公路工程项目文件材料立卷归档实施办法第一章 总则为规范公路工程项目文件材料立卷归档工作，保证工程项目档案内在质量，根据交通部令2004年第3号《公路工程竣（交）工验收办法》和山东省交通厅鲁交办[2003]5号《山东省公路工程项目文件材料立卷归档实施办法》，结合我局实际，特制定本办法本办法适用于全市新建、改建和大修工程项目（包括独立的公路桥梁、公路隧道和公路渡口）公路工程建设项目从规划、立项、勘察设计、施工到竣工使用全过程中形成的，具有查考利用价值应归档保存的文件材料，均按本办法归档第二章 公路工程文件材料的收集、整理与组卷公路工程项目档案文件材料由建设单位组织各参建单位根据交通部及山东省交通厅所规定的文件归档范围和编制办法，按文件形成的不同阶段、施工工序先后顺序分别收集、整理、组卷原件组卷后移交建设单位，各单位形成的文件材料如需保存，由各单位复制归档组卷应遵循文件材料的自然形成规律和项目档案的成套性、连续性、系统性的原则，科学分类，便于查找利用一、竣工文件编制要求1、竣工文件应全面正确反映工程实施过程的实际情况2、项目准备阶段工程管理性文件和交、竣工验收阶段形成的文件材料，由建设单位各承办机构负责收集组卷。
项目建议书、可行性研究及批复、总体规划设计、审批的各阶段设计及有关文件、竣工验收鉴定书、验收委员会名册、征地拆迁文件、招标投标与评标文件、承包合同、合同协议，以及交、竣工验收文件、竣工决算及审计、环保、档案验收等报告，应分别根据文件材料形成的阶段和内容分类收集、整理、组卷3、工程设计文件由建设单位负责收集地质勘察材料、总体规划设计、初步设计、方案设计、技术设计、施工图设计、工程概算等文件材料，按项目、阶段、专业结构分别整理组卷变更设计文件和变更图纸，按文件在前，图纸在后顺序组卷4、工程施工阶段形成的文件材料，由施工单位负责收集、整理、组卷路基依路线进行方向，按起讫里程及整桩号整理归档并依次排列，桥涵构造物依路线进行方向单独组卷开工报告、施工组织设计、施工计划、施工日志及中间验收等，分别按合同段的完成顺序组卷单位、分部、分项（汇总表）工程质量检验报告单、施工检查、检测表及该分项工程质量评定（放在首页），按检验顺序组成专卷原材料出厂证明、成品半成品出厂证明和各种试验记录（不含工程检验性试验记录）等，按单位工程分别单独组卷（试验台帐放在首页，并将自检、抽检送检试验记录按顺序排列，其中抽检不含监理抽检）。
若一个单位工程试验文件较多时，可按若干分部（项）工程组卷重大质量事故处理和施工中遇到的非正常情况记录，分别单独组卷会议纪要和监理文件，按单位（项）工程组卷收尾工程或后评价形成的文件按本办法有关规定整理归档5、公路工程监理工作形成的监理文件材料由监理单位负责收集、整理、组卷监理工程师与建设单位、施工单位等单位之间的有关质量、进度和费用，以及合同管理的往来函件和报告等，均应分类编号归档保存管理性文件如监理工作指令、开工令、临时停工令、复工令、备忘录、会议纪要、监理日志（记）以及与有关单位的来往文件等，监理单位按阶段、问题分类整理组卷其中，监理日志按时间先后顺序单独组卷依据性文件如监理规划（或监理大纲）、监理实施细则等，在文件形成后组卷工作性文件如工程质量控制、计量管理、进度控制、技术管理、工程变更、计量支付（含变更支付、索赔支付）、合同管理（含价格调整、争端处理、索赔与延期处理等），要分别单独组卷监理月报按年度组卷组卷时过程文件（如请示与批复、来文与复文等）一并归档没有结论的请示和报告可单独存放，待竣工验收后处理监理独立检查、抽查的标准试验或平行试验，按分项分部工程排序单独组卷6、科研课题文件材料由承办单位负责收集和整理。
