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1、北京中物联审核组长培训材料按:为规范现场审核,规避认证风险,进一步发挥审核组长的督导作用,中心根据CNAS-CC01:2011管理体系认证机构要求及相关认可准则应用指南,结合日常认证审核发现的问题,编制了这份培训材料,供广大审核组长学习、参考。由于时间仓促,本材料可能存在用词不够准确,内容不够全面等问题,请各审核组长随时反馈你们的意见,以便补充、完善。并通过共同努力,进一步提高审核组长的专业水平和专业能力,建设一支高标准、严要求的审核队伍,确保审核的有效性。 1.审核组长的职责和权限审核组长是由中心委派,有能力领导审核组,并代表中心对受审组织进行认证审核的审核员。中心对认证项目实行审核组长负责
2、制,要求审核组长履行中心规定的权力和义务,并对分管的审核项目负责。1.1审核组长的职责1.1.1接受中心下达的审核任务,按审核委托书组成专业能力配套,能够独立开展认证审核活动的审核组,并按中心策划的审核方案实施现场审核。1.1.2审查受审方管理体系文件,编制管理体系文件评审报告,提交受审核方,并请受审方整改文审发现的问题。1.1.3编制审核计划,并通过与受审方沟通,确定审核时间安排,协商审核组进驻相关事宜。1.1.4做好现场审核前的准备工作,召开审核预备会议,组织审前专业培训活动,要求审核组员执行中心“关于使用电子版记录的有关规定”。1.1.5组织现场审核活动,包括召开首末次会议,协调审核中出
3、现的各种问题,保持审核中组员之间的沟通,组织末次会议前与受审方领导层的沟通等事宜。1.1.6监督审核组成员执行认证准则,讲究认证工作的职业道德,遵守受审方的规章制度,对实习审核员、审核员进行现场指导。1.1.7确保审核结论与审核发现的一致性,检查并修改审核组员审核记录(需要时),汇总与审核准则的符合情况,编制审核报告并请企业确认。1.1.8根据审核发现的问题,确认审核组员开具的不符合报告,并对不符合纠正和措施进行及时、有效的验证。1.1.9核查、整理审核材料,收集打包文件,核准产品相关标准清单,并在现场审核结束后两天内一并寄达中心。1.1.10接受并确认中心认证评定部传递的整改信息,及时整改审
4、核案卷中存在的问题,共同排除认证风险。1.2审核组长的权限1.2.1有权领导审核组员,部署审核组的工作,并根据现场审核需要,在审核进程中调整和改变工作分配。1.2.2有权监督、指导审核组成员认真执行中心的各项规定,有权制止违背公正性的关联交易,及时向中心反馈审核组员的工作业绩和不良倾向。1.2.3有权向中心反映审核方案存在的问题,并在中心审核方案管理人员指导下调整审核方案,排除因审核方案不当导致的认证风险。1.2.4有权将审核进程中关注的任何问题告知受审方,并在末次会议前组织与受审方的领导进行必要的沟通活动。1.2.5当审核获得的审核证据显示无法实现审核目的,或显示受审方存在紧急和重大风险时,
5、审核组长有权向中心报告,并在中心同意的情况下,修改审核计划、改变审核目的、改变审核范围,直至终止审核活动。1.2.6当认证项目存在“审核人日严重不足”、 “审核专业评错”、“认证范围超过营业执照或许可资质核准的经营范围”等影响审核有效性的问题,审核组长有权要求中心合同评审人员在审核活动实施前进行纠正。1.2.6根据我中心认证客户结构的特点,审核组长有权抵制虚假认证活动:1)接受审核时没有受审方人员参加,由咨询机构全程包揽,并用现凑记录的方法应对审核,审核组长应向中心报告,并在索取相关证据后,撤离审核现场。2)认证企业在法律性证据上弄虚作假(包括提供假营业执照、假许可资质、假3C认证证书、假现场
