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1、信息工程部管理手册-部门行为标准1 会议管理制度 22 CC 会议系统管理制度 23 招投标管理制度 54 电子文档管理制度 65 RTX信息群发管理制度66 0A系统审批管理制度67 接受外部任务制度 78 账户管理制度 79 网络中断汇报制度 710 信号屏蔽器管理制度 811 通讯管理制度 812 信息收集发布制度913 新闻通稿撰写制度 914 新员工入职引导制度 915 办公环境管理制度 1016 档案整理制度 1017 设备领用制度 1018 业务报表制度 1019 信息工程部用户反应问题上报制度 1120 部门内部报销制度部门奖金 1122泛微0A管理标准 171 会议管理制度1
2、.1 为加强部门工作的方案性，利用信息化手段实现工作管理，从即日起信息工 程部所有员工在致远OA填写“方案/会议/日程。1.2 会议管理标准 会议发起人于会议前一天在会议管理模块中新建会议，总经理组织的会议责成 综合组发起。其他人员在收到会议通知后，在回执之前必须先完成“会议转事件，共享类型 为“公开给他人，共享对象选择梁总。会议发起人在会议管理中发起新会议的同时，需日程管理的个人事件中新建一项 个人事件，标题为具体的会议名称，共享类型选择“公开给他人，公开对象选 择梁总。会议发起人在日程管理的个人事件中新建一项个人事件，标题为具体的会议名 称，共享类型选择“部门事件，部门选择信息工程部。在时
3、间内容中注明会议 地点、参会人员。1.3 日程管理标准 部门员工每日上班后需在日程事件中，填写一天的工作方案； 涉及会议的日程安排已在上述“会议管理中实现，不需再次填写； .3非会议类方案性工作，填写在日程事件中，以便领导查看。1.4 部门员工都应提前准确填写，以免方案不当造成会议安排问题。1.5 综合组负责此项工作的培训、落实、检查、催促。2 CC 会议系统管理制度根据CC 会议系统的特点，对系统米取信息工程部统一管理，分部门授权 使用的模式管理，具体如下：账号管理(1)为便于使用和管理， 会议系统将使用一个总账号和假设干个分账号， 总账号和分账号均由信息工程部代表集团统一申请和管理。(2)
4、总账号的管理口令由信息工程部商务副总保管并在总经理处备案；分 账号的管理口令由信息工程部商务经理统一保管并在主管副总和总经理处备 案。总账号与分账号口令如需更新，须上报主管副总和总经理。应用管理.1总账号是管理账号，无特殊情况，不用于召开 会议；.2分账号是应用账号，专门用于召开 会议；会议申请单位通过向信息工程部申请分账号和 会议费用的方式召开 会议。会议申请与受理.1申请部门在OA中发起“ 会议申请流程，提出 会议使用需求。.2 经信息工程部总经理批准后，向申请部门 会议系统提供分账号，并在 分账号内转入初始费用。. 3各使用部门应指定专人作为 会议系统的关键用户：1关键用户负责接受信息工
5、程部视讯组提供的系统使用培训；2关键用户负责对配发给本部门的 会议分账号进行管理账号密码须 妥善保管，不得随意更改；3关键用户负责及时核查本部门分账号费用支出情况，余额缺乏时应及时 发起费用申请。.4 会议由申请部门自行召集、组织与召开，特殊情况可请求信息工程部视 讯组提供支持。会议费用申请.1 会议使用部门根据需要，可不定期向信息工程部提出费用申请;.2申请流程：1申请部门经办人关键用户提出申请2申请部门负责人审批3信息工程部副总经理审批，拨付费用并进行分账号转账操作4知会申请人和信息工程部商务经理.3会议费用登记管理1商务经理应建立会议使用情况台账，对每次费用拨付情况作好登记;2商务经理应
