怎样进行企业管理沟通

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1、怎样进行企业管理沟通怎样进行企业管理沟通现代企业必须不断提升管理水平，把握管理沟通目标、信息源、 信息、听众、背景、媒介、反馈这“七要素”是其重要前提;要充分 发挥管理沟通的“听、说、读、写”以打牢基础，而引进善“望”、 广“闻”、勤“问”、深“切”构成管理沟通的“八字诀”是其主 要关键。相互整合将有效优化管理沟通，促进管理沟通现代化。一、把握管理沟通“七要素”是提高管理水平的前提1. 把握目标。确定沟通目标的意义在于:分析整个沟通过程所要 解决的最终问题。针对沟通前众多的信息，沟通者必须组织一个清 晰的概念传达给受众，才能实现有效沟通。这个清晰概念的组织包 括:确定目标、明确观点、安排具体内

2、容。沟通目标不仅要按指导性 和咨询性策略进行，还要明确总体目标、行动目标和沟通目标。既 要界定好总体目标、战略、策略和任务之间的关系，又要明确主导 目标，善于在主导目标的规范下，考虑如何把对方的目标进行整合, 确定最后的行动目标和沟通目标。2. 分析信息源。在沟通中，信息源即信息的发送者、沟通主体、 沟通者，即：分析谁发起这个沟通的行为。在沟通分析过程中，沟通 主体关键要明确三个问题:我是谁?我在什么地方?我能给受众什么？ 沟通主体分析是解决“我是谁”以及“我在什么地方”这两个问题。 沟通主体分析“我是谁”的过程，就是自我认知的过程;而分析“我 在什么地方”的过程，就是自我定位的过程，这两个过

3、程就是确定 可信度的过程。而解决好信息源的问题，则是沟通主体建立可信度 和确定沟通目标的过程。因此，信息源始发沟通过程，确定沟通对 象，选择沟通目的。3. 组织信息。为了使信息顺畅地传递至听众并使其易于接受，策 略性地组织信息是至关重要。即重要内容应放在开场口还是置于结 尾需要仔细斟酌。如果在开头就阐述重点，称为直切主题。由于直 接切入主题能更快、更容易地为听众所接受，故在商务场合中应尽 可能多地采用。如果在结尾说明重点，则称为间接进入主题，即采 用循序渐进、逐条分析、最后推出结论的方法，以缓解具有排斥心 态者的抵触情绪，并激发他们的兴趣，进而转变其态度。为此，要 善于运用信息策略。信息策略是

4、管理沟通的第三个重要环节，成功 的沟通者在每次沟通发生之前，首先要考虑如何完善沟通的信息结 构。信息策略的制定，关键在于解决好怎样强调信息、如何组织好 信息这两个问题。4. 了解听众、服务听众。成功的管理沟通是听众导向的沟通。在 沟通前应该了解听众背景:他们是谁?他们了解什么？他们对什么感兴 趣?怎样激励他们?做好这四点主要是在与听众沟通前要认真预测听 众是积极的还是被动的?是主要听众还是次要听众?他们对于沟通的 主题了解什么？他们需要哪些新信息?听众对所提供信息感兴趣的程 度?如果听众对沟通主题兴趣浓厚，就可以开门见山、直奔主题。而 对于那些对沟通主题兴趣不大的听众，就应该设法激发他们的热情

5、, 征求意见并诱导他们参与讨论。沟通客体分析是成功管理沟通的出 发点。要善于运用沟通客体策略，重视伦理道德在管理沟通中的作 用。5. 沟通背景（环境）分析。现代企业优化管理沟通，必须重视环境 分析，建立环境分析机制，既要经常分析内部环境，又要分析外部 环境，因人因事因时因地而异。要特别重视对沟通过程发生影响的 环境因素分析:一是心理背景，包括沟通主体自己的心情和沟通主体 对于对方的感受和态度，避免由于偏见与好恶而出现偏差。二是物 理背景，即沟通发生的场所。特定的场所能造就特殊的沟通氛围， 如与上司沟通时，在上司的办公室沟通与在厂区的花园沟通效果是 不一样的。三是社会背景。对不同的社会角色，善于

