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1、“网上报销”注意事项及简要操作流程由于现在所级数字签名还未实施，根据院标准化会议精神网上报销领导审批仍沿用领导手工签字方式，报销人在网上报销系统中填写完借款单/报销单并打印后提交领导手工审批签字，领导手工审批通过后报销人将纸制单据和网上单据一并提交给财务人员进行审核（二者缺一不可）。咨询电话： 82995029、82995028或82995268、82995197（业务咨询） 82995258 周泓（技术咨询） 58812020（院ARP中央支持组）特别提示：不管您是否现在就需要使用网上报销系统，请尽快进入系统修改您的初始密码，以免被别人冒用造成损失。注意事项： 1、录入单据时，遇红色均为必填
2、项，非项，建议也要填写清晰。遇带号“报销事由”项，请您按要求填写详细，如：张报南京差旅费(以本人身份进入系统报销本人费用的,可不必再录入姓名)。 2、遇有一笔支出多个课题承担时，除材料费和固定资产报销有选择多个子课题功能外，其他报销可选择“添加单据行”解决该问题。3、代理借款单、代理报销单的录入一定要选择“委托人”。注：由于授权一经代理人接受则无法撤销或删除，因此授权时需谨慎，有效期不宜过长，一般以半年或一年为宜，授权时“限额”处若为空则默认为0，代理人将不能为授权人办理借款（包括支票、现金和汇款）。由于授权第二天才可生效，如需当时生效，可在授权时，有效期处选择提前一天（系统默认为当天）。4、
3、借用支票时，进入“网上报销-借款管理”，金额已知借款请填写定额借款单，金额未知借款请填写限额借款单。如两周内可以报销，无需提交，打印纸质单据经相关部门及领导签批后，到我处办理。如两周内不能报销，请进行网上提交，同时打印纸质单据经相关部门及领导签批后，到我处办理。5、在网上提交的各种借款，在报销该笔借款时，请务必在“报销管理”界面的左下方处，勾上您所要核销的该笔借款。且谁借款（含代理借款），谁报销，否则财务审核无法通过。6、鉴于网上报销的特殊性，在差旅费报销时，相同子课题，不同级别不同天数的多人报销，住宿费等发票请按人分别开具，分别录入报销单；同等级别，同等天数的多人差旅费报销的发票，可开具一张
4、，录入一张报销单。7、课题人员报销，应准确选择子课题号，研究室秘书（或课题参加人）若无课题经费使用权（即在系统中看不到课题号）的，应让课题负责人先授权，再以代理人身份进入选择委托报销。使用机关、支撑系统虚拟课题报销的人员，在网上报销系统中,现已能看到其所属部门的经费核算号，故在报销时应准确选择子课题号，如系统内不包含所需子课题号或跨部门使用经费的，可让相关部门负责人授权或让财务授权子课题。除医药费、子女统筹报销外，一般不能选择子课题号“*|所公用”。8、当报销单经财务审核后驳回需修改时，除要在网上报销系统内进行修改外，金额改大的（或发生实质性变更的），纸质报销单需重新打印并经领导重新审批签字，
5、金额改小的，可不再需领导重新审批签字。原始单据及金额的计算请尽量填写正确，以减少驳回的次数。9、关于报销单/借款单打印：借款报销单录入完毕，无须进行页面设置，直接按打印按钮，即可打印纸质单据，打印时，建议使用“专用打印纸”。如使用其他打印纸打印，打印后务必裁成不大于“专用打印纸”大小的尺寸（即： 132mm X 265mm）。10、关于网上报销系统应用过程中的有关系统设置问题：针对IE6.0,如果进入网上报销系统后出现对话框：“您查看的Web页正在试图关闭窗口。是否关闭此窗口？”或点击“查看”等按钮无反应，无法进行下一步的操作，可能是IE浏览器版本低的问题，请下载“Internet Explo
