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1、公文基础知识 一、公文处理办法概述 公文的定义是什么? 国家行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文处理的定义是什么? 公文处理指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理的原则是什么?各级行政机关的公文处理，必须坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全。机关内部哪个部门负责管理公文处理? 各级行政机关的办公厅(室)或秘书科是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作，应当配置专职人员负责公文处理工作。负责公文处理的文秘人员应当具备什么素质?
2、负责公文处理的文秘人员应当具有较高的政治和业务素质，忠于职守，廉洁奉公，工作积极，作风严谨，遵守纪律，严守机密，具备公文处理的专业知识。公文处理中应如何保守秘密? 各级行政机关在公文处理工作中，必须严格执行中华人民共和国保守国家秘密法和其它有关保密的规定。二、公文种类 行政机关的公文有哪些种类? 行政机关的公文主要有13种，它们是：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。“通知”文种适用的范围是什么? 通知是应用最广的一种公文，主要适用于以下范围：一是批转下级机关的公文；二是转发上级机关和不相隶属机关的公文；三是传达要求下级机关办理和需要有关单位周
3、知或执行的事项；四是人事任免。“通报”文种适用的范围是什么? 通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要指示精神或者情况。、“报告”文种适用的范围是什么? 报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问“请示”文种适用的范围是什么? 请示适用于向上级机关请求指示，批准的事项。“批复”文种适用的范围是什么? 批复适用于答复下级机关的请示事项。“意见”文种适用的范围是什么? 意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。“函”文种适用的范围是什么? 函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。“会议纪要”文种适用的范围是什么? 会议纪要适用于记载、传达会议情况和决定
4、事项。三、行文关系和行文规则 如何确定行文关系? 各级各类行政机关应根据各自的隶属关系和职权范围确定行文关系，除重大紧急情况外，一般不得越级请示和报告。政府部门行文有些什么规则? 政府部门行文有以下5条规则：一是政府各部门依据部门职权范围可以相互行文；二是政府各部门可以向下一级政府相应的主管部门行文；三是属于上级政府主管部门职权范围内的具体问题，应直接报送上级主管部门处理；四是部门内设机构除办公厅(室)外，不得对外正式行文；五是政府各部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下级政府正式行文。涉及两个以上部门行文时应注意什么? 两个以上部门行文要注意充分协商，尽量取得一致
5、意见。取得一致意见后，可由一个部门行文，也可以联合行文，不得交叉重复行文。未经协商一致，不得各自向下行文，如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。政府与部门向下级行文应如何协调一致? 政府与部门向下级行文要注意协调一致：一是属于部门职权范围内的事务一般由部门自行行文或联合行文，联合行文应当明确主办部门；二是须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，但文中应当注明经政府同意；三是属于部门职权范围的事，但为了增加公文的权威性，可请政府转发。重要下行文是否应当抄送上级机关? 政府及其部门向下级机关或本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。请示性公文应注意哪些问题? 给上级机关的请示性公文应
6、注意四个问题：一是请示应当一文一事；二是一般只写一个主送机关；三是需要同时送其它机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关；四是不得将请示夹带在报告里，因请示必须批复，而报告则不必批复。下级机关是否可以直接向上级机关的负责人报送公文? 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送请示、意见和报告。有双重领导关系的上下级之间应如何行文? 受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责办理、答复；上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送另一上级机关。行政机关与党委机关在行文关系上应注意什么? 各级行政机关的公文，不得向党委机关作指示、
7、交任务，如内容涉及党的工作，应与同级党委联合行文。四、发文办理的程序和要求 发文办理包括哪些程序? 发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。草拟公文应遵循六条基本原则 一是符合国家的法律、法规及其它有关规定，如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明；二是情况确实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短；三是公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权与主送机关的行文关系确定；四是拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度；五是人名、地名、引文准确；六是应当使用国家法定计量单位
8、。公文中使用引文应注意什么事项? 引用公文应当先引标题，后引发文字号；引用外文应当注明中文含义。公文中应如何使用简称?应使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。公文中应如何使用数字? 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语，具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其它均应使用阿拉伯数字。公文的结构层次序数应如何标注? 按照国家行政机关公文处理办法规定，公文结构分为4个层次，具体标注法是：第一层为“一、”，第二层为“(二)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”草拟公文涉及其他部门的
9、事项应如何协商? 草拟公文时，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。发文审核的重点是什么? 公文送负责人签发前，应由机关的办公厅(室)或秘书科进行审核。审核的重点：一是是否确需行文；二是行文方式是否妥当；三是是否符合行文规则和拟制公文的要求；四是格式是否符合规定。公文的签发有什么规定? 以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由
10、主要负责人授权的其他负责人签发。公文印制前复核的重点是什么? 公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，复核的重点：一是审批、签发手续是否完备；二是附件材料是否齐全；三是公文格式、文种使用、文字表述是否统一、规范。五、收文办理的程序和要求 收文办理包括哪些程序? 收文办理指收到公文后的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。收文后需要审核吗? 收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点：一是是否应由本机关办理；二是是否符合行文规则；三是内容是否符合国家法律、法规及其它有关规定；四是涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；五是文种使用、公文格式是否
11、规范。审核后应如何提拟办意见? 对符合国家行政机关公文处理办法要求的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。对不符合要求的公文，经办公厅(室)或秘书科负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。承办公文在时限上有什么要求? 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，一般公文要求一个月内必须答复，若不答复，则视为同意，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应及时退回文秘部门并说明理由。审批公文应注意什么事项? 审批公文时，对有具体
12、请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。公文催办有什么要求? 送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。六、公文归档工作 公文办理完毕后应当怎么处理? 公文办理完毕后，应当根据中华人民共和国档案法以及其它有关规定，及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。公文归档的基本要求是什么? 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷)，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。联合办理的公文应如何
13、归档? 联合办理的公文，原件由主办机关整理(立卷)、归档，其他机关保存复制件或其它形式的公文副本。归档公文是否永远保存在本单位? 归档公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。归档公文有什么书写要求? 拟制、修改和签批公文应按档案管理的要求，使用钢笔、毛笔或专用签字笔书写。公文用纸和字迹材料必须符合存档要求。不得用不符合存档要求的纸、笔草拟、修改和审签公文，也不得在文稿装订线左侧书写、签批意见或修改公文。七、公文管理的基本要求 公文应如何做到统一管理? 文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。公文翻印有些什么规定和要求
14、? 上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下级机关经负责人或者办公厅(室)、秘书科负责人批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。机关公文是否可以随意公开发布? 机关公文不能随意公开发布。公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。使用公文复印件应注意什么? 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。公文被撤销与公文被废止在效力上有什么区别? 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。没有保存价值的公文应如何处理? 经过鉴别，不具备归档和存查价值的公文，经过办公厅
15、(室)、秘书科负责人批准，可以销毁。销毁秘密公文有什么规定? 销毁秘密公文应当到指定场所，由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。机关合并时公文应如何处理? 机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时公文应如何处理? 机关撤销时，需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时所保存公文应如何处理? 工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。个人不得擅自销毁公文。八、公文格式 公文标准格式的定义是什么? 本标准采用下列定义：字，表示标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。行，表示标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7倍的距离为一基准行；公文标题以2号字高度加2号字高度7倍的距离为一基准行；怎样标识发文机关? 发文机关的标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。例如：“省地区行政公署文件”、“族自治州人民政府文件”、“省厅文件”等。有一些特定的公文在
