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1、 化工研究院合同订立及监督管理办法为加强 集团化工研究院合同监督管理，规范合同签订流程，明确合同签订职责，防范合同风险，减少合同纠纷，维护集团公司及利益相关者的合法权益，根据中华人民共和国民法通则、中华人民共和国公司法等相关法律法规及 集团合同监督管理办法， 集团化工产业合同监督管理办法等有关规定，结合化工研究院实际制定本办法。第一章 合同的订立、履行及纠纷处理的相关规定第一条 化工研究院与外部平等主体的自然人、法人和其他组织之间订立、履行、变更合同，均适用本办法。合同签订实行负责人签署制。即化工研究院由院长负责对外签署合同。第二条 订立合同，除即时交割的简单小额经济业务（1万元及以下）外，均
2、应当采用书面形式（合同书、补充协议、公文信件、数据电文等）订立合同。第三条 组织、承办合同订立、履行事项的部门和单位为合同承办部门。合同承办部门应当根据合同性质，指定具体的合同承办人。合同承办部门应履行下列职责：1、负责审查合同对方的主体资格、营业执照、资质证书、产品质量合格证、产品生产许可证、产品安全标志证书、资信状况、履约能力等；2、负责合同谈判；3、按照规定组织招标或者委托招标；4、起草合同文本；5、负责办理合同审查、会签和审批手续；6、负责合同的履行、变更、解除、终止；7、负责合同档案的归档管理。第四条 合同承办部门在合同起草过程中，应当优先采用 集团规定的合同范本。如合同对方主体不同
3、意使用 集团规定的合同范本，也可使用合同对方主体提供的合同范本或双方协商确定的合同范本。第五条 承办部门订立合同时，应当对合同对方的主体资格和资信情况进行必要的调查，调查范围主要包括：1、经过正常年检的真实有效的营业执照和其他权利能力证明文件。涉及专营许可的，应具备相应的许可证明文件；涉及资质要求的，应具备相应的资质（等级）证书；涉及安全的，应具备相应的安全标志证书；2、与所签订合同标的相关的经营范围；3、相应的履行合同的能力；4、是否涉及可能影响履行合同的重大经济纠纷或重大经济犯罪案件，是否存在司法机关、仲裁机构或行政机关作出的任何对履行合同产生重大不利影响的判决、裁定、裁决、具体行政行为或
4、其他法律程序；5、其他与合同签订、履行相关的事项。第六条 化工研究院的合同承办部门在合同签订时应当遵循以下规定：1、对于重大、复杂、专业性、技术性较强的合同，需要聘请律师或者专业人士参与谈判和起草的，应当聘请律师或专业人士参与；2、依照法律、法规、规章及 集团的有关规定，合同应当进行招标的，必须履行招标程序。招标应当按照国家法律、法规和 集团的有关规定进行；3、需要签订的技术服务合同，由于具有保密性不便采取招投标形式确定合作方的、不宜聘请中介机构参与的、金额在50万元以下的，由研究院履行内部决策程序自行办理，金额在50万元（含）以上的，上报化工局经批准后办理。第七条 履行合同应当符合下列条件：
5、1、合同已经成立并生效；2、附生效条件的合同，条件已经成就；3、附生效期限的合同，期限已经届至。合同生效前，合同承办部门不得实际履行，也不得接受对方的实际履行。第八条 合同是财务付款结算的依据。未经合同监管员审查及院长审批并生效且实际履行的合同，财务部门不得付款结算。第九条 合同承办部门及与合同履行有关的其他部门应当及时、全面收集与合同相关的原始凭证、收付款凭证、质量检验凭证等可以证明合同履行情况的资料。对合同履行中形成的预算书、结算书、变更签证、图纸等资料，合同承办部门在向合同对方移交时，应当列出清单，说明移交的资料名称、数量、金额以及是否原件等，并由接收人在接收清单上签字并加盖接收方的公章
6、。第十条 合同履行过程中出现由第三人代为履行或者向第三人履行合同义务的情形时，如果合同没有明确约定，合同承办部门应当与合同相对人和第三人签订书面协议，对代为履行的有关事项作出明确约定。第十一条 合同生效后，如果出现需要变更合同、转让合同权利义务或解除合同的情形，在变更合同、转让合同权利义务或解除合同前，合同承办部门应对合同变更、解除和转让的原因作出说明、提供相关资料，并按合同订立程序办理审查与批准。未履行审查批准程序，不得变更合同、转让合同权利义务或解除合同。除依法或依合同约定行使单方解除权外，变更、解除合同和转让合同权利义务应与合同相对人签署书面协议。第十二条 合同当事人因订立和履行合同发生