6、rer 6 Service Pack 1”运行安装，进行升级，可以解决这个问题。浏览器不要启用“弹出窗口阻止程序”功能，否则将出现因浏览器拦截了弹出式窗口而不能正常显示网上报销网页的问题，请检查浏览器工具菜单中是否没有启用“弹出窗口阻止程序”；卸载所有上网助手，如浏览器加装有Google工具栏，请检查选项内是否没有启用“弹出式窗口拦截器”，将这些功能去掉即可。如控件不能正常下载更新，请设置“ActiveX控件和插件” 的选项均为“启动”。另外在网上报销的时候，遇到弹出窗口阻止的问题，也可以在选择角色切换的时候，先一边按住ctrl键不动，再用鼠标选择报销的角色。 一、报销单录入（一）维修费、办公
7、费、招待费、交通费以“维修费”为例：用户以本人身份登陆“网上报销系统”点击“网上报销”报销管理维修费点击“增加”在“报销事由”处填写：张维修单据张数选择“结算方式”点击单据行“增加”在“报销事由”处填写：张报维修费金额备注：填写需要解释说明的内容选择所使用的子课题号点击保存若超出课题余额，系统将提示点击“重新输入”更换子课题号保存点击打印（检查你输入有无疏漏，若有误，则可点击“编辑”按扭修改）打印报销单提交财务确定。若一张报销单涉及多个事由或多个结算方式，均可通过增加单据行方式添加。 （二）材料消耗品费用户以本人身份登陆“网上报销系统”点击“网上报销”报销管理材料消耗品费点击“增加”在“报销事
8、由”处填写：材料费原始单据数点击单据行“增加”具体材料名称：如标气型号MB4-4907金额数量报销事由：张报材料费在下方的“请选择子课题”处，点击选择对应子课题在“分摊金额”处填写该课题支付金额在“预算科目”处选择对应预算科目。若需二个以上子课题承担此笔费用则继续点击“增加”按上述步骤填写相关内容保存填写“结算方式”部分的相关内容保存点击“编辑”“打印报销单”提交财务确定。需办理低值器具入库的材料费报销，在网上报销系统中提交了“材料（消耗品）费”报销单后，仍需按原要求先到资产部门办理低值器具入库手续，再到财务处报销（如报销人无法区分固定资产、低值器具、消耗材料费，可在填写网上报销单前向我所资产
9、部门咨询，以免填错报销单而被驳回）。（三）固定资产具有独立使用价值，且使用年限在一年以上，单位价值在1000元以上、专用设备单位价值在1500元以上，并在使用过程中基本保持原来物质形态的资产；以及单位价值虽不足规定标准，但耐用时间在一年以上的大批同类物资，按固定资产管理。固定资产分为：房屋及建筑物、专用设备、一般设备（主要指家具）、图书（图书馆购置的图书）等。购置固定资产的费用的报销需在网上报销系统中提交“固定资产”报销单，填写资产详细信息并打印固定资产报销单、入库领用单(三联)后，仍需按原要求先到资产部门办理固定资产入库手续，再到财务处报销（如报销人无法区分固定资产、低值器具、消耗材料费，可
10、在填写网上报销单前向我所资产部门咨询，以免填错报销单而被驳回）。固定资产网上报销入库操作流程打印报销单须回到新建界面点击“编辑”后点击直接点击“打印报销单”用户以本人（或代理授权人）身份登录网上报销系统点击“网上报销”；进入“报销管理”；选中“固定资产”项点击“增加”；进入录入界面，在“事由”一栏填写报销事项，在“单据张数”填写报销单据（发票）张数，点击单据行下的“增加”进入“固定资产报销单”，填写相关信息（带*号为必填项，其他信息请尽量填写）填写完毕后，可先保存，修改无误后，打印“专用报销单、入库领用单”，再提交审批打印入库领用单一式三份，直接点击“打印入库单”，打印完成后点击“提交资产审批
