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1、国内国际物资设备采购招标投标实务操作国内国际物资设备采购招标投标实务操作目录 第一章 设备采购招标程序和文件格式 第二章 设备采购招标模式 第三章 国际物资供应采购相关问题 第一章 设备采购招标程序和文件格式 第一节 设备采购的程序 无论是国际招标或国内招标其成败关键往往取决于招标前准备工作的好杯。由于准备不充分事先考虑不周招标的结果往往出现一些不理想的现象如价格不理想条件不合理双方权利义务不清合同执行中的尾巴多等等。这在国内和国际招标中是屡见不鲜的如果没有严格按照招标投标的有关规定执行其间产生的问题就会更多。 一、招标书的编制和发售 招标书一般由招标组织机构编制。大型复杂的工程项目中成套招标
2、书的编制工作量很大业主也可委托给技术咨询公司(国外)或工程设计公司承担。招标书是向承包商、供应商(投标者)提出任务、条件、要求的综合性文件。按照工程项目复杂难易程序标书的内容、篇幅也有很大区别：单项机电设备的招标书比较简单有的只有几页至十几页纸张大型工程成套设备长达几百页。招标书的内容应该明了准确完整应当包括投标人编制报价单所必需的全部资料和要求。 1招标书的主要内容 招标书的主要内容一般应包括下列几项内容：(1)邀请信；(2)投标人须知；(3)投标书及附件；(4)协议书；(5)投标保证金或保证书；(6)合同条件(一般的及特殊的); (7)规定及规范(标准); (8)图纸及设计资料附件；(9)
3、货物参数及数量表；(10)执行程序。现分别予以说明： (1)邀请信。这封信很简单一般1-2页纸仅说明招标单位的名称招标工程项目中货物(机电设备、成套设备的)名称及地点标书发布的时间。此邀请信由招标单位的总经理签署被邀请单位在收到此信后则应以电信回复说明是否愿意投标。 (2)投标人须知。这一文件应该详细说明对投标人的准备和提出货物价单方面的要求如提出的日期、时间、地点等着重指出的说明文件和说明资料。 投标人须知通常包含下述各点： 工程项目中所需的机电设备、成套设备；成套设备范围大纲；报价计算基础(总价合同、单价合同、费用补偿合同等); 在投标期间负责与投标人进行联系的人员姓名、地址、电信号码、电
4、子邮件号码等；报价单送达日期时间、地点以及报送份数；有关投标文件的要求和如何准备投标的说明；证明文件的格式及内容要求以及应随报价单同时提出的资料。为了使上述文件内容精确不致因猜测而引起误解最好能列出文件格式样本以便用统一的标准进行评价评标。 这里必须强调指出投标人须知中的内容通常不构成最终合同的内容因此任何合同意图表述都应当纳入合同条款。 (3)投标书及附件。投标书是由投标人充分授权的代表所签署的一项设计文件通常是对双方均有约束力的合同的一个组成部分其主要内容一般应包括： 投标人确认参观了现场审阅了图纸技术参数规范、数量工程设备清单以及合同条款愿意投标。投标人确认投标书附件为投标书的组成部分。
5、投标人确认一旦投标接受则按要求提交一定金额的履约保证书。投标人在合同期内交货(生产出按质按量的机电设备和成套设备). 投标人确认同意招标书规定的有效期在此期间内该投标才有约束力。投标人对投标单位提出的某些责任和义务的理解和确认。 投标书附件一般内容有：履约保证金额通常为投标额的10%-15%保险额交货期违约罚金总额验收合格之后的付款期限保留金和百分比保留金期限以及外汇寄出国外的百分比等等。 (4)合同协议书。合同协议书简称协议书是由双方共同签署的确认双方在合同实施期间所应承担的权利、责任和义务的共同协定。协议书条文中应包括：与合同的关系；协议书的组成部分；承包人、供应商所应承担的义务；发包单位
