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1、系统概述本章是对总账系统内容的总述。关于本系统总账系统是财务会计系统中最核心的系统，以凭证处理为中心，进行账簿报表的管理。可与各个业务系统无缝链接，实现数据共享。企业所有的核算最终在总账中体现。本系统主要功能有： 多重辅助核算 科目计息控制 科目预算控制 凭证分账制核算流程 强大的账簿报表查询 多币别核算的处理 现金流量表的制作 往来业务的核算处理，精确计算账龄 与其他业务系统无缝链接 对业务系统生成的凭证提供明细管理功能 自动转账设置 期末调汇的处理 期末损益结转 结账日的控制可以进行月份的选择 集团内部往来协同多重辅助核算在总账系统中，可对科目设置任意多的核算项目进行多重辅助核算。并且提供
2、丰富的核算项目账簿和报表，满足企业对多种辅助核算信息的项目管理。提供科目计息控制在未使用结算中心系统时，可以对科目进行利息计算，提供资金管理，计算科目积数与利息，计算各种资金机会成本。提供科目预算控制可进行科目预算，科目预算也可从预算管理系统中引入，从而在凭证录入时可根据需要进行各种控制。而与预算管理系统集成使用，可以实现更复杂的预算管理与控制。提供凭证分账制核算流程系统在提供“统账制”的基础上，同时提供了“分账制”核算要求下从凭证处理到业务报表的完整核算流程。强大的账簿报表查询查询账簿报表时，可由总账追查至明细账直至凭证，同时可查询到核算项目信息；有跨期查询功能，可以在本期未结账的情况下查询
3、以后期间的数据；提供多种核算项目报表的查询，可进行多核算项目类别的组合查询；具体提供的账簿包括：总分类账、明细分类账、数量金额总账、数量金额明细账、多栏账、核算项目分类总账、核算项目明细账等；具体提供的报表包括：科目余额表、试算平衡表、日报表、摘要汇总表、核算项目余额表、核算项目明细表、核算项目汇总表、核算项目组合表、核算项目与科目组合表、科目利息计算表、调汇历史信息表等。多币别核算的处理期末自动进行调汇的处理。而通过调汇历史信息表可方便查询到各种币别的变动过程。实现现金流量表的制作在凭证录入时即可指定现金流量项目，也可通过T形账户，批量指定现金流量项目，生成现金流量表的主表与附表。同时现金流
4、量表可进行多级次多币别的查询。实现往来业务的核算处理，精确计算账龄提供基于凭证的往来业务核销，可按数量与金额两种核销方式，准确计算数量金额的往来业务计算。分段准确计算账龄，利于资金控制以及账款催收，加强财务管理。与其他业务系统无缝链接各业务系统可直接自动生成凭证到总账中，在总账可直接查询到各系统生成的凭证。其他业务系统可以直接从总账中进行取数。业务单据与凭证间可相互联查。对业务系统生成的凭证提供明细管理功能在系统参数中提供“不允许修改/删除业务系统凭证”的参数选项，当选择了该参数，则不允许修改或删除物流系统及应收、应付系统等业务系统机制凭证，反之则可以修改和删除。自动转账设置系统提供自动转账设
5、置模板，期末时可由系统自动生成转账凭证，无需人工录入。期末调汇的处理本功能主要用于对外币核算的账户在期末自动计算汇兑损益，生成汇兑损益转账凭证及期末汇率调整表。期末损益结转期末损益自动结转，方便快捷核算经营成果。集团内部往来协同内部往来协同主要应用于集中式管理模式的企业集团内各成员企业，在一方发生内部往来业务记账时，同时传递凭证上的内部往来信息到对应机构，由其进行确认并进行相应的账务处理，从而确保在业务发生时，往来的双方都可以即时进行确认，保证了内部往来信息及时性和准确性。结账日的控制可以进行月份的选择举例：举例说明可实现如下功能：如账套期间为8月份，8月份的结账日是9月6日，则在9月6日前仍
6、然可以增加、修改凭证，在9月6日后便不再允许对8月份的凭证进行新增、修改和删除。系统在ERP中的位置详细内容见流程图1-1：流程图1-1与其它系统的接口详细内容见流程图1-2：流程图 1-2与应收应付系统的接口应收应付系统生成的往来款凭证传递到总账系统。与固定资产系统的接口固定资产系统生成的凭证传递到总账系统，固定资产初始余额可以传递到总账初始余额。与供应链系统的接口核算系统生成的凭证传递到总账系统，并可实现物料与总账系统的对账功能。与工资系统的接口工资系统可向总账系统提供数据。与报表系统的接口报表系统可以通过ACCT、ACCTCASH、ACCTGROUP、ACCTEXT等取数函数来实现从总账
7、系统中取数。与预算管理系统的接口预算管理系统可以对总账业务进行预算控制，可以分别以当期预算余额、当前累计预算余额、年度累计预算余额或预算方案累计预算余额为控制标准。与现金管理系统的接口现金管理系统的现金日记账和银行存款日记账可以从总账中引入。同时会计可以根据出纳人员录入的收付款信息生成总账凭证。与项目管理系统的接口项目管理系统的所有业务活动，均可以根据实际情况在总账系统中生成相应的会计分录。这些会计分录包括项目的成本、费用、收入等，还包括项目管理系统的资本化业务。在总账系统中通过定义的凭证分类可以方便的查询到这些凭证。与成本管理系统的接口总账系统的折旧费用、人工费用、其它费用凭证可做为成本系统
