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1、业务外包管理制度和流程汇编1 业务外包管理风险与关键环节控制1.1 业务外包管理风险企业在开展业务外包活动时，至少应关注图141所列的可能涉及到的风险。风险1业务外包违反国家法律、法规，可能遭受外部处罚，导致经济损失和信誉损失风险2业务外包未经适当审核或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈行为而导致损失风险3业务外包策略不科学、承包方选择不合理，可能导致企业核心资产遭受损失风险4业务外包流程为恰当履行或监控不当，可能导致企业外包战略失败或经营效率低下风险5业务外包信息保护措施不当，可能导致企业商业秘密泄露风险6业务外包会计处不当，可能导致财务报告信息失真图141 业务外包管理中存在的风险示
2、意图1.2 业务外包关键环节控制企业在实施业务外包内部控制时，应当强化对下列关键方面或者关键环节的控制，具体如图142所示。关键环节1加强业务外包岗位责任控制，规范授权审核制度和外包业务归口管理制度关键环节2加强外包策略制定和承包方选择的控制，外包策略应科学合理，承包方选择依据应当充分，外包合同协议应灵活规范关键环节3加强外包业务流程的控制，包括对固定资产使用、外部存货的管理关键环节4按有关规定对外包业务进行会计处理图142 业务外包管理关键环节示意图2 职责分工与授权批准2.1 业务外包管理控制岗位职责企业在进行业务外包时，会涉及到以下的管理控制部门或岗位，这些部门的岗位职责权限和不相容职责
3、如表141所示。表141 业务外包管理控制岗位职责一览表业务外包管理控制岗位主要职责不相容职责1. 董事会及其审计委员会审议、审批重大或核心业务外包项目计划书申请与执行业务外包项目计划2. 董事长、总裁审批外包业务流程管理制度审议非核心业务或涉及金额较少的外包项目计划书审定最终的承包方审议、批准外包合同书审批外包业务付费款项审议因承包方提供附加产品而产生的额外付费申请与执行业务外包项目计划订立外包业务合同书支付外包业务付费款项3. 财务总监审核外包业务固定资产、流动资产、存货各项制度审批盘亏盘盈的资产、存货审批资产、存货的会计处理结果编制外包业务固定资产、流动资产、存货各项制度执行会计处理4.
4、 法律顾问审核外包的法律协议或合同文件参与外包业务的谈判解释协议或合同条款，处理相关法律事务审批外包合同协议5. 归口管理部门负责人审核外包业务流程制度，并监督其执行情况审核经遴选留下的承包方资质，确定13个承包方审核外包合同培训涉及业务外包流程的员工定期检查和评价外包业务进展情况主持验收外包业务成果确认外包业务付费款项审核外包项目计划书审批外包合同审批外包业务流程管理制度审批外包业务付费款项6.归口管理部门专员 拟定外包业务流程管理制度跟踪监督外包业务流程管理制度的执行情况根据承包方资质标准及遴选办法，审核承包方资质并进行初步遴选初步接洽，订立外包合同提出外包业务的初步检验成果，参与项目的正
5、式验收确认承包方最终提供的产品（服务）的差异，提出改进意见或建议协调处理与承包方之间，以及各承包商之间的争议申请外包业务正常及额外付费款项审核、审批外包合同审核、审批外包业务流程管理制度审核、审批外包业务正常及额外付费款项7. 职能部门相关负责人组织下属人员编制外包项目计划书，并进行初步审核审核外包项目计划书8.资产管理部门负责人财务部经理 组织编制外包业务固定资产、流动资产、存货各项制度，并进行审核审查外包业务承包方对企业固定资产、流动资产、存货的使用情况定期对承包方库存存货进行检查组织开展资产、存货的盘点工作对盘亏盘盈的资产、存货进行会计处理9. 财务部经理根据成本收益情况，评估业务外包项
6、目计划审核外包业务相关的会计处理审核外包业务付费款项审核、确认业务外包中的退款及折扣金额执行会计处理审批外包业务付费款项计算业务外包中的退款及折扣金额10. 财务部会计人员预测业务外包项目计划成本一收益对外包过程中涉及企业资产存量、增量变动进行会计处理对经过审核、审批的盘亏盘盈资产及存货进行会计处理计算业务外包中的退款及折扣金额审核相关会计处理审核、审批外包业务付费款项审核业务外包退款及折扣金额11. 财务部出纳人员支付合同或协议规定的或经批准的外包业务费用计算、确认业务外包中的退款及折扣金额2.2 业务外包授权审批制度制度名称业务外包授权审批制度受控状态编 号执行部门监督部门考证部门第1章