6、(招标人)对承包人、供应商完成合同要求所承担的义务等等。 (5)投标保证金或保函。为了对招标单位进行必要的保护招标文件中应当规定投标人必须提供投标保证金(或保证书)的条款。投标保证金一般不必支付现金而采用保函的形式。投标保证金(保函)是由招标国的一家银行(或保险公司)在当地的分支机构代表投标人向招标单位出具的一种保单。投标保证书的金额通常为投标总额的2%-5%。要求保证金的额度不宜太高否则将会使许多合格的投标人望而止步。 设置这一文件的目的是为了防止投标人在投标的有效期间随意撤回投标或拒签协议等情况的发生一旦产生了这种情况招标单位便可没收投标保证金以弥补因此而蒙受的损失。 投标保证金(保函)的
7、内容通常应当包括：保证单位确认自己承担支付保证金的义务；阐述上述支付义务和承担条件及义务的消失条件；确认承担义务的条件存在时应支付的额度。按照国际惯例一旦投标人在投标的有效期内撤回投标或拒签合同投标保证金所保证的金额应该能弥补保证金所保证的投标人的标价和招标单位与另一家投标人正式订合同的标价的差额(当后者高于前者时)。当上述标价差额大于保证书规定的金额时保证单位不负责其超额部分。确认当支付义务的条件存在时收到招标单位第一次书面要求(应申明要求索赔的原因)后即无条件支付上述金额。阐明保证书的有效期相同于投标的有效期。一旦定标完成应尽快地向未中标的投标人退回投标保证金。 (6)合同条件。合同条件是
8、双方经济关系的法律基础也是供应商据以计算价格的基础。因此对投标人来讲必须彻底弄懂合同条件。对招标单位来讲其提出的合同条件不能过于苛刻否则承包人、供应商往往会在其价格书中提出相反的意见。由于合同条件苛刻以致造成质量降低、交货期完不成影响整个工程的建设其损失更大。然而合同条件也不宜过于宽厚以免影响经济效益。招标文件中提出的合同条件与定标后签订的合同内容应当相互一致。最理想的情况是招标文件的合同条件将是今后拟签订合同的草案。这样便可以在同一基础上对所有投标人进行评价。合同条件应当吸取以往签订合同中的经验教训。招标单位应最大限度地采用国际通用的标准的合同条件因为这样可以保证合同条款在应用和理解中的一致
9、性。当然采用标准条件也要因地制宜依据实际情况而定决不可全部照搬。 (7)规定规范。规定与规范是招标文件非常重要的一个组成部分。每台设备和工程成套设备都必须严格遵守招标文件所提出的每一规定和规范。这是获得合格产品或合格性生产设备或整个工程项目成套设备的保证。承包人、供应商必须按照招标文件的规定与规范进行投标。招标文件中的规定和规范由“总体规定”和“技术规范”两部分组成： 总体规定。制订总体规定必须慎重规定内容必须精确详尽以避免交货后发生争议给招标单位(业主)造成损失。如南方一个很有名气的燃气热水器的生产厂据该厂领导讲他们当时只知道招标可节约资金货比三家而不知道招标文件的应有要求便委托了一家代理机
10、构组织了招标用400多万元招标了一套生产设备试车后才发现是一堆废铁。找招标单位时他们声称只管招标比价不管生产；而找生产厂时他们则声称与业主没有什么规定要求只管生产出设备至于安装调试没有文件规定。这条生产线已经在厂里停放一年了损失比招标节省的钱大十倍以上。 因此在拟订“总体规定”时应请懂行的专家来帮助同时不能忽视售后服务及配品、配件常期供应的要求内容以期获得一个完整的文件以保护招标单位和业主的利益不受损失。技术规范。技术规范应包括对货物(机电设备、成套设备材料等)的详细参数要求并对应达到的技术标准和最低要求做出详细说明。技术规范应符合国内及国际通用并认可的各类标准如ANS(国家标准)、VBE(联
11、邦德国电气工程师协会标准)、NF(法国国家标准)、JIS(日本工业标准)等或招标国家有关部门颁发的标准等等。如果采用招标国国家标准在一般情况下应在招标文件中作如下规定：技术标准要详述实际使用的要求如型号、尺寸、质量、性能以及配套附件等。技术规范不允许承包人作任何修改或代用。 (8)图纸及设计资料附件。由于具体情况不尽相同因而其设计的详细程度和图纸数量也大不一样如果在招标前已完成施工设计则在招标文件中可以包括一套完整的图纸附件。 (9)货物量、工程量表。这是计算投标价格的基础也是因设计而异。 2招标书的发售。招标书的出售和发送应尽量做到公平对待每一个投标人。在招标公告中规定标书发送和出售日期、地
