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1、-精品word文档 值得下载 值得拥有-* Ltd管理文件管控制度一级管理文件二级管理文件编制：内控部编制部门负责人审核：内控部审核：N/A批准：批准执行日期：本管理文件修订历史信息：当前版本: *A最新更新日期:*-12-2最新更新作者: *原始编撰人*批准人CEO历史版本更新日期修订者批准人主要修订摘要2009A2009-12-2*CEO初次拟定1目的42适用范围43定义解释43.1一级管理文件43.2二级管理文件43.3制度 (Policy)43.4流程 (Procedure/Process)43.5作业说明书 (Statement of Work, SOW)43.6文件编码43.7记录
2、表式53.8归口部门54职责规范54.1本制度编撰职责：54.2管理文件归口部门职责：54.3内控部的审阅职责：55管理程序55.1机构代码55.2管理文件类别代码55.3归口部门职能代码65.4管理文件的编号65.5文件的版次和变更记录75.6管理文件的编撰、审核、批准75.7管理文件的发放85.8管理文件的修改95.9管理文件的执行105.10管理文件的终止105.11管理文件执行效果的监督及奖惩105.12管理文件标准模版105.13管理文件流程图标准模版106参考文件107记录表式108记录保存119文件的有效性1110附录1110.1流程图1110.2附件111 目的对*集团（* L
3、td）及其子属机构管理体系所涉及的各职能范畴内的管理制度、管理流程、作业说明书和其他形式的管理文件的编撰、修订、发布、归档及宣贯等管理行为实施标准化控制，确保公司管理体系内各项管理文件的客观性、规范性、统一性、持续性以及执行的有效性。2 适用范围本管理制度适用于* Ltd及其集团直属职能部门和各级有控制权的子公司（以下简称“子属机构”）。3 定义解释3.1 一级管理文件* Ltd 总部各管理职能部门编制并获批准执行的、对* Ltd在集团范围内的运营及管理起宏观管理控制作用的文件，定义为一级管理文件。由子属机构编制但影响范围超过子属机构职责范围的管理文件也视为一级管理文件（例如适用于某两个子公司
4、，或跨部门的制度和流程），由一级管理文件批准人签署方为有效。3.2 二级管理文件* Ltd 子属机构根据* Ltd集团批准执行的一级管理文件并结合子属机构管理需要编制并获批准执行的、不超越子属机构职责范围的，定义为二级管理文件。参见3.1，超越子属机构职责范围的属于一级管理文件。3.3 制度 (Policy)制度是企业生产经营管理活动中共同遵守的规范经营管理行为的，且具有长期普遍约束力的规定和准则的总称。通常制度提出标准、明确授权范围、规定“对与错、是与非”等问题。同时制度可以明确管理行为目标，并规定奖惩措施。制度在管理文件体系中的地位最高。3.4 流程 (Procedure/Process)
5、流程是一组将业务行为的输入要素转化为有效输出的相互关联、相互作用的活动系列，强调的是业务行为前后发生的顺序，目的是提供效率的保障以及避免损失。流程通常按价值链按设计，以期实现最经济的工作流设计。流程强调的是资金、物资和信息的“流转”，流程一般是闭环，其终点是目标的输出。流程一般隶属于其对应的制度，也可以被包含在其对应的制度文本之中，当制度包含了对工作流的描述和说明，制度和流程就合二为一了。大的流程也可能由若干的制度组成。流程除了说明性文字外，典型的特征是还有流程图。流程的作用是让共同配合的各职能部门遵循既定的规范进行协作，以提高运营效率、降低执行成本。3.5 作业说明书 (Statement
6、of Work, SOW)作业说明书是制度和流程的“细则”。目的是给控制流程执行人提供更为详细的说明和标准。作业说明书的作用是让从事相同作业的操作人员来遵循相同的操作规范，从而实现规范化管理，避免人为偏差带来的损失。作业说明书是底层的管理文件，在不违反上级制度或流程的情况下，一般由执行部门自行编制并遵照执行。3.6 文件编码文件编码是为保持管理文件的系统性、规范性、易辨识性和可追溯性，以及为便于文件检索归档备查而设定的文件代码。其由机构代码、文件类别代码、归口部门职能代码、文件顺序号等部分构成。其标准形式为“机构代码-文件类别代码-归口职能部门代码.序列号”。3.7 记录表式记录表式是管理文件
7、执行中需要应用的用于记录相关交易事项的基本信息和审批信息的记录表单，分为原初表单和引用表单。l 原初表单是指管理文件初撰时，为实现管理控制节点的可执行性、操作性而设计的反应控制节点的表单，其特点是直接隶属于该管理文件。l 引用表单是某管理文件编撰时、修订时，为文便管理文件信息的参阅、避免重复信息而在该管理文件中引用其他已经颁布执行的管理文件中的记录表单，相对于原初表单而言，称为引用表单。3.8 归口部门归口部门也是管理文件的责任部门，一般为管理文件所规范的业务领域的实际管理部门（如财务部是各类财务管理文件的责任部门和归口部门）；对于跨业务领域的管理文件，归口责任部门由共同领导的上级主管人员指定
