人力资源档案纪录管理办法

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1、EOPLLY-人力资源部文件EOPLLY GROUP欧贝黎新能源科技股份有限公司人力资源管理工作细则文件编号：EOPLLY/HRWI-17版本/修改： A/0档案纪录管理办法（自2007年8月1日试行）页码： 共6 页1 目的 对人力资源档案的建立、保管、利用、归档等进行规范化管理。确保人事档案为公司在用人、选人、育人等方面提供依据，各种管理文件和培训档案被妥善保管。2 适用范围本程序适用于公司人力资源资料档案的建立、编目、标识、保管、处置等过程。3 职责3.1人力资源部负责人力资源档案的建立、编目、分类、标识、收集、整理、更新、查/借阅、归档、检查、维护、处置等工作的归口管理；3.2各部门负

2、责提供或反映有关人力资源档案信息和资料。根据工作需要依据规定查/借阅人事档案。4 工作程序4.1人事档案的建立、编号和标识4.1.1人力资源档案管理员对公司新进员工建立人事档案，用专用档案袋盛装员工档案材料。并根据档案建立人事档案目录一览表4.1.2人事档案袋中应包括以下人事材料：a） 个人履历材料；b） 资格证书复印件；c） 进修培训材料；d） 鉴定、考核奖惩材料；e） 录用任免材料f） 其他材料4.1.3人力资源档案管理员将员工档案依次按下列类别进行分类：a） 按部门分类：将同一年份同一部门的员工档案归在一起。b） 按职务分类：按副总、部门经理、副经理及主管、主办、职员级员工档案各归在一起

3、。4.1.4人力资源档案管理员按档案的不同类别，编制每类档案的内容明细目录，并形成人事档案目录一览表，报行政人力资源部经理审核。4.1.5对每个员工人事档案进行编号，编号规则为公司代号部门代号职务类别号顺序号，编号形式：EOPLLY/HRF-。解释如下：a） EOPLLY: 公司名称；b） HRF: 人力资源档案（Human Resources File）英文缩写；c） 部门代号：部门名称的英文缩写，用两个英文字母表示，如“Z”表示行政人力资源部，“C”表示财务部，“X”表示市场营销部，“S”表示生产部，“J”技术部，“P”表示品管部，“B”代表设备部，“G”代表基建部，“Y”代表应用工程部。

4、d） 职务类别号：用一个英文字母表示，A、B、C、D、E分别代表副总级、部门经理级、副经理及主管级、主办级、职员级员工；e） 入职编号：年份用后位数字表示，如：2007年，用“07”表示，月日各用两位数字表示。例如；2007年1月18日入职，即入职编号为070118；4.1.6在每个员工人事档案袋的袋封进行标识，标识内容包括以下几方面：a） 档案编号；b） 员工姓名/性别；c） 入职日期；d） 档案保密级别。职员、专员、协理级员工档案加盖“秘密”印章；中管级员工档案加盖“机密”印章；高管及以上员工档案加盖“绝密”印章；e） 建档日期；f） 其他。4.2管理文件的建立、编号和控制；4.2.1人力

5、资源管理体系文件构成：a) 人力资源管理工作手册；b) 人力资源管理工作细则；c) 人力资源管理工作流程；d) 人力资源管理表格范本e) 人力资源管理表格记录4.2.2人力资源管理工作手册编号为EOPLLY/HRM-a） EOPLLY: 公司名称；b） HRM:人力资源管理工作手册（Human Resources Manual）英文缩写；c） :手册发布年份,如2007表示2007年发布生效。4.2.3人力资源管理工作细则文件编号为 EOPLLY/HRWI-a） EOPLLY: 公司名称；b） HRWI: 人力资源管理工作细则（Human Resources Working Indicatio

6、n）英文缩写；c） :工作细则文件顺序号,如16表示第16个管理办法。4.2.4人力资源管理工作流程文件编号为 EOPLLY/HRP-；a） EOPLLY: 公司名称；b） HRO: 人力资源管理法律法规（Human Resources Procedure）英文缩写；c） : 工作流程顺序号,如08表示第8个流程。4.2.5表格范例记录编号为EOPLLY/HRR-a） EOPLLY: 公司名称；b） HRR: 人力资源管理工作记录（Human Resources Records ）英文缩写；c） : 表格记录序号,如08B表示第8个管理办法的第2个表格。4.2.6表格记录编号为: EOPLLY

7、/HRR-YYYa） EOPLLY: 公司名称；b） HRR: 人力资源管理工作记录（Human Resources Records ）英文缩写；c） : 表格记录序号,如08B表示第8个管理办法的第2个表格；d） YYY：工作记录顺序号,如012表示第12个工作记录4.2.7新增或报废文件编号的增删规定a） 新增人力资源管理体系文件和记录时，其顺序编号在原有文件和记录最后一个号码后递增。b） 单个文件和记录删减或报废时，其编号也随同作废，待整体人力资源管理体系文件换版时，方可对编号重新调整。原先作废的编号也重新启用。4.2.8文件和记录编号使用规定a） 每一个文件和记录都有唯一性编号，当文件

