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1、档案分类方案常州机电职业技术学院20#3月编 制 说 明为了进一步健全、规范学院档案管理业务建设,实现档案工作的标准化,参照国家档案局高等院校档案实体分类法,结合学院档案工作的实际情况,对常教发199635号常州市学校档案归档范围和保管期限表修订稿重新进行了修订,特制定常州机电职业技术学院分类方案. 学院档案分类中的类目标识符号均采用阿拉伯数字,一级类目采用1到9的标识符号.分别为：1党群工作类；1行政管理类；3教育教学类；4产品类；5科学技术研究类；6基本建设类；7设备仪器类；8会计档案类；9人事档案类.各类档案根据不同内容,在分成若干二级或三级类目,并以此为依据,编写档案案卷号. 案卷排列
2、和编号应遵循保持案卷之间的有机联系,便于库房管理和查找利用的原则.1-3大类形成的案卷,分别各一个流水号,每个流水号按永、长、短排列.4-7大类,以每个课题、每个工程、每种型号形成的案卷为一个流水号：会计档案分别按凭证、账簿、报表的年度流水号排列.人事档案的排列和编号按照组通字199113号干部档案工作条例和组通字199614号干部人事档案材料收集归档规定执行. 特殊载体档案有,照片,录音带,录像带,计算机软盘,实物等非纸质载体形成的档案,不单独设置类目,用T表示.档案编号表式： 1 1 1案卷顺序号 二级类目代号 一级类目代号1119991标签写法： 常州机电职业技术学院归档范围与保管期限表
3、一级类目二级类目基 本 归 档 范 围保管期限备注1党群工作类1党务综合1、上级党组织关于党的思想、作风建设的文件如文件是针对本院的,则长期保存2、本院党委,支部大会会议记录3、本院党委工作计划、总结、汇报材料4、本院党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知5、本院党委、支部负责同志的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿6、关于表彰先进支部,优秀党员的通知与申报材料7、关于党委支部#、秘书工作的有关文件8、有关工委、工作文件与活动材料短期永久永久永久长期长期长期短期2组织工作1、上级关于党的组织建设的文件如文件是针对本院的,则长期保存2、本院组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料3、本院组
4、织机构设置、变动的报告与决定、批复、通知4、本院干部任免、调动和离退休报告、决定、批复、通知等包括上级批准的要附任免呈报表5、本院干部名册6、关于党支部改选的请示、批复与工作报告7、本院发展新党员、预备党员转正的名册8、本院党组织统计年报、党员名册9、本院各支部、支部委员名册10、本院关于后备干部选拔有关文件与材料11、本院开展#评议党员的材料12、本院关于党员管理的有关材料13、上级关于老干部工作的文件14、统战工作材料短期永久永久永久永久长期长期长期长期长期长期长期短期短期一级类目二级类目基 本 归 档 范 围保管期限备注1党群工作类3宣传工作1、上级关于宣传、精神文明建设、普法宣传、国防
5、教育、师德师风教育的文件2、本院业余党校有关材料3、各类年鉴材料4、本院宣传工作计划、决定、报告、通知和总结5、本院院报6、反映本院重要活动的宣传报告、新闻图片与对外宣传的各类报刊7、本院组织活动,政治学习安排表8、本院升旗仪式讲话与讲话稿9、本院教职工政治思想工作动态与调查材料短期短期短期永久永久永久短期短期短期4纪检监察1、 上级关于纪律检查、监察、审计、廉政建设的文件2、 本院纪查、监察、审计工作规章制度3、 本院关于纪检监察、审计工作计划、总结4、 本院纪检工作会议记录5、 本院党员干部处分、复查材料6、 重要来信来访与处理意见7、 上级表彰优秀纪检干部、先进集体等短期长期永久长期永久
6、长期长期5工会工作1、 上级关于工会工作的文件2、 本院工会工作计划、总结3、 关于本院教代会的有关文件与材料4、 关于本院工会换届选举的报告、批复5、 本院工会开展各项文体活动的材料6、 本院工会的有关规章制度7、 关于表彰工会先进集体、个人的材料、8、 本院工会统计年报、工会干部、工会会员名册9、 工会委员会会议记录10、本院妇女、家庭工作材料11、本院退管工作材料短期长期长期永久长期永久长期永久短期短期短期一级类目二级类目基 本 归 档 范 围保管期限备注1党群工作类6团委工作1、 上级关于共青团工作的文件2、 本院团委工作计划、总结与规章制度3、 本院团代会文件与材料4、本院团组织开展
