档案管理制度汇编

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1、鹤山市桃源镇桃源小学档案综合管理制度汇编档案室工作制度一、收集、整理、保管单位的文书、财会、科研、人事、声像等所有档案。二、收集、整理、保管与档案有关的内部书刊等参考资料、证件。三、修裱、复制字迹退色、纸张老化和损坏的文件材料。四、对档案的收进、移出、保管、利用等进行登记和统计。五、定期会同有关业务人员根据档案保管期限表，对全部档案进行鉴定，将通过鉴定拣出确无继续保存价值的档案，经主管领导批准后到保密局指定地点进行销毁。六、根据各项工作需要，积极为领导和机关提供档案信息，为党、政及管理工作服务。七、根据工作需要，积极汇编文件资料和编制各种专题目录、索引、卡片等检索工具。文书档案归档制度一、单位

2、在各项活动中形成的有价值的材料由专职档案人员负责收集整理，立卷后向区档案局按时归档。二、文件材料归档的基本要求（一）归档的文件材料必须齐全完整。（二）归档的文件材料必须准确地反映本单位党群、行政、技术等项活动地真是内容和历史过程。（三）归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。三、归档案卷必须做好下列几项（一）必须按中华人民共和国国家档案局发布的有关文件执行。（二）归档的文件材料，应按照其自然形成规律分类、整理，使其准确、系统、完整地反映本单位的管理活动。（三）归档文件材料采用A4木浆亮白纸，格式统一，必须做到线条、 字迹清楚，书写端正，严禁使用易变色、褪色的墨水书写。（四）向档案局归档的档

3、案，必须有移交目录，清点无误后双方厉行签字。（五）归档时间随办随归，最迟不超过第二年三月三十日。（六）各类文件材料，一般要求归档一式一份，比较重要的或利用频繁的文件材料，可适当增加归档份数。基建档案立卷归档制度一、 归档范围（一）依据性文件材料：可行性研究、设计任务书、合同、设计、总概算书、有关建设的报批文件、会议纪要。（二）基础文件材料：选址报告、水文、气象、交通运输、供水、供电、地质勘测报告、征用土地书、批准使用土地文件和地界图、地形图等。（三）初步设计阶段材料、初步设计综合概算书、修正书、初步设计说明书等。（四）施工阶段的材料：总平面布置图、管网图、专业施工图、图纸会审纪要、设计说明书、

4、计算书、概（预）算书、施工方案等。（五）施工、竣工、交工验收的阶段材料：施工协议（合同） 、施工组织方案、开工报告、施工记录、隐蔽工程记录、原材料代用说明书、试验记录、重大技术措施、设计变更通知单、竣工报告、重大质量事故记录与分析处理结果、竣工图、工程质量鉴定、交工验收鉴证单、决算等。（六）使用过程中出现问题的处理和报告、扩建等文件材料。二、 归档要求（一）凡是归档的基建文件材料和图纸都必须收集齐全、系统整理、按工作项目分别组卷，案卷大小一律折叠成 A臧格（ 297X210）（二）归档人员必须填写移交清单一式两份，移交方法和综合档案室共同查对清楚之后，在清单上签字，双方各保存备查。三、 归档份

5、数：一般一份，重要的一式两份。四、 归档时间：工程竣工验收后，在三个月内将蓝图和全部文件材料向综合档案室移交，移交材料必须完整准确。五、 本制度由行文之日起执行。设备档案立卷归档制度一、 归档范围（一）自制设备：1 、设计方案、计算书、使用说明书、图纸、安装材料。2 、试运行记录、性能测定记录、安装总结。3 、设备维护使用规程、设备报废、鉴定单及处理去向说明、设备事故报告等。（二）外购设备：4 、申请购置设备的报告与批复、合同、来往文件、使用说明书、图纸、安装材料。5 、装箱清单、技术质量证明书、合格证、试运行记录、安装总结。6 、设备维护使用规程、设备报废、鉴定单及处理走向说明、设备事故用正

