公司外贸业务管理办法

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1、外贸业务管理办法第1章总则2第2章日常业务管理2第4章产品注册管理5第5章协议管理和合同管理7第6章单证文件管理7第7章附则8第1章总则第一条为了规范与提升XXX外贸业务管理，提高外贸业务运营效率与质量，建立健 全的外贸业务管理体系，特制定本办法。第二条本制度包括外贸日常业务管理、客户管理、协议和合同管理及单证管理等内容。第2章日常业务管理第三条日常业务管理（一）制定年度工作计划、任务回笼指标。为了配合公司业务战略的推进，确保外贸业务 开展有序性，加强公司相关部门间的协作与沟通，有效控制业务发展进程，根据公司下达 的年度任务目标，按客户和时间制定年度回笼计划和季度计划。年度计划应在上年12月底

2、 前完成；季度计划应在每季度25日前完成。任务回笼指标包括出口国家、回笼金额、出口 品种等。工作计划包括客户开发，产品注册和展会安排等。（二）定期组织外贸业务人员进行相关知识的培训。外贸业务人员必须熟练掌握XXX企 业文化、本部产品和业务相关的知识，同时关注国家贸易政策、海关申报和商品检验等进 出口管理制度的更新及变化，定期参加相关政策法规的培训和学习。（三）坚持进行周例会制度。制定外贸人员工作计划，工作内容。定期组织外贸人员进行 业务经验交流，促进外贸人员快速成长。第四条日常客户维护（一）对已发生业务的客户，按照年度协议和政策进行管理和维护。每月至少联系两次， 询问市场销售，订单和回笼情况。

3、（二）对尚在询盘客户进行分级管理，将客户按照销售国家、区域和销售方式等进行分类， 系统性跟进：A类：寄过样品客户；B类：有过认真询价，仔细比较产品的客户；C类：新 接触的客户；对于A/B级别客户应该每月至少联系3次，一般客户，每月至少要联系一次， 按照客户的反馈制定下一步跟进计划。对于客户的邮件、传真原则上在48小时内答复，特 殊情况要延期的，应及时向客户解释及告知大概需要的时间。第五条日常单证管理（一）做好基本资料归档工作，要求对客户资料、报价单、订单合同（包含出口合同下的 一切单据备份）进行清晰的分类，作为后期客户跟踪、查询、统计的有效资料。（二）编制和准备相关出口单据：出口报关单、代理报

4、关委托书、产地证、保险单、发票、 装箱单、质检单、船证明、提单、汇票、银行交单申请书等必备单据。（三）及时跟踪已完成订单的银行结汇情况，反馈给财务部；已结汇的订单，及时取得水 单等相关单据交财务部签收，协助办理出口核销和退税工作，并负责整个订单的全局跟踪。第六条日常财务管理：（一）负责编制出口统计报表。做好出口统计核算基础管理工作，建立完善各种原始记录、 统计台帐，及时汇总填报年、季、月度出口统计报表。（二）每月由外贸部与XXXXX集团本部财务部以及XXX公司财务部关于外贸回款、出 口产品库存和应收应付账款进行对账。第3章客户管理第七条 客户管理包括新客户开发和原有客户维护两类。新客户开发包含

5、新市场开发管理、新增经销商管理和新增品种管理三类：（一）新市场开发管理定义：新市场是指尚未形成正式销售的市场。原则：在准备开发新市场前，需通过官方渠道、第三方咨询公司、代理商或者其他渠道， 从以下几个方面对进口国市场进行分析测评：I. 进口国关于药品进口、注册和销售的法律法规。II. 进口国政治面貌，近3年来与中国贸易往来，当地华人情况。III. 进口国风俗人情，当地医疗条件，医疗资源和用药习惯。IV. 代理商在进口国背景调查，包括客户的信用状况、地域分布、地理位置（周边基础设施状况）和药品相关资质审核等。代理商在进口国背景调查，包括客户的信用状况、地域分布、地理位置（周边基础设施 状况）和药

6、品相关资质审核等。在充分了解上述背景材料之后，根据客户注册清单和注册要求，以一事一议的形式，上 报公司领导，对新市场开发专项工作进行审批。（二）新增经销商管理按照当地法律法规，对新增经销商的销售范围、区域、销售品种进行评审，对经销商的 资质进行审批。管理原则：I. 在已经形成实际销售的国家或区域新增经销商，目的是为了切实提升产品销量，提 高市场占有率，扩大销售区域，对现有代理商的补充和完善。II. 强调与现有代理商的渠道和销售方式形成互补。III. 在产品注册上面，强调注册成分、含量和功能主治等关键内容的一致性，避免在一 个国家出现同一产品，因为申报文件前后不一致，出现不同的注册成分和含量等情

