行政部前台工作职责

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1、行政部前台工作职责 篇一：行政前台-岗位职责及工作要求 行政人事部经理 职务：行政前台 上级主管：行政人事部经理 工作对象：全司人员 主要职责： 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 日常到访客人的接待，帮助公司负责人及所属部门经理做好日常公关协调工作。 公司电话的接听（转接、代接）和记录、转达工作。 公司邮件、邮包的收发及相应费用的结算工作。 公司各类往来文件（电子邮件、传真）的收发、处理和归档。 公司办公环境、家具、装修等的保持、检查、处理。 对保洁、植物株摆租赁等工作的监督和检查。 对设备遥控板、个人办公区域的管理。 公司办公用品、日用品的日常管理工作（选购、发放、管理）

2、。 日常的打印、复印以及相关设备的检查。（日后涉及“用法管理”） 行政前台 行政人事专员 信息技术专员 10. 公司领导、员工、客户的住宿、出行、用餐的预定和行程支配； 11. 非长期性预订车辆的管理和费用结算； 12. 公司后勤管理，及各类费用的支付工作，包含：物业费、水电费、停车费、电话费、网费、家政、保洁等；与对应单位，如保洁公司、 物业公司、家政公司、电信公司等保持良好的合作和沟通； 13. 库存管理。每季度末，与行政人事专员共同盘点库存。 14. 档案管理。每季度末，向部门经理提报目前的电子文档、文本文档列表；电子文档备存部门经理处。 15. 本人工作管理。按日提报工作写实，按季度提

3、报本人季度工作报告及下季度工作总结，按年提报年度工作报告；通过定期对本职工作 的总结，以完善和提高现有工作水平； 16. 公司负责人及部门经理交办的其他工作。 工作流程和工作要求： 1. 接待日常到访客人，帮助公司负责人及部门经理做好日常公关工作。 工作流程： 1） 客户进门起身迎接并询问来访事由，登记客户来访登记簿，了解来访者身份和意图。若来访者未预约或是初次访问，不得将公司 领导的各种联系方式任意告诉素不相识的人；若有事宜，尽量选用转告方式。 2） 如有必要，支配来访者前往会客室或等候处稍坐片刻； 3） 预备款待茶水饮料； 4） 通知相关工作人员有人来访； 5） 每隔15分钟左右添加茶水，

4、来客告辞时起身道别； 6） 客人离开后2分钟以内清理水杯及烟灰缸，整理桌椅、保持会客室的干净； 7） 若来访者要找的人不在，记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在客户来访登记簿上登记，准时通知相关人员做回复；若来访 者表示下次再来，则需在客户来访登记簿上注明； 8） 准时转告相关工作人员来访者的联系方式以及事由，并确保工作人员准时回复； 9） 准时将用完的客户来访登记薄交由行政专员归档。 留意事项： 1) 2) 3) 4) 2. 接待客户热忱周到，准时给客户添加茶水并在客户离开后准时整理睬客室； 客户来访登记薄的具体记录；并准时将用法完的记录归档； 准时通知相关被访人员，若被访人员不在，要准时

5、转告以确保准时回复； 不得任意把公司领导及其他工作人员的联系方式告诉第三人。 公司电话的接听（转接、代接）和记录、转达工作。 工作流程： 1） 电话响铃一声后，立刻接听，“您好，捷时特物流”，同时留意礼貌和商务用语； 2） 接听电话时应掌握音量，不应影响其他人的正常工作；但同时体现公司良好的精神面貌，语言简练、看法温柔； 3） 对方所要找的人不在时，应询问对方是否盼望留言或留下回电号码，切忌立刻挂断电话； 4） 通话之后，应轻轻挂断电话，并且尽可能等对方挂断后再放下听筒； 5） 没有接听到的电话应依据来电显示准时回拨，首先致歉，再询问刚才来电的目的； 6） 将需要转达的内容准时记录在电话记录上

6、； 7） 记录后5分钟内准时通知被传达人,通知传达的程序见口头通知流程,并确认对方接收信息正确无误。 8） 准时将用完的来电记录表归档。 留意事项： 1） 来电接听快速，接听电话用法一般话，声音严厉； 2） 了解清晰来电人的基本信息以及意图，准时在来电记录表上记录来电时间、内容、信息接收人等，需要转接的准时将电话转给相 关工作人员； 3） 如遇信息接收人不在，应实行通知的方式准时转达信息，（通知方法详见“通知流程”）； 严禁事项： 1) 2) 3) 3. 来电接听不主动、不准时，接听电话用语粗鲁； 未准时和具体记录来电信息，遗忘转达、转达不准时或传达信息错误； 来电记录表按年度不准时归档。 公

7、司邮件、邮包的收发及相应费用的结算工作。 工作流程（邮件签发及费用结算）： 1） 总部各类邮件、物品寄出前应由寄件人自行封好或包装好，在LPL邮件发送登记表上登记后，交行政前台统一寄出。 2） 合同、票据等公司重要文件及各类物品的寄送应按LPL邮件发送登记表的备注相关规定，填写具体的信息，以备日后跟踪核查。 3） 需要通过长途汽车托运邮件、物品的，寄件人应先按要求填写LPL邮件发送登记表，再自行寄出，并在表格“备注”中注明“托 运，自行寄出”。 4） 依据邮件发送清单和快递/邮政底单，按月度与快递/邮政公司清算费用，不得消失付款金额与实际发件金额不符的状况。 5） 对未按期收到邮件的状况做以记