7、各项活动的有关材料重要的长期5、关于表彰先进团支部、优秀团员、团干部等文件与申报材料6、本院团组织发展新团员、办理老团员离团的批复与团员转出材料7、本院团组织统计年报8、团干部名册9、团员名册10、团委发文与团委会议记录11、本院学代会文件与材料12、本院学生会文件、材料短期长期永久短期长期长期永久长期长期长期长期长期2行政管理类1行政综合1、 上级有关学校行政管理的综合性文件各类简报、通报、函等2、 全院性的各项规章制度,岗位责任制3、 关于本院机构设置与编制的文件4、 本院行政组织调整、干部任命的决定5、 本院各类基层报表、统计表等6、 本院全面性工作计划、总结、经验介绍7、 本院行政、院
8、办、发文、函等8、 本院教育事业规划、计划与上级批复9、 本院向上级的请示与批复10、本院行政办公会议记录11、全院性的工作会议、座谈会记录12、本院大事记、历史沿革、基本情况汇编13、学院评估材料14、关于本院的重大行政奖励、各类表彰、与上报材料15、本院简报、信息、动态、情况反映等16、本院各部门工作计划、总结17、本院月工作计划、各科室工作计划与完成情况考核表18、本院文明科室考核有关资料19、院史工作材料短期永久永久永久永久永久永久永久永久永久长期永久永久永久永久短期短期矩期长期一级类目二级类目基 本 归 档 范 围保管期限备注2行政管理类20、校友工作材料21、校庆工作材料 22、各
9、类协议、合同等23、本院周活动安排24、各类年检材料25、各类创建活动与材料短期短期长期短期长期长期2安全保卫1、 上级有关安全、保卫、社会治安、法制教育工作的文件2、 本院有关安全方面的规章制度3、 本院有关治安保卫、消防工作方面的规章制度4、 本院有关安全方面的材料5、 本院有关治安保卫、消防工作方面的材料6、本院安全、治安保卫工作计划总结、简报、调查材料、统计报表7、本院师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料与上级批复、判决书8、复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表卡短期长期长期短期短期永久长期长期3人事劳资1、 上级关于人事工作的文件2、 关于本院教职工的奖惩与申报、复查材料3、
10、关于教职工年度考核的文件和考核结果汇总材料4、 关于人员增减材料、教职工调进调出介绍信5、 本院人事统计报表干部年报6、 本院干部花名册、教职工花名册7、 本院合同制工人的聘用合同、临时工用工手续8、 上级关于师资工作的文件进修、资格考试9、 本院教师进修、师资引进、培养方面的材料10、关于教师职称评聘方面的文件、聘任通知等11、本院师资情况调查12、上级关于工资工作方面的文件13、本院工资基金审批表、工资年报表14、本院教职工工教龄核定、工资调整审批表、花名册15、本院离退休人员增加补贴、调整待遇的通知、名册16、本院教职工养老保险、住房公积金结算表、名册17、上级关于教职工福利方面的文件短
11、期长期长期永久永久永久短期短期长期长期长期短期永久永久永久永久长期一级类目二级类目基 本 归 档 范 围保管期限备注2行政管理类18、本院教职工享受住房、煤气补贴等材料19、关于离休干部享受护理费、死亡职工享受丧葬费、抚恤金、遗属补助的报告、批复20、教职工退职离职材料长期长期长期4总务工作1、 上级关于财务、后勤工作的文件2、 本院财务、后勤工作的规定、通知等3、 本院财务后勤向上级有关部门的申请报告与上级批复的文件4、 关于经费审计、财务报销方面的通知、规定5、 本院房屋管理、调配使用、转移他用等方面的材料6、 本院关于校舍管理、校园绿化方面的材料7、 本院关于爱国卫生、健康教育、计划生育
12、公费医疗、教职工保健方面的材料8、 本院关于食堂管理方面的材料等9、 本院关于处理行政、民事纠纷的协议书、合同书10、上级关于校办企业管理材料11、本院关于校办厂改制、目标管理方面材料12、各类设施年检材料取水、防雷、锅炉等13、车辆工作的有关文件材料14、各类有关后勤工作的合同协议物管、房屋、租车、供水、用电、燃气、学生公寓等短期长期长期短期长期短期短期短期短期短期长期短期长期长期5档案图书信息1、 上级关于档案图书工作的文件、信息化工作的文件2、 本院档案图书信息化工作计划、总结、情况汇报3、 本院档案图书信息管理规章制度4、 本院档案工作统计报表5、 图书馆评估材料6、 本院图书馆有关材料短期长期长期长期长期长期6外事工作1、 上级关于外事工作的文件2、 学院外事工作规章制度、计划、总结、简报等3、 上级对出国境人员的有关文件材料4、 出国境人员考察、访问材料5、 中外合作院际交流协议、合同、项目、纪要材料、备忘录6、 本院完成的国际合作项目、成果等材料短期长期长期长期永久永久一级类目二级类目基
