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1、某企业销售管理信息系统开发一、 系统分析 （一）初步调查1.项目背景与企业现状某企业是一家采用金字塔式组织结构、内部分工简单、业务流程短促的中小型贸易企业。长期以来专营副食品如各种名牌的巧克力、奶糖等的销售和供应。随着企业的不断发展，不仅经营国内品牌产品的销售，而且为国际上知名品牌代理其产品的销售。随着业务的开展和市场竞争的加剧，旧有的模式已不能再适应企业迅速发展的需要。企业的高层领导也意识到企业内部管理存在一些问题，因此他们希望通过信息化的建设改变企业的现状，能对市场机遇做出快速反应，给企业带来更多的利润。管理信息系统成功应用的案例使得管理者有信心通过管理信息系统的开发和利用改变企业的管理现
2、状，使企业得到更好的发展。2.系统开发的目的销售管理信息系统是为了适应企业综合管理的需求，改变企业现有的管理模式，加速企业管理的自动化、标准化和科学化，而建立的一个整体性的销售操作系统。它可以为各管理层提供可靠的信息，为提高企业各方面的效益服务。系统的总目标是：用信息来支持企业的决策和企业的业务操作，用信息技术实现办公自动化代替原有手工管理方式，提高业务处理效率。（二）可行性分析1. 管理可行性 由于企业管理者已认识到企业内部管理存在的问题，并一致同意引用先进的信息管理系统改变企业的现状，所以对信息系统的开发是大力支持的。企业在管理方法方面存在一定的缺陷，但领导和职工的支持、比较简单的业务流程
3、以及完整准确的原始数据都使得实行相应的管理制度改革成为可行。.2.技术可行性 企业目前拥有计算机、打印机、复印件。在设备方面，企业购置少量的计算机、打印机就可以满足信息系统应用的要求。系统对软件的要求不是很高，市场上常用的系统软件足可以满足系统开发的需要。同时，开发人员具有开发复杂管理信息系统的丰富经验，在开发技术上不存在困难。因此完全可以建立一个适用的管理信息系统。3.经济可行性系统所需的软硬件环境成本和开发维护费用都不是很高，企业所需投资较少完全有能力承受。信息系统投入使用后会给企业带来明显的经济效益。系统可以提高企业工作效率、简化工作流程、方便管理、辅助高层决策等。这些改变增加了企业的市
4、场竞争力。因此，在经济上是可行的。4.结论可以进行系统的根据以上可行性分析，企业进行信息系统开发的基本条件已经成熟，开发。编写系统可行性分析报告。 （三）制定系统规划系统设计目标根据分析得出的系统目标，进一步进行具体的设计，把目标分解为计算机可以实现的模块。具体目标主要包括：(1) 建立供应商企业顾客的数据库系统，实现信息资源的共享，通过数据的共享，了解市场的供求情况，帮助高层领导者调整企业的产品结构，适应市场竞争的需要。(2) 建立企业内部的数据库管理系统，生成销售票务结算财务仓储自数据一体化，形成从业务处理管理控制战略管理的逐层数据的共享，主要支持企业的销售和仓储业务，实现各部门的信息传递
5、和共享，支持各部门的结构化决策和非结构化决策。(3) 实现计算机协同处理为基础的并行过程代替以前的反馈的管理控制，以及实现企业部数据的联机实时处理，充分利用计算机技术和信息技术对企业的决策的效用。(4) 建立的信息系统具有以下特点：准确性：具有 24小时的系统服务能力，保持系统的稳定。灵活性：保持系统软件平台和数据库有相当的开放性，可以方便的调整，以适应企业服务对象的需要、企业未来发展的需要和市场变化的需要，全面支持企业的业务。（四）现行系统的调查1.现行系统分析随着企业业务规模的扩大，其原有的手工操作系统和业务流程已经不能满足其业务流量的需求，成为严重影响企业继续提高效益的因素。其存在的问题