6、每月编制会议使用情况报表，经商务副总审核后上传 0A；3商务经理应根据使用情况，出具费用分析报告;4商务副总应定期检查费用余额，审核台账。.4费用交纳1根据费用支出情况，总结规律，确定费用余额预警额； 2商务经理办理请款、付款、报销等手续。3 招投标管理制度3.1 投标文件的编制与发放需遵循?信息化管理制度?，投标厂商如无特殊 情况不得少于三家。3.2 拟选投标厂商由工程建设组织者负责，商务组负责拟定招标方案、招 标文件要素、合同要点等内容，并编制完整的招标文件，经商务副总审核，并报 部门总经理及相关部门法务部、本钱控制部审批前方能向投标人发放招标文 件。3.3 评标前的各项工作包括向投标人发
7、放招标文件、与投标厂商进行联 系等通常由商务组非评标人完成，如因客观原因该人员不能完成，那么由其他 组非评标人代为完成。其他人员包括各组组长未经部门总经理批准，不得擅 自在定标前直接与投标厂商联系。3.4 招投标过程中，对各投标厂商的来访，我方接待人员不得少于两人。3.5 评标人员应严格遵守保密规定，未经部门总经理批准，不得在任何时 间、任何地点以任何方式向评标小组以外人员透露各厂商的技术方案与商务报 价。3.6 一旦合同签订，招标的过程文件招标文件、投标文件、开标记录、 评标记录、洽谈会议纪要、相关补充或澄清文件、定标资料、内部相关审批文件 等由经办人整理后移交商务经理存档，电子文档须打印归
8、档，并OA中建立相 关招标档案目录，将电子文档存档。招标过程中的文件，必须严格按制度完成相 关的签字组合。4 电子文档管理制度4.1 所有部门对外文件都应在总经理审阅同意前方可传递、上报和下发。4.2 所有电子文档都应严格按照“文件名姓名：时间统一格式确 定文档名。4.3 信息工程部内部发文和传递文档，一律要求使用 WPS 格式，无论文档、 表格还是演示文稿。4.4 所有正式对外电子文档必须在电脑中保存备份，以备查阅。4.5 对于需要部门内共享的文档，经总经理审批后，应及时上传到OA “知 识文档中。4.6 电子文档属于企业机密，应按照保密制度进行管理。5 RTX 信息群发管理制度5.1 对于
9、在 RTX 中进行代表信息工程部的对外的群发，需经总经理批示前 方可操作。5.2 RTX播送权限的授予需经总经理批示，本部门RTX的播送内容也需经 总经理审批。5.3 流程：拟稿人-主管副总审阅-总经理审批-拟稿人群发。5.4 信息工程部的RTX播送人为OA工程经理。6 OA 系统审批管理制度6.1 部门员工应在上班后立即登陆 OA 系统。6.2 对于部门内部流程的审批时限不得超过一个小时。6.3 对于复杂流程，在与相关领导商洽后，审批时限不得超过半天。6.4 部门员工在流程发起后，应马上通过RTX通知相关人员请求审批；如 审批人不在，应通过短信和 告知。6.5 如审批人无法审批，应在 或短信
10、中告知发起人，另外通过 和短 信通知流程下端人员自己的审批意见。7 接受外部任务制度7.1 部门人员从其他任何部门接收任何没有明确流程的任务要先提交给 总经理，由总经理统一把握工作安排，经过总经理审批后答复对方，并进行下一 步工作的开展。7.2 对于 OA 中接到的工作事项，在回复前需将拟回复内容以内部文字形 式报总经理批示前方可回复。7.2.1 未经总经理批准，不得擅自接受外部任务指令。8 账户管理制度8.1 任何系统管理员账户密码，不得授予非正式员工掌握与管理。8.2 人力资源部未能及时将公司员工账户录入HR系统时，0A工程经理应 及时与人力资源部协调，尽快录入员工信息。8.3 集团员工离