11、”将打印的“专用报销单、入库领用单”及购买设备的发票、相关合同等，由领导审批后，到资产管理员处，办理资产入库手续资产管理员根据网上报销提交的资产信息和经办人打印的“专用报销单、入库领用单”，添加资产管理相关信息进行审核无误后，提交财务审核资产管理员再根据财务审核后的信息，进行资产转固，将该项资产导入ARP数据库，进行数据维护并打印资产领用卡片（责任人或经办人）签字后方可办理完报销手续资产管理员再将转固资产进入固定资产帐务管理系统进行核算如你购买的设备是属于“政府采购或进入装备计划管理”的，可将相关信息，在“固定资产报销单”选中“购置研发资产”导入你在填制采购时的相关信息如，资产管理员在审核中对
12、不符合有关规定的发票、合同等入库资产，须填写驳回意见，资产报销人在修改后重新提交资产和财务审核办公家具单台件1000元以上，其它仪器设备单台件1500元以上 。 固定资产报销注意事项：1、办公家具单台件1000元以上，其它仪器设备单台件1500元以上 ，请选中“固定资产”项进行报销录入。2、如果一张报销单据（发票）为多台不同种类固定资产请逐一填写，如果还有材料请选中“材料消耗品费”项进行报销录入。开发票时最好将材料和固定资产分开。3、规格型号必须填写，如果没有规格型号请填写“非标准”。如果此处不填将被资产部门驳回，所购资产是用“现金”还是“支票”一定要填写清楚否则会被财务处驳回。4、固定资产入
13、库领用单一式三联。5、目前采购来源是政府采购的选“政府集中采购”，一般选“自行采购”，国外订货选“分散采购”。6、使用部门选本部门，计量信息选“非计量”，是否纳入实地盘存选“是”。7、成本分摊请在下方选择子课题号后，将支出金额填入，并点击左侧小方框选再保存 。8、网上提交审批后请尽快将纸制记账凭证交到资产管理部门验收。报销人员填写入库领用单一式三联，随专用报销单、 发票 、合同及验收单、大额资产附项目预算书及相关审批材料，到财务处办理报销手续。 （四）劳务费劳务费、专家咨询费除特殊情况（偏远地区、外籍人员等不具备打卡条件的）可发放现金外，原则上应由发放人提供领款人银行存折帐号，由财务部门汇总后
14、按月通过银行打入领款人存折。其中：1、通过银行打款的，无需在ARP网报系统中做报销单，报销人按要求填写并提交“发放明细表”。其中：发放给所内人员（含所内职工、离退休、研究生、临时聘用人员等）需计入其工资报酬总额的各类补贴、奖金、加班费、劳务费等款项，原则上应随工资统一发放，不得在工资外发放现金；发放给所内人员的可不计入其工资总额的稿费、专家咨询费等款项以及发放给所外人员的劳务费、专家咨询费等，由发放人按规定格式提供领款人本人的银行存折帐号，由财务部门汇总后按月通过银行打入领款人存折（详见：劳务费发放明细表注意事项）。2、因特殊情况（偏远地区、外籍人员等不具备打卡条件的）需发放现金的，除按要求填
15、写“发放明细表”外，还需在ARP网报系统中填写报销单。具体流程如下：用户以本人身份登陆“网上报销系统”，点击“网上报销”报销管理劳务费点击 “增加”“事由”处，选择填写xx劳务费专家咨询费（或讲课、评审费等）原始单据张数点击“增加”人员姓名国际(地区)选取证件类型证件号码选择“劳务所得项目”选择职业类别输入税前(税后)金额,自动计算出相应税后(税前)金额选择子课题号保存,退到 “劳务费-新增”界面选取结算方式保存在“报销管理-劳务费”界面在左侧处打点击右侧编辑打印出报销单提交财务 （五）普通报销单用于不属于以上类别报销单据的录入。如：邮费、资料费、版面费、加工费、协作费、印刷费、会员费、注册费、出国外事费、一般餐费、实报实销的会议费等。其中：出国外事费的报销，仍需按原要求先经所外事部门审核并计算补助后，在网上报销系统中提交普通报销单，再到财务处报销。事由处：如：邮寄等