8、的折旧费用、人工费用、其它费用的数据来源，成本系统中的业务数据生成的凭证自动传入总账系统。主要业务流程及规范系统总体业务流程图详细内容见流程图2-1:流程图 2-1系统初始化系统初始化流程图详细内容见流程图2-2:流程图2-2系统初始化流程说明相关内容见表2-1:目 标进行系统初始化，使系统进入可处理正常业务状态。业务背 景系统安装后，系统的参数、基础资料等都没有，系统还不能处理具体的业务。用户必须根据实际的业务管理需要，设置系统控制参数、科目、核算项目等后，才能处理正常业务。适用范 围 在系统启用之前，适用所有的行业。序号责任部门责任人1启用账套启用账套，设置账套期间财务/IT部系统管理员2
9、系统参数设置设置系统参数财务/IT部系统管理员3用户设置将系统用户和每个用户的权限在系统中设定财务部主管会计4币别设置在系统中设置币别财务部总账会计5核算项目、科目设置在系统中设置科目和核算项目财务部主管会计6期初数据录入将期初余额录入系统财务部主管会计7数据检查系统检查期初余额是否平衡，数据是否正确还需人工做进一步的检查。财务部主管会计表2-1凭证处理业务凭证处理业务流程图详细内容见流程图2-3: 流程图 2-3凭证处理业务流程说明相关内容见表2-2:目 标实现凭证的生成、审核、过账和修改所有的操作业务背 景用户在实现初始化之后，系统已成功启用。财务人员需要以凭证的方式记录公司发生的实际经济
10、业务。同时，按照实际的工作要求，对凭证进行审核、过账，发现错误进行修改。适用范 围1. 1、各种方式产生的凭证，包括手工凭证、系统生成凭证、模式凭证、自动转账凭证、外部引入凭证、凭证冲销等6种方式产生的凭证。2. 2、凭证的所有处理业务，凭证的生成、审核、过账、修改和删除。序 号责任部门责任人1新增凭证手工录入、引入或者系统产生的凭证。财务部会计2凭证查询查询符合条件的凭证财务部财务人员3凭证审核会计主管审核系统内的凭证财务部总账会计4凭证反审核发现已审核的凭证错误，将其反审核，进入可修改状态财务部主管会计5凭证过账将符合条件的凭证登记到账薄财务部主管会计6凭证反过账发现已过账的凭证错误，将其
11、反过账，进入可修改状态财务部主管会计表 2-2凭证录入与审核4 业务流程图详细内容见流程图2-4：流程图 2-44 流程说明相关内容见表2-3：规程目标确保原始数据以凭证形式变为软件数据，并通过审核得以确认。业务背景1. 已建立会计制度；2. 原始凭据真实、合法、完整；规程适用范围1. 直接由普通原始凭据制作凭证；2. 由软件的业务数据生成凭证或由手工录入此类凭证；序号处理说明责任部门责任人1根据已审核过的原始凭据，在K/3系统总账系统凭证录入中录入凭证并自检，或检查由系统自动生成凭证的准确性。财务部总账会计2要求当天的业务凭据，当天生成或录入总账凭证。财务部总账会计3原始凭据真实、合法、有效
12、。财务部总账会计4会计记账凭证的编制期不能早于实际业务的发生期。财务部总账会计5审核录入凭证是否信息完整准确。财务部主管会计6如凭证录入有问题，则通知制单人依据原始凭据检查和修改凭证，此工作要求在1个工作日内完成。财务部主管会计7如凭证录入无问题，则在K/3系统凭证查询功能中对已录入凭证进行审核，此工作要求在凭证检查无误后1个工作日内完成。财务部主管会计表 2-3凭证反审核业务4 凭证反审核业务流程图详细内容见流程图2-5：流程图 2-54 流程说明相关内容见表2-4：规程目标对发现问题的已审核凭证进行反审核，使之返回至未审核状态以便于改正。业务背景已审核的凭证在账簿生成或报表生成等后续处理过
13、程中发现有误；问题凭证为已审核凭证或已过账凭证；规程适用范围1. 审核与反审核必须为同一人；2. 如果此凭证已过账，则需先反过账后再反审核；3. 适用于本会计期间修改或跨会计期间修改；序号处理说明责任部门责任人1发现问题凭证后申请反审核凭证以便修改a由主管会计检查问题原因，并对是否反审核凭证做判断财务部主管会计2不同意反审核凭证，则通过红字冲销或蓝字更正凭证财务部总账会计3同意反审核凭证，则检查此凭证是否在当前会计期间，是否需要反过账或反结账财务部主管会计a需反过账或反结账时，则先进行反过账或反结账后，再反审核凭证财务部主管会计b如凭证为业务系统生成的凭证，且相关票据已核销，则需要先对相关票据进行反核销后才能再做反审核处理。财务部主管会计4不需反过账或反结账时，则直接进行反审核凭证财务部主管会计表 2-4注意：审核与反审核必须由同一人完成。凭证过账与对账业务4 凭证过账与对账业务流程图详细内容见流程图2-6：流程图 2-64 流程说明相关内容见表2-5：规程目标对已审核凭证进行过账与及账簿查询，做结账前准备。