7、总则第1条 为了使企业业务外包活动更加规范、有序，明确各部门和相关岗位在业务外包管理工作中的授权范围及审批权限，根据国家法律法规及公司章程的规定，特制定本制度。第2条 本制度适用于企业在对采购、设计、加工、销售、营销、物流、资产管理、人力资源、客户服务等业务进行外包时涉及的授权审批事项。第2章 业务外包的授权审批范围及内容第3条 业务外包申请的授权审批1企业相关部门编制外包项目计划书，具体阐述业务外包背景、外包内容、实施程序、主要风险和预期收益等信息。2相关部门负责人审核计划书。3董事长、总裁对计划书进行审议。4采购、设计、物流、人力资源管理、客户服务等非核心业务，或涉及金额小于3 000万元
8、的外包项目，由董事长、总裁办公室审议批准。5加工、销售、营销、资产管理等核心业务，或涉及金额达3 000万元（含）以上的外包项目，由董事长、总裁审核后，提交董事会及其审计委员会审议批准。第4条 外包合同签订的授权审批1外包业务归口管理部门对承包方进行资质审核及遴选后，引入合格的外包合作伙伴。根据外包业务性质不同，拟定不同形式的合同文本。2归口管理部门负责人会同法律顾问对合同进行初审。初审通过后，根据合同金额交由不同级别管理层审批。3合同金额在300万元以内的外包协议，由总裁审批。4合同金额在3003 000万元的外包协议，由董事长审批。5合同金额在3 000万元以上的外包协议，提交董事会或股东
9、（大）会审批。第5条 外包业务费用支付的授权审批1归口管理部门接到承包方付款请求后，在评价外包业务项目的基础上对其提交的付款申请进行全面确认，修改或删除不合理部分，计算付款净金额。2由部门负责人会同法律顾问对付款申请进行审核，并签发支付证书。3财会人员对支付证书进行审核，财务部门负责人复审合格后，根据支付金额交由不同级别管理层审批。4单次涉及金额在300万元以内的申请，由总裁审批；3003 000万元的申请，由董事长审批；3 000万元以上的申请，由董事会或股东（大）会审批。5财务部门负责人确认审批程序无误后，由财会人员给予支付。第3章 授权期间与授权调整第6条 总裁及以上级别的被授权人，其授
10、权有效期根据公司章程中规定执行第7条 外包业务归口管理部门的被授权人，其授权有效期自外包项目启动时始至外包项目结束时终。第8条 发生下列情况时，授权机构可调整或撤销原授权。1受权人发生重大越权行为。2受权人的行为失当造成重大经营风险或法律责任。3经营环境、内部机构和管理体制发生重大变化。4业务外包计划发生重大变化。5其他情况。第4章 附则第9条 业务外包项目所涉及的授权审批应当在授权范围内进行，不得超越审批权限。第10条 违反规定不履行或不完全履行授权审批的行为，要追究相关责任人的责任，进行经济处罚和行政处罚。第11条 本制度由总经办负责制定和解释，经总裁审批后执行。编制日期审核日期批准日期修
11、改标记修改处数修改日期3 外包策略及承包方选择3.1 外包业务承包方选择流程协助评标签订合同拟定合同 部门步骤董事会及审计委员会签订合同外包申请开标评标其他相关部门董事长（总裁）编制外包项目计划书审议外包准备审议归口管理部门招标阶段确定归口管理部门审核确定承包方资质标准及遴选办法编制招标合同发布招标合同招标报名及资质预审制定标底组织开标评标、讨论定标发放中标通知书拟定业务外包合同签订业务外包合同审批审核审批审核3.2 技术服务外包合同范例文本名称技术服务外包合同范例受控状态编 号执行部门监督部门考证部门技术服务外包合同 合同编号： 委托方（以下称甲方）： 服务方（以下称乙方）： 法定代表人：
12、法定代表人： 地 址： 地 址： 邮政编码： 邮政编码： 联系电话： 联系电话： 甲、乙双方本着互利互惠的原则，就甲方 技术服务问题，经友好协商，根据中华人民共和国合同法有关技术合同的规定及其他相关法律法规的规定，同意就以下条款订立本合同，共同信守执行。第1条 技术服务名称、内容、方式和要求11 甲方需要就 技术项目（全称）委托乙方提供技术服务。12 甲方委托乙方提供的技术服务包括 等方面，具体参见本合同附件技术服务外包具体内容。13 本合同约定的技术服务采用 等方式实现，具体参见本合同附件技术服务方式。14 本合同约定的技术服务应达到标准水平为 。第2条 合同履行期限、地点21 甲方协作事项应在 日内完成；乙方应在本合同生效后 日内完成技术服务项目。22 合同履行地点根据服务方式不同，可在甲、乙方所在地，亦可约定双方同意的其他地点。第3条 甲方的主要义务31 为了使乙方顺利开展服务工作，在合同生效 日后甲方向乙方提供有关技术背景及有关技术数据、原始设计文件、样品材料等资料。32 甲方向乙方提供工作场所及必要的工作条件，包括交通、食宿（标准）等。33 甲方根据乙方要求及时补充说明有关情况，追加、修补有关资料、
