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1、文件名称非生产类物品、资产、费用、服务的需求、履行与验收、付款流程版 本生效日期文件编码流 程 架 构L1公司战略规划与执行拟制人L2管理执行与监控审核人L3公司管理执行与监控批准人L4流程Owner总经理适用范围公司标准角色需求方、需求部门长、米购、经管理及总经 理、总经理、供应商、需求管理部门、财务、 总经办1. 目的为规范公司的非生产类物品、资产、费用、服务的需求、履行与验收、付款的程序，特制定本流程2. 概述本文从营缮类采购、行政类采购、资产类采购、其它零星采购及直接报销类几方面进行申、采、验、 付过程的阐述，根据不同的事项，细分为集中采购类费用支付管理、自行采购类费用支付管理及直接报
2、销一 -rrTt类管理。3. 术语名称定义PRPurchase Request Form采购申请单或请购单，公司内部使用POPurchase Order -采购订单行政类采购指办公文具、计算机周边耗材、低值易耗品、管理易耗品、管制品等。固定资产类米购指单价在600元以上且不易损耗的办公设备、生产用设备等。营缮类采购指工程施工及改造、生产用设备、大型生产设备零配件及改造、水电、Layout、装修 等的请购。报销类指收到凭证，直接走报销流程的类别，过程中无米购活动，无需米购参与。4. 角色与职责角色名称职责对应职位/岗位需求方1、提出采购需求，并提请审批；2、（自行采购类）执行采购活动，输出验收凭
3、证；3、（报销类）接收、整理、检查相关的报销类凭证，输出报告或报 销凭证；4、（报销类或自行采购类）提OA系统报销申请，审批完毕后提纸件 报销申请；5、（采购类）在ERP系统中创建PR；6、（营缮类或资产类）启动需求项目的验收，提父验收申请。公司职员总经办（资产类、营缮类）评估米购的必要性：从紧急程度、预算状况、 费用金额等方面进行评估。总经理室1、（行政类、其它类）评估米购的必要性：从紧急程度、预算状况、 费用金额等方面进行评估。2、（其它类）如果其它类最后归属到对应类别（资产类、营缮类或 行政类），交由对应类别的“经管或总经办”评估。经管需求部门长1、审核需求提出的合理性与必要性；2、审核
4、报价单及时效性是否满足需求。部门长（处级以上， 经理级无权签核）采购1、甄选供应商，邀请供应商报价、比价，提交供应商的报价单，发 起报价审批过程；2、收到PR后创建P0,提交审批；3、P0总金额三3万CNY时，与供应商签订协议；4、跟进供应商的协议履行，并协调争议；5、供应商履行协议后，主导对账及签核；6、启动请款申请并跟进。米购员供应商履行协议及P0、开具发票供应商使用部门（工程类或资产类）收到验收申请后，组织相关部门人员进行验收。使用部门的部门长财务1、检查请款申请的合规性；2、根据请款申请付款。会计经管及总经理（自行米购类或集中米购类）审批需求经管、总经理总经理1、报价金额三10万CNY
5、的采购项目报价核准；2、报价金额10万CNY的采购项目报价批准。总经理集团报价金额三10万CNY的采购项目报价批准集团业务领导以下为空5.流程图可插入附件流程图可编辑档流程图PDF档6. 流程说明活 动 编 码活动 名称活动内容角色输入输 出流程启动场景：以下两种场景均须先行获得公司批准，再执行活动 然后进行请款报销。1、自行采购类：需求部门自行采购，完成后进行费用报销，一般适 用于预计总金额0.3万CNY，特别紧急或未纳入采购范围的采购 项目预计总金额0.3万CNY以上的走集中采购，原则上不能走自 行米购。2、集中采购类：属于米购目录或不在米购目录内但预计总金额三 0.3万CNY，由采购人员
6、进行采购，包括营缮采购、行政采购、固 定资产采购及其它总金额三0.3万CNY的采购项目。1，类别需求提出过程电 脑 耗 材电脑周边耗材由资讯部每月19日前根据公司实际 需求做出下月电脑耗材需求表，提出采购立项申 请。非生 产类 物 品、1提需求集行 政 采 购办 公 用 品 等1、各部门助理、文员在每月19日前对部门下月办 公用品进行预算并制定月购需求表（需经 部门主管核准且标注清楚用途）报至行政部初 核；2、行政部审核、汇总各部门需求，列出需米购的月购需求表，提出采购立项申请。需 求 方立项需求资 产、 费 用、 服务 申请中釆购药 品1、行政部根据部门人数、工种、季节特点等性质， 制定每月
7、药品清单；2、各部门根据使用状况填写用药记录表，当 月19日前提交行政部以便预算下月各部门药品 用量；3、行政部根据预算提出药品米购立项申请。立项单营 缮 采 购工 程 施 工 等1、各部门统计工程及改造项目，经部门审核后提 交给行政部；2、行政部根据公司实际需求，每月月初统计提报 需要施工的项目，提出采购立项申请。固 定固 定各部门助理、文员在每月10日前对部门下月固定资 产需求进行预算并制定固定资产需求表（需标资资 产产注清楚用途），提出采购立项申请。其它如 政府宣 传广告、 夕卜训、认 证、软件 等无形 资产需求部门提出需求，提出采购申请。类别项目需求提出过程自行采 购小额广告费员工活动