6、堂报告等。二、 归档要求（一）凡是归档的设备文件材料和图纸都必须齐全、系统、完整。（二）外购设备的开箱资料, 自制设备和外购设备的其他方面的文字材料和图纸应定期归档。（三）归档部门必须填写移交清单一式两份, 经双方检查核对并签字，双方各保留一份备查。会计文件材料归档制度一、归档范围（一）会计凭证：会计原始凭证、记帐凭证、汇总帐证。（二）会计账簿：日记帐（包括现金和银行存款日记帐） 、总帐、固定资产帐卡、辅助帐、各类明细帐。（三）会计报表：年度会计报表、月、季会计报表（包括财务分析） 、主要财务指标。（四） 其他资料；工资计算表、收据存根、移交清册、销毁清册。二、归档要求：（一）归档的会计档案，

7、务必齐全、完整、真实、准确。（二）归档的各类凭证的规格要基本一致，折叠整齐，装订牢固。（三） 装订时应注意调节成册的厚薄，以利保管和查阅，每册封面要书写工整，编号清楚，加盖经办人印章。（四） 会计档案的移交：每年形成的会计档案，在次年三月底以前，由会计人员进行整理，按规定保管期，按照档案管理规定的会计档案分类编号法进行编目，组卷，会计档案由会计部门保存一年，期满后由专人列出清单一式两份，向综合档案室移交，经综合档案室有关人员检查验收后，交接双方在移交清单上签字，双方各留一份备查。三、归档份数：原则上一式一份，主要的一式二份。四、归档时间：每年六月底前。声像（特殊载体）和荣誉实物档案归档制度归档

8、范围上级领导来校检查工作及重要活动形成的声像材料。本校重要活动形成的声像材料。（三） 本校召开的重要会议、工作会议等形成的声像材料。（四） 本校组织的重要活动、比赛、表演等形式的声像材料。（五） 各个时期领导班子的照片。（六） 荣获各种荣誉称号、奖旗、奖状、奖杯、证书等声像材料、实物材料。（七） 赠送的纪念品等实物材料。二、 归档要求（一） 、凡需要归档的声像材料，必须收集齐全，鉴别清楚。照片、底片归档前，归档部室和归档个人要把每张照片、底片进行认真地分辨，一一填写摄拍的时间、地点、对象、内容，涉及人物的还要注明职务；录音带、录像带要注明录制时间、录制人，拟写录音录像带题名，编制内容的简要说明

9、或介绍。有解说词及其它文字材料的要随同声像材料一同归档，可不必再编制内容说明或介绍。（二） 、凡归档的声像材料要保证质量。照片、底片要求拍摄中洗清晰可见，无划痕、断裂现象，反差适度；录音带要求口齿清楚、声音宏亮、能够让人听清，录像带要求影像清晰、声音清楚、宏亮。（三） 、归档的照片、底片，要求按其形成规律、特点进行系统排列，需要保密的要提出密级。（四） 、各部门及有关人员在形成声像材料同时，必须承担声像材料的归档责任，照片、底片的归档由拍摄人员负责，录音录像属于本部录制的，由本部负责聘请工作的部门及人员负责，属于外出购买复制的由负责购买、复制工作的部门和个人负责。（五） 、本部的声像档案由档案

10、室实行集中统一管理，其他部门或个人不得借故长期保存具有长期利用价值的声像材料。三、保管和利用（一）声像档案由综合档案室集中统一管理，不准由承办单位和个人私存。（二）声像档案管理的主要任务是协助摄录人员整理、鉴定声像档案材料、保管、统计和提供利用。（三） 声像档案和实物档案由综合档案室按本校 档案分类、 编号方案统一编号，分别编目、排列存放。（四）对实物档案实行登记目录和拍成照片管理，各部门管理的实物档案，要定期清点，保证实物档案完整无损，于次年第一季度前向综合档案室移交。（五）移交人将要移交的声像档案、实物档案、填写清单一式两份，交接双方经核对后在清单上签名，各留一份备查。（六）将底片编号、登

