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1、精心整理供应商主数据（维护和查询）培训教材作者：董梅日期：2000/8/25 j.I J审核：张建飞I -目录流程介绍3基本概念 6系统操作步骤7系统操作方法2供应商主数据的查询供应商主数据的创建.7供应商主数据的更改 .19供应商主数据的冻结.21供应商主数据的删除 .24、维护供应商主数据流程介绍一、流程描述：为了向供应商下达采购申请，完成采购任务。需要在系统中创建并维护供应商的主数据。如果供应商主数据发生变更，需要及时更改 有关数据。主要活动：供应商主数据维护流程主要包括以下内容。一、产生维护新的供应商主数据的需求。1、在系统中查找是否存在该供应商的编码；2、如果新的供应商在集团范围内已
2、经存在，扩展维护公司代 I , - J码数据和采购组织数据；3、如果新的供应商在集团范围内不存在，在 SAP系统中创建.I供应商的一般数据、公司代码数据和采购组织数据。二、产生供应商主数据变更需求。1. 如果需要在集团范围内变更供应商的一般数据，通知相关 平台后，在系统中更改有关数据；y? ,jf ( !.2. 如果需要在公司范围内变更供应商的公司代码数据和采购 组织数据，在系统中更改有关数据。三、需要冻结/删除供应商记录时，在系统中进行冻结/删除供 应商主数据。二、基本概念：供应商主数据包括三个层次：一般数据、公司代码数据、采购组织数据。般数据：是集团公司内部各子公司共同使用的数据。 包括供
3、应商的地址、电话、与其进行联系所使用的语言、以及供应商 的银行信息、税务信息等。公司代码数据：是公司一级的有关供应商的会计信息。包括统驭科目、 付款条款等。采购组织数据：是存在于采购组织一级的与采购运作有关的数据。包括定单货币、付款条款、合伙人功能等。三、系统操作步骤：1、在SAP系统中查询供应商编码。 I ，- J2、在SAP系统中创建供应商主数据。3、在SAP系统中查询已经维护了的供应商主数据。.I4、对SAP系统中的供应商主数据进行更改。5、对SAP系统中的供应商主数据进行冻结。6、对SAP系统中的供应商主数据进行删除。四、R/3系统操作方法（含所需单据）1、在系统中查询供应商是否已经存
4、在：-查询某供应商的一般数据是否在系统中存在？-查询某供应商在某个采购组织下是否存在？路径：后勤物料管理采购主数据供应商清单显示采购清单操作说明：进入“供应商清单：采购”屏幕将光标置于供应商空白处，点击 习图标出现检索条件窗口。点击|三图标 选择“按供应商增殖税登记号查询”条件，进行查询。由于增殖税号码是 唯一的，所以可以确定供应商的唯一性输入字段1）检索词：用于建立一个匹配码的短名。检索词的命名规则：国外供应商以供应商英文名称的简称作为检索词 国内供应商以中文名称前六个字的汉语拼音第一字母命名。例如：国外供应商TOSHIBACORPORAT的检索词为“TOSHIB国内供应商上海惠普有限公司
5、的检索词为“SHHPYX。操作方法：1、直接在空白处输入所要查询的检索词，然后点击图标2、使用模糊查询。如：要查询所有检索词中带有“ H的供应商， 需要在空白处输入“*H*”，然后点击口图标。3、如果需要将所有供应商全部列出，空白处不输入任何内容然亡1/2）名称：供应商名称操作方法与检索词相同I3）增值税代码：供应商的增殖税代码操作方法与检索词相同显示查询结果：如果所查询的供应商已经存在，双击供应商编号，再点击二_图标显示查询结果。 结果显示该供应商是在0107这个采购组织下的，如果需要在 0205LTL（沈阳）采 购组织下创建，就需要在0205这个采购组织下继续创建采购组织数据。2、创建供应
6、商主数据：（1）创建一般数据：路径：后勤物料管理采购主数据供应商中央的创建操作说明：一般数据包括地址、控制、收付交易。进入创建供应商：初始屏幕输入字段：1）、公司代码：输入公司代码，或者按自 键选择输入。2）、采购组织：输入采购组织，按匕键选择输入3）帐户组：输入帐户组，或者按键选择输入。帐户组分为集团内供应商（如：香港联想）、集团外国内 供应商（能够开具增值税专用发票的供应商口：上海惠 普有限公司）、集团外国外供应商（如：东芝）、临时供 应商（不能具增值税专用发票的供应商）。4）参考：可以参考已经创建好的供应商的数据创建。I ）供应商：输入要参考的供应商ii）公司代码：输入要参考的供应商所在
7、公司代码iii ）采购组织：输入要参考的供应商所关联的采购组织输入所须项后，按键进入下一屏幕:输入字段：名称：供应商公司注册名称。（必填） 检索词：查询所使用的短名。（必填）街道：作为地址部分的街道和房屋号码。（必填）城市：作为地址部分的城市名称。（不带”市”字）（必填）地址：对街道的补充。邮政编码：注册地址的邮政编码。（必填）国家：在空白处输入国家代码，或者点击I图标进行选择。（必填） 地区：为供应商所在的省份。在空白处输入国家代码，或者点击 旦.图标进 行选择。（必填）语言代码：在空白处输入语言代码，或者点击图标进行选择。（必填） 电话：在空白处输入电话号码。传真号：在空白处输入传真号码。