8、费招聘费（现场招聘或网站招聘）需求部门根据需求，提出采 购立项申请注：以上两种场景（自行采购类&集中采购类）进行采购立项申请， 提出非生产类物品、资产、费用、服务申请立项单时，须注明 申请的受益类型，即明确申请的费用是归属项目还是归属部门： 费用归属项目：注明项目代码； 费用归属部门：注明部门代码，须细分至处、部、 课级。冋时，申请部门在提出非生产类物品、资产、费用、服务申 请立项单时需要注明验收标准与预算标准，如果是免检产品则填 写免检。非生产类物品、资产、费用、服务申请立项单的填写注意事项：1）申请理由：写明清楚为何申请，涉及到自行采购，要说明清楚为何不采用集中采购的方式，比如时间紧急度、
9、 支付方式、及其它。2）具体采购描述：一定要把采购的物品的规格、型号、甚至厂家、数量、质量，采购5R原则：正确（或合适） 的时间、正确（或合适）的地点、正确（或合适）的 价格、正确（或合适）的质量、正确（或合适）的数 量，描述清楚。3）验收标准：也就是质量判定依据一定要明确出来，由谁进行验收判定也要注明。4）预算状况:预算的标准是多少？比如当月的预算标准为多少？要根据归属项目代码或归属部门代码（处部- 课级）来填写当月的预算情况，此次购买是否超标？ 若有超标，则需要补充对应的超标报告。2审核需求提出部门的部门长审核申请单的完整性与需求情况的合理性与 必要性： 如必需，则进行签核； 评估不需要申
10、请采购时，流程结束或流程回到初始状 态。需 求 部 门 长非生产 类物 品、资 产、费 用、服 务申请 立项单审核 结果3评审采 购必 要性场景1:资产类、营缮类由总经理室评估采购的必要性：从紧急程度、预算状况、费用金 额等方面进行评估。场景2：行政类、其它类由经管评估采购的必要性：从紧急程度、预算状况、费用金额等 方面进行评估。如果其它类最后属于对应类别（资产类、营缮类或行 政类），交由对应类别的“经管或总经办”评估。 评审结果：冋意，流程进行下一步；不冋意，流程回到初始状态。总 经 办非生产 类物 品、资 产、费 用、服 务申请 立项单评审 意见4审批1、经管从公司的经济预算、成本控制等方
11、面进行审查，审查申请的 合理性，决定是否同意申请；2、经管同意后，总经理进行批准决策。 同意：流程进入下一步即步骤9-“报价、选供方”。 不同意：流程结束或回到初始状态。经 管 及 总 经 理非生产 类物 品、资 产、费 用、服 务申请 立项单审批 结果5执行活 动并输 出报告流程启动场景：报销类业务，包括各种费用的报销如水电费报销、 差旅费报销、员工体检费、招待费等，此种情景时，凭报销凭证（单 据、发票）报销。活动完成后，报销需求人接收、整理、检查相关的报销类凭证， 输出报告或报销凭证。特别注明：原则上，所有报销类业务的费用发生前，须预先经过费用申请并 征得审批（部门及总经理）后方可发生费用
12、，费用产生后按费 用报销管理规范进行报销。需 求 方审批结果报告 或报 销凭 证类别报销项目报销凭证备注报销类水费、电 费、租金、 食堂餐费发票、费用清单工伤医疗 费用缴费清单、住院报告、 出院小结协议医院采用月 结，非协议医院付 现金。派遣费用派遣协议、人员工时、 扣款明细表内部讲师 费课程签到表仲裁费劳动争议裁决书快递费发票、快递费用汇总表体检费体检人员明细单（含费 用单价）、体检复查人 员清单、费用总单（盖 公章）差旅费出差申请单、发票、出差报告招待费消费发票、刷卡记录或消费清单现金支付招待餐 费需提供点菜单； 购买商品需提供 超市小票清单；费 用申请单中接待 事由、问题处理结 果为必填
13、项。油卡油卡充值表、发票粤通卡路卡充值表、发票6执行采 购活动 并输出 验收凭 证审批完成后，需求单位自行采购（询价、比价、选定供方），办理活动， 获取报销凭证。需 求 方审批结果报告 或报 销凭 证类别项目报销凭证自行采购小额广告费送货单员工活动费发票招聘费（现场招聘）发票招聘费（网站招聘）协议7提0A系 统报销 申请需求方在0A系统（BPM系统）中提交报销申请。需 求 方报告或 报销凭 证0A报 销申 请8提纸件 报销申 请0A系统中审查完毕，需求方将OA申请打印纸件，提交纸件报销申请， 具体参照费用报销管理规范。需 求 方0A系统 中审查 完毕纸件 报销 申请9报价、 选供方流程启动场景：非生产类物品、资产、费用、服务申请立项单签批 完成收到需求方的采购需求，根据已签批完成的非生产类物品、资产、 费用、服务申请立项单内容，甄选供应商，邀请供应商报价，择优 选择供应商。供应商的报价单等相关信息经部门领导审查后传递给需 求方。采:购米购需 求报价单10审核需求方部门长接收到米购回传的报价信息后，评估是否可以满足要 求： 同意：继续审批流程，流程进入步骤11- “评审报价的合理 性”；不同意：流程结束或要求米购继续询价或换供应商，回到流需 求 部 门 长报价单审核 意见程步骤9-报价、选供方”。11