6、主要有以下几点。(1) 服务方面：企业的顾客从同一地区扩大到省际之间，原有的手工销售系统需要顾客较多的配合，给顾客造成了很大的不便。在“顾客就是上帝”的今天，这显然是不合适宜的。(2) 效率方面：原有系统流程仅仅注意销售的业务处理，对起辅助作业的库存处理的管理力度不够。在仓管部门中，职工职权分配不明确，工作效率不高，没有对仓库的存储空间进行有效利用。而且，采购货物的不及时减少了企业的订单数量。仓库部门的低效率明显落后于整个销售系统，造成了人员及企业资源的浪费。(3) 决策方面：手工报表制作费时，降低了时效性，而且在繁多的登记账本和分析统计中，极容易出现人为的错误，在账本中查询企业所需要的信息的
7、时间过长。人工对统计资料进行分析的难度较大，而且准确率不高。(4) 分工方面：各部门的分工不均衡，财务部要花很多时间在销售分析上，企业只有财务部和经理了解企业的销售情况，而与销售直接有关的部门对销售计划和销售分析并不是很了解。(5) 市场方面：面对越来越大的市场，过去在家等客户上门的销售模式受到了冲击，对于贸易型的企业，销售更是它的生命，企业在组织结构上要做相应的调整。2.新系统的组织结构根据系统的目标和对企业现有系统的分析，对企业的组织结构进行了重新的设计和定位，由于企业是个贸易公司，销售是企业的生命线，原有系统虽然一直是围绕着销售进行工作的，但对销售的管理没有专业化和集中化。所以，在现有结
8、构的基础上增加了市场部门，使得销售工作更便于开展，也使得部门分工较为明确。原有系统的各部门工作量上存在着严重的不平衡，因此，对原有各部门的职能做一些调整，并加强了薄弱环节的管理，如加强了仓库管理的职能。图 4给出了新系统的组织结构图。图4 新系统的组织结构图经过改变后的新系统各部门的主要职责如下。(1) 市场部：主要负责产品定价和客户服务。定价：价格是市场销售组合中重要的变动因素，价格的确定对企业的销售额和利润有很大的影响。定价是必须考虑的因素，包括：成本、需求量、竞争、政府的影响和干预。目标是：争取最高利润，获取较高的市场份额，排除竞争的企业进入市场，避免不利于政府的行为。主要的定价方法有：
9、成本定价法、需求定价法等。客户服务：现代企业的竞争表现在能否赢得客户(消费者)，客户服务已成为企业营销的重要任务。具体包括：顾客档案管理、顾客分析、顾客关系管理等。主要通过促销、良好的售后服务等方法来赢得客户。(2) 票务部：主要负责开销售发票和退货发票，并对订购单进行相应的管理。(3) 结算部：负责各种结算，并汇总各种结算单据，编写销售报表 (4) 财务部：根据销售报表进行销售分析。(5) 仓管部：仓库在控制产品成本上占有很大的一块。严格进行仓库管理可以有效地降低产品价格、提高利润。根据实际情况加强对仓库的管理，使得仓库各管理人员职责明晰：仓库管理员：负责入库管理，库存物资保管、养护，库存统
10、计、分析，库存控制。采购员：保证日常库存量满足顾客需求，以及应付某些意外情况，及时补货，进行货物入库时的一些处理。发货员：根据发货单，进行货物出库管理。3.新系统的管理功能由于组织结构的调整，相应的管理功能也发生了变化，根据新的组织结构图和实际的要求，我们对新系统的管理功能做了相应的改变，新系统各部门的管理功能如下。1) 仓库管理 充分利用分布式的网络，实现对各子企业的货物的出库、入库的统计，管理货物的盘点，以形成日出入库报表汇总，提高库存的利用率。其次，通过对供应商以及所供应货物进行统计，在仓储部门初步形成供应商企业的数据库，建立企业与供应商的信息联系和数据联系，从而了解企业的需求和市场的供
