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1、财务管理销售管理仓库管理采购管理后勤管理电气公司仓库管理系统1. 组织结构图及功能说明1.1 组织结构图该企业的组织结构图如下图所示：总经理执行总监财务总监1.2 功能说明该系统可以完成公司的财务管理、采购管理、仓库管理、销售管理等业务 企业的主要决策和管理机构总经理，总经理分管财务和执行两大体系模块；财 务在仓库管理的经营中所扮演的角色是是一个相当重要的角色过程，相对来说 此部门是相对独立的；日常事务的执行的部分，分为采购部、库存管理部、销 售部和人事部四个主要部门。库存管理部的主要任务是根据销售部提供的信息和采购及时联系，使库房 货源充足；责任货物的接收，并安排好货物的存放事宜；对每天进出
2、库房的货 物进行详细记录，使基础数据完备。销售部主要责任日常销售工作，包括物品摆放、货架整理、收银台等货物 销售区的日常事务；及时准确地将销售信息反馈给其他部门，以保证商品的及 时供应更新；同时处理消费者提出的各种疑问和信息，为公司的整体运作提供 实际销售的基础数据。财务部负责一切与财务有关的各项事宜，全面记录公司的所有收支资金流 动，包括各种收入、支出、税务、财务结算等。对进出贷款实行控制，定期分 析资金走向，为公司的发展计划做好准备。2. 业务流程分析2.1 业务流程介绍此公司是一家制造加工型企业，公司的主要业务是采购进原材料，进行加 工制造后销售出去。仓库内的物料主要是生产所需的原料和生
3、产的成品。在仓 库部门，主要的业务是接受采购部门的原料入库单，将采购的原料存储在仓库 中；当生产部门需要原料进行生产时，会向仓库部门发出原料领料单，并在生 产完毕向仓库部门发出成品入库单；当需要销售成品是仓库部门接受成品出库 单将成品出库。商品入库的务是采购进原材料，进行加工制造后销售出去。仓 库内的物料主要是生产所需的原料和生产的成品。在仓库部门，主要的业务是 接受采购部门的原料入库过程是当购入商品到货后，负责进货的人员首先填写 入库单，然后经仓库管理人员对商品的质量及数量进行核查后方可入库，并更 新商品入库流水帐，另外如果是新产品，则还要在库存台帐中建立新帐页。商 品出库管理过程是管理人员
4、根据销售人员提供的商品出库单，经核查后付货， 同时登记商品的销售流水帐。按照要求，每天下班之前统计分析人员要根据商 品购入流水帐和商品销售流水帐，累计汇总出各种商品当日的累计购入入库量 累计销售出库量和库存结余量等数据，并将这些数据填入库存台帐。除此以外，仓库部门还需要定期清点库存状况，核查实际库存和库存记录 是否一致，当核查出现偏差时需要及时向系统提交报损单、报溢单和报废单。 系统需要能定期生成库存统计报表，包括库存物品总帐和明细帐，可以实现对 某项物品当前库存量的查询，历史出入库单据的查询，以及每月的出入库分类 统计表。入库单需要载明供应商名称，出库单需要载明对应的部门名称，所有单据 都需
5、要有单据编号、经手人、时间和备注等信息。而单据内的物料记录，则需 要有物料编号、名称、计量单位、规格、数量、备注等信息。2.2 业务流程图具体操作流程如下：1）进货员填写入库单并经仓管查询库存台帐检查核对，不合格单据送回， 合格后直接入库并修改库存台帐，同时记录在商品购入流水帐中。如果是新产 品，则还要在库存台帐中建立新帐页然后入库。2）商品出库管理过程是管理人员根据销售人员提供的商品出库单，经核查 后合格付货，有误送回，同时登记商品的销售流水帐。如果仓库库存不满足， 通知采购部进行采购。3）财务员盘点库存数量，计算库存成本。3. 数据流程分析3.1 数据流程图3.1.1 顶层数据流程图负责进
6、货的人员首先填写入库单，然后仓库管理人员对商品的质量及数量 进行核查不合格的返回入库单让进货员重填，合格的入库并返回确认单。然后 更新库存台账。商品出库管理过程是管理人员根据销售人员提供的商品出库单 不合格出库单返回重填，合格后，查询库存台帐，若商品充足，仓库管理系统 填写发货单，向客户付货并修改库存台帐，否则，通知生产部门生产。负责进货的人员首先填写入库单，然后仓库管理人员对商品的质量及数量 进行核查不合格的返回入库单让进货员重填，合格的入库并返回确认单，如商 品有记录则录入更新库存台账并记入商品购入流水账，如商品无记录则建立新 帐页然后录入，更新库存台账并记入商品购入流水账。商品出库管理过
7、程是管 理人员根据销售人员提供的商品出库单，不合格出库单返回重填，合格后，查 询库存台帐，若商品充足，仓库管理系统填写发货单，向客户付货并修改库存台帐熟练并记入商品流出流水账，否则，通知生产部门生产。财务人员盘点库 存，计算库存成本。累计汇总出各种商品当日的累计购入入库量、累计销售出 库量和库存结余量等数据，并将这些数据填入库存台帐。3.1.2 第一层数据流程图P3库存财务信息单销售员1不合库存成本单不合格入库单进货员入库单入库管理财务财务管理D1 库存台账亠检查信息入库信息确认单累计汇总信息购入汇总商品购入流水账P2*缺货通知单累计汇总信息流出汇总入库单格发货单出库管理商品流出流水账客户采购
