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1、文书是人们在日常生活、机关公务活动中广泛使用的书面材料，它具有一定的规则、体式。从使用范围来看，文书可划分为私人文书和公务文书两大类。私人文书是指个人、家庭为自身的需要而形成使用的文书，包括家谱、房契、手稿、遗嘱和书信等；公务文书即公文，是指政府机关、社会团体、企事业单位从事公务交往活动的文书。公文是公务文书的总称。文件则有两种含义：一是指政府机关、社会团体和企事业单位的正式发文；另一是指反映职能、政策、技术、活动等具有保存、查考价值的文字或声像材料，如工作总结、会议记录、重要活动的录音、录像、照片等。档案是指使用过的、已经办理完毕、具有保存价值的文书，把它们挑选出来按照一定的规则重新整理、立
2、卷、编排之后，便称之为档案。文书与档案实务是文员和秘书重要的、基本的工作任务。每一个文员必须能够掌握并熟练操作。1公务文书的特点和作用公务文书的作者是党政机关、社会团体和企事业单位及其负责人。公务文书的这些特定的作者必须依据党和国家的方针、政策、法令，在法定的职责范围内制作文书，不能越权越轨发布公文。公务文书体现的是领导机关和职能部门的工作意图和规定要求，反映各项工作的进程和效果，其内容具有有效性，其中部分还具有权威性。公务文书在制作上应该按常规的格式和各种类的结构写作，在处理上有一定的程序和制度。包括拟稿、审核、签发、缮印、收发、登记、批办、立卷、归档等环节。撰制和处理公务文书的全过程，就是
3、文书工作。2公务文书的种类与格式21 公文性文书的种类按照2000年国务院行政机关公文处理办法的规定，国务院所规定的行政公文共有13类14种：命令（令）；决定；公告；通告；通知；通报；议案；报告；请示；批复；意见；函；会议纪要。22 公文的格式（有文件样式）公文的完全格式包括18项，但多数公文不完全使用格式，如无密级、附件、注释等。（1）版头。将发文机关的全称或规范化简称加上“文件”（也可省去）二字，用红色大字居中套印在公文首页上端。（2）发文字号。由机关代字、发文年度、发文顺序号组成，发文年度加括号。下方用红线与标题隔开。（3）印刷顺序号。即公文份数的顺序号，标注在公文首页左上角。（4）密级
4、。分绝密、机密、秘密三级，标注在公文首页左上角、印刷顺序号下方。（5）紧急程度。“急”或“特急”，标注在公文左上角，密级下方。（6）签发人姓名。标注在发文字号右侧。此项只在报告和请示中出现。（7）公文标题。一般由发文机关、事由和公文种类组成。（8）主送机关。指收受、办理公文的单位，写在正文之前，标题之下，顶格。（9）正文。公文的主体部分，写文章的具体内容。（10）附件。正文内容的辅助部分。其标题置于正文之后、发文机关名称之前。（11）发文机关。指制作公文的单位，使用机关的全称或规范性简称。（12）成文日期。成文日期以公文签发或会议通过日期为准，写于公文末尾，发文机关右下方。（13）机关印章。用
5、印位置在发文日期上面，上不压正文，下要骑年盖月。除有特定版头的普发性文件外，正式行文都应加盖机关印章。（14）注释。校注于成文日期之下，主题词之上的偏左位置。它是对正文中有关名词术语的注解，用以说明正文中不便于说明的事项。（15）阅读（发送）范围。加括号标注在成文日期的左下方。（16）主题词。概括地表述公文内容和归档的规范词，标引在公文最后一页的下端，抄报、抄送单位上端。（17）抄送单位。包含抄报、抄送、抄发单位。（18）印发说明。内容包括公文制发部门、印发日期、印发份数。3. 文书处理的内容和方法文书处理的内容和基本任务包括：（1）发文：从文书起草、修改、审核、签发到印制、发出的一系列处理环
6、节。（2）收文：从来文的签收、登记、分办、传阅、拟办、批办到承办、催办以及答复的一系列处理环节。（3）管理：平时管理、发挥公文的效用，公文保密的一系列管理环节。（4）立卷归档：整理立卷、归档保存的处理环节。31 收文处理文秘人员收到文书以后，必须按照一定的程序对所收文书进行处理，这些程序包括：（1）签收和拆封。文秘人员在送来的文书投递单或送文登记簿上签字，需要认真核对和清点，做到四个“查清”： 查清信封或封筒上的收文机关名称，是否确属本机关的收文，以防错投、错收； 查清信封号码与递送人在签收登记簿上所登的号码是否一致； 查清文件封口是否破损，包装是否牢固； 查清文件的登记件数与实有件数是否相符
7、。 文书人员只是对写明由本机关或本部门收启的封件进行拆封；写明某某领导人“亲收”、“亲启”的封件，则应由领导人本人拆封或由其委托的人代拆。拆封文件要细心，不要撕毁封内文件，要将封内的文件取干净，然后检查文件是否齐全。对于重要作者的亲笔信封，应予以保存。对封内文件的发文机关、发文日期不详的，应根据封皮上的发文机关和邮戳日期予以注明。（2）登记。对文书进行登记，便于进行收文数量统计及以后的查考利用。收文登记的形式分为簿册式、联单式和卡片式三种。登记项目主要有：顺序号、收到日期时间、来文单位、来文字号、标题、密级、份数、承办单位、签收、复文号、归入卷号、备注等。（3）分送。分送的原则是： 属于方针政
8、策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告之类的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理； 属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办； 分送给机关领导阅批的文件，要先填好“公文处理单”，连同文件一并送批； 便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理； 在文件份数少，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别审阅处理。在进行文件传阅时，应以文秘人员为轴心，进行轮辐式传阅，即一位领导阅后直接退回给文秘人员，注销后再由文
