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1、 档案著录管理中计算机的应用摘要：关键词： 档案著录管理工作是一件复杂的、庞大的数据处理工作，它需要相关人员付出极大的耐心和精力，而计算机技术以其强大的数据处理能力在档案著录工作中开始崭露头角。本文从对档案著录工作的介绍入手，介绍了计算机的作用以及计算机在档案著录管理中的应用，同时对于档案著录工作提出了几点建议。一、 档案著录档案著录，总的来说就是档案馆在编制档案检索工具的过程中，通过对档案内容、形式特征进行选择、分析、记录，从而形成档案索引条目的过程，它也可以认为是将作为一次文献的原始档案浓缩为二次文献的过程。而电子文件的著录工作，是经过文件中结构、背景以及系统信息的获取、审核、整理和记录的
2、过程和结果。著录工作是一个控制信息资源的过程，档案信息资源是通过人类的智力外化形成的一种智力资源，因此通过著录工作，控制档案信息资源是一种智力控制。主要体现在以下几个方面：当需要档案相关的重要信息时，就可以获得；当需要档案相关的情报信息时，就可以获得；当需要档案原件时，就可以获得。二、档案管理中计算机的应用在计算机技术具体应用于档案管理工作中之前，需要做好前期准备工作。档案管理的计算机技术的应用的前期处理工作，也就是对传统档案著录的标引工作，是一项十分重要的基础。只有进过规范、系统的著录标引，才能将整理完成的档案信息输入到计算机的档案管理系统中并加以存储，从而实现对档案信息资源的进一步利用。1
3、） 建立电子档案资料库，不但方便用户查询，还可以提高应用效率。对传统手工纸质档案的电子化工作能够实现档案资料的数字化，从而对数字化的档案资源加以利用。档案资料库的建立就是要建立在经过系统、规范整理的电子档案资源的基础上的，再经过建立一个统一、规范的档案存储格式，我们就完成了电子档案资料库建立的第一步，电子资料的录入和科学存储，这也使用户想要对电子档案进行查找和使用所必须的基础工作。2） 建立专门的电子档案管理和利用系统，实现计算机技术的有效应用。在完成对电子档案资料的规范和完善工作后，管理部门还应该建立专门的电子档案管理和利用的软件和系统，在电子档案管理工作中充分利用计算机技术。首先，在用户软
4、件和系统的建立过程中应采取先进的技术，这样可以有效保证计算机的优势得到充分的发挥，让计算机技术更好的为用户服务，同时也减少了计算机软件和系统的更新频率；其次，应建立完善的系统的管理体系，使得系统本身具有抵御信息入侵、防止信息泄露以及能够随着信息技术的发展而不断完善自身的功能；最后，应该在考虑用户的需求和系统的维护成本的基础上，建立或开发方便用户应用和易于进行维护的系统和应用软件，以便于切实提高资源的利用效率。3） 联网使用电子资料档案，方便用户。电子档案资源库的联网使用，可以真正实现其利用价值，使得系统用户可以随时、随地的使用系统资源，为电子资料库建立相应的网络站点以及信息页面，可以实现资源最
5、大限度的共享。另外，各个数字档案馆可以将本馆的资源在一定程度上予以开放，为用户提供相应的信息服务；另一方面，在网络上公布和共享档案信息资源能够减少档案工作人员的负担，同时提高档案资源的利用率。但是，在电子档案资料库公开和共享的同时，应该重视保障电子档案的安全性，建立起完善严密的档案管理系统，同时对于用户的行为也能在一定程度上予以规范。4） 各档案部门之间团结协作，提高档案管理的效率。计算机技术的发展能够为档案的管理工作在更大的程度上提供便利，但是在计算机技术发展和成熟的过程中也对档案管理工作以及档案管理各部门之间的合作提出了新的要求。在新的时期，档案管理工作不能仅仅是各个档案馆之间独立运营、各
6、自为政，而应该是运用先进的网络技术实现各档案馆之间互相协作，建立一个系统的完善的档案管理的大系统。相互的合作工作应该是在档案管理体系构建的开始阶段就加以重视，在档案管理系统构建的初级阶段，档案馆可与其他部门相互研究交流、借鉴对方的优秀经验，在一定程度上节省人力物力。各个档案馆之间的协作也能让各个档案馆充分发挥自身的优势，建立别具特色的档案库，同时也能够避免重复建设，节约资源，也能够有效地计算机技术运用计算机技术提高档案管理的效率。三、对于电子档案著录工作的建议计算机的应用可以在很大程度上提高档案资源的利用率，但是由于在档案著录工作中的不规范或是其它一些原因给计算机技术的应用造成了阻碍。下面是对电子档案著录工作的一点建
