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1、电子邮件礼仪及注意事项 电子邮件在日常工作中时刻伴伴随我们，在职场活动中起着主要的作用。电子邮件的表示方法代表了我们的职业素养、专业程度、可靠性和形象，甚至代表了企业的形象。一封完整的邮件包含专题、称呼、正文、附件、结尾、署名、日期、收件人等。有关专题专题要提要挈领，添加邮件专题是电子邮件和信笺的关键不一样之处，在专题栏里用短短的多个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。1一定不要空白标题，这是最失礼的；2标题要简短，明确；不宜冗长，不要让邮箱用?才能显示完你的标题；3标题要能真实反应文章的内容和主要性；4一封信尽可能只针对一个专题，不在一封信内谈及多件事情，方便于后
2、来整理；5可合适用使用大写字母或特殊字符来突出标题，引发收件人注意，但应适度，尤其是不要随便就用“紧急”之类的字眼；6回复对方邮件时，应该依据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串；7专题千万不可出现错别字和不通顺之处；8对于外部邮件，最好写上来自*企业的邮件，方便对方一目了然又便于留存；9不发无意义的邮件。有关称呼和问候1、适当地称呼收件者，拿捏尺度，忌不称呼，忌乱称呼称呼是第一行顶格写。邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向她的，要求其给出必须的回应；在多个收件人的情况下能够称呼大家、ALL。假如对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；假如不清楚职务
3、，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。1不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对等级高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁全部用个“Dear xxx”，显得很熟络。 不少人写邮件一上来就直接说事情，给人的感觉是“你应该知道我是谁”；有的至多用个“你好”，这些全部是不礼貌的做法。2、Email开头结尾最好要有问候语开头问候语是称呼换行空两格写，最简单的开头写一个“HI”，汉字的写个”你好”或“您好”。结尾在日常工作中常被忽略，常见的写个Best Regards，汉字的写个”祝您顺利”之类的也就能够了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在很正式的场所应完全使用
4、信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。“礼多人不怪”，礼貌部分，总是好的，但还是应注意尺度，不然会适得其反。邮件正文1、正文要简明扼要，行文通顺、关键突出、段落清楚若对方不认识你，第一件应该说明的就是自己的身份；假如详细内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行具体描述； 多采取主动语气，让收件人知道是谁应该来做这件事情。2、选择适当规范的语言进行表述，应符合书面语言表示，不要使用口语化，避免情绪化用语，慎用含有敌意的词句或批评的语气依据收件人和自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不一样，选择适当的
5、语气进行叙述，以免引发对方不适，邮件发出前多站在对方的角度感受一下。尊重对方，请、谢谢之类的语句要常常出现。电子邮件可轻易地转给她人，所以对他人意见的评论必需谨慎而客观， “邮件门”就是深刻的教训！3、正文多用1234之类的列表，以清楚明确4、一次邮件交待完整信息最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说正确。不要过两分钟以后再发一封什么“补充”或“更正”之类的邮件，这会让人很反感。5、尽可能避免拼写错误和错别字这是对他人的尊重，也是自己态度的表现。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检验行文是否通顺，拼写是否有错误。6、合理提醒主要信息，可使用大写、粗斜体、颜色字体等手段，但不可过多使用过多
6、的提醒则会让人抓不住关键，影响阅度7、合理利用图片，表格等形式来辅助论述，引用资料时要注明出处；8、慎用表情符号；9、正文不能太过拥挤，应保持一定的字距和行距；10、转发或回复邮件时，应保持原邮件格式和内容，不要刻意压缩或隐淡字体；11、邮件的总体结构应符合“第一段和最终一段是关键”，要主动说出你期待对方做的事情。电子邮件的撰写，应该掌握由上而下的关键，也就是说，关键在最前面的第一段。假如信件很长，最好在结尾的部分，再度强调第一段的关键。当你想要收件者采取行动时，假如电邮的内容长，在信件的一开始，就说明你的要求。假如内容很短，不超出一个屏幕能够读完的范围，就直接在信件内容的结尾提出要求即可附件
