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1、中海物业管理编号：W I / O 0 0 1（深圳 ）有限公司办公室职责版号/ 状态: A/1ZHPM第 1 页 共 1页一、负责安排公司的季度、年度工作会议及总经理办公会议，做好记录，编写会议纪要和决议，并督促各单位贯彻执行，及时 了解和反馈有关信息。二、负责公司相关文件的起草、印制和分发，做好公司各类 文件的审核、编号、立卷、存档工作，管理好公司的文书档案。三、负责上级和外部来文来电的签收、登记和领导批示后的 传阅、催办、回复。四、搞好调查研究工作，及时发现新问题、总结新经验，为 领导决策提供参考，为基层工作提供借鉴。五、注意收集合理化建议情况，会同有关部门提出推广和奖 励意见。六、搞好业
2、内工作情况交流，编发公司内部简讯。七、管理公司印信，制发基层单位印鉴。八、负责保密管理，抓好保密教育、保密检察和对失泄密事件的调查处理九、完善公司行政管理制度，审查基层主要行政用品采购计 划；督察公司内部通信网络建设；安排落实节假日值班；管理公 司房产；具体做好机关行政用品和办公用品的供应工作。十、负责机关车辆的调度、使用和维修保养工作。H、负责服务、督促、检查、协调机关工作，保证机关各 项工作的正常运行。中海物业管理 编 号： WI/O 001（深圳 ）有限公司行 文 规 则版号/ 状态: A/1ZHPM第 1 页 共 5 页一、公司公文是指公司在行政管理过程中所形成的具有法定 效力和规范体
3、式的公务文书。二、行文要坚持少而精、注重效用的原则，有如下情况时可以 以公司名义行文：1、 向上级机关请示、报告工作。2、 向不相隶属的单位联系工作、商洽问题。3 、向所属单位下达指示、布置任务、颁布规章制度、答复重 要请示、通报奖惩事项和重大情况，以及转发需要贯彻的上级或 外部文件。4 、其它需要以公司名义行文的事项。三、行文要根据内容选择适当的文种： 发布重要行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施用“命令” （ 令） ；对重要事项或重大行动做出安排， 奖惩有关人员或单位用 定”；向公司内外宣布重大事件用“公告”，在一定范围内公布应当 遵守或周知的事项用“通告”；询问用“报告”；向上级机
4、关请求指示、批准用“请示”；与平行或不相隶属的单位之间商洽工作，询问和答复问题用 “函”；记载、传达会议情况和议定的事项用“会议纪要”。四、草拟公文由主办部门负责， 重要公文应当由领导亲自动笔 或提出要求。草拟公文要做到：1 、符合国家的法律、法规和党的方针政策。2 、保持与公司以往工作思路的连贯性， 如提出新的创意需另外加以说明。中海物业管理编号： WI/O 001（深圳 ）有限公司行 文 规 则版号/ 状态: A/1ZHPM第 2 页 共 5 页3 、全面、真实地反映客观实际情况。4 、完整、准确地体现领导机关和领导者的意图5、观点明确，重点突出，结构严谨，条理清楚，文字简练，符合语法、修
5、辞、逻辑和文体要求，人名、地名、数字、引文无6、结构层次序数排列依次一、 (一) 、1、(1) 。7、使用国家法定计量单位。8、尽量避免使用难懂的术语、行话、方言，必须使用时应当 加注释。9、使用简称除已通用的简称外，一般要先用全称，并注明简 称，公元纪年不得略称。10、公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词 组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须 使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。五、草拟公文的内容涉及其他部门，主办部门应当主动与有 关部门协商、会签，如有分歧，主办部门要将各方意见报送主管 领导研究解决。六、公文稿拟出， 在首页附上发文稿纸， 依次由主办部门领导、
