为了让企事业单位有效的掌握，有效的共 享文件资源，保护好文件，这就需要一套灵活、实用的档案管理系统 来辅助进行管理1.3 系统目标提高办公效率，共享数据，方便档案的管理和利用确保档案数据的长期性，以满足对档案查阅的要求保证档 案数据的真实、长期、数据安全为根本出发点技术上要保证系统的规范性、一致性、完整性、可扩展性和 可维护性电子档案生成的真实性、合法性，遵循国家的相关标准身份认证遵循国家的标准利用CA、电子印章等方式，算法符合国家的相关标准工作流的审批审批过程也要档案化，并不可更改第二章业务概述2.1 范围电子档案管理系统是一个采用档案电子化、影像数字化、办公无 纸化以及信息网络化等先进技术，实现包括档案文件、声音、影像、 文本在内的多媒体档案资源的存储和查询检索的计算机系统， 为档案资料管理、利用和保护提供了有效的技术保证， 可大大节约数据存储 空间，无限地延长档案材料保存时间，同时也为查阅、利用档案文献 带来了极大的便利该系统的档案管理符合政府、企事业单位的业务 流程，并遵循国家的法律、法规、标准以及相关规定，做到安全、有 效的档案管理，实现政府、企事业单位档案的“无纸化” 但“无纸 化”是一个循序渐进的过程，目前政府、企事业单位还需对纸质档案 进行管理，所以电子档案管理系统同时也兼容对纸质档案的管理。
2.2 总体业务用例档案核心业务业务人员增值用户提供原始档案资料字一 /\原始档案提供 者角色用例关系图通过对档案管理业务分析，角色大致分为以下几种:角色名称描述原始档案提供者档案采集用的原始档案资料业务人员业务的具体操作人员比如业务人员可以分 为采集整理人员、归档审批人员、销毁审批 人员等增值用户系统目前提供的增值服务有档案的借阅管 理档案的原始提供者提供原始档案资料给业务管理员， 业务管理员通过核心业务将这些资料信息化、 档案化，各类用户可以对档案进行查询利用操作，增值服务中目前只实现了借阅服务，增值用户（档案借阅用户）可以通过档案借阅服务对档案进行借阅2.3 核心业务档案的核心业务如下图所示:提供原始档案资料原始档案提供者/\业务人员业务流向归档业务流向档案销毁档案变更― 一一采集整理建档 业务流向档案核心业务核心用例图档案的核心功能是档案生成到消亡的过程,档案的原始资料信息由原始档案提供者提供，业务人员对其进行采集整理，整理后申请归 档，申请通过后才真正的生成一份档案 变更是指归档后的档案内容 有变动，经过审批档案才能进行变更操作， 变更流程操作一同记录到 档案信息中，并不可更改。
业务管理员可以对档案进行销毁，分两种 方式销毁，一种方式是直接销毁，没有备份；另一种方式是对销毁的 档案进行备份处理采集整理:档案数据来源于原始档案提供者，提供的原始档案可能是不同类 型的资料，比如纸质资料、电子资料、音频、视频等，对这些资 料都要能够进行采集，最终数字化、档案化原始资料电子档案化要符合国家相关标准、规定，比如图片的格 式有多种多样，我们提供一种或几种符合国家相关规定的图片格 式，对要采集的图片要符合此规定，做到归一化处理采集的方式提供多样化，比如扫描、照相、上传、网页抓拍等方 式原始资料信息采集完成以后要等待审批归档归档：对执行归档业务的人员或机构要有严格的权限限制归档审批的业务流程信息要作为电子档案的属性信息保存，并信 息不可更改性销毁：档案的保存时间要有一定的期限，所以需要设定其有效期，对于 超出有效期的档案可以进行销毁，用户也可以根据需要自行销毁 档案档案的销毁要有严格的安全保障电子档案管理系统需求说明书2.4 数据操作数据操作包括数据的存储、获取、展示、备份和转存储X数据备份查询利用数据转存储数据存储档案核心业务数据获取增值服务数据展.小数据操作用例图1 .数据备份。
在电子档案归档的同时还必须提供下载固化保存技术（备份），也就是可以手动的把归档档案固化在只读光盘上，当档 案库发现有被非法修改的档案文件时，光盘上所存储的档案文件 将作为原始数据恢复到档案库中去2 .数据的转存储有的政府或企事业单位的档案保持时间长、数据 量大等特点，还需要将档案按着一定的条件进行转存储，比如将 同一年内的档案转存储到其他地方3 .数据的存储和获取满足各种格式的存储、获取需求，比如对图片、PDF、WORD、音频、视频等格式存储、获取操作4 .对不同格式类型的数据我们提供展示功能，比如支持图片、 PDF、WORD、音频、视频等格式展示如何保证备份、转存储后档案数据原始性、完整性是电子档案管 理中一项重要的工作建立完备的移出档案原始性、完整性检验报告档案在移出 数据库前必须进行严格的原始性、完整性检验，并提供完备 的检验报告作为移出档案的一个组成部分进行备份建立接收档案原始性、完整性的验证技术当需要恢复备份 或查询利用转存储的档案时，首先将备份的数据或转存储的 数据转入档案交接库，根据检验报告对所接收档案的每一份 文件，包括条目、正文、周期表及各版草稿的原始性、完整 性进行严格的验证，只有验证合格的数据才能进入接收档案 处理库进行查询利用。
备份、转存储档案数据原始 性、完整性验证备份、转存储 数据档案交接库条目数据修改，创建接收档案验证文件数据验证流程图2.5 查询利用很多用例都需要用到档案的查询利用增值服务档案核心业务（ 4A增值用户业务人员普通查询原始档案提供 者查询利用用例图政府、企事业单位的档案电子化，不仅仅节约了大量纸质档案的存储空间，同时也方便档案使用者的查询、利用等工作档案使用者通过不同的查询条件（比如档案类型、所属部门等）快速查询出所需要的档案信息，节省了档案使用者大量的查询时间具有全文检索功能，快速查询出所需档案同时为了保护档案信息的安全，对档案使用者进行权限控制，只有具备权限的档案使用者才能查询、利用2.6 增值服务增值服务中目前只实现了档案的借阅，如下图所示:借阅用户借阅申请借阅审批档案预约增值服务用例图借阅管理是对电子档案的借阅管理电子档案管理系统的利用最 终要实现政府、企事业单位的档案“无纸化”管理，但“无纸化” 是一个循序渐进的过程，目前一段时期内纸质档案仍然是必不可 少的档案资料，但为了满足政府、企事业单位档案管理数字化需 求，电子档案借阅管理还需兼容对纸质档案的借阅管理电子档案的借阅管理要提供多种借阅方式，比如网上借阅浏 览，脱机下载借阅浏览等，为了保证借阅的电子档案的安全，要 求对借阅的电子档案具有不可更改性、不可复制性、密钥浏览处 理、定期销毁和借阅数量控制等要求，电子档案的借阅要符合国家的相关规定。
对纸质档案的借阅管理主要是对纸质档案的一个监控，比如存放 地点、借阅期限等对纸质档案的借阅流程信息要进行详细记录， 这些信息要和借阅的档案绑定，并不。