6、采取不同的沟 通方式与模式，处理好沟通主体双方及对沟通发生影响的其他个体 和人群的关系，如:上司在场与否，竞争对手在场与否，自己与他人 沟通的措辞、举止会有区别。四是文化背景。它更是潜在而深入地 影响每一个人的沟通过程与沟通行为。当不同文化在沟通中发生激 烈碰撞或交融时，人们能深刻感受到文化的威力。6. 优选媒介（渠道）。沟通总是通过一定的媒介包括口头、书面和 非语言而完成的。渠道是由发送者选择的、借由传递信息的媒介物。 一般来说，口头沟通渠道主要用于即时互动性沟通，沟通内容具有 一定的伸缩性，无需严格记录，沟通形式活泼，富有感情色彩。书 而沟通渠道主要用于要求严谨，需要记录备案的沟通。无论是

7、口头 沟通还是书而沟通，都可以作为正式和非正式的沟通渠道。在选择 沟通渠道时要因时因地因人制宜，根据当时当地的具体情况来正确 选择恰当的沟通渠道。在当今信息经济时代，电子信息通道出现了 多样化，如现在己经被企业利用的管理沟通电子渠道有：电子数据 库、电子数据交换、个人电子邮件、组群电子邮件、可视电子会议、 手机及电脑与网络共同传递的电子短信息、企业内联网、企业独立 网站、企业互联网、企业电子刊物等一些新渠道。从理论上讲，管 理沟通应该比以前有更快的速度、更大的信息容量、更宽的覆盖而 积、更高的准确性和成功率。7. 重视反馈。完整无缺的沟通过程，必定包括了信息的成功传送 与反馈两个大的过程。没有

8、反馈的沟通过程，容易出现沟通失误或 失败。为了检验信息沟通的效果，即接受者是否正确、完美、及时 地接受并理解了所需要传达的信息，反馈是必不可少和至关重要的。 如果发送者想要沟通成功，要求接受者及时进行反馈是必要的。当 发送者发现传达的信息没有被理解，就应进行第二次甚至更多次地 传送。同样地，如果接受者发现发送者收到自己的反馈后，再发送 回来的信息表明理解有误，则在调整了理解之后，有必要进行第二 次或第三次反馈，直到确认自己对信息的理解准确无误为止。二、打牢管理沟通的基础:听、说、读、写管理者作为个体，要实现管理沟通优化，要特别重视打牢沟通技 能的基础，提升管理沟通的效果和效率，根据不同的对象，

9、采取不 同的口头与笔头方式，熟练驾驭笔头和口头技能，以提升沟通效率 与效能。可以说，听、说、读、写是管理者必备的基础技能，而在 沟通过程中的听、说、读、写的重要性分别比例为:听40%、说35%、 读16%和写9%。1. 善听。“倾听则明，偏信则暗”。倾听是管理者必备的素质之 一。成功的管理者大多是善于倾听的人。为了使倾听有效，管理者 应该有意识地克服倾听障碍，掌握下面的倾听技巧:一要身心投入。 集中精力、集中思想、积极思考、保持开放姿势是有效倾听的重要 保证。二要换位思考，以增强相互理解。三要沉默是金。静静地听 他人倾诉是有效倾听的最好方式。切忌自己滔滔不绝，反客为主， 喋喋不休。四要听其言观

10、其行。不仅非语言信息较可靠，而且言行 一致更关键。五要适当记录。有效反馈是有效倾听的体现，管理者 通过倾听获得大量信息，并及时作出反馈，这对于激发员工的工作 热情，提升工作绩效具有重要作用。2. 能说。包括而谈与演讲技能。现代人都要学会沟通、表达和当 众讲话(公众演讲)。“能说会道”更能适应各种各样的人际交往， 更适应各行各业迅猛发展的需要。面谈是人际沟通的重要形式，是 管理沟通发生的交流方式。提升而谈水平，要制定而谈计划、确立 而谈目的、追求信息共享、安排面谈结构和环境，以增进关系。同 时，用5W2H方式准备问题，即为什么谈(why)、与谁面谈(who).何 时、何地谈(when及where

11、) o谈什么(what) 怎样谈(howto) 谈的 深度与广度(howmuch)。要做好演讲，明确演讲目的，用5W2H法做 好演讲准备，设计好演讲的语言结构，包括开场口、主体观点的阐 述、结尾，把握演讲的心理技能，巧妙运用演讲的非语言技巧。要 讲究说的艺术，要以理义感人，注重伦理道德，说话恰到好处，恰 如其分，切忌巧言令色、强词夺理、冗词赘句。必要时，应运用游 说进行说服，善于潜移默化。3. 巧读。作为一个管理者，每天要阅读的信息很多，如:报告、 合同、会议资料、公司文件以及网上信息等，阅读后再传达给员工。 管理者在管理沟通中掌握读的技巧是十分重要的。阅读是语言交际 能力的一种体现。从形式上

