办公室秘书工作技巧

精品文档 办公室秘书工作技巧 秘书辅助领导，从事办公室工作，有其专业性和规律性。 下面是学习啦小编为你整理的办公室秘书工作技巧，希望对 你有用！ 办公室工作的程序是按照“接受任务” -“实施落 实”-“交付反馈环 节”进行的。在实行这三个环节过程 中，需要注意其中的每一个 细节，以增强工作的有效性。 一、确认反馈阶段的技巧 确认就是接受任务，反馈就 是汇报交付。在战争中，每当指挥员 布置完任务，接受者 都要当面复述一遍，即使战斗最激烈的时刻也是如此。 只 有这样，才能确保执行者全面准确地领会指挥员的战略意 图，避免差错。 秘书接受领导任务后，同样需要复述确认复述有助于秘 书对任务 加深理解，领导也能从秘书的复述中及时发现自 己的疏漏或秘书 在理解上的偏差。诸如，领导布置任务后， 秘书应以最精炼的语言将任务复述确认后再去执行 ；接到一 个会议通知电话，秘书应 当向授话人复述一下电话内容 ； 以传真、邮件等非面对面方式向 某人传递信息后，秘 书应主动向对方确认是否收到， 是否完整清楚，有无疑问等。 确认时需要注意的细节，如果领导布置的工作内容很简 单，秘书可以直接去做；如果领导布置的工作内容较多，秘 书就需要复述一遍，复述时要精炼、条理，同时可加入自己 的理解，准备采取的方法等； 如果接到电话，除了记录、复述，还要想到领导可能会 问的问题，因此要问清对方的姓名、电话号码。一项任务完 成后秘书要及时向领导汇报，反馈工作的进度和结 果。这 也是赢得领导信任的基本途径。 反馈时需要注意的细节；反馈有缓急之分，一项工作的 完成情况 是否必须立即反馈领导，不是凭秘书的感觉，而 是看领导对这件事的关注程度和这件事本身的紧争程度。 如领导会后要赶着去拜访一个重要客户，这时秘书应该 立即落实车辆并把车型车号、停 靠地点、司机姓名、手机 号码等信息传递给领导。如果秘书没有履行反馈职能，领导 找不到车，便是秘书的失职。 反馈还需要注意时机场合。如果不是很急迫的事，应在 领导不忙或坐车、闲聊时汇报。反馈时语言应简练，要突出 结果淡化过程，切忌将汇报变成表功或诉苦， 可像聊天一样， 将领导需要掌握的信息传递过去。 二、实施落实阶段的技巧 在实话落实阶段，秘书应掌握两这方面的要点。 1 、不忘事、不误事、做好事 秘书工作无小事。 要做到不忘事，可以做这样一些工作 ；把文件夹分成 “已处理”、“待办”、“临时”三种并贴上不同颜色的标 签；对重要文件加锁保管并及时处理 ；准备一本记事本，每 天下班前记录次日要做的事，根据轻重缓急逐项完成 ；对重 要性事务、周期性事务要提前记录。不误事的秘诀是分清事 情的轻重缓急，做事讲究次序。时间管理 学把要做的事情 分成重要且紧急，不重要但紧急，重要但不紧急，不重要也 不紧急几类。 办公室工作有受支配、制约的部颁（上司委派的或部门 分配的工作），也有自己支配的部分（职责内的日 常工作）。 秘书要有科学明确的工作计划，包括工作目标、内容 步骤、 方法、标准、完成时间等。要根据轻重缓急决定工作次序， 有条有理地进行。受制约的工作置于前，自己支配的工作置 于后；重大工作优先考虑集中精力做 ；日常工作分散做。整 段时间用于处理复杂的需连续进行的工作如拟写文件 ；零星 时间用于处理简 单的可间断的工作，如处理信件、查阅资 料;还要善于控制诸如 接待来访、联系电话等工作的时间弹 性。 秘书应养成记录工作时间使用情况的习惯，如每周用于 拟稿、接 待、联络、参加会议等所占的时间，以便适当调 整优化，进一步 提高工作效率。不忘事与不误事都为做好 事服务的，把每件事情做好才是秘书工作的最终目的。 做好事要善于抓大放小， 做好重要的事情，要用0%的精 力做20%重要的事情，用20%的精力做80%不太重要的事情。 0%重要的事情主要指该项工作完成的质量可能会对公司、部 门、领导产生重大的影响，或对秘书本人的成长产生重大的 影响。 