7、交通安全设施和机电系统项目文件材料由承包单位负责收集和整理竣工文件是工程实际反映，是工程重要档案为了做好这项工作，特提出对文字材料、竣工图表、音像资料的编制要求：（一）文字材料1、项目公文的格式必须规范2、归档文字材料要齐全、完整、准确,布局要美观、整洁、合理，左侧留出15mm的装订线3、归档文件材料，必须书写工整，字迹、线条清晰耐久，表格统一规范（文字、表格A4，图纸A3），禁止涂改，禁止使用不能长久保存的书写工具书写凡由易褪色书写材料制成的文件材料应复印保存二）竣工图表1、竣工图要全面、准确地反映竣工路线、路基、路面、桥梁、隧道、涵洞、路基防护，以及互通式交叉工程等全部施工实际造型和特征2、施工图没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖竣工图章作为竣工图，如有一般性图纸变更及符合划改要求变更的，可在原图上修改，并加盖竣工图章作为竣工图3、凡结构、工艺、平面布置等重大改变及图幅变更面积超过10%的，应重新绘制竣工图，重新绘制的竣工图应保留原设计图图表的内容，图纸标题栏上应增加一栏“编制人”、“技术负责人”、“驻地监理”等栏目，并加盖竣工图章4、竣工图章应使用不褪色的红印泥，竣工图章的内容包括XXXX工程竣工图、编制单位名称、编制人、技术负责人、编制日期、监理单位名称和监理负责人，图章规格尺寸为80*60mm。
图章所盖位置应在图纸右下方，或盖在不压图形和文字的空白处，如当页已满，可盖在图纸的反面左下角（见下图）编制单位名称）竣 工 图编制人技术负责人编制日期 监理单位名称监理负责人6cm 8cm 注：图章字体用4号仿宋刻制5、竣工图章内容要逐项填写，不留空格，技术负责人要严格审核签字6、 竣工图纸要清晰，按297*420mm(A3)规格左侧装订成册对折入盒，大于A3规格的图纸应逐张按手风琴式折叠成297*210mm(A4)规格，图标外露装入盒，按图号由小到大排列三）、音像（电子）档案资料1、声像（照片）档案由形成单位收集按时间整理声像（照片）按《照片档案管理规范》（GB/T11812—2002）的要求组卷一般以一组照片为单位填写文字说明（分组说明），表示一组照片的内容基本上反映同一组题材录像材料要将文字说明（包括录制说明、录制单位、录制人）贴在背面上，并在卷脊处逐件编号，标明带长及年、月、日，并逐张编号，填写卷内目录2、电子文件的管理和归档，按《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/17678·1—1999）办理。
四）、其他交工申请，施工总结、监理总结单独交业主装订成册二、档案案卷编制及质量要求案卷是由案卷封面和卷脊、卷内文件目录、卷内文件及备考表组成一）、案卷封面的编制1、档号，填写档案分类号和案卷顺序号本档号实行六级类目一级类目采用两个汉字拼音字母表示；二级、三级统一采用阿拉伯数字表示既先用汉语拼音表示一级类目，字母后第一位数字表示二级类目，圆点表示类级，圆点后的数字为三级类目，其它类目依次类推如：GL5·1·S103·4—1，2，3，……n（4号宋体字）GL：一级类目—公路代号5：二级类目—公路工程 1：三级类目—道路S103：四级类目—省道路线代码4：五级类目—依据八大类排序1，2，3……n：案卷顺序号2、档案馆号，暂不填写3、案卷题名，主要包括工程项目的名称、起讫桩号、单位工程名称及文件名称案卷题名应简明扼要、准确揭示卷内科技文件材料的内容案卷题名从左至右排列首行空二个字，按段落式填写4、编制单位，指案卷形成单位5、编制日期，指案卷形成日期6、保管期限，填写规定的保管期限7、密级，暂不填写8、卷脊，填写档号和案卷题名，并与案卷封面对应内容保持一致档号用四号加粗宋体，分二行横排打印，第一行是分类号到四级类目，第二行是五级类目和五级类目案卷顺序号。
