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1、*彩色印刷有限公司文件编号：QCQP-002版次：A0版记录控制程序日期：2004年06月20日第1页共1页1.0目的对质量管理体系所涵盖的记录进行控制，为证明质量管理体系的有效性和符合性提供证据。2.0适用范围本公司的所有记录。3.0职责3.1各部门负责本部门的记录归档管理。人事部为记录归口管理部门。4.0程序4.1各部门负责收集，整理各部门的记录并负责归档保管；4.2记录的标识编号按文件控制程序执行；4.3记录填写规范，不得随意涂改。如因笔误或计算错误要修改原始数据，应采用单杠划去原始数据，在其右上方写上更改的数据，记录必须签名，记录应用圆珠笔或钢笔填写；4.4记录保存和保护4.4.1人事
2、部制定记录总览表，规定各种记录的名称、使用和保管部门、保管期限；4.4.2各部门填写记录后，每月整理归档记录，并统一归档保管；4.4.3记录按类别及日期顺序存放于干燥的地方，人事部每6个月检查各部门使用记录及管理情况；4.5记录发放、借阅和复制4.5.1各部门填写文件发放、回收记录向人事部领用所需的空白记录表格；4.5.2需要借阅或复制记录时，应填写文件借阅/复制记录由记录管理人登记备案；4.5.2 非本公司的人员未经管理者代表批准，不得查阅记录文档。4.6记录的销毁处理记录如超过保管期限，由各部门负责人提出文件销毁申请交管理代表批准后，由授权人员执行销毁，并填写文件销毁记录表中的“销毁情况”；4.7各部门的记录格式由部门负责人组织编制，部门负责人审批，交人事部统一管理；4.8如记录格式需要更改时，执行文件控制程序有关规定。5.0相关文件和记录5.1文件控制程序5.2文件发放、回收记录5.3记录总览表