11、职时，应首先注销账户信息，然后再办理其他手续。9 网络中断汇报制度9.1 信息工程部全体成员如发现网络中断应第一时间通知网络管理值班 人员，同时 告知总经理。9.2 网络管理人员应在第一时间快速响应查找原因并进行应急处理，以保 障网络的通畅。9.3 应急处理后应尽快查找原因研究解决方案，并出具问题分析报告上报 部门总经理。10 信号屏蔽器管理制度10.1 信号屏蔽器下称屏蔽器仅限于集团内部各类型会议使用，不 得外借。10.2 屏蔽器由信息工程部商务经理负责保管。商务经理应对屏蔽器进行登 记、编号、造册，作好使用登记，并负责对领用人进行使用培训。10.3 屏蔽器的使用须经如下流程审批：1董事长参
12、加的会议申请人信息工程部总经理主管副总裁；2副总裁参加的会议申请人信息工程部总经理；3其他会议申请人商务副总经理。10.4 信息工程部商务副总经理负责对屏蔽器的使用情况进行检查，要定期 核查设备工况和使用登记表。11 通讯管理制度11.1 为保持工作联系畅通，平台组和网络组成员必须保持全天 开机；其 他组成员必须保证工作日 6:0022:00开机，节假日 9:0021:00 开机。11.2 开机时段内，须做到 随身携带，并将 调整为最适合的状态，以 保证在来电的第一时间接听 。11.3 在规定的开机时段内，任何人不得拒听来电。对于特殊情况造成未接 的，应在看到未接信息时，在第一时间回拨。卡的人
13、员应立即办理；商务组负责在 2009年1月25日前部门全体人员 都要开通“内部短号码功能。号码变更应首先与商务组商洽开通新号码集团 专网功能后，同时及时在 RTX 中进行更新，不允许出现短号码停止应用现象。那么: 如受话人不能及时接听，其他员工应主动接听 ，重要 作好接听 记录,并及时通知受话人。12 信息收集发布制度12.1 部门所有人员在工作中应关注新知识、新信息、新资讯，并主动与大 家分享。12.2 部门内部人员随时将收集到的信息传递给 OA 经理。整理由 OA 经理负责，并上传到“知识文档中。13 新闻通稿撰写制度13.1 部门全体或个人参加集团或与集团有关的重大活动后，应撰写新闻通
14、稿。13.2 部门参与活动人员在活动开始前应做好拍照、录音及录像等报道准备 工作。13.3 新闻通稿在活动结束后一周内撰写完成，由综合经理修改完善后报总 经理审阅，总经理确认发布后，发企业文化部网站、月刊。13.4所有重大活动的文字、影像资料压缩文件名：活动照片+时间 后，存放在 OA 系统“知识文档中。14 新员工入职引导制度组长负责导入工作，并安排专人指引新员工办理各种入职必要手续人 力资源部报到、办理饭卡、体检、入职差旅费报销、办公用品领用等14.2主管副总应向新员工提供通讯录、讲解部门制度和岗位职责等，确保新 员工更快更好地参加新团队、适应新环境。15 办公环境管理制度 标准管理，创造
15、良好的工作气氛。15.2 办公环境标准： 1办公桌面保持整洁，不摆放过多物品。2文件纸张应排放整齐，重要合同、文件不得随意摆放在桌面上； 平安防范。16 档案整理制度16.1 整理时间：部门员工每月最后一周为档案整理时间，并在此周末将文 档报送到商务经理存档。16.2 整理的范围：重要技术文档、工程实施过程文档，商务往来函件等。 信息催促各组人员进行档案上报。17 设备领用制度17.1 部门内部所有设备由商务经理管理，进行登记、编号、造册。17.2 借用设备商务经理应作好使用登记。18 业务报表制度18.1 需要上报的表单为：商务组：商务台账，综合组：视频会议运维报表网络组：网络建设报表，网络运维监控报表；ERP组：平台组系统运维报表，百 货院线系统运维报表和NC系统运维报表。其中，商务台账和网络建设报表要随 时更新。18.2更新的报表经组长、副总审批后上传到OA系统“信息工程部报