8、部3.1.3 第二层数据流程图进货员入库单确认单不合格入库单无记录货 品入库单有记录货 品入库单D1库存台账P1.3D2商品购入流水账3.2 数据字典数据字典如下列各表所示表 3-1 数据流条目数据流条目名称：入库单简要说明：货物入库时的单据凭证总编号：1-01数据来源：进货员编 号：001数据去向：pl.1流通量：200份/季度包含的数据结构：入库单名*入库单号单据日期 商品* 产品号 产品名 产品数量 进货员表 3-2 数据流条目数据流条目名称：出库单简要说明：货物出库时单据凭证总编号：1-02数据来源：销售员编 号：002数据去向：p2流通量：200份/季度包含的数据结构：出库单*出库单
9、号出库单别出库日期商品* 产品号 产品名 产品数量表3-3处理过程条目处理过程条目名称：检查说明：货物进入仓库时要提交入库单，需要检查总编号：2-01入库单和检验货物记录编号：p1.1输入：进货员（入库单）-Tpl.1输出：p1.1-p1.2,p1.1-p1.3处理：查库存台帐，若入库单不合格，返回不合格入库单，让进货员重添。合格入库单，先返回确认单，若库存台帐中有记录，则直接更改库存数量，否则，添加新帐页并更改库存数量。表3-4处理过程条目处理过程条目名称：出库管理说明：货物出仓库时要先提交出库单，需要在总编号：2-02库存台账中检验出库单和检查货物记录.编 号：p2输入：销售员（出库单）-
10、Tp2输出：p2-T客户（发货单），p2-T生产部门（缺货通知单） 处理：查库存台帐，若出库单不合格，返回不合格入库单，让销售员重填。合格入库单，若仓库库存 满足出库数量要求，则直接填写发货单发货给客户， 否则，添置缺货通知单给生产部门。查库存台帐， 若领料单不合格，返回不合格入库单，让领料员重填。合格入库单，若仓库库存满足领料数量要求，则直接 发料，否则，添置缺料通知单给采购部门。表3-5处理过程条目处理过程条目 名称：财务管理说明：对仓库管理有关的财务进行简单处理.总编号：2-03输入：销售员（出库单）-Tp2编 号: p21输出：p2-Tp1.2,p1.1-Tp1.3处理：查询库存台帐，
11、盘点库存数量，计算现有库存消耗的成本表 3-6 外部实体条目外部实体条目名称：客户 说明： 输出数据流：p2（发货单）一客户 输入数据流：总编号：3-001编号：004个数：约5000个表 3-7 数据元素条目数据兀素条目名称：员工编号别名：无总编号：4-001说明：仓库员工编码编号：005数据值类型：类型：文本长度：20有关数据结构：销售记录4. 编码设计本系统的编码设计依据唯一性、合理性、可扩充性和稳定性的原则，根据这些 原则，系统主要的编码如下：1、员工工作证编码：AA* /亠第一、一位第三位第四、五位部门代码职称编号具体如下： 第一、二位（部门代码）XS销售部CW财务部CG采购部CK仓
12、库第三位（职称）0总经理1 副总经理2 副总经理3 副经理4 班、组、仓库负责人5 一般员工第四、五位（编号）：表示员工在其所在部门中的序号，由于公司目前每个部门 的员工数量非常有限，且预计在未来多年内都很难出现超过 100 员工的部门。因此 只用两位来表示其序号。另外，对于总经理和副总经理不属于具体部门时，则工作证以“XH”开头。女如 “CW206 ”表示财务部经理，同时他是财务部的第六号员工。女如“CK401 ”表示仓库主管；“CK504”表示仓库普通员工，同时他是仓库的 第 4 号员工。2、采用分组码对采购入库单进行编码：女如IBC-121104-06表示2012年11月4日入库的第6份
13、入库单。3、销售出库单编码与入库单编码类似。女如编码0BC-121106-10表示2012年11月6日出库，且为当日第10份出库单。5. 数据库设计5.1 概念结构设计一个公司要有仓库管理部门，员工一般只能在一个部门工作而一个部门可以有 多名员工。仓库管理部门可以管理一个或多个仓库。每个仓库一般存储一种或多种 商品，每种商品要存在同一仓库中。每个商家可以生产一种或多种产品。每次进货 要批量购买，可以购买一种或多种商品。每次销售可以出货一种或多种商品。仓库 管理要定期盘点库存数量，计算库存成本。总的ER图如下：属于n11n11存储n商品生产nnn入库出库11商家仓库员工部门购入销售财务5.2 逻
14、辑结构设计仓库管理信息系统数据库中各个表格的设计结果如下面表格所示。每个表格所 示在数据库中的一个表。表 5-1 仓库表字段名称数据类型要求仓库代码文本字段大小：20；主键仓库名称文本字段大小：20负责人文本字段大小：20联系电话文本字段大小：11备注文本字段大小：50表 5-2 登录用户字段名称数据类型要求ID自动编号字段大小：长整型；主键name文本字段大小：8password文本字段大小：16right文本字段大小：2表 5-3 公司基本信息字段名称数据类型要求ID自动编号字段大小：长整型；主键公司名称文本字段大小：30负责人文本字段大小：8邮编数字字段大小：长整型地址文本字段大小：30电话数字字段大小：长整型传真数字字段大小：长整型开户行文本字段大小：20帐号数字字段大小：长整型税号文本字段大小：20介绍备注表 5-4 购入表字段名称数据类型要求单号文本字段大小：20；主键商品名称文本字段大小：20购入日期日期/时间商品