12、点由招标单位将标书发给带有委托书或证明书的投标人的代表。这样每个投标人从接到标书直至投标截止日至这一段标准时间都是相同的。 二、招标公告 凡采用公开招标方式的招标单位应在招标前发布招标公告以保证有承包能力的单位都能广泛地获得平等的投标竞争机会。招标公告包括招标通知和招标广告。招标通知的主要内容包括：项目名称项目地点项目内容概述项目范围费用支付方式索取招标文件的日期、地址及截止时间招标条件等。招标广告的内容和招标通知相同时可发出招标通知。但无论采取何种形式这种公告都必须及时发布出去。按国际惯例从开始招标到提出报价单其间隔不应少于45天对大型项目来说则不应少于90天以便投标人有充足的时间在报价前进
13、行现场调查和做必要的报价计算。因此招标通知和招标广告一般应在开始招标前两周发出也就是在报价截止前60天到105天以前发出。 三、投标人的选择 选择投标人的原则是：(1)技术能力和以往成就；(2)信誉体现在质量、交贷期、工作责任心、经营作风等方面；(3)合作情况。投标人的数量选择并不是越多越好表面看投标人数量多可以竞争激烈好压价其实不一定全是这样投标人多也会带来工作量增多的弊端；当然投标人太少也不好缺乏竞争力。因此选择适当数量的投标人可以减少招标双方的工作量和不必要的财力、人力、物力的浪费。一般经验是按项目大小或货物量的大小、难易程度区分小型项目3-5个单位投标人；中型项目5-7个单位投标人；大
14、型项目7-10个单位投标人；特大型项目8-12个单位投标人。据世行建议国际竞争性招标中一般在三个国家、四个投标单位之间竞争就可以了。 四、投标人的资格预审 投标人资格预审类似资信调查、就是对投标人的财务状况、技术能力、有无国际认证的质量标准和国内权威部门认可的资格(如国家发布的“重大基建项目管理办法”中提到的资质)。在国际竞争性招标项目中都需对投标人进行资格预审由世界银行贷款的大型项目更是如此而且必要时资格预审资料还须由世界银行予以签定。 资格予审的内容：(1)投标人概况；包括名称地址、电话、电报、电信、电子邮件号注册地址国家投标人等级(有资格认证的)、资本、工厂设施、装备水平状况最近三年的年
15、周转额、往来银行组织机构表前两个会计年度的年报包括资金平衡表、损益表、财务状况变动及业主权益表已承担的任务。(2)经验及以往的成就；包括一般经验特定经验。(3)人员能力；(4)装备状况技术水平(相当于国际什么年代的技术水平)、装备性能、质量、设计、管理水平、制造经验以往成就技术人员水平加工装备等。对投标人进行资格预审一般有两种方法：一是发资格预审调查表；二是进行现场访问。例如在对50亿小化肥合成塔(小化肥关键设备进行招标)进行同型号批量招标时在全国有能力的生产厂家中选择了320个厂进行走访调查效果很好。但是在实际中通常多使用前一种方法只有当根据资格预审调查表中所列资料不能明确判断投标人是否有能
16、力完成供应生产承包任务时并达到理想的质量水平时不到投标人所在地或已生产安装并形成能力的工程项目中访问调查设备、成套设备的使用情况。 当发包一项大型、专业化、新技术要求较高的成套设备、生产线或关键专业设备时应该慎重处理投标人资格预审工作。 资格预审工作可采取根据表提供的情况来加以评价的方式进行这是一种国际通用的方法称之为定项评分法。 五、开标、评标与定标 (一)开标和招标公证 开标指在招标文件中规定的日期、时间、地点将全部投标人寄来的报价书中所列标价予以公开宣布记录在案使全体投标人了解各家标价及最低标价。 1开标方式。常见的有以下三种：(1)公开开标：将开标的日期、地点、时间在报纸上公布、并通知全部投标人并在投标人参加的情况下当众公开进行；(2)有限开标：在投标人自愿参加的情况下开标；(3)秘密开标：由招标单位秘密邀请有关人员参加。 2开标程序 如前所