做好重要的事情，秘书必须树立精品意识，力求尽善尽 美，杜绝疏漏和低级错误；还要处理好质量与效率的关系， 既要保证在规定时间内完成工作，又要克服片面追求效率而 牺牲质量的做法。对0%不太重要的事情要善于借助外力， 如 果可能可以授权下 属;要善于合理利用时间，性质相同或相 近的工作可以集中处理， 如打电话、处理文件等；要善于利 用历史资料进行处理，如把常用范本分门别类予以存档。 、准确、及时 如果我们分析出错的原因就会发现，办公室工作最容易 出错的常常是职能交叉环节，即两个人（或部门）的结合部。 杜绝出席的办法之一，就是将自己的职责范围扩大，即在递 交工作或任务时，如果将随之实生的责任比作“接力棒”就 要确保“接力棒”递交到下一名队员手中时不落地。 秘书接受任务时，首先要分清是否是属于自己职责范 围，是否是领导交办的事。若是，就应无条件保质保量地做 好;若不是，就应明确告知对方事情的办理程序和方法。秘 书应做好该做的事，也要对不该做的事说“不”，要艺术性 地学会拒绝。这不仅可以帮助对方掌握办事规律，承担应负 的责任，也可以保证全局工作的顺利进行。 秘书还应该明白，不该做的事并不等于“可以不 做的 事”，在分清职责的前提下，要善于帮助他人、与人合作、 互助互通，学会平衡各种人际关系。如果事情不涉及法律、 道德、规则等因素，分清职责后要有选择地做。下列三类事 秘书不应介入； 第一，要你做的事已超出了你的能力所及，也就是说答 应下来的事就应力争做好；做不好不如不做，不要帮倒忙。 第二，分内的事已经令你无暇他顾，也就是说不要种了 别人的地荒了自己的田地。 第三，你的介入于事无补。 准确是不失误，及时是不 耽误。 及时就是在每一时间内内完成应 该做的工作。秘书不 要过多强调领导或工作本身所要求的最后期限，因为秘书随 时会接受新的任务，这时双重的工作会带来过大 的压力， 最终使工作无法达到应有的质量。领导也随时可能将工作的 最后期限提前，使你措手不及。领导一般考虑的不是离最后 期限你还有多少时间，而是在此前已经给了你多少时间。 我是XX年通过地直事业单位招聘到办公室工作的，主 要负责精神文明建设、单位考核等相应材料的编撰、整理和 收集、文字材料的起草等工作，同时完成主管领导交办的其 他临时性和紧急工作。一年以来，在院领导、科主任的领导 和指导下、同事们的帮助和支持下， 较好的履行了工作职责， 完成了工作任务。现将工作情况小结汇报。 一、 加强理论学习，提高自己的政治水平和业务素质具 有良好的政治和业务素质是做好本职工作的前提和必要条 件。本人自觉地学习党的有关方针政策、国家的法律法规， 认真落实科学发展观，不断提高思想素质和理论水平 ， 工作中认真履行工作职责，努力完成各项工作任务。利 用工作和业余时间系统地学习了马列主义、毛泽东思想、邓 小平理论和“三个代表”重要思想，及十八大精神，通过认 真细致学习，使自己的理论水平较以往有了较大的提高 ；在 政治思想上，正确处理稳定与发展的关系，在大是大非问题 面前保持清醒头脑，旗帜鲜明，立场坚定地反对各种非法活 动，坚决维护祖国统一、维护民族团结。在从书本汲取养分 的同时还谦虚地向周围理论水平高、业务能力强的同志学 习，取人之长，补己之短，努力丰富自己、充实自己、提高 自己。 二、 勤于动笔，增强了文字功底和思维能力 办公室工作要求有较强的文字表达能力和逻辑思维能 力。为提高自己的写作能力， 我从研究已经成型的材料入手， 细心揣摩，起草文件时边写边改，并请老同事和领导提出意 见和建议，然后再进行深入加工， 经过反复推敲，最后定稿。 一年来，我起草各种综合性材料三十多份，文件十份。宣传 工作是单位树立内外社会形象的一个重要手段和窗口，今年 我院开展《结防信息》宣传工作，我主要是做好协办的组稿 工作，对单位工作开展情况，发展动态进行宣传报道，今年 我所编发《XX信息》XX期，我起草结防信息 XX多篇。