7、纠纷，合同承办部门应当及时向所在部门领导报告。未经部门领导和院长审查同意，合同承办部门不得向合同对方当事人作出实质性答复和提供相关文件资料。化工研究院因合同纠纷发生诉讼、仲裁的，由合同承办部门牵头，组织诉讼或仲裁前的准备工作，需要外聘律师代理的，由化工研究院研究讨论聘请。第十三条 合同监管员应当建立合同签订履行情况台帐、合同变更解除台帐、违约合同登记台帐及有关统计报表，对合同编号、标的类别、标的名称、双方当事人、标的规格和数量、交付期限、执行记录、欠交数量等情况进行登记，妥善管理合同及其相关资料，保证合同的完整性。第二章 化工研究院合同监管员的职责化工研究院合同监管员是合同监管的专职人员，履行
8、化工研究院的合同审查、监督职能。在合同监管过程中，必须严格依照法律、行政法规、地方性法规、部门规章以及 集团有关规定进行监管。 监管员履行下列职责：1、建立健全化工研究院合同监督管理制度、流程；2、参与重大合同的谈判、起草、签订；3、参与所有合同的法律审查，保证合同的合法性与有效性；4、对合同的订立、履行情况进行指导和监督检查；5、合同的归档、整理；6、参加合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼活动；7、向化工局证券部报备重大合同（单笔金额在50万元以上的合同以及化工局证券部要求报备的合同）；8、接受上级部门合同专项检查。第三章 化工研究院的合同审批流程为防范风险、规避纠纷，化工研究院合同实行会签审
9、批制度。具体如下：1、由承办部门填写合同会签审批表，并附合同拟签约文本及相关材料，由部门负责人和分管领导审查，并签署明确的审查意见。承办部门为合同签订的第一责任人，对合同拟定、签订和履行负直接责任；2、承办部门在填写完成合同会签审批表，并经部门负责人及分管领导审查后，将合同的拟签约文本及相关材料报研究院合同监管员审查。监管员将根据公司法、合同法等相关法律法规进行审查，提出专项审查意见，待承办部门据此意见修改后，由监管员在合同会签审批表上签字； 3、监管员在合同会签审批表上签字后，承办部门需将合同的拟签约文本及相关材料报计划财务部审查。计划财务部将根据国家财经法规和集团公司财务管理制度进行审查，
10、提出专项审查意见，待承办部门据此意见修改后，由计划财务部的部门负责人和分管领导在合同会签审批表上签字；4、计划财务部在合同会签审批表上签字后，承办部门需将合同的拟签约文本及相关材料报研究院副院长、院长审查。副院长、院长提出专项审查意见，且承办部门据此意见修改后，副院长、院长在合同签订审批表上签字；5、以上流程履行完毕后，承办部门应将填写完整并经签字后的合同会签审批表与合同文本及相关材料交由综合部，最终以 集团化工研究院的名义对外签订合同。 6、承办部门与监管员是合同资料的存档部门与管理人员。承办部门应当在合同签订完毕后，将所有合同材料的原件存档，并于合同签订后3日内将一份复印件送交监管员存档。
11、存档文件应包括合同签订审批表、合同对方资质证照（纸质版）、签订后的有效合同文本、合同相关经济行为的决策文件等所有相关资料。承办部门在办理合同审批时，需要向各相关审批部门提交下列合同审批材料：1、合同签订审批表（见附件）。要求承办部门认真填写合同签订审批表，并按顺序报各审批部门、分管领导、主要领导审批；2、合同签约对方的有效资质证照（均为原件扫描件）。包括企业法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、开户许可证及相关特殊资质许可证照等。合同承办部门需对其所提交的上述证照的真实性、有效性负责；3、拟签署的合同文本（电子版与纸质版）；4、合同相关经济行为的决策文件。包括会议纪要、会议决议、领导批示、授权委托书、招标文件、中标书等相关的所有文件。