9、秘人员送给另一位领导阅读，而不是让领导与领导之间直接传阅。 （4）拟办。文件的拟办是指文秘人员对来文的处理提出初步意见或建议，供领导人批办时参考。为方便领导人查阅有关政策性文件，文秘人员可将有关文件（预先标出需要参阅的内容）或文件的摘要卡片连同公文一并送上。（6）批办。是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。签署在公文处理单的“领导批示”一栏中。批明传达的范围、方法和时间；或批明承办部门、人员和期限、要求；或提出具体措施和步骤。批办应写明姓名和日期。文秘人员根据批示内容，拟定办文程序。（6）承办。指机关有关部门或人员按照来文的要求，或领导批办意见进行具体工作或办理复文。对公文的办理，可以
10、由受文单位或个人承担，也可以由其他单位或个人承担。方式有：传达承办、专案专办、答复承办等，承办应该注重时效，分清主办与协办，分清复文与不复文。（7）催办。指文秘人员对必须办理答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查。要明确责任，谁负责谁催办，可采用递交催办单、电话催办或派人催办的办法，并作好催办记录。（8）注办。文秘人员在文件处理单上或文尾的下角注明公文办理的结果，内容有承办单位、时间、结果、承办人、回复的方法、日期等项。32 发文处理文秘人员人员根据单位需要向外或向内发文，包括两种情况：向外单位或者本单位的各部门发出文件，称为制发；将收到的文件转送至有关部门，称为
11、转发。其一系列程序即为发文处理过程。（1）拟稿。是文件承办人根据领导的交拟或批办意见草拟文稿的过程。（2）核稿。是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实。要做到“六查”： 查是否需要行文，以什么名义行文。 查文稿内容与法律、法规和政策以及上级政府的有关规定是否一致，与平行机关和本部门已有的规定是否矛盾。 查要求和措施是否明确具体，切实可行。 查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签。 查文字表达是否准确、简练、条理清楚，标点使用是否正确，文字书写是否规范。 查公文格式是否符合规定。 核稿一般先对文稿进行通读，看出其主要意图和存在问题，然后对文稿逐字逐句细审。如果发现问题，则可
12、退回，或协商，或修改。（3）签发。指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。一般由主要领导人或具体分管的副职领导人签发，也可由文秘人员长、办公厅（室）或部门负责人签发。联合发文或内容涉及到其他部门的公文，要实行会签。签发时应在发文稿纸的签发一栏写明意见，亲署姓名、日期。（4）编号。已经签发的文件，由文秘人员统一编排发文字号。发文字号的机关代字是统一编制，且长期稳定。由领导人签署的公布性公文可按领导人的任职期限连续编号，其他公文一般按年度编排序号。（5）缮印，指对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印制。急件要先打印，保密件应指定专门的印刷单位打印，并派人监印和履行签字手续。（6）校对，指将文件
13、的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。校对有单人校、双人校、多人校、通校。普通文件应两校一读，重要文件三校一读，校对符号及其用法应该按照中华人民共和国专业标准执行。公文印好后还应认真校对，以保万无一失。（7）用印，是指在完成的文件上加盖机关印章。要注意： 文件用印时，必须以机关领导人或部门负责人签发的文件原稿为依据，经核对无误后始得用印。 文件用印要端正、清晰，要端正地盖在成文日期上方，上不压正文，下要骑年盖月。 文件用印一定要与制发文件的机关、部门或单位相一致。 要核实份数，超过份数的不能盖印。 （8）登记。一切发出的文件，均应进行登记，主要是为了便于对文件的管理和查找等。发文登记用簿式登记
14、，项目为：顺序号、发出日期、发文字号、文件标题、附件、成文日期、密级、缓急时限、份数、主送机关、抄送机关、签收人、归卷日期、归入卷号。（9）分发。指对准备发出的文件进行分装和发送。应注意： 分装之前先要看发文稿纸注明的发送单位、密级、有无附件等。入封文件要折叠平整，并略短于信封长度。 邮政编码、地址、名称要在发送文件的信封上写准确。机关的名称要写全称或者通用的简称。 发文如系密件、急件、亲启件必须分别注明，文件的封口要用浆糊或胶水封实，不要用书钉封口，绝密文件应盖专用密封章或贴密封签。 文件装封后，应及时发送。 收文处理程序4. 文书管理的内容和要求文秘人员在做好收文和发文的基础上，要进行文书
15、管理，内容包括对文书的数量管理、质量管理、时效管理、保密管理，以及文书的立卷与归档管理等，使得各种文书既方便查找、调阅，又妥善归类，不遗失，不泄密。41 文书数量、质量、时效管理文书数量管理的要求是精简文件，可发可不发的文件坚决不发，可以面谈、电话的书面记录代替行文，或在报刊杂志上公布，以代替层层行文。文书的质量管理要求保证文书在内容上正确、可靠，符合政策和事实；在文字上、格式上准确、规范，不出差错。文书的时效管理要求尽可能缩短文书处理每一道环节的周期，不延误、不推诿，及时反馈和办理。42 文书的保密管理文书保密管理的内容包括：确定密级和保密期限。应该区分国家秘密、商业秘密、组织内部秘密等，列入保