6、 相关部门领导核阅、修改、签字，再送办公室核稿，校核文稿的 重点是：1、 把行文关。看是否确需行文，是否符合行文关系的有关 要求。2 、把政策关。 看内容是否符合党和国家的方针、 政策、 法律、 法令，提法是否同已发布的有关文件相衔接，措施和办法是否切 实可行。3 、把文字关。看篇章布局是否合理，结构层次是否严谨，语 言文句是否通顺、简练、贴切、得体。4、把格式关。看文件的体式是否规范，版式是否符合本规则 的要求。5、把手续关。看送核文稿是否有部门领导签字，涉及其他部 门的问题是否已协商一致。七、核定的文稿由办公室呈总经理签发， 亦可由总经理授权人 签发。签发的文稿退办公中海物业管理编 号：
7、WI/O 001（深圳 ）有限公司行 文 规 则版号/ 状态: A/1ZHPM第 3 页 共 5 页 室编号登记，再交主办部门印发。八、起草、审核、签发公文文稿均不得使用铅笔和原珠笔，笔 迹不得超过左侧装订线。九、公司行文采取标印格式， 标印格式包括版式和文件体式的 有关部分：1 、版头。左侧为红色中海标识及上下排列、用隶书中英文书 写的公司规范化简称“中海物业管理 （深圳 ）有限公司”，下端用 一红线将其衔接承托；右上方是上下排列用黑体中英文书写的公 司地址及联系电话、传真等。2 、发文字号。由机关代字、发文年度和发文顺序号组成，机 关代字为“中海物深”加主办部门的第一个字，发文年度外加括
8、号。发文字号贴近版头下方，使用的字体应小于正文。3 、秘密等级和缓急时限。需要标注秘密等级和缓急时限时， 秘密等级标注在文件首页左上角，缓急时限标注在密级下方。字 型均用与正文字号相等的宋体字。4 、标题。标题由公司名称、公文内容、文种三部分组成，其 中公司名称一般情况下可以省略。标题中除法规、规章名称加书 名号外，一般不用标点符号。标题的字型一般选用二号黑体字。 标题在 21 个字以下时单行排列，超过 21 个字时用每行在 10 至 21 个字之间的多行排列，多行排列应在保持语意完整的情况下， 排列成上梯型、下梯型和菱型。5、主送机关。主送机关即行文对象。在上行文中，一般只有 一个主送单位；
9、在下行文中，主送垂直系统的诸个直接下级可以 用并列或泛称，批复下级请示的主送单位只能是请示单位。主送 机关一般标在标题之下，顶格，末尾加冒号；有时也可以在文件 末的发放范围内标注。6、正文。正文是公文的核心部分，印刷时一律从左向右编排。 正文与标题的距离为 12 毫米左右。7、附件。在正文之后、成文时间之前注明附件的名称和顺序。8、成文日期。以领导签发或会议通过的日期为准。一般标注在正文结束以下的 5 行处， 中海物业管理编 号： WI/O 001行文规则（深圳 ）有限公司 版号/ 状态: A/1ZHPM 第 4 页 共 5 页 成文日期的最后一个字要比上文缩进 4 至 6 个字。如果正文恰满
10、 一页，成文日期要在下页打印时，必须首先在下页的第一行打上 “此页无正文”字样，并附括号。9、印鉴。成文日期上为加盖印章的位置，要求上不压正文， 下骑年盖月。10、发放范围。除主送机关外，对其他需要了解文件内容的上 级机关用“抄报”，同级机关和不相隶属的机关用“抄送”，下 级机关用“抄发”。发放范围标注在文件末页下端。11、字形。除以上另有规定外，均采用四号宋体字。篇幅较长 的，内文小标题和重点段落亦可间用四号黑体字。字型均为标准 字型。12、编排。一般情况下，每页 26 行，每行 27 字。页面安排原 则上应做到单字不占行、单字不占页、标点符号不转行。篇幅较 多需标注页码时，页码标注在每页的