8、（最高至CEO）。归口职能部门代码是根据相关人事管理制度中对职能部门进行的定义和编码，在本管理制度中作为管理文件编码的组成部分用于标识不同部门下的不同职能。4 职责规范4.1 本制度编撰职责：本管理制度由CEO授权内控部归口编撰、修订和解释，各相关管理文件编撰归口部门配合实施。4.2 管理文件归口部门职责：负责所管理业务领域内所有管理文件的编撰和修订。对于跨业务领域的管理文件，由共同领导的上级主管人员（最高至CEO）指定负责人。4.3 内控部的审阅职责：内控部负责管理文件的“控制有效性审核”，以避免不同部门、不同版本之间的管理控制规定有冲突，或避免不同部门的制度之间的管理控制缺失。内控部的“控
9、制有效性审核”是管理文件经有效审批人签署生效的前提。5 管理程序5.1 机构代码以营业执照法定名称中字号的首位大写英语字母或汉语拼音字母构成。l *代表* Ltd总部。l *代表子属机构浙江*有限公司。l SC代表子属机构四川*有限公司。l *代表*科技有限公司。l SG代表*新加坡。l JW代表*系各子公司。5.2 管理文件类别代码5.2.1 类别l 在功能上，管理文件分为集团层面管理文件、法务管理文件、内审管理文件、内控管理文件、信息系统管理文件、财务管理文件、供应链管理文件、人力资源管理文件、行政总务后勤管理文件、销售/市场管理文件、制造运营管理文件、技术工艺管理文件、质量管理文件（含计
10、量）、工程项目管理文件、其他管理文件等。l 在形式上，管理文件包含制度、流程和作业说明书。制度和流程可以属于一级管理文件范畴，也可以属于二级管理文件范畴，作业说明书一般属于二级管理文件范畴。5.2.2 类别代码说明5.3 归口部门职能代码以人力资源部组织管理制度中规范的各部门职能列表中确定的职能及其代码为准。5.4 管理文件的编号5.4.1 一级管理文件编号规则一级管理文件编号由“总部机构代码-管理文件类别代码-归口部门职能代码顺序号”构成。顺序号按照文件类别、职能类别划分，均按最低职能类别范畴自1起永续编号。例，*-ADMI-AO.01。5.4.2 二级管理文件编号规则1) 当一级制度存在时
11、，二级管理文件编号由“总部机构代码-子属机构代码-管理文件类别代码-归口部门职能代码一级管理文件顺序号二级文件顺序号”，其中管理文件类别代码和职能代码均沿用一级文件的代码。二级文件顺序号按照文件类别、职能划分，均自1起。例，*-*-*-C&B.01.01。2) 当一级管理制度尚未建立时，二级职能部门或子公司由于业务和管理需要而编撰管理制度时，其文件编号规则为“XX-子属机构代码-管理文件类别代码-归口部门职能代码00二级文件顺序号。均按最低职能类别范畴自1起永续编号。例，XX-SC-FN-TAX.00.01。5.4.3 流程和作业说明书编号规则1) 当制度文件已经生效，但需要另外制定细则或绘制
12、流程图时（即没有以组成部分包含在制度文件当中），“流程”的编号以对应的制度编号后加“（P流程顺序号）”的形式编号，如“*-ADMI-AO.01（P01）”；作业说明书以对应的制度编号后加“(S作业说明书顺序号)”的形式编号，如“*-ADMI-AO.01（S01）”。2) 当制度文件尚未制定时，参照一级或二级管理文件的编号规则编写，但其“文件顺序号”以“00”表示，例：“*-ADMI-AO.00（P01）”或“*-ADMI-AO.00（S01）”。5.4.4 记录表式编号1) 管理文件所涉及的记录表单编号如下： FM文件编号文件表单顺序号。2) 文件表单顺序号，以管理文件管理程序描述过程中表单出
13、现的先后顺序连续自1起编号。5.5 文件的版次和变更记录管理文件版次由编撰发布年号表示+英文字母构成版次编号，首版自A起。管理文件文本中应包含“变更记录表”，以记录文件历史版本信息并方便后续期间查询。详见标准管理文件模版。5.6 管理文件的编撰、审核、批准5.6.1 一级管理文件1) 编撰由CEO或其他集团职能部门/子属机构最高负责人根据管理需要指定具体责任人负责编制。但一般的编撰职责归属认定原则是以某职能部门管辖业务领域范围为标准。对于跨业务领域的管理文件，由共同领导的上级主管人员（最高至CEO）指定负责人。2) 审核由文件编撰部门最高负责人负责文件审核。3) 批准由CEO或其指定授权人负责批准执行。4) 总体上来说，凡涉及资金运用或资产价值变动的制度新设或修订，同级财务负责人的联合审批是必须的（如集团制度对应CFO，各子属机构的制度对应同级财务负责人）；凡涉及员工权益的需由制度影响范围内的*最高负责人联合审批（如影响整个集团的有关员工权益的规定需由集团*总监联合审批）。此项规定适用于各级管理文件。5) 内部控制有效性审核一级管理文件必须经* Ltd集团内控部进行内部控制有效性审核后才可报经CEO批准。5.6.2 二级管理文件1) 编撰：编撰职责界定参考一级管理文件。2) 审核：由
