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1、宏运福有限公司记录控制程序文件编号：SJ/QP-002文件版本：生效日期：发文编号：B2004.11.01综合部审核批准记录控制流程图XXXX有限公司1. 目的建立并保持质量管理体系记录的控制要求，以保证能够提供产品符合规定要求和质 量体系有效运行的证据及其追溯。2. 适用范围适用于质量体系运行中产生的记录，包括来自供方和顾客指定的记录。3. 职责3.1 综合部是记录的归口管理部门，负责制定记录的编码规则及管理体系文件记录 的审定和建立。3.2 各职能部门负责本部门记录的控制和管理。4. 工作程序及要求4.1 记录清单建立、备案、标识4.1.1 各部门根据质量管理过程的需要建立记录清单。清单中
2、要明确记录的名称、 编号、保存部门、保存期限，并经部门经理审批。4.1.2 综合部对各部门拟定的记录形式和内容进行审核，各部门经理批准，确保符 合质量管理体系规定要求。4.1.3 各部门把经过审批的记录清单、记录和空白表格报综合部备案。4.1.4 综合部对记录空白表格给予文件编号，具体编码规则如下：SJ/JL XXX X/X 版本/修改状态记录编号 公司及记录的拼音缩写4.2 记录的使用4.2.1 各种记录要有记录人、审核人、记录时间、地点、内容等。4.2.2 记录应做到字迹清晰，记录的事实或数据准确、完整，不得随意涂改。如需要 更改时采用划改，划去原文后写上更改内容，更改人签名。4.2.3
3、记录表单要按照规定的格式进行填写，不必填写处要用“/”划去，不能留有 空白。4.3 记录收集的内容 各部门根据其职能，确定、准备和收集以下记录（记录可以是任何媒体形式，如拷贝或电子媒体）：a. 管理评审、合同评审、产品审核、工艺审核的有关记录；b. 过程设计的输入、输出、评审、验证、确认、更改的有关记录；c. 供方评价记录及合格供方的质量记录；d. 有可追溯性要求时，产品唯一性标识的记录；e. 设备、设施、工装、环境、安全、过程控制的有关记录；f. 对过程、设备、人员的鉴定记录；g. 进货、过程、最终检验和试验的记录（包括让步放行记录）h. 检验、测量、试验设备的校准检定记录；i. 不合格品控
4、制的有关记录j. 持续改进、纠正措施和预防措施的有关记录k. 内部质量体系审核结果及纠正措施验证记录；l. 各种培训记录；m. 与服务有关的记录；n. 与统计分析有关的记录；o. 搬运、贮存、包装、防护、交付有关的记录；p. 来自供方的质量记录和顾客工程规范的质量记录；q. 可靠性分析、验证记录；r. 其它质量活动完成后的记录或所达到的结果的记录；S.对顾客或供方的PPAP相关记录；t.满足法律法规和顾客要求的记录；u.效益、效率、成本相关记录。4.4 记录的编目、归档、贮存4.4.1 各部门对记录进行分类并按顺序编好目录。4.4.2 各部门所产生的记录自行归档，对要归档的记录应按记录的时间顺
5、序或编号 序进行分类装订，对已归档的记录，记录管理人员要填写记录归档及处理登记台帐， 且归档记录要标准明确、分类清楚、易于存取、追溯、查阅。4.4.3 贮存4.4.3.1 各部门自行贮存本部门所产生的质量记录。贮存环境要适宜，防止损坏或丢 失。4.4.3.2 记录的保管要做到台帐清晰，便于识别、查阅、存取。4.4.3.3 记录保存期限如下：a. 内部质量管理体系审核和管理评审记录保留 3 年。产品风险分析、措施记录保 留 15 年；b. 生产件批准文件、工装记录、采购单和修改单的保存时间必须为零件（或零件系 列）在现行生产和服务中规定的有效期再加上一个日历年（当顾客有特殊要求时，按顾 客要求执
6、行）；c. 质量运行状态记录（控制图、检验和试验结果）必须在其生产的当年和下一个日 历年予以保留；d. 以上规定的保留时间必须理解为“最短的”保存时间，本要求不替代任何政府规 定的要求；e. 所有质量记录的具体保存期限按质量记录目录清单规定的期限保存。4.5 记录的查阅、作废处置、监督检查4.5.1 查阅4.5.1.1 记录借阅要履行借阅手续，借阅人要在借阅登记台帐上登记，签名， 标明借阅份数和返还日期等。4.5.1.2 归档的记录，原则上只能查阅，不能带出，以防损坏，丢失。4.5.1.3 合同要求时，在商定期限内，记录可提供给顾客或其代表进行评价时查阅。4.5.2 作废处置4.5.2.1 超出保存期限的记录，如无继续保存的价值，各部门应进行作废处理。4.5.2.2 记录需作废处理应列出处理清单，经部门经理批准、综合管理部备案后方 能进行处理，作废的处理方式一般采取无痕销毁。4.5.3 综合管理部不定期对各部门的记录的控制过程进行监督检查。5. 相关文件目录5.1文件控制程序6. 相关记录及保存期6.1记录归档及处理登记台帐长期保存6.2表格管理样册长期保存6.3借阅登记台帐长期保存