11、右下角。整页布局要匀称， 空白处上端略宽于下端，左侧略宽于右侧。13、 纸型。文件用纸的幅面规格一律采用国际标准A4纸型（297 毫米X 210毫米）。14、 装订。在左侧用两钉装订，装订线距纸边约10 毫米，两 装订各距上下纸边 100 毫米左右。2 、复校。由二人或多人读校，即一人读原稿，另一个或数人 看校样。要求消灭错字、别字和标点符号使用上的错误，达到标 印格式要求。3、 校红。由拟稿人看校，即先看复校标出需要改正的地方 是否已经改好，然后通校一遍， 要求一切无误，并对文印的最终质量负责。十一、加印时，办公室要对文件作进一步检查，看格式是否妥 当、组成是否完备、版面是否整洁。对不符合要
12、求以及超过规定 份数的公文，不予盖章。中海物业管理编号： WI/O 001（深圳 ）有限公司行 文 规 则版号/ 状态: A/1ZHPM第 5 页 共 5 页十二、加印后， 主办部门应当立即将文稿并正式文件两份交办 公室存档。十三、 公文的封发由主办部门负责。 封发前要首先检查装订后 的文件有无倒页、错页、重页等现象，有则重新装订后再封发 要看清楚文件标注的发放范围和份数，以免漏发和发错。信封上 的地址要写清楚，封口不得用订书机钉。文件的分发情况要登记 清楚。中海物业管理编号： WI/O 001（ 深圳 ） 有限公司收文处理办法版号/ 状态: A/1ZHPM第 1 页 共 2 页一、收文处理是
13、指上级来文、下级来文和外单位来文的处理， 它一般包括签收、登记、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、 销毁等环节。二、来文统一由办公室文员拆封、 签收。签收文件要逐件清点， 重要文件要逐页查点，如发现问题应及时向发文机关查询并采取 相应的处理措施， 急件要注明签收的具体时间。 标注具体领导 “亲 启”、“亲收”的信件，须送受件人亲拆亲阅后再作处理。三、所有来文都要登记。登记时机密件与普通件分开。登记文 件须将顺序号、收文时间、来文单位、发文字号、密级、缓急时 限、标题、件数等项登记清楚，以利查询。对文件处理的运转事 项也要登清，基本反映出文件流程。四、来文登记后，文员要在文件首页附上公文处理单
14、，送办公 室主任审阅后，按办公室主任签署的意见送有关部门办理或送公 司领导阅批。五、需要送领导指示的文件， 办公室主任一般要在文件处理单 上先提出拟办意见。拟办意见是对收文办理中可能涉及的事项、 问题以及应由谁负责处理、 如何处理等提出建议， 可以简明扼要， 也可以提出几种方案。如果三言两语难以表达清楚，就应当面向领导汇报。必要时，还应当附有背景材料 （ 如政策依据、机构沿革 等） ，以供领导决策时参考。必须提出拟办意见的来文有：1 、上级机关主送本公司并需贯彻落实的文件。2 、下属单位主送本机关需要回复和要求批转的文件。3 、不相隶属机关和单位主送本公司并需答复的商洽性文件六、文件送交领导后
15、，办公室文员要及时提醒领导尽快阅批， 特别是对有处理时限要求的文件。七、领导批办的意见要明确、肯定。紧急公文，应当规定办 理时限，防止拖拉误事；两个以上部门承办，应当批明主办部门， 以免承办者互相推诿。中海物业管理 编 号：WI/O 001（深圳）有限公司收文处理办法版号/状态：A/1ZHPM第2 页 共2 页八、承办部门要认真按照领导的批示办事，同时遵循以下原则：凡本部门职权范围内可以答复的事项，应直接答复呈文部门；凡 涉及其他部门业务的事项，应主动会同有关部门协商办理；凡须报请上级领导机关审批的事项，应负责拟出请示文稿。九、重要的和限时的，承办部门要及时同办公室联系，并说明 办理进展情况。如确实需要延长办理时间，应当请示领导确定， 必要时还应当向来文机关说明原因。文件办结后应立即报告，必 要时还要有书面报告。十、公文领导批示交由有关部门办理，办公室负有催办、查办 的责任。要做到紧急公文跟踪催办、查办，重点公文重点催办、 查办，一般公文定期催办、查办。十一、只需要在一定范围内传阅的文件，由办公室文员按先主要领导再其他领导、先相关部门再其他部门的顺