8、录，了解缘由；月度超过2次大事后应汇报部门经理，提出解决方法。 工作流程（邮件签收）： 1) 2) 3) 公司总部收取的各类邮件、物品统一由行政前台在LPL邮件签收登记表（附件2）上签收登记后，再分发至各收件人处。 收件人在收到行政前台分发的邮件后，应在LPL邮件签收登记表上签字确认。 邮件、物品一经签收，签收人即对公司邮件、物品担当保管责任；如因签收人保管不当造成公司文件、票据、物品等丢失的，签收人 担当相应责任。 4) 5) 6) 7) 如行政前台无人在公司时，应交办本部门其他人员代做此项工作。 如收件人不在公司，行政前台应将该文件、物品交于收件人本部门的其他在司同事代为签收；如本部门其他

9、同事也无人在司时，行政人事部应电话告知收件人，按其要求保管邮件、物品或转交他人。 代收文件后，签收人应第一时间通知收件人，准时处理邮件、物品。否则，签收人应担当因此延误的相关责任。 对公司丢失文件状况做以记录，了解缘由，马上汇报部门经理，提出解决方法。 严禁事项： 1) 收件人未在LPL邮件签收登记表签收文件，就擅自领走文件。 2) 行政前台在未亲自将文件交予本人或签收人手中前，擅自将文件放置在办公桌上。 3) 不得消失付款金额与实际发件金额不符的状况。 4. 公司各类往来文件（电子邮件、传真）的收发、处理和归档。 工作流程（非电子邮件类） 1) 前台收/发文件应准时在收文明细/发文明细中登记

10、文件收/发文件的时间、收/发单位、项目名称、收/发内容等；并签字， 发文中还需要求收件人签字； 2) 前台向收/发件单位确定所收/发文件需转交对象，并要求收发件人签字，如需本部保存的，需要准时归档； 3) 前台应（电话确认或网络查询等方式）确保本人经办的文件对方已收到； 4) 将收文明细/发文明细分别按项目分类归档。 留意事项： 1) 具体填写收文明细/发文明细，并要求相关经办人签字，以便公司能查阅每一份收/发文件的具体内容； 2) 准时转交给相关人员； 3) 按项目分类归档。 工作流程（电子邮件类） 1) 前台需询问所收/发文件的相关内容，项目名称，需转交对象等； 2) 在电脑上建立新文件夹

11、，如：“年月日_收发文件”，在该文件夹中建立一个“收”/“发”的文件夹，然后在“收”/“发”的文件 夹中建一个“年月日_项目名称”的文件夹； 3) 将接收/发送文件存放至电脑相关项目文件夹中，并同样在收文明细/发文明细中记录，收/发方式在备注中注明； 4) 准时将文件转传给相关项目负责人，并确认对方收到； 5) 当天工作结束后，将接收/发送的文件归档。（日后需要整理后存至服务器相应项目文件夹中。） 留意事项： 1) 了解所收/发文件内容，按收/发时间、项目建立相应的文件夹，并做好书面记录，便于查找； 2) 准时将收/发文件转给相关负责人，并确认是否收到； 3) 按时将每天收/发的文件发给档案管

12、理员，由其整理后存至服务器相应项目文件夹中。 5. 公司办公环境、家具、装修等的保持、检查、处理。 工作流程： 1) 每天早上9：00、中午13：20和下午17：55检查公司全部办公场所（包括各办公室、会议室、卫生间等桌面、地面等）的卫生和办 公家具的摆放状况，准时收纳整理，保持各桌椅整齐，桌面、地面清洁无杂物；下班后，保证门、窗的关闭，电脑、空调等电源的切断； 2) 保证办公家具、装修墙面、地面等的完好，每日检查并做记录办公区检查表，如消失问题，立即予以修复；重大问题需要上报部 门经理审批。 3) 总经理办公室的环境保持及检查； 4) 保持办公区空气清爽，公共办公区域和总经理办公室及各办公室

13、开窗，以便空气流淌； 5) 报刊整理干净有序，废旧报刊、家具等处理准时（处理费用定期上交财务部门），计入备用金流水帐簿； 6) 做好消耗品领用登记； 6. 对保洁、植物株摆租赁等工作的监督和检查 工作流程： 1) 了解外用保洁、植物租摆租赁的服务内容； 2) 对每次相关服务做好检查和监督工作，并做好相关记录； 3) 准时对检查问题与相应单位沟通解决，并作出记录，定期归档。 留意事项： 1) 对外用单位相关服务进行审核； 2) 做好相关记录，并准时上交存档。 3) 相关记录：植物租摆维养记录、植物租摆更换记录、保洁状况记录表 7. 对设备遥控板、个人办公区域的管理 工作流程： 1) 空调、投影等

14、遥控板集中管理； 2) 上、下班时检查全部的电源开关； 3) 检查全部办公桌上的文件及办公用品的归类。 留意事项： 1) 遥控板是否在各办公室用法后没有归还； 2) 人员下班后，办公室的电脑、空调、饮水机、灯的电源是否断开； 3) 人员下班后，图纸、重要文件不得任意铺在办公桌上没有收捡。 8. 公司办公用品、日用品的日常管理工作。（选购、发放、管理）（主要内部发放、属于必备品） 工作流程： 1) 保证公司办公用品（办公文具、打印纸、门卡、钥匙等）、日用品（茶叶、饮用水、纸张、抽纸、纸杯等）的充分，定期、准时补给； 2) 购买物品准时填写入库单 3) 保证总经理办公室内的办公用品、日用品的补给，保证正常办公供应； 4) 依据办公用品领用表核发员工办公用品； 5) 按季度，与行政人事专员共同盘查办公