6、等),并且证据确凿,审核组长在调研取证的情况下,有权做不予推荐认证资格的审核结论。3)经查证、核实,认证企业在生产经营活动中存在严重违法行为(如三同时验收不达标擅自生产、没有生产许可证擅自生产有许可资质要求的产品等),或存在隐瞒重大违法事故、重大投诉事件和上级抽检不合格等事实,审核组有权开具严重不符合项,请受审方签字后,做不予推荐认证资格的审核结论。2.现场审核的准备2.1阅读中心策划的审核方案 现场审核前,审核组长应认真阅读中心策划的审核方案(含合同评审情况和方案策划情况)并确认:1)企业是否存在与办公地点不在同一处的场所,如仓库、车间、销售部门等; 2)企业为完成特定工作是否存在临时性场所
7、; 3)企业在认证范围内是否存在子公司; 4)企业是否有分布在其他地区的现场;5)企业是否有外包过程;6)企业申请的认证项目与中心的业务范围是否一致;7) 中心界定的专业类别是否准确,人日数是否充分。2.2确认企业的基本信息 检查认证企业是否制定了管理手册和程序文件(目录),手册的发布日期距审核日期是否已经超过三个月,并确认:1)企业提供了证明自己合法地位的证据(复印件),包括(但不限于):法人营业执照、企业资质、生产许可证、安全生产许可证、行业许可资质、3C认证证书等,所提供的证据应应与法规飞归要求相一致,并且在有效期内;2)EMS、OHSMS(需要时)认证的企业还应提供与立项审批、竣工(试
8、生产)审批、正式生产审批等与认证风险相一致法律证据,包括(但不限于):环评报告、环境影响报告(或登记)及批准意见、安评报告及主管部门批准文件(S需要时)、“三同时”验收报告及主管部门批准文件(E、S需要时),排污许可证、近一年内环境监测报告(E),近一年内职业健康安全相关检查及验收(S),环境/安全守法证明(E、S)等;3)大型或工艺复杂的生产企业应提供厂区平面图、生产流程图,EMS、OHSMS应提供重要环境因素清单(E)、重大危险源(风险)清单(S)、适用的法律法规清单。2.3 进行文件评审GB/T19011-2003标准规定,在现场审核前应当评审受审方的文件,以确定文件所述的体系与审核准则
9、的符合性。文件审核可包括相关管理体系文件和记录及以前的审核报告。评审应考虑组织的规模、性质和复杂程度以及审核的目的和范围。2.3.1根据以上规定,中心要求初审一阶段(含非现场一阶段)前、再认证前,以及变更认证范围的监督审核前必须进行文件审核。文审应由审核组长进行,如果审核组长不具备相应的专业能力,可由审核组中具有相应专业能力的成员一同评审并签字确认。2.3.2文件审核的目的是评审受审方的管理体系文件,确认文件所述的管理体系与审核准则的符合性,以及管理体系文件的系统性和协调性。文件审核的内容应包括:1)管理方针是否由组织最高管理者批准,是否满足标准的要求,是否体现了组织的性质、产品、场所、管理特
10、征;2)管理体系的实施范围,是否涵盖了应有的产品、场所、过程和(仅限QMS)条款删减及其合理性3)目标指标是否在方针的基础上展开,是否考虑了自身的产品特性、(EMS)环境因素、(OHMS)危险源,以及风险和法律法规的要求,是否在相关的层次和职能上展开。4)(QMS)控制措施、(EMS、OHMS)方案是否在目标指标的基础上展开,是否规定了职责、方法、时间表,是否与组织的(QMS)关键过程、(EMS)重要环境因素、(OHMS)重大危险源相一致。5)组织机构与职责权限是否明确,并满足要求。6)是否按照标准要求建立并保持必备的文件化程序,程序是否阐明了目的、范围、职责、方法(方法是否具有可操作性)及引