12、看，阅读似乎是一种单向的言语交际活 动，实质上它是作者与读者双方参与的言语交际活动。管理者在阅 读中要进行互动式的阅读，即在阅读中要善于总结、提问、阐述(澄 清短文或字词的意思)以及预测(预测下文的内容)。信息时代对传统的阅读方式提出了挑战，面对日渐繁多的信息， 我们却没有足够的时间细读我们想接收的每一件事物。因此，要善 于略读。略读则跳过某些阅读者完全了解的段落，从而有效利用时 间。要主动阅读，越主动地阅读，效果就越好。4. 擅写。笔头沟通不仅是一种传统的沟通形式，也是现代企业最 可靠的沟通方式。“口说无凭，落笔为准”。在现代企业的商务活 动中，商务函件、协议、单据、申请报告等都要以笔头纪录

13、方式加 以认同。笔头沟通信息易纪录并永久保存，信息传递方式快捷并可 特别关注细节，能精确用词并使相关受众能得到真实的信息。一要 善于运用不同的沟通方式，发挥纸张、传真(Fax).电子邮件(E- mail).电子会议系统(EMS)的不同作用。二要按受众导向的文字组 织原则进行并根据受众特点来组织文字信息。三要提升笔头沟通的 语言组织技能。把握笔头沟通的语言逻辑的最高层次、中间层次、 基础层次，善于运用演绎、归纳等推理方式以增强文章的说服力。 四要重视笔头沟通的写作全过程，包括收集材料、组织观点、提供 材料、起草文稿和修改文稿。五要把握写作特点，要简明扼要、重 点突出、言简意赅，并使读者乐在其中；

14、明确写作目的，按不同受众 选好风格、渠道偏好及不同的沟通方式;把握好写作的换位思考。三、管理沟通的换位思考:望、闻、问、切一般说来，管理沟通大都从沟通主体着眼，探索人际沟通、组织 沟通的技能、包括危机沟通、跨文化沟通、与新闻媒体沟通、谈判 技巧以及冲突管理与沟通技能等，这是管理沟通的基础，是管理沟 通的根本和关键所在。笔者认为，为了优化管理沟通，发展管理沟 通的换位思考，有效引进中医的望、闻、问、切，善于从医生对病 人的探询、沟通诊断的角度以对受众进行进一步的观察、了解，深 入地、全而地通过对受众的调查、研究、分析，以提出解决问题的 方案，促进管理沟通更臻完善，是十分有益的。1. 善“望”。医

15、生对就诊病人的“望”，是用其工作经验、医学 学识、社会阅历对病人的观察，观察就诊者的脸色、舌苔、年龄、 病态或姿态，从其表而进行初步观察，进而结合看病人病历、倾听 病人的倾诉，有一个初步的判断。现代企业的管理沟通引进“望”， 既要站在信息发布者的角度，观察受众的表情、心态、谈吐、言行, 以窥测其愿望、需求、爱好，又要善于从受众的角度进行换位思考, 观察信息发布者的目的、态度、信息可信度、对受众的尊重度等， 以便从两个角度、各个方而来优化管理沟通。相互交往，不仅要看 对方的表情、着装、气质、风度，还要看其眼神，透视对方眼睛后 而的神情，能入木三分而一叶知秋。进而，受众对信息发布者表达 其希望、渴

16、望、盼望、愿望;信息发布者则应深入了解受众的各种愿 望与要求并尽力满足。这种从观察的“望”发展到了解对方的各种 要求的“望”，是管理沟通理念提升及运作的进一步完善。2. 广“闻”。医生的“闻”在于听诊，认真倾听患者说话的声音、 咳嗽、喘息、谈吐，进而“嗅”患者的气味、体味等，以综合感受 来自患者的信息，“望” “闻”结合，进一步分析、观察其病情、 病源，做到心中有数。现代管理引进“闻”，既要与前面的“听”相结合，善倾听，切忌只听而不闻；更要善妙听，听出对方弦外之音, 看对方欲言却止而听出其半句话；“望” “闻”结合，不仅听其言， 更要观其行，“耳闻不如一见”，能洞察出“闻所未闻”的稀罕信 息；“闻” “嗅”结合，更应提高管理者的经济嗅觉、文化嗅觉、政 治嗅觉。公务员之家：3. 勤“问”。“问”是医护工作的重点。不仅要问现在的病情、 病状，还要问病史、药物过敏史、就诊史等。亲切、自然、美好、 关怀的语言，会消除患者的顾虑并给患者带来亲切感，增加信任度。 语言交流是管理沟通的主要方式之一，管