11、求，及时地调整库存和库存的产品结构，增强市场的适应能力。2) 市场管理 通过市场部的销售活动，将原系统中顾客传递单据的活动置于企业的内部，实行“一票到底”的服务方式，提高顾客的满意度，树立良好的企业形象。其次，通过销售部门的活动，初步建立企业顾客的数据库，建立企业和顾客的信息联系和数据联系，充分了解市场的需求和消费者的爱好，为企业领导者做出长远决策提供依据。3) 报表分析管理 根据市场部和仓管部提供的报表和汇总表，对顾客、供应商、货物、订单等各种统计资料，及时准确地上报，以辅助决策；其次根据市场部、仓管部、结算部的单据，实现企业各类事务的核查，防止企业内部蛀虫的出现。根据上述分析，图5画出了新
12、系统的管理功能图。图5 新系统的管理功能图4.新系统的业务流程图由于组织结构的变化和管理功能的调整，新系统的业务流程也发生了相应的变化。图6给出了新系统的业务流程图。新系统的业务流程为：顾客根据市场部提供的报价单确定是否购买产品，如有购买意向与市场部签订销售合同，市场部根据销售合同发出销货通知给票务部，票务部查阅库存账，如有货，开出发票给结算部，如库存不足，发出补货通知单给采购员。票务部还要根据仓库的退货通知，开出红字发票。结算部根据发票要求顾客付款，并办理结算手续。付款后，结算人员盖上印章，表明以办理结算手续，并把发票的提货联给仓管员，仓管员查阅库存账，如有货开出发货通知单给发货员办理发货手
13、续，如没有货则须填写补货通知单给采购员。另外，仓管员还要根据库存情况开出补货通知单给采购员，采购员根据补货通知单填写采购单给供应商进行采购，当货到时，供应商给出提货通知单给采购员，采购员填写入库单办理入库手续。发货员根据发货通知单发货，并填写出库单，出库单一份给仓管员登记入账，一份给顾客。仓管员根据出货情况和采购情况更新库存账。结算人员将每天的结算单据及现金交给财务部，并编写销售报表给财务部。财务部根据单据、发票和销售报表编制销售分析给经理，经理根据以前的销售报表和销售分析表编制销售计划，并把计划下达给销售部。图6 新系统的业务流程图5.新系统的数据流程图根据分析得出的新系统的业务流程图分层绘
14、制出新系统的数据流程图，如图 7、8、9所示。图 7顶层图图8 第一层的数据流程图图9第二层的数据流程图6.数据字典数据字典是数据流程图的补充，是对描述数据流程图中的数据项、数据流、数据存储、加工处理逻辑等组成部分的严格定义，下面是本系统的相关数据字典。1）数据项描述数据项编号：I01数据项名称：顾客号别名：顾客代码简述：某一顾客的代码类型及宽度：字符型，4位取值范围：00019999数据项编号：I03-02数据项名称：商品代码别名：商品编码简述：某种商品的代码类型及宽度：字符型，3位取值范围：001999 数据项编号：I03-03 数据项名称：供应商 别名：供应商代号 简述：某供应商代码 类
15、型及宽度：字符型，6位 取值范围：00000 1999999 数据项编号：I03-04 数据项名称：银行账号 别名：银行账号 简述：用于公司与顾客进行非现金结算时，提供的代表本公司在银行收支情况的号码。类型及宽度：字符型，18 位 数据项编号：I03-05 数据项名称：采购单编号 别名：采购单编码 简述：采购员进行采购是为采购单进行的编号 类型及宽度：字符型，4位 取值范围：000l99992）数据结构定义数据结构编号：D03-01 数据结构名称：报价单 简述：向顾客提供产品的价格和相关信息 数据结构组成：商品代码 + 商品名称 + 规格 + 单价 + 产地 数据结构编号：DS03-02 数据结构名称：顾客订货单 简述：顾客所填顾客情况及订货要求等信息 数据结构组成：订货单标志 + 用户情况 + 商品情况数据结构编号：DS03-05 数据结构名称：退款通知单 简述：出库处理时由于某种意外情况不能给货，而填写的关于退款的信息。 数据结构组成：日期 + 用户情况 + 商品情况 + 销售情况 + 备注 数据结构编号：D03-08 数据结构名称：采购单
