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1、内蒙古财经学院本科毕业论文内蒙古五原县长胜机械厂采购管理研究作 者 李 丹 院 系 商务学院 专 业 物流管理 年 级 2007 级 学 号 702060750 指导教师 郝 娟 娟 导师职称 讲 师 答辩日期 2011.5.22 成 绩 内 容 提 要采购作为企业生产经营活动的首要环节，对企业的生存和发展起着至关重要的作用。本文通过对长胜机械厂采购组织现状，采购流程现状以及供应商管理现状进行分析，提出企业今后在采购组织上企业领导应大胆下放权限；在采购流程上企业应引进先进管理理念ERP；在供应商管理中，企业应重视供应商的作用，更高效的利用供应商的价值等改进措施。关键词：采购管理 组织结构 采购
2、流程 供应商AbstractThe Procurement as an enterprise is the first link to manufacture management activity, it plays a vital role in survival and development of the enterprise. The article analyses the present situation, the Purchasing process status and supplier management status of Changsheng mechanical,
3、 proposes the leader should bold down permissions; introduces advanced management concept ERP; In supplier management, enterprise should attach importance to the role of suppliers, the most efficient use of the value of the supplier;and so on.Key words: Purchasing management Organizational structure
4、 Purchasing process Supplier 目录一、长胜机械厂概况1二、长胜机械厂采购管理的现状1(一)长胜机械厂采购组织分析1(二)长胜机械厂采购流程分析2(三)长胜机械厂供应商分析3三、长胜机械厂采购管理中存在的问题3(一)采购组织中存在的问题3(二)采购流程中存在的问题4(三)供应商管理中存在的问题4四、长胜机械厂采购管理的改进措施5(一)采购组织的改进措施5(二)采购流程的改进措施5(三)加强供应商管理6参考文献8内蒙古五原县长胜机械厂采购管理研究采购是从资源市场上获得资源的过程，是商流过程与物流过程的统一，科学的采购是实现企业经济利益最大化的基本利润源泉。采购作为企业生
5、产经营活动的首要环节，对企业的生存和发展起着至关重要的作用。采购是企业的入口，掌握着企业的健康状况。对一个企业来说，科学合理的采购，可以降低采购成本，节约采购费用，提高采购效率，为企业提供符合品质要求的原材料，保证企业的正常生产和经营。采购不仅仅是某个部门的职责，而且是整个企业每个环节的重要工作。只有全员动起来，做好采购的每个环节、每个细节，才能使采购管理发挥它的作用，体现它的效益。加强企业采购管理是公司降低成本的关键环节，是保证商品质量的重要手段，是提高公司敏捷度的重要前提，是增强公司核心竞争力的重要途径。尤其是对像五原县长胜机械厂这样的资金相对薄弱的中小企业来说，做好采购管理无疑增强了企业
6、的竞争力和运作力。一、 长胜机械厂概况五原县长胜机械厂位于内蒙古巴彦淖尔市五原县鸿鼎农贸市场内。五原县鸿鼎农贸市场占地面积约40万亩，收购销售辐射的范围达19个省、市、自治区，是我国西部最大的葵花籽、油葵籽、黑白红瓜籽、葫芦籽等各种菜籽的集散地。今年到目前为止市场日交易额突破2000万元，全年的交易额预计可以达到19亿元。巴彦淖尔市又是农业大县，因此，各种农机具在当地市场上的需求量相当大。五原县长胜机械厂就是专门生产葵花籽筛选机供应当地市场的企业。五原县长胜机械厂占地面积1500平方米左右，创建于1998年，拥有员工37人，主要的产品是葵花籽筛选机，是一家个人独资企业。2009年2010年企业
7、被消费者协会评为诚信单位，在当地市场上小有名气。企业注册资金50万元，年盈利近100万元。二、 长胜机械厂采购管理的现状五原县长胜机械厂到目前已有12年的历史，规模不断壮大，但是企业竞争力的增长却因领导人文化水平不高受到了限制。企业的创始人只有初中文化，现在虽然由其儿子打理公司，但儿子的学历也只是高中，领导人知识的匮乏，致使企业现在仍然是传统的粗放型的经营模式，管理涣散。企业之所以能生存至今，是因为企业的制造技术和自制的特殊的零配件在当地还没有竞争对手。但是，企业要想长期生存下去，必须改进，必须从源头上改进，抓好采购管理的每个环节。（一）长胜机械厂采购组织分析目前，长胜机械厂的采购组织仍然是最