8、因特网地址：在空白处输入因特网地址。回车或者点击图标，进入下一屏。la更改供应商控制按应商编辑轴时诞）盼加歼境垂蛛帮肋*输入字段：客户：如果该供应商既是我公司的供应商又是我公司的客户，则点击 I图 标选择客户类型。目前暂不使用此功能。税务代码1：此处输入该供应商的增值税代码。国外供应商此处不填 .（15位）（必填）回车或者点击口图标，进入下一屏。在国家空白处输入国家代码或者点击I图标进行选择。然后将光标置于银行户主空白处， 按回车键弹出银行数据窗口。在空白处输入银 行的名称（必填）、地区、街道、城市、分行信息，然后按回车键进入下一窗口。 在银行帐户空白处输入相关信息.（必填）在银行户主空白处填
9、写完全的帐号的科目。（必填）点击 图标进行选择。银行户主是银行帐户的全集，银行帐户是银行户主的子集.如图所示：然后按回车键进入下一窗口排序码：此处选择014,即订单号。（必填）统驭科目:2030100,即应付帐款-集团外（必填）回车或者点击口图标，进入下一屏。付款条款：向供应商付款的期限。（必填）容差组：选择103，即应付帐款。（必填）检查双重发票：选中.（必填）回车或者点击 口图标，进入下一屏。信函功能暂不使用 回车或者点击口图标，进入下一屏。催款程序：LXJT （必添项）回车或者点击口图标，进入下一屏。创建采购组织数据：订单货币：在空白处输入或者点击一图标进行选择。（必填）付款条件：应向供
10、应商付款的日期。在空白处输入或者点击图标进行选 择。系统会自动统计在某一时点应向供应商付款的总金额。（必填）国际贸易条件：如果是国外供应商，在第一个空白处选择贸易条件。在第二 个空白处填入补充条件。例如：在第一个空白处输入 CIF, 在第二个空白处输入“北京”。方案组,供应商：平台向北京采购使用的供应商选择 2 “公司间采购”，其他 情况不选。销售员：供应商销售员的名称。电话：供应商销售人员的电话。控制数据：基于收货的发票校验： 收货以后才能进行发票校验（必填） 回车或者点击口图标，进入下一屏。系统提供了多项合伙人功能。当商品供应商、发票提供者、承运方与供应商 不同时，将该供应商的编号输入在号
11、码空白处。例如：发票提供者为“董梅的集成东芝测试供应商，财务部将应付帐款计到“董 梅的集成东芝测试供应商”而不是“新进电脑系统（上海）有限公司”身上。回车或者点击目图标，屏幕显示产生一个新的供应商。系统信息栏显示在 该公司代码下的某采购组织下创建了编号为 XXXX勺一个供应商。创建结束。3、在SAP系统中显示已经维护的供应商主数据。路径：后勤物料管理库存管理采购主数据供应商中央的显示 操作说明：巴显示供应再.初跡再匚侍1XI拱应裔M彌转商附抑熾环境 系烧帮曲陵1zj n金* il画琦釦痛苕眄劉曾1=1 匯1pool 174国董梅閔秦成乐芝測试供应同公胡弋鬧r采胸姐织1-般瓠据P地址F宦制P收忖
12、交易公司代码凱据眉o ；+信急F收付交易F信函厂闕粕稅采购组织救抵 P采购签据P合伙人功能iS （1 （201 dcqas OVR 10:mil根据SAP菜单路径操作，将出现初始屏幕1、显示供应商：初始屏幕I输入字段IJ |_i1）供应商：输入要显示的供应商的编码，或按 J 键选择输入2）公司代码：输入公司代码，或者按键选择输入3）采购组织：输入采购组织的编号，或按世 键选择输入4）一般数据：如须显示，用“V”选择I ）地址：如须显示，用“V”选择ii ）控制：如须显示，用“V”选择iii ）收付交易：如须显示，用“V”选择5）公司代码控制I）会计信息：如须显示，用“V”选择ii ）受付交易：
13、如须显示，用“V”选择iii ）信函：如须显示，用“V”选择iiii ）预扣税：不选择。6）采购组织数据I）采购数据：如须显示，用“V”选择II ）合伙人功能：如须显示，用“V”选择 点击匚图标全选。填入须填项后，按显示供应商：地址连续按键可查询在初始屏幕中所选各项目的明细信息。查询后，按键退出操作。4、供应商主数据的更改：路径：后勤物料管理库存管理采购主数据供应商采购中央的修 改操作说明：更改世应曲 创腔月慕更改供应商：初始屏幕输入字段选择需要修改的字段，用“V”选择。方法与显示相同。进入需要修改的屏幕后 对有关字段进行修改。按口键结束操作。5、供应商主数据的冻结路径：后勤物料管理库存管理采
14、购主数据供应商中央的冻结 操作说明：1、冻结/解冻供应商：初始屏幕输入字段：1、供应商：输入已知供应商编号，或按勺键选择输入2、公司代码：按出 键选择输入3、采购组织：输入供应商所对应的采购组织，或按 可键选择输入输入完毕，按口键进入下一屏幕：2、冻结/解冻供应商：细节1）记帐冻结 I , - JI）所有的公司代码：在所有的公司代码下冻结。ii ）指定的公司代码：选中指定的公司代码下进行冻结。解除冻结时，则将 /取消。2）采购冻结：I ） 所有的采购组织：如果要在所有的采购组织范围内冻结某一供应商，则用“V”选择此项；如果要解除某一供应商的冻结，则将“V”取消。II ）选择的采购组织：如果在某采购组织内冻结某一供应商，则用“V”选择 此项；如果在某采购组织内解除某一供应商的冻结，则将“V”取消。3）由于质量原因而冻结：按叵】键选择。如解除冻结时，此处空白。操作完毕后，按 目键回到初始屏幕：在此屏幕下的信息栏有“变化已经发生”的信息出现6、删除供应商主数据：路径：后勤 物料管理 库存管理 采购 主数据 供应商 中央的 删除 标记操作说明：待删除标记供应商：初始屏幕