7、1、假如邮件带有附件，应在正文里面提醒收件人查看附件；2、附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理；3、正文中应对附件内容做简明说明，尤其是带有多个附件时；4、附件数目不宜超出4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；5、假如附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方法，以免影响使用；6、假如附件过大 不宜超出2MB ，应分割成多个小文件分别发送结尾、署名、日期每封邮件在结尾全部应署名，这么对方能够清楚的知道发件人信息。即使你的好友可能从发件人中认出你，但不要为你的好友设计这么的工作。1、署名信息不宜过多；2、不要只用一个署名档，对内、对私、对熟悉的用户等群体的邮件
8、往来，署名档应该进行简化；3、署名档文字应选择和正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号通常应选择比正文字体小部分；4、邮件的日期和时间要明确，最好明确到年月日时，以免双方认知不一样产生误会。收件人、抄送人收件人是要受理这封邮件所包括的关键问题的，理应对邮件给予回复响应； 抄送人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件给予响应，当然假如CC的人有提议，当然能够回Email。请示性的邮件通常只有一个收件人，不相关的人一定不可随意抄送。收件人 包含抄送人 若为一个以上，不管在邮件地址位置，正文位置，还是附件内，均需要排序。最讲礼仪的方法是根据职务高低排序，一样职位按姓氏字母次序排，
9、不了解职位时能够根据字母次序排，但主要邮件不提议这么做，尤其是主要用户。有内外之别时，以客为先。抄送的作用：1、让自己和对方的领导知道你们在做什么；2、让和该项工作相关的人知道事情的进展，保持信息对称；3、当碰到困难的时候能够请求抄送领导的援助。语言的选择和汉字编码1、只在必须的时候才使用英文邮件；如收件人中有老外提议用英文，因为中英文编码不一样，汉字有可能会变成乱码。2、尊重对方的习惯，不主动提议英文邮件；3、对于部分信息量丰富或主要的邮件，提议使用汉字。你极难确保你的英文表示水平或收件人中某人的英文了解水平存在问题，而影响邮件所包括问题的处理；4、选择便于阅度的字号和字体汉字老实点用宋体或
10、新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证实最适合在线阅度的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，尤其对公务邮件。不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情；也不要过小，费神又伤眼睛。邮件回复、转发等1、立即回复Email立即回复邮件是对她人的尊重，理想的回复时间是2小时内，尤其是对部分紧急主要的邮件，对于部分优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但通常不要超出二十四小时。无法立即确切回复，应通知原因并约定回复时间。记住：立即作出响应，哪怕只是确定一下收到了。假如你正在出差或休假，应该提前通知或设定自动回复功效，
11、提醒发件人，以免影响工作。2、回复标准：有针对性、清楚、简练、礼貌A、回复应让对方一次性了解，避免重复交流，浪费资源；B、回复不得少于10个字，显示出你的尊重；C、不要就同一问题数次回复讨论，回复超出3次应采取电话沟通等其它方法进行交流后再做判定；D、邮件回复时尽可能保留原邮件专题；3、区分单独回复和回复全体A、只需要一个人知道的事，就回复给她一个人；B、你对发件人提出的要求作出结论响应应回复全体；C、你对发件人的提出的问题不清楚，或有不一样的意见，应该和发件人单独沟通，不要当着全部人的面，不停的RE来RE去，和发件人讨论；D、好的事情能够抄送给她人，不好的事情尽可能一对一处理；E、点击“回复全部”前，要三思而行！4、主动控制邮件的来往为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。5、保留好发E-MAIL的证据；6、转发邮件要突出信息；转发之前，首先确保全部收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或未经授权的接收人。 假如有需要 还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将RE了几十层的邮件发给她人，让人摸不着头脑。7、不要假公济私，撰写或传送和职场毫无关系的内容，因为在一些你不知情的情况之下，邮件会被保留在企业的公用硬盘或备份档案中。
