文件控制程序

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1、 宁波湖编物业管理有限公司 章节号4.1 文件控制程序 版 本1/0 页 次 1/51 目的对与公司质量体系有关的文件，包括适当范围的外来文件，以及国家、省、市、行业的法律、法规、标准等进行控制，确保各相关场所的使用文件为有效版本。2 适用范围适用于与质量体系有关的文件控制。3职责3.1 总经理负责批准发布质量手册，程序文件；3.2 管理者代表负责审核质量手册，程序文件；批准各部门工作手册；3.3 各部门负责各自业务范围内工作手册的编制、使用和保管；3.4办公室负责质量手册，程序文件及其他相关文件的编制，负责所有质量体系文件（包括外来的文件）的总体控制，包括分类、编号、更改、整理、发放和存档等

2、工作。3.5各部门文件管理人员负责本部门与质量体系有关的文件的发放、收集、更改、整理和归档。4程序4.1质量体系文件的制定、审核、批准4.1.1 文件发布前应得到批准，以确保文件是充分与适宜的。文件的制定、审核、批准按下表规定执行：序号 文件类别 编制 审 核 批 准01质量方针、质量目标总经理总经理总经理02质量手册办公室管理者代表总经理03程序文件办公室管理者代表总经理04作业指导书（工作手册）各部门部门负责人管理者代表05质量记录表格各部门部门负责人部门负责人06外来文件管理者代表管理者代表4.1.2文件经审核批准后，列入受控文件清单中，存入软盘的文件也由文件管理员进行归档登记。 宁波湖

3、编物业管理有限公司 章节号4.1 文件控制程序 版 本1/0 页 次 2/54.1.3 质量体系文件编号办公室负责将文件按如下方式分类编号：A 质量手册(包括程序文件)： HW-ZS-1-2002 注：HW为“东海物业”的拼音缩写、“ZS”为质量手册的拼音缩写、“1” 为质量手册的版本号、“2002”为年代号。B 工作手册（或作业指导书、管理制度等）： HW/管理处代号-工作手册类别-文件顺序号-年代号 HW/JTBA 012002表示：湖编物业公司笑哈哈管理处，保安工作手册第一个文件，2002年发布实施。 注： 工作手册类别按下列规定：BA保安 CG车辆管理 BJ保洁 LH绿化XF消防 ZG

4、综合管理 BG办公室 GL管理处WX维修C 外来文件不单独编号，以原文件编号为标识。D 质量记录表格a. 程序文件中质量记录编号QR-标准条款代号-顺序号QR-7.3-01表示设计和开发控制的第一个质量记录b. 工作手册中质量记录编号QR-类别代号-顺序号QR-XF-01表示消防管理的第一个质量记录4.2 文件的评审与更新必要时，办公室组织人员对文件进行评审，各部门结合平时使用情 宁波湖编物业管理有限公司章节号4.1 文件控制程序版 本1/0 页 次 3/5况，必要时予以更新与评审，经再次批准后发布实施。 4.3 质量体系文件的发放 4.3.1 质量手册分受控和非受控两种版本。非受控质量手册可

5、提供给客户，其余的质量体系文件均为受控，发放至公司内各相关部门及认证机构。 4.3.2 公司办公室按照经管理者代表审批的文件发放、回收记录，将文件和文件发放、回收记录发放给各部门文件管理员，由各部门文件管理员发放到使用人员，登记发放编号，做好发放签名工作，并将文件发放、回收记录交回公司办公室，应确保在使用处可得到适用文件的有效版本。4.3.3 当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，应到公司办公室办理更换手续，填写受控文件补领、复印申请单，交回破损文件，补发新文件。新文件的分发号仍沿用原文件分发号，文件管理员将破损文件销毁。4.3.4 当文件使用人将文件丢失后，应按规定办理申请补发手续，但必须

6、在补发申请中作出说明。文件管理员在补发文件时应给予新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废，必要时将作废文件的分发号通知各部门，防止误用。 4.4 文件更改和修订状态4.4.1 质量体系运行过程中导致质量体系文件的更改，由各相关部门提出更改及原因，并填写文件更改申请单，按4.1条款审批后交办公室文件管理人员。4.4.2 文件的更改一般由原审批部门、人员审批，如因特殊原因改为其他部门、人员审批时，该部门、人员需获得所需依据的背景资料，以保证更改的适宜性。4.4.3 办公室文件管理人员接到经更改的文件后，在受控文件清单及文件的“版本”栏目中按4.4.5条规定做好修订状态标识，按文件发放清单一一进行更

7、改。 4.4.4 质量体系文件的非受控版本，不受更改的控制。 4.4.5 文件更改后的修订状态，采用版本/修改状态号（1/0、1、2）来识别，（1/）表示第1版，阿拉伯数字0、1、2表示未经修改、第1次修改、第2次修改。版本与修改状态之间的关系：每一版可允许修改10 次，当超过10宁波湖编物业管理有限公司章节号4.1 文件控制程序版 本1/0页 次 4/5次时，全部文件由第1版换成第2版。 4.5 文件应保持清晰，易于识别 4.5.1 公司员工应保持文件清晰、完好，不得在文件上随意乱涂画改，不准私自外借。4.5.2 质量体系文件以文件编号、版本/修订状态、红色“受控”印章为标识，公司内使用的质

8、量体系文件均加盖红色“受控”印章，各部门未经批准不得使用私自复印的文件。4.6 外来文件的控制 i 收到外来文件的部门，需将文件交公司办公室，由公司办公室统一识别其适用性、控制其分发以确保其有效。 ii 公司办公室负责收集并每半年跟踪一次相关国家、省、市、行业的法律法规、标准、规章的最新版本，统一登记在外来文件清单中，加盖“受控”印章，按4.3.2条规定分发到相关部门使用，并把失效版本文件收回，按4.8条规定执行。 4.7 文件的保存、借阅、复制 4.7.1 受控文件由各部门文件管理员保管，部门文件管理员应将本部门的质量管理体系文件逐一登记在部门受控文件清单中，必要时与公司办公室的发放记录进行

9、核对，以确保其有效。 4.7.2 借阅质量管理体系文件，应填写文件借阅记录，经公司办公室主任审批后，由公司文件管理员实施。 4.8 文件的作废、销毁 4.8.1 所有失效或作废的文件由各部门文件管理员及时从使用场所撤出，加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用。 4.8.2 为某种原因需保留的任何作废文件，都应加盖“保留” 印章。 4.8.3 对需要销毁的作废文件，由各部门文件管理员填写文件销毁申请单，交公司办公室，经公司办公室主任审批后，由各部门文件管理员销毁。 宁波湖编物业管理有限公司 章节号4.1 文件控制程序 版 本1/0 页 次 5/54.9 对载体不是纸张的文件，也应按上述规定控制。4.10 作为质量记录的文件按记录控制程序执行。4.11 质量体系文件和资料的归档管理，具体按办公室工作手册执行。 5 支持文件记录控制程序 6 相关记录受控文件清单 QR42301 文件发放、回收记录 QR42302文件更改申请单 QR42303外来文件清单 QR42304部门受控文件清单 QR42305 文件补领、复制记录 QR42306文件借阅记录 QR42307文件销毁申请单 QR42308 文件分发号登记表 QR42309保留文件清单 QR42310