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1、浅议当前高校档案信息化建设的作用 存在的问题及建议 浅议当前高校档案信息化建设的作用 存在的问题及建议 21世纪是信息化的世纪，档案是一种重要的信息载体，以档案信息化为手段，是加强当前高校档案管理的必然开展趋势。“现代信息技术的引入，可实现档案全方位、多层次、多功能的现代化管理【1】。很显然，档案工作信息化建设是顺应潮流，适应时代开展的新举措、新要求，档案作为一种原生的信息资源，其重要性正日益凸显出来。因此，加强档案信息化建设和管理，既是高校落实科学开展观的具体表达，亦是提高高校工作效率和提升档案信息资源开发利用的前提条件。 一、高校实现档案信息化建设的重要意义和作用 在当今信息时代的形势开展
2、需求下，高校档案信息化建设摆在了十分突出的位置，只有实现档案信息化建设和科学管理，建立多功能管理的信息化档案体系，才能为本单位和社会各界、广阔公众提供准确、有效、全面、权威的档案信息，实现档案信息资源的开发和利用价值。 一实施档案信息化建设，有利于提高档案信息收集的完整性和时效性 建设一个科学和完善的档案信息化体系，原始信息资料的采集是关键，随着现代互联网以及高校内部局域网络建设的日趋完善，各部门和院系之间相互联通，信息资源的收集由点及面，不断增大信息资源数据容量，确保信息收集的完整性，电子文件的收集直接通过邮件或本单位局域网等网络手段传输聚集，是一种相当普及与便捷的方法。 二强化档案信息化管
3、理，有助于提升档案管理工作的标准化、标准化水平。 实现档案信息化，主要目的是通过现代高科技的网络手段为信息利用者提供快速、准确和全面的信息，提高档案的利用率和利用价值，促使档案工作的管理方法、工作方式、信息处理等环节不断改良，从而推动档案管理工作流程更加科学化、标准化和制度化。 三完善档案信息化体系，有利于实现高效快捷的信息检索 随着社会经济的不断开展和时间的推移，高校的档案数量与日俱增，如果仅仅依靠传统的查找方法和落后的检索工具，难于适应当今社会的开展需要，阻碍了档案管理工作的现代化进程，只有不断完善档案信息化体系，找出适用于本单位局域网信息组织与管理的方法，及时解决好各方面技术的衔接问题，
4、不断优化计算机应用技术，实现网络档案信息检索系统，将促进档案的效劳质量大大提高。 四加强档案信息化建设，有利于更好地开发和利用档案信息资源 如果说信息采集是根底，管理是过程，开发利用并提供效劳那么是档案管理工作的最终目标，“档案工作的目的之一是开发利用，利用工作开展得好坏是检验档案工作的最正确尺度【2】。档案信息化建设管理目标是实现信息的开发与利用，档案信息资源共享成为信息社会中档案利用工作的新要求。档案信息资源的开发利用是档案工作矛盾运动的必然结果，是满足档案信息利用社会化的实际需要，是时代开展的客观要求，为此，加强档案信息化建设是为社会提供强有力的信息保障。 二、当前档案信息化建设进程中存
5、在的问题 近年来，高校在实现档案信息化建设过程中取得了很大的进步，特别是电子档案的出现给传统的档案管理工作带来了一场革命，档案信息化的管理优势亦为人们所认识，但在日常的档案管理工作中还存在一些问题亟待进一步解决。 一档案信息化建设意识淡薄 长期以来，传统的档案管理观念在一些人的意识之中根深蒂固，档案材料的书写和形成中就存在不标准、不统一问题，特别是原始资料交接不及时，往往造成大量的信息资源被丧失。同时，由于档案信息化管理意识淡薄，某些部门、院系还自行保管纸质档案资料，造成档案信息收集不齐全与滞后问题，严重地影响了档案信息数据库的建设，阻碍档案管理信息化的开展进程。 二档案平安意识薄弱 高校实现
6、档案信息化管理，大大地突破了档案利用的时空限制，使档案信息资源利用变得更加方便和快捷，但由于某些档案工作人员的档案保密意识和档案平安意识严重滞后，使用未经杀毒的外来移动磁盘、链接互联网等等，极容易造成档案信息系统数据错乱、丧失、病毒入侵、重要文件资料在网络上流传等等的问题。 三档案管理人员业务能力薄弱 档案信息的管理和利用很大程度上受到档案工作人员业务水平的制约，不少部门、院系的档案管理人员由办公室管理员兼任，未经过专业的业务培训，人员岗位流动性频繁，局部管理人员在工作中只能是“摸着石头过河。由于档案管理人员不熟悉信息技术，有的档案管理人员还只满足于使用计算机管理档案目录，未能掌握相关的计算机