材料 的成型需要有详尽的、准确的第一手资料，这样才能保证向 领导反映准确的信息，为及时决策提供可靠的依据。在院开 展对全院各科室增加办公用具的调查活动中，在科主任的指 导下，深入xx个科室各个办公室查看办公用具，将缺少的 办公用具进行了初步统计；在制作单位电话薄时，我与各科 室主任、护士长协调配合，完成了我院各科室职工办公室、 住宅电话的收集整理。对于工作中存在的问题，我总是积极 动脑筋、想办法，尽可能完成工作任务。对印发的材料、文 件，每次都进行了认真的审核和校对，至少二遍以上，并请 办公室其他同事帮助把关，减少出错机率。 三、深入实践，提高工作能力。 领导的决策和指示的落实都需要进一步的协调和检查 监督。二月底我院开展了对小儿麻疹等疫苗接种工作，我与 同事一起对我院xiaqu进行了摸底调查，在三月全区开展为 期x天的脊髓灰质炎疫苗接种工作中我抽调安排在固定点发 放疫苗，我坚持岗位，圆满完成了工作安排，两次活动使我 对院工作业务有了进一步了解。在对门诊综合楼各科室办公 室安装科室牌时，与科主任进行仔细确认核对，初步完成了 对科室牌的登记，在对科室牌的统计中，也使我对我所各科 室设置有了整体认识。 今年，我所迎来了自治区精神文明单位复验，我与办公 室同事对我所职工家属院 XXX户职工家庭开展了摸底调查， 完成了社区安排的“四知四清四掌握”工作要求，对近三年 来我所开展的精神文明工作情况进行了收集整理，完成了 XXX年精神文明X个档案的整理装订，对 XXX年的精神文明 工作进行了进一步补充完善，顺利通过了精神文明档案材料 的检查。 在年底单位绩效考核中，按照考核要求对单位节能、综 合治理、绩效考核等工作的自查自评进行了初步起草，按照 地委下发的对地直单位 XXX年绩效考评指标及评分细则，对 各方面工作进行了梳理，认真准备了考核材料。 办公室负责全院各个方面工作，既抓总务后勤、也对业 务工作进行监督，在院办的领导下，我对下半年每月的值班 情况进行了的统计，将监督医德医风的满意度调查表的装订 存档工作，在工作中使我充分认识到办公室工作的繁琐和细 致，做任何工作都不能马虎。 四、快速反应，完成交办的临时工作和紧急任务由于院 办工作都是涉及到职工切身利益的大事，所以临时性工作和 紧急性任务比较多。在我所 tongshi母亲重病抢救寻求院帮 助时，救人刻不容缓，情况紧急，科主任将进行倡议全所干 部职工捐款任务交给了我，我撰写了爱心捐款倡议书，深入 各科室积极倡议捐款，由于当时正值精神文明检查，在加班 完成精神文明档案整理后，我积极与各科室主任、护士长沟 通联系，用二天时间完成了全所职工的捐款及统计工作，及 时将全所职工的关心送到了救助者手中。在重阳节和古尔邦 节来临之际，所部开展了对离退休人员和定点扶贫贫困农牧 民走访慰问活动，此时，我所退休职工某某同志重病寻求院 领导帮助，救人如救火，在科主任的指导下，用一天时间完 成了全院职工对某某同志的爱心捐款收集统计工作，并对收 到的爱心捐款情况及时在公示栏向广大职工公示。 虽然我在一年的工作中取得了一定的成绩，无论在思想 认识上还是工作能力上都有了较大的进步，但还存在一定问 题和不足：一是工作有急躁情绪，有时工作急于求成。二是 处理一些工作关系时还不能得心应手，工作显得措手不及， 无从着手。在今后的工作中，我还要加强学习、戒骄戒躁， 努力提高自己，以新的面貌、更加积极主动的态度去迎接新 的一年的工作任务，在岗位上发挥更大的作用，取得更大的 进步。 1 具备良好的职业道德，是办公室秘书适应工作的前提 条件 职业道德，指从事一定职业的人所应遵循的道德规范以 及与之相应的道德观念、情操和品质。视其办公室秘书在单 位和部门中所处的特殊地位，要履行好承办、参谋、管理、 协调等各个方面的工作职责，客观上要求他必须具备良好的 职业道德。然而，只有自己对所从事的职业产生职业情感和 建立职业理想，才能相应决定自己的职业态度，继而珍惜职 业