案卷题名从右至左竖行排列，首行空二个字，按段落式填写根据卷脊的厚度用3号或4号加粗宋体字打印桩号打印要横排，字头向右案卷封面、卷脊内容统一打印在与卷盒颜色相近的牛皮纸上，贴在对应的位置案卷封面所填各项内容，各编制单位先以铅笔填写，待验收合格后，由编制单位按上述内容填写二）、卷内文件目录的编制1、件号：填写文件排列的顺序号，用阿拉伯数字从1起依次标注（卷内目录不编页码）2、文号：填写文件材料的原始编号或图号3、责任者：填写科技文件材料的直接编制部门或主要责任者，可采用通用的标准简称4、文件题名：填写文件材料标题的全称，如没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应自拟题名，并用〔 〕括起来填写时开头空格二个字，以段落式填写，横格内不能超过三行字5、日期：填写编制科技文件材料的年、月、日填写时可省略“年、月、日”字样，如：“20061026”6、页数：填写每份文件材料的总页数如有附件的文件，填写每份文件题名所在的页号，最后一份文件材料填写该文件的首页次至末页的页次如是一件文件为一卷填写文件，标注文件起止页号页号用铅笔编写在文件的右下角双面书写的文件材料的页号，正面在右下角、反面在左下角编写7、备注：留作对卷内文件变化时作说明用（如有与科技材料内容相关的特殊载体的档案，要求在此栏标注具体载体的档号）。
卷内目录排列在卷内文件材料的首页之前，独立存放三）、卷内备考表的编制1、卷内备考表，排列在卷内文件材料的尾页之后，印刷在卷盒内右侧其内容应标明案卷内文件材料的件数、总页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题总页数要求填写卷内文件件数的页数总和2、立卷人：由档案整理组卷人签名3、审核人：由组卷单位技术负责人或审核人签名4、立卷时间：填写完成立卷的日期5、审核时间：审核案卷完成的日期借阅守则印刷在卷盒内左侧四）、档号章档号章内容包括分类号、案卷号、件号和页数（见下图），填写时用4号仿宋体 6cm档 号2cm件 号页 数档号章盖在每份文件首面的左上角，距上边沿10mm，左边沿20mm的位置五）、装订案卷内文件采用三孔一线（白色档案专用线）方法装订，天、地各距50mm，装订线距左纸边15mm装订前必须去掉金属物文件材料装订边和下边一定要取齐；横表格的文件材料，应把表头向左装订对批示、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽对用纸欠规范的文件要进行补贴或折叠图纸可以装订或不装订，不装订的图纸需逐张加盖档号章，并按图号由小到大排列施工过程中形成的文件资料，可分件装订，每件厚度约20mm左右。
档案盒、卷内表格的规格档案盒规格为：（山东省交通厅监制）310*220*40mm（20mm、30mm、50mm）案卷目录、卷内目录、档案移交表等统一规格为：210*297mm（A4）六）、案卷质量标准：1、归档文件，齐全完整；2、分类清楚，保持联系；3、题名确切，容易查找；4、卷内排列，系统条理；5、保管期限准确；6、案卷装订整齐美观；7、声像资料清楚清晰三、照片档案的编制与归档要求：照片档案按《照片档案管理规范》（GB/T 11812—2002）的要求归档1、照片档案的整理要求：（1）底片、照片、文字说明齐全完整2）文字材料与图像材料相符3）编制照片档案总说明、案卷目录2、文字说明的编写：文字说明应用简洁的语言概括出照片档案反映的内容一般包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素编写文字说明应综合运用六个要素，概括地揭示照片影像所反映的全部信息，文字简洁、语言通顺，一。