7、应用根底知识、数字化技术知识、网络技术知识，未能使档案信息多元化、拓展档案应用领域。近年来，随着档案载体向着档案数字化的方向开展，高校普遍对纸质档案进行了电子化处理，并在此根底上建立了电子阅览室，随着档案软硬件设备的更新换代极大地改变了传统的档案管理工作的方式方法，但从目前情况看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更是缺之又缺，档案队伍不稳，人才流失严重的境况。 三、推进高校档案信息化建设的几点建议 目前，高校的档案管理工作已逐渐向制度化、标准化、标准化、信息化方向开展，但在开展的进程中仍要不断改良档案管理工作模式，稳步、扎实地推进档案信息化的建设。 一建立一支人员
8、稳定、业务综合素质高的档案队伍 推进档案信息自动化的关键是人才，随着计算机和信息网络技术在档案管理工作中的应用和开展，对档案管理人员的业务知识、管理能力、操作能力等方面提出了新的、更高的要求。任何先进的设备和技术应用都离不开人去掌握运用，因此，高校档案信息化建设程度的上下很大程度上取决于人的素质，没有一支知识结构合理、人员稳定的档案队伍，难于适应现代档案管理工作的开展需要。要不断通过各种渠道、多种形式加强档案管理人员再教育，促使档案管理人员不断更新业务知识，特别是计算机应用根底知识、数字化技术知识、网络化技术知识、现代管理技术知识的培训。只有努力培养和打造一支具备现代档案管理知识的高素质档案队
9、伍，才能切实担当起实现档案管理现代化的重任。由于电子档案信息内容的数字化，文档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就要求档案管理队伍要相对稳定，要具有熟悉的电子计算机操作的信息技术专业人才，使之能适应当前高校档案工作现代化管理之需要。 二加大宣传力度，增强队伍的档案信息化建设意识，加强档案人员的事业心和责任感 长期以来，由于人们特别是某些领导同志对档案管理工作重要性认识缺乏，使得档案工作经常处在可有可无的辅助性质的为难境地，严重阻碍了档案工作的健康开展。因此，搞好档案管理工作关键在领导，领导思想通了、认识深刻了，做好
10、档案工作就能起到事半功倍的效果；其次要逐步提高档案工作人员对档案实现信息化管理重要性的认识，这就要求档案工作人员在收集档案资料时，做到口勤、手勤、脚勤，收集齐全完整、内容真实可靠的档案材料，及时追补和不断补充新的资料，将收集的纸质资料迅速进行电子化处理，提高档案工作的效率和水平。 三建立和完善档案信息化管理的规章制度 档案信息化的建设离不开一套严谨的规章制度，没有一套行之有效的规章制度，难以保证档案管理工作的顺利开展。因此，要根据工作的实际需要，制定和完善档案管理规章制度，例如制订一套如?档案归档制度?、?档案保密制度?、?数字档案备份制度?、?网络平安管理制度?、?档案人员岗位责任制?等等，
11、通过规章制度管人，使档案管理工作做到有章可循。同时要标准操作标准和流程，如归档电子文件档案存储要按照?电子文件归档与管理标准?操作，存储归档电子文件信息数据的计算机设备一定要平安可靠，并且要不断更新备份设备，严防电子档案被清洗、丧失，确保信息化档案信息平安及资源的有效利用，通过一系列的规章制度和标准化管理，使档案信息化管理工作逐步走上良性的循环轨道。 四建立档案信息平安保障体系，逐步完善档案信息平安管理体制 要充分为信息利用人提供准确、完整、有效的信息资源，必须加强对计算机档案管理系统的管理和维护，确保档案数据库的平安。一是档案部门的内部局域网必须切实与公共网络实行物理隔离，确保档案信息网络传
12、输的平安；二是要加强档案数据库的管理，应对数据进行异地脱机备份；三是为信息利用人提供优质效劳的同时，要认真采用身份认证、密钥管理、防火墙等平安防护措施，确保档案信息在网络传输和利用过程中的系统平安。 五加大专项资金的投入，不断更新软硬件设备 俗语说：“巧妇难为无米之炊，档案信息化建设离不开软硬件的更新换代，档案管理专用软件、电子计算机、效劳器、高速扫描仪、缩微机、刻录机、开通内部局域网、配套信息平安防护措施等等，都需要投入大笔的资金，如果没有一定的设备投入，档案信息化建设只能是纸上谈兵。 总之，档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化建设的实现不是档案部门的单一工作，也不能仅仅单凭几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与和配合，因此，信息化建设人才需要深厚的档案学根底理论，熟悉档案工作的规律，从而创新更科学、更先进的管理方法，使档案信息化建设工作到达质的飞跃。 参考文献： 【1】丁华东.信息资源管理：当代档案管理之主流范式.档案学通讯，20064. 【2】杨友秀.档案工作根本理论与方法.档案出版社出版.