8、修改时，编号一般不作改动，只对文件和记录版本进行修改。b） 除文件和记录本身附有编号外，在文件和记录清单一览表中也标注相对应的编号，当文件和记录增删时，同时在清单中作出说明并标注。c） 文件和记录一旦发布实施，使用人未经人力资源部审批不得擅自更改文件和记录编号。4.2.9 控制要求a） 管理文件保存可以不用装袋，但需制作封面，封面上包括：档案编号、文件名称、机密印章、文件有效期，修改版本等。并须附管理文件目录一览表b） 人力资源部应确保凡人力资源管理体系运行涉及的部门、场所或人员均能及时得到有效版本的相关文件，及时撤出作废/失效的文件。各部门及所有工作人员应确保不持有、不使用作废/失效的文件。

9、若因工作需要而保留作废文件，应对保留的作废文件进行标识。4.3培训资料档案的建立、编号和标识：4.3.1培训资料的内容包括：a） 培训准备资料：包括为安排培训所准备的各种收集的外单位信息资料等；b） 培训的影音课件：如影像、录音等，统一刻成光盘保存；c） 培训的书面课件；如培训的书籍、讲义、幻灯片课件、考卷和答案等，同时有电子档的要刻成光盘保存；d） 培训涉及的工具：如培训中游戏的工具、培训口述资料、证书样本等，如有电子版也刻成光盘保存。4.3.2对每个培训资料，档案用专用档案袋盛装，并建立培训资料目录一览表。4.3.3培训资料档案编号形式为EOPLLY/TRN-：a） EOPLLY: 公司名

10、称；b） TRN:培训（TRAINING）英文缩写；c） : 培训种类的英文缩写，用两个英文字母表示，如：“MA”表示企业管理类，“SA”表示市场营销类，“FN”表示财务管理类，“HR”表示人力资源类，“PR”表示生产管理类，“ER”表示物流管理类，“QC”表示品质管理类，“OT”表示其它类； d） ：表示培训发生的首日，年份用后位数字表示，如：2007年，用“07”表示，月日各用两位数字表示。例如；2007年1月18日入职，即培训时间为070118。4.3.4在每个培训资料档案袋的袋封进行标识，标识内容包括以下几方面：e） 档案编号；f） 培训的名称和授课教师；g） 档案保密级别h） 建立档

11、案日期；i） 其他。4.4档案资料的归档和入库4.4.1档案管理负责人应不定期收集各类人力资源资料，加以分类、整理和鉴别，看其是否符合归档的要求；按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。4.4.2如有新材料入档，在档案相应的档案袋上补登材料名称及有关内容。4.4.3如有新建档案，就在相应的目录一览表上登记。4.5档案的保管4.5.1保管原则：安全、保密、清晰、完整。4.5.2人力资源部应设有专用的档案室和档案柜，档案室内应设置空调、去湿、灭火等设备。4.5.3档案室应具备防盗、防火、防潮、防蛀、防光等设施条件，定期或不定期地对档案保管的安全条件进行检查，发现隐患，及时采取措施，防患于未然。

12、档案室应经常保持清洁、整齐，保持库内适宜的温度，保证消防器材安全有效、使用方便。4.5.4档案管理员应每年一次对档案进行全面核对，发现问题，及时处理。核对内容包括以下方面：a） 核对档案变动及库存情况；b） 核对收集的档案材料，是否按规定归档，避免材料散失；c） 核对人事档案的目录和数量是否符合规定要求，防止人事档案丢失、损坏等。4.5.5发生各种天灾等事故后，应及时检查核对档案库存数，档案管理员更替时，要认真核对档案并办理移交手续。4.5.6转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。因工作调动而引起的档案转递应按发文要求包装、密封。档案转走后，同时在人事档案目录一览表上标明“注销”。4.5

13、.7人事档案属保密文件，任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。具体保密规定按公司保密管理办法执行。4.6人事档案的利用4.6.1人事档案的利用主要指档案的借阅、查阅及出具证明等用途。4.6.2部门经理级及以上人员可以查阅/借阅员工人事档案，上级可以查阅/借阅下级的档案，而不能查阅/借阅自己上级的档案。4.6.3查阅/借阅前须填写人事档案查阅/借阅申请表报直接上级审批后方可进行查阅/借阅，并填写人事档案查阅/借阅登记表。4.6.4查阅/借阅档案者必须遵守保密制度和阅档规定，不得向无关人员泄露或擅自向外公布档案内容，借出的档案不得转借或让别人翻阅。4.6.5查阅/借阅过程中，严禁涂改、圈划、抽

14、取、撤换档案材料，未经允许不得擅自摘抄、复制、拍摄档案内容，也不得擅自将其他材料装入档案；4.6.6查阅/借阅时，不得查阅/借阅本人及其直系亲属的档案；借阅档案最长不得超过7天，若须延长使用时间，应办理续借手续。4.6.7若各级人员因工作需要，利用档案开具相关的证明，应提出书面申请，经人力资源部经理和部门经理审核同意，方可由人力资源部出具证明。4.6人事档案的处置4.6.1若员工人事档案丢失或损毁，档案管理员应收集相关资料，重新建立人事档案。4.6.2对离职员工的人事档案保存二年后销毁，对死亡人员的档案保存半年后销毁。4.6.3高管级及以上人员的人事档案无论是在职或离职均需长期保存。4.6.4对员工人事档案的处置作好记录，填写人事档案处置记录表。5