11、用的其他文件和记录表格; 7)管理体系文件结构、层次及相互关系是否清晰,是否给出查询相关文件的途径。2.3.4文审发现企业管理体系实施时间不足三个月,或存在与标准要求不符的情况,审核组长应当向中心报告,提出审核是否继续进行或暂停审核的意见,同时通知受审核方,直至有关文件的问题得到解决为止。2.5一般情况下,初次认证的文审应在第一阶段审核期前完成,由审核组长编制文审报告,说明文审发现的问题,提出整改要求,在一阶段审核前(时)提交受审核方。2.6受审方应第一阶段审核结束前完成文件修改,经一阶段审核组长确认生效后,进入二阶段审核。2.7审核组在二阶段现场审核中,应继续关注程序文件、作业文件的适宜性、
12、可操作性、和有效性,并对发现的不符合以不符合报告的方式提出。2.8再认证审核和管理体系文件发生较大变化的监督审核,也要按上述要求进行文审,填写文审报告,并在现场审核结束前完成文件修改和确认工作。2.4编制审核计划2.4.1 CNAS-CC01标准规定,审核计划应与审核目的和范围相适应,至少包括或引用:1)审核目的;2)审核准则;3)审核范围,包括确定拟审核的组织和职能单元或过程;4)拟实施现场审核活动(适用时,包括对临时场所的访问)的日期和场所;5)现场审核活动预期的时间和持续时间6)审核组成员和审核组同行人员的分工和职能。2.4.2中心对编制审核计划的基本要求:1)审核组长在编制审核计划前,
13、应认真了解中心针对本次现场审核策划的审核方案,并根据审核方案的要求编制审核计划。2)所编制的审核计划应内容完整、准确,一天工作时间为8小时,半天工作时间为4小时;3)QMS应安排专业审核员审核专业条款,EMS、OHSMS应安排专业审核员审核体系归口管理部门,以及与重要环境因素/重大危险源(风险)有关的部门、活动和过程。4)生产部门有若干生产车间时,审核计划应明确到具体的车间,而不是笼统的生产部/生产车间,关键控制岗位(如污水处理站、危险品仓库、供热锅炉房)等应在审核计划中单独列出或明示。5)一般情况下,不要安排两个正式审核员同时审核一个部门,遇到特殊情况,必须安排两个正式审核员审核同一个部门时
14、,审核任务应分解到人(即在审核计划中说明每个人审核哪些条款)。6)技术专家、实习审核员不能单独审核;需要时,技术专家可不与审核员固定成组,仅在审核应分管的专业条款时出现即可。7)对于多场所认证企业,应参照审核方案对抽样的要求,在审核计划里对抽样做出具体安排。2.4.3一阶段审核计划2.4.3.1根据CNAS-CC01标准要求,一阶段审核目的是:1)审核客户的管理体系文件; 2)评价客户的运作场所和现场的具体情况,并与客户的人员进行讨论,以确定第二阶段的准备情况;3)审查客户理解和实施标准要求的情况,特别是对管理体系的关键绩效或重要因素、过程、目标和运作的识别情况;4)收集关于客户管理体系范围、
15、过程和场所的必要信息,以及相关法律法规要求和遵守情况(如客户运作的质量、环境、法律因素,相关的风险等);5)审查第二阶段审核所需资源的配置情况,并与客户商定第二阶段审核的细节;6)结合可能的重要因素充分了解客户的管理体系和现场运作,以便为策划第二阶段审核提供关注点;7)评价客户是否策划和实施了内部审核和管理评审,以及管理体系实施程度能否证明客户已为第二阶段审核做好准备。(CNAS-CC01标准规定,对于大多数管理体系而言,建议至少部分第一阶段审核活动在客户的场所进行。)2.4.3.2一阶段现场审核计划的编制 1)审核部门至少应包括:管理层(含最高管理者和管代)、体系归口管理部门和主要作业现场; 2)一般情况下,应包括以下条款所规定的内容:Q:4.1/4.2/5.3/5.4/5.6/6.1/7.1/7.2/8.1/8.2.2/8.5.1E:4.1/4.2/4.3/4.4.1/4.4.4/4.4.6/4.4.7/4.5.4/4.5.5/4.6S:4.1/4.2/4.3/4.4.1/4.4.4/4.4.6/4.4.7/4.5.3/4.5.4/4.63)EMS、OHMS应安排现场巡视,通过现场初始评审,观察环境污染预防和职业健康风险防范的情况。2.4.3.3一阶段非现场审核计划的编