11、记。内容包括：分类底片号，拍摄者，摄录地点，时间，底片数量。收编日期。专门（教学、德育、学生、教师、教研）档案归档制度一、 归档范围教学业务类：（一）教学档案G1（ G） ：1 、班、科、级组总结。2 、 各类报表 （学年初报表、 学校课程总表、 普九“六率”表及其他报表）3、学校的自评报告、评估方案等、教师政治业务学习记录。3 、级、科组活动记录，兴趣小组和第二课堂 -活动记录，学校题库，优秀教案、教学经验材料。5、科、级组教学计划、活动，校周行事历，上级普发文，简报。（二）德育档案G2：1 、德育工作领导机构。2、学校及班级德育计划和总结。3、学生德育考核登记和统计表。4、后进生帮教和转化

12、登记表，开展心理健康教育。5 、师生违法违纪犯罪活动，无违法犯罪记录证明（派出所证明） ，校外德育基地协议及其活动记录。6、家长学校的领导机构，学员花名册，家长学校计划和总结。7、家长学校备课教案，上课签到表，辅导、考查成绩和开展活动的记录。（三）学生档案G3：1 、破市以上体育项目纪录材料。2、校运会秩序册、成绩册。3、体育达标。4、体质评价、锻炼标。5、准、毕业生体检表。6、校（班）体卫计划、总结。7、文体活动材料。8、自编文艺材料。9、上级体卫行文。10、毕业生名册。11、毕业生各类学习成绩册。12、新生入学名册。13、学生转学证明或存根、停学批文、流动生情况登记。14、学生奖惩情况记录

13、资料。15、学科竞赛的资料及获奖情况记录。16、学籍变更、学生奖励、处分。17、各类成绩统计。G4：1 、教师花名册2、工作实绩评价资料（课堂、备课、教案评价）3、奖惩情况资料4、教职工分工记录5、一般听课记录6、考核登记。（五）科研档案K：1、教研工作领导机，学校的教研计划和总结。2、学校的科研立项课题和成果，教师的论文集（获奖论文及在各类报报刊上发表的论文） 。二、归档要求1、凡是档案范围的教学档案文件材料、统计表资料，都要收集齐全，系统整理，按年份、工作内容、项目分别组卷。2、归档单位必须填写移交清单一式两份，移交方法和综合档案室共同查对清楚之后，在清单上签字。双方各保存备查。三、归档份

14、数原则上一式两份，重要的一式三份。四、归档份数以学年度归档为原则，一般在次年六月底前归档。监察和已故人员档案归档制度一、归档范围凡属本校处分的监察档案和已故人员档案，都属归档范围。二、归档要求应将监察档案分别按时间顺序，填写清单一式两份，交接双方经清点无误后，双方签字，各执一份备查。三、归档时间按上级规定，监察档案在办案完毕后，即将所有资料移交人事科；干部、职工去世三年后，应将其档案向综合档案室移交。四、档案的管理（一）按本校档案分类编号方案进行分类编号，专柜保管。（二）查阅档案时，应报有关领导批准，办理借阅手续后方可借出，并限于查阅批准内容，限在阅览室查阅。严禁拆卷、勾划、折叠，确保档案的完

15、整安全。（三）对需摘抄的材料，应经综合档案室负责人同意后，并将摘抄的材料送人事科长审核后，才能取查。档案保管制度一、档案室要有专人负责，库房门窗要牢固，并配备有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等防护措施。二、严禁在库房吸烟，严禁存放易燃易爆物品用其他物品。对库内照明线路要定期检查，发现问题，及时抢修，防止短路引起火灾。三、档案入库时要严格检查，发现不符合要求的要及时处理。四、档案要分门别类存放，并编制库存档案查找表和示意图，每柜要有指引卡。五、 严格控制库房温湿度 （温度14摄氏度24摄氏度、湿度45%60%） ，适时通风降温。六、要坚持定期对档案资料进行检查、清理、核对工作，如发现问题，立即向领导报告，对破损或褪变档案应及时进行抢救处理。七、档案室管理人员进出档案室