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1、电子文件归档与电子档案管理制度 为强化公司数据资料的备份管理，方便各部门做好数据集中备份工作，特制订本制度。 二、适用范围 本制度适用于XX电子文档的管理。 三. 负责部门 本制度由行政部负责信息收集、归档，各部门协助实施。 四. 制度内容 总则 (1)对电子文件的形成、积存、鉴定、归档及电子档案的保管执行全过程管理，由行政部 统一协调，指定专人负责，确保管理工作的连续性。 (2)电子文件形成部门负责电子文件的积存、保管、整理和上传工作，行政部档案管理员 要进行指导与监督。 (3)电子文件的管理由行政部负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。 (4)为确保电子档案的可利用性，从电子文件形成就要
2、严格的按照此管理制度和技术实施， 确保其信息的真实性、安全性和完整性。 (5)归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，在内容、相关说明及描 述上坚持一致。 (6)具有储存价值的电子文件，必需适时生成纸质文件等硬件拷贝。进行归档时，必需将 电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。 (7)电子文档管理分软件电子文档管理与一般电子文档管理。 电子文件的收集与积存 (1)收集范围。电子文件的收集范围：草稿性电子文件；非正式电子文件；正式电子文件； 无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件； 计算机程序；数据文件；公司业务所必需的各种文件。 (2)收集
3、、积存要求 1、记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是 纸质时，相关人员须向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的 草稿性电子文件进行保留，否则可依据实际条件或必需要，确定是否保留。 2、储存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，互相建立准确、 可靠的标识关系。 3、在“无纸化计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采用更严格的安全措施， 确保电子文件不被非正常改动。同时必需随时备份，存储于能够脱机储存的载体上。 4、用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。 5、用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采纳非标
4、准压缩算法，则应将相关软件 一并收集。 6、用计算机辅助制定或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性， 以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。 7、用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。 8、用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。 9、由计算机多媒体技术制作的文件，其中包涵前面所示的两种以上的信息形式，收集 时应注意参数准确、数据完整。 10、通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件 产生的电子文件，收集时必需连同专用软件一并收集。 11、计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理
5、数据等应与电子文件 一同收集。 收集、积存方法 (1)软件电子文档的管理与一般电子文档的管理。 一般电子文档收集、积存分公司和部门两级档案管理。 (2)公司文档收集、积存。公司由行政部档案管理员专职管理，行政部档案管理员以部门、 性质、类别、大小立文件夹，各部门及时按照要求制作、整理电子文件上交，由档案管理员整理储存。 (3)部门文档收集、积存。各部门建立自己部门的电子档案库，指定专(兼)职人员管理，管 理人员以性质、类别、大小立文件夹，及时按照公司文档管理要求制作、整理电子文件上传公司服务器，凡涉及公司机密性文件，不得私自备份，留存。 (4)软件电子文档。各相关员工铭记自己的账户名及密码，如
6、有改动须向行政部提交申请； 员工按照公司要求及时将文档上传至服务器，由档案管理员监督；所收集的文档不同意放至电脑C盘，如有损失后果自负；所有文档必需传至档案管理员处备案。 1、每份电子文件均必需在电子文件登记表中登记，电子文件登记表应与电子文件的备份 一同储存，电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同储存，并附有纸 张打印件。 2、电子文件性质代码：c草稿性电子文件；f非正式电子文件；z正式电子文件； w无纸电子文件；wb文本文件；p图象文件；tx图形文件；y影像文件； s声音文件；d多媒体文件；j计算机程序；sj数据文件。 电子文件的整理 (1)电子文件的整理由行政部电子档案管理员以
7、部门、性质立卷相对集中整理归档。 (2)归档电子文件必需填写登记表。 电子文件的归档。 定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期储存的脱机载体。 (1)归档范围 电子文件的归档范围：草稿性电子文件；非正式电子文件；正式电子文件；无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件；计算机程序；数据文件；公司业务所必需的各种文件。 (2)归档时间 1、一般电子文档由各部门每周五下午5:00前提交，档案管理员以月为单位立卷，以季 (年)度为单位整理，以部门、性质、类别、大小分类立卷；行政主管以季度为单位复查，总经理组织各部门主管执行不定期抽检。 2、上传
8、的电子文档管理由员工天天下午5:00前依据自己的权限上传，由档案管理员进 行检查，对保管期限到期的文档按照文档管理规定予以撤消。 3、在进行电子文件归档工作时，按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件环境 的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。 (3)归档前的鉴定 电子文件的归档鉴定工作由各部门的负责人鉴定，鉴定结果，在电子文件的机读目录上制作相应的标识。 1、有效性和完整性的鉴定。归档前应由文件形成部门对电子文件的有效性和完整性进 行审核，并由负责人签署看法。如果文件形成部门采纳了某些技术方法确保电子文件的有效性和完整性，则把相关软件移交给档案管理员，并对其技术方法加以说明。 2、电
9、子文件保管期限的划分，参照公司文档管理制度。 (4)归档要求 1、把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上。关于 加密电子文件，则应解密后再完成上述工作。 2、软件文档归档要求 上传文档必需以工作日当天上传，档案管理员做好检查与备案。 备案推举采纳的载体公司指定档案管理员的服务器。禁用软磁盘作为归档电子文件 长期储存的载体。 存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管 期限、硬件及软件环境 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登 记表。 必需要长期储存的电子文件，应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一
10、载体 上，如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。 原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少1年。 电子档案的移交与保管。 电子文件归档后移交至行政部，作为电子档案进行保管。 (1)检验 行政部应配备相应的处理设备，以确保完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。与纸质档案同时储存的电子档案可采用抽样检验的方法样本数不少于总数的20，合格率应达到100%。 (2)检验项目 1、载体是否有划痕，是否清洁，是否有病毒。 2、核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。 3、核实电子档案的完整性和有效性审核手续。 4、将检验结果填入电子档
11、案入库登记表。检验不合格的，应退回形成部门，重新制作。 (3)移交手续 验收合格后，行政部档案管理员在电子档案入库登记表上签字盖章。一式2份，一份交电子文件形成单位，一份自存。(4)存效性确保 1、每满1年，档案管理员对电子档案涉及的形成部门和行政部的设备更新状况进行一次检查登记。 2、设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。 3、定期检验结果应填入电子档案管理登记表。 (5)查询 1、电子档案的封存载体不得外借，机密文档不得私自拷贝。 2、查询时，上传文档，员工依据自己的权限进行相关电子档案的查询，如必需查询超出自己
12、权限的文档时；一般文档由行政经理审批，机密文档由总经理审批，档案管理员方可给予该员工查询的权限。 3、查询者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。 4、具有保密要求的电子档案，要有稳妥的安全保密措施，查询时要遵守公司保密规定。电子档案的销毁鉴定 (1)电子档案的销毁鉴定，按公司档案管理制度执行。 (2)电子档案的销毁，档案管理员在报总经理批准后，办理相关手续后，方可实施。 (3)非保密电子档案可在批准后删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦 除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。 统计 行政部办公室档案管理人员及时按年度对电子档案的保管、利用等状况进行统计，以备总经理抽检。 1、不得上传与工作无关数据，一旦发现给予责任人严重过失单处罚。 2、如未按规定及时上传电子数据，造成数据丢失，对公司造成严重损失的，后果由当事 人和部门负责人承当。 该制度自公布之日起生效。