8、原始、最传统的采购程序，与供应商的关系也仅仅停留在一次性交易的阶段。企业的采购工作也全部由总经理一个人负责，没有专门的采购标准，采购工作几乎都是凭借总经理的个人经验来做的。企业的组织形式如下图：总经理生产经理财务部采购部生产小组人事部验收部销售部图1 长胜机械厂采购组织图总经理直接负责公司所有的采购工作，大到生产用的机械设备，小到会计记账用的笔、纸，全部由其一个人负责，已至于总经理经常出差，90%的时间都在外地。公司需要什么，其生产经理（儿子）打电话通知总经理，总经理接到需求信息，就马上去采购，担心会耽误生产进度，而其对厂内生产车间的运作情况知道的甚少，而且当其在采购过程中发现质量好、价格合适
9、的物料就会毫不犹豫的多采购。总经理直接管理财务部，公司所有的物资的采购数量和质量几乎是根据企业的财务状况进行的，公司资金充足时多采购而且采购质量较好的，资金不足时少采购而且采购一般质量的材料。以致企业现在的仓库中积压了很多淘汰的零件，缠的乱七八糟的电线和不匹配的螺钉、螺母，还有一些存久了的筛片都上绣氧化腐蚀不能再用了等等很多的废旧物料。采购工作与生产工作严重脱节。企业的主要生产活动是组装筛选机，整个生产活动基本是靠人力，所以企业采用的生产模式是分小组生产，按提成发工资。每个生产小组将需要的物资填写需求表向生产经理申请，经生产经理批准从验收部也就是企业的仓库领取物料。（二）长胜机械厂采购流程分析
10、货物订单发票验收单订单订单需求单需求单需求单生产小组2 采 购 部统 计 员生产小组3生产经理验 收 部 会 计 部供应商 商生产小组1企业目前的采购工作几乎就是传统的买卖过程，线条也拉的很长。即如下图所示： 图 2 长胜机械厂采购流程图生产小组定期填写好需求单，统计员将三个小组的物资需求做统计，交给生产经理审批，审批通过采购部门根据订单采购物料。企业的采购工作都是由总经理直接负责的。总经理下订单一式三份，送给会计部、供应商、验收部，供应商将货物送到验收部，同时将所出具的发票送到企业的会计部门，验收部将验收的结果送到企业会计部门，会计部门将所持有的验收单、发票和订单进行三单校验，如果都符合就进
11、入到给供应商付款程序。（三）长胜机械厂供应商分析企业为了维持正常的运作管理，一定会与诸多的供应商进行交易，而不同的供应商由于自身实力、供应物资的重要性等许多因素，会对交易产生不同的影响。长胜机械厂所需的原材料可归集为五金配件类，大型机械设备类，低值易耗品等。根据原材料的类型可以将长胜机械厂的供应商分为五金配件供应商、机械设备供应商和低值易耗品供应商。1. 五金配件供应商分析长胜机械厂的五金配件供应商基本分布在河北省保定市。河北省保定市有很多生产五金配件的小企业。企业的五金供应商基本都是这些小企业中的在价格和产品性价比方面有相对优势的企业。长胜机械厂对五金配件例如筛网、方钢、PVC管等材料一般2
12、0天采购一次，采购的对象一般是一些熟悉的供应商，对一些螺丝、螺钉、弹垫、平垫的采购一般一个月进行一次。因为这类物资的价值不高，企业在选择供应商时几乎是随机的。一般会有供应商将自己的产品给企业试用，如果长胜机械厂觉得质量可以价格合适就会选择这个供应商，终断与原供应商的联络。长胜机械厂与五金配件供应商一般通过电话或者传真联系，在有特别需要时总经理会亲自去与供应商联络。这类供应商的共同特点是：企业管理制度不规范，除了一些有国家统一标准的零部件，其他部件的生产几乎没有统一的标准，而且市场很混乱；供应商大多也是一些刚刚成长起来的小企业，用人机制不够完善，员工不稳定，且大部分没有专业性不强；供应商的财务状
13、况也不稳定，常常会出现跟长胜机械厂一样的入不敷出的情况。2. 机械设备供应商分析长胜机械厂对机械设备的采购频率不高，一般是在设备折旧完后几乎没有价值时才更换新的设备。长胜机械厂的机械设备供应商没有集中的地方，例如焊接机、氧焊机是从银川采购的，车床是从包头钢铁集团采购的，剪板机、打眼机等是从河北保定市采购的等等。供应商的分散，体现出长胜机械厂对供应商的忽视。像一些设备的维修服务，安装服务，技术支持服务等，企业几乎没有享受过。往往都是有问题就自己解决或者外聘专业人士来解决。3. 低值易耗品供应商分析长胜机械厂的低值易耗品一般有密封胶、快干锤胶漆、办公用品等。对于这类物资，企业的购买频率较高，例如快
14、干锤胶漆一般三到五天就会购买一次，原因是这类物资的消耗量比较大，价值较低而且距离供应商很近，企业认为没有库存的必要。企业的采购方式是直接与一些当地熟悉的供应商讨价还价，价格合适就交易。例如对办公用品的采购，在五原县当地有10个左右的办公用品的中间商，几乎没有直接的供应商，企业在需要时就从熟悉的中间商处购买。三、 长胜机械厂采购管理中存在的问题在对长胜机械厂采购现状进行深入了解后，笔者发现该厂的采购管理存在下面几个问题：（一）长胜机械厂采购组织中存在的问题1. 采购部门与生产部门严重脱节，在一定程度影响产品的生产进度一方面，企业的采购活动没有与生产活动紧密联系起来，导致当生产需要A材料时库存中却占有大量的B材料，占用资金、空间，影响生产效率；另一方面，企业采购的依据是“资金”，当企业不能及时回笼资金时，而恰逢不能赊购到原材料时，企业的生产进度只能搁置。2. 分工简单，导致原材料采购没有统一的标准一方面，采购的原材料的质量时好时坏，会影响产品的质量和企业的信誉，企业每次采购单凭经理个人的经验，而且被资金左右，导致采购的原材料质量不一致，给企业良好的信誉埋下了祸根；另一方面，企业采购的依据是“资金”，当资金富裕时多采购的材料用不完，占用空间，浪费资金，还可能使企业遭受材料降价的风险。（二）长胜机械厂采购流程中存在的问题在这个采购流程中存在的问题有：1. 整个流程拖延的时间较长，
