某房地产公司行政人事制度汇编

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1、行政人事管理制度第一篇 行政管理制度第一篇行政管理制度1第一章文件资料管理制度2第一节文件管理规定2第二节文件流转规程5第三节档案管理制度5第二章办公事务管理12第一节会议管理制度12第二节办公室管理制度15第三节前台管理制度15第四节印章管理制度17第五节办公用品管理20第三章办公设施管理21第一节办公设施的类别21第二节个人办公设备管理21第三节公共办公设备管理21第四节信息化产品的维护（包括网络安全维护）21第四章总务管理制度25第一节固定资产管理25第二节接待制度29第三节出差管理制度30第四节因公赴港管理33第五节保安、清洁、水电管理33第六节车辆管理规定34第一章 文件资料管理制度

2、第一节 文件管理规定第一条 公司文件管理，是指公司与外界来往的文书以及相关控股企业（含公司内部）各部门之间来往文书，自收（发）文至归档全部过程的办理与控制。第二条 公司文件管理类别划分2.1 按性质分为四类：2.1.1 基本制度2.1.2 运作程序2.1.3 报表图表2.1.4 (CI)规范 2.2 层次分为三级：2.2.1 董事会颁发2.2.2 公司颁发2.2.3 部门颁发2.3 按业务领域分为三类：2.3.1 行政人事管理类2.3.2 财务管理类2.3.3 业务管理类第三条 文件密级规定3.1 外来文的密级划分原则上外来文的密级按原文件确定的密级划分。对公司请示报告的批复和函件的回函等，按

3、公司行文时确定的密级划分。3.2 公司内部文件资料的密级划分3.2.1 绝密文件：凡涉及公司核心机密，知情范围仅限于总经理及总经理指定人员的文件资料：新酬、知识产权、财务文件及其它特殊往来文件3.2.2 机密文件：凡涉及公司重大利益的、知情范围仅限于公司领导及具体职能部门的文件资料：董事会资料重要的工作会议资料公司人事资料公司内部财务往来及相应有关文件资料公司各时期财政收支情况销售策略及销售方案技术文件遵照有关业务资料密级的分类划分3.2.3 秘密文件：凡涉及公司较大利益的，知情范围仅限于具体职能部门及相关部门的文件资料：a) 经济合同、协议及合同执行情况资料b) 财务资料c) 除上述会议资料

4、外的其他所有会议资料d) 公司管理制度e) 客户资料3.2.4 普通文件：除上述三项范畴外的一般性文件资料。第四条 文件编号所有公司文件、合同、协议及备忘录等均须统一编号。对外文件由总经理秘书负责统一编号，对内文件由行政人事部指定专人编号第五条 外来文件处理5.1 收文程序5.1.1 凡外来公司文件（指实物性文件）统一交前台按收件人名称登记分发5.1.2凡写给公司的公文由总经理秘书按领导批示，送有关部门或人员阅办。阅办后须在阅批表上签名，并记录办理结果，最后交回总经理秘书处存档。5.1.3由部门承办的外来文，送部门经理阅批。阅办后须记录处理结果，并存档。5.2 所有对外文件，用“百 ”编号。5

5、.3 所有对外签订的合同均用“百 ”编号。第六条 发文程序6.1 公司内部文件（公告、通知、决定等）一般采用电子文档，文件的签发和颁布一般也采用电子格式6.2 发文程序要遵循文件传阅规定6.3 由拟稿人员校对签字，并附发文稿和文件处理单，送部门领导会签。6.4 部门主管领导审签，由拟稿部门送有关部门会签，报总经理签发后，送总经理秘书。由总经理秘书将签发后文件颁布在公司公共网络平台上。6.5 原稿、发文稿以及正本交总经理秘书处存档；工程部门的业务发文交工程秘书处存档。第七条 上报文件程序(1) 部门或员工本人的报告、建议、要求等由拟稿部门或本人加附文件处理单送总经理秘书。(2) 总经理秘书编制文

6、号，送总经理阅批。(3) 总经理秘书根据总经理批示办理。(4) 总经理秘书将原件及文件处理单存档。第八条 文件传阅所有文件统一交指定责任人传递，责任人加附文件处理单后，按顺序交有关领导及部门阅批，并作好传递登记，每处阅毕需将文件退还责任人。第九条 文件存档9.1 凡属公司对外的合同、备忘录、协议书正本、客户资料、工程建筑类资料一概存档案室，任何合同签定后的备忘录、协议书、补充合同等均须按合同审批程序报批。9.2 凡属公司对外的收、发文正本均存总经理秘书处。9.3 每年五月一日前，各部门将上年度的档案整理成卷，交档案室存档。第十条 文件调用10.1 凡须调用秘密级文件及公司内部调用机密文件，须经

7、主管副总批准；调用绝密文件或外单位调用机密文件须报总经理批准。10.2 各部门应做好调用文件登记工作，机密、绝密文件如需复印，由各部门负责人审批。10.3 文件销毁程序10.4 凡销毁文件须填写文件销毁申请表，普通级、秘密级文件的销毁，由部门主管领导批准；机密级、绝密级文件的销毁须报总经理批准。10.5 销毁文件须由二人执行。10.6 所有规范文件，均以A4纸为标准尺寸，并冠以“鹏达地产有限公司文件”文头正文采用小四宋体，1.5倍行距，打印成文上报或下发(图表除外)。第二节 文件流转规程第一条 文件流转包括公司内部文件的审批、签发等程序。第二条 文件流转原则2.1 文件拟订人为文件流转负责人，

8、工程部门的文件流转负责人（限于在公司内流转）为工程秘书；2.2 文件以星形方式流转，每经过一次审批/传阅，都必须回转至文件流转负责人，由文件流转负责人传递至下一审批人，如下图：第一审批人第二审批人第三审批人第四审批人文件流转负责人2.3 文件流转必须附文件处理单（见附件一） 。第三节 档案管理制度第一条 档案收集与整理（立档、归档制度） 1.1 归档范围：档案收集 1.1.1可归档的：指公司在各项活动中直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录 1.1.2不必归档的： a） 未生效的合同、协议书b） 未定稿的管理性文件 c） 重份文件 d） 临时性文件 1.2 公司文

9、件材料的归档范围主要包括 1.2.1公司所有资产的证件类 证件：注明具体的发证日期，有效期限及需要审核日期的 如：企业房地产证、土地所有权或使用权证、固定资产凭证、营业执照、组织机构代码证、进出口资格证、企业资质、国税地税证登记证等 1.2.2公司的各部门在各项活动中形成的文件资料，其它具有利用和保存价值的文件、照片、录音、录像等（附件3：部门编号） a） 行政人事部 1、 企业所有资产的证据（没有具体的发证日期，有效期限及需要审核日期的），如企业变更的申请、登记、注册、企业合同、章程、协议、企业名誉证据、商标、专利公证等。 2、 公文类：包括：董事会或管理机构形成的各种规章、制度、议会、决策

10、、会议纪要、申请、批复、通报、报告、通知、函等 3、 普通文件：其它一般性文件 4、 其它具有利用和保存价值的文件、照片、录音、录像等资料 5、 劳动工资、人事作业、培训的相关文件材料。 b） 法律事务 投资各方签订的合同、协议及其他法律事务方面的文件材料。 c） 发展计划部 经营管理的各种记录、宣传、投资规划及其他相关事务方面的文件材料，情报信息和专利性文件材料。 d） 财务部 财务管理的各种帐册、报表、凭证和文件材料。 e） 工程管理部 按照深圳市城建档案馆对竣工档案归档要求的内容（室内、外各专业的所有综合文字资料、竣工图、电子文档） f） 成本管理部 工程三算（概算、预算、结算） g）

11、销售管理部 在销售活动过程中所产生、形成的各种销售计划、统计报表、凭证等文件材料。 h） 客户服务部 在销售活动结束后产生的一系列后续工作中所形成的各种文件材料。 i） 商业管理部 部门对外业务中形成的合同、协议和管理工作中形成有保存价值的各种文件材料。 j） 策划部 公司经营活动中的所有策划计划、方案、合同协议、图片、声像等资料 1.3 归档时间： 不同档案的归档时间分为： 1.3.1 随时归档。随时归档适用于以下情况： a） 各类政府部门的批复、复函等原始文件材料、合同、行政人事部流转的文件， 销售合同。b） 机密性文件。 1.3.2 定期归档。a） 每年上半年对上一年度的档案资料整理归档

12、b） 工程竣工档案，在工程竣工的36个月归档c） 财务档案，在隔1年的上半年归档1.4 归档份数： 1.4.1 除工程竣工档案归档份数为；原件一套、复印件二套外，政府的批文原件全部归档 ，一般性文件材料归档一份。 1.4.2 归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。 1.5 归档要求： 1.5.1归档的文字材料，必须做到书写材料优良，字迹工整，图像清楚，格式统一。 1.5.2归档的文档，必须达到完整、准确、系统并由相关部门负责人审查签字。 1.6 归档手续： 1.6.1 归档的文件进行检查，编制移交清单 1.6.2 根据移交清单，严格验收 1.6.3移交清单一式两份（见附表1档案资

13、料移交单，附表2资料移交明细）双方各保存一份，以便查考 1.6.4 交接双方在移交清单上签字 1.6.5 填写档案接收登记表（见附件3：档案接收登记表）第二条 档案保管制度 2.1 档案的安全保护 2.1.1选择档案室要位置恰当（即不在最低层，也不在顶层，）并与办公用房隔离，档案室须安装保险锁。 2.1.2 严禁在档案室吸烟，严禁存放易燃易爆物品与其他物品，保持室内、走廊畅通无阻 ，必须配备适用的灭火器，对室内照明线路要定期检查，发现问题，及时抢修，防止短路引起火灾。 2.1.3 要坚持定期对档案资料进行检查、清理、核对工作，如发现问题，立即向领导报告 ，对破损或褪变档案应及时进行抢救。 2.

14、1.4 档案人员外出时，注意门窗落锁，非档案室管理人员，不经批准不得进入档案室。2.2 档案的保管期限（按照标期法与标时法相结合的方法） 2.2.1永久保存： a) 公司章程b) 股东名册c) 组织规程及办事细则d) 董事会及股东会纪录e) 财务报表f) 政府机关核准文件g) 不动产所有权及其他债权凭证h) 工程竣工档案i) 其他经核定须永久保存的文书 2.2.2 长期保存（50年以下至10年以上）：a) 预算、决算书类b) 会计凭证c) 事业 计划资料d) 其他经核定须保存10年以上第三条 档案的保密措施 3.1 档案的密级确定： 3.1.1 绝密：公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策、文件资料、薪金收入等3.1.2 机密：公司战略规划、经营情况、财务报表、重要会议记录，以及未公开的价格政策、员工人事档案等 3.1.3 秘密：公司统计资料、合同协议、客户资料、以及未公开的销售渠道、市场方案等 3.1.4 普通：公司一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料、宣传资料 3.1.5绝密、机密、秘密文档均属于受控档案；普通文档属于非受控档案；必要时可加盖受控章或密级章 3.2 属于密级之内的档案，都应标明密级，使用单位和个人有责任保守秘密 3.3 凡属有密级的档案，不同密级由不同范围的人员接触使用，不得擅自扩大使用范围 3