7、况。（三）新增品种管理目的：对于新增品种开发，是在以往合作的基础上开发新产品，是基于双方高度信任， 利用现有竞争优势，对市场进行深度挖掘，对于拓宽进口国的产品市场，丰富出口产品线， 加深双方合作关系有深远的意义。原则：新增品种开发，往往是客户对现有地区进行产品运作后，对市场有充分的信心和 评估，在现有市场基础上，进行新产品的开发。主要考察新品种在当地市场的定位、消费者需求量评估、产品的销售渠道是否可以借用， 与已经销售的产品是否形成有效补充等方面的信息。第八条客户档案管理（一）原则：对所有的客户都应建立相应的档案；客户档案必须及时、完整、真实地反映 客户信息；每笔交易都必须按实际进度及时全面地

8、记录；客户基本信息的变化也应及时反 映，并提出相应的应对措施。（二）内容：客户档案包括客户基本信息、交易记录、客户分析评审意见及客户政策记录 等内容。第九条客户风险评估和监控（一）种类：客户评估分年度定期评审与特殊评审两类。对于长期稳定的客户，在每年年 底进行统一分析与评审；对重要的新客户，或业务量发生反常波动的客户，应设置特殊风 险监控。（二）内容：I. 外贸部根据客户档案，主持分析、评审工作的开展，并提交相应的分析报告，从而 明确应对措施及工作计划，为客户政策的制定、客户服务的实施及业务的拓展提供依据。II. 评估内容包括客户信用评估，有无拖欠账款，销售流向监控，产品注册和再注册审核，客户

9、销售资质监管，同时还要关注国际形势变化，随时对进口国政局、汇率、对华政策 和药品相关的法律法规保持关注。III .对客户评审结果及相应的分析与改善措施进行审核后，及时确定客户相应的实施措 施。第十条客户政策的制定（一）内容：客户政策包括提供给客户的供货价格、结算方式、服务及其他特殊条件等内 容。（二）依据：客户政策应根据客户评审的结果、公司的市场发展战略及相关管理制度而制 定。（三）原则：根据不同的客户评级，制定差异化措施。应重视重点客户的维护与发展，了 解市场动向，主动开展客户服务，协助客户解决在实际销售中遇到的问题。第十一条 客户服务（一）种类：客户服务包括售前、售中和售后三部分。（二）内

10、容I. 常规维护；II. 售前：主动找寻或联系客户，建立合作关系；接受客户产品咨询或注册等方面的信 息，并及时给予回复；III售中：合同执行过程中，与客户保持较密切的联系，就合同进展情况进行必要的沟 通；对客户提出的质询进行解答或说明；W.售后：追踪产品情况及客户需求，提供必要的支持；V. 特殊要求。应根据客户具体情况和公司的现有能力，结合市场实际情况，双方协商 提供促宣品、产品知识培训等售后服务方案。第4章产品注册管理第十二条定义：产品注册指外贸业务中，产品进入目的国进行销售前，按照当地注册法律法规，进行注册备案过程。第十三条目的：为优化国际市场产品注册流程、强化产品注册备案工作的规范性、

11、提高产品注册效率，增进协同配合，促进结果导向，在集团成立国际市场产品注册备案合作 小组，以跨部门合作的形成推进产品注册工作。第十四条小组构成：小组由外贸部，市场部，质量保证部，工艺技术部，产品研发中心，公共事务部和法律事务部等相关部门指派专员，以跨部门合作形式共同组成。第十五条小组职责：以“产品注册申报资料的标准化、规范化”为基础，负责统筹确定国际市场产品注册备案工作需提交的相关资料。具体分工如下：（一）由外贸部负责了解国际市场药品注册法规的管理要求，确定产品注册或备案方案， 由合作小组共同对注册备案工作可行性进行评估。（二）由市场部负责出口注册产品的包装设计及修改工作。（三）由质量部负责注册

12、产品成分证明、产品质量标准等相关质量文件的制定。（四）由工艺部负责注册产品工艺规程相关文件的制定工作。（五）由产品部负责药理及临床相关资料的提供。（六）由公共部负责集团资质材料及产品市场资质材料的提供。（七）由生产中心、质量部负责注册产品样品、对照品的提供。（八）由法律部负责服务合同、合作协议、包装设计图是否涉嫌侵权（专利、商标、字体 等）等方面的审核工作。第十六条对于因各市场药事法规差异导致产品注册资料需做调整的，由合作小组在合理控制风险的前提下，共同把握产品注册申报资料调整的灵活性和合规性。合作小组日常管理办法：（一）建立项目合作机制：国际市场产品注册备案工作根据注册国的不同以及注册品种的

13、 不同，以项目合作形式单独立项，逐一予以推进。（二）建立动态协调沟通机制：为切实推进合作小组各项注册备案工作的顺利开展，合作 小组每周以周例会形式定期、及时沟通、反馈各项工作的进展情况，并针对注册过程遇到 的各项问题，及时予以协商解决。第十七条 建立合作小组激励机制：鼓励合作小组充分发挥横向协作功能，针对国际 市场产品注册工作遇到的难点问题，在合理控制经营风险的前提下，寻求切实有效的解决办 法，确保注册工作的顺利推进，为XXXXX集团国际市场的开拓工作带来增量效应。同时， 公司将根据项目情况及绩效贡献情况，予以项目组成员一定的项目奖励金。第5章协议管理和合同管理第十八条年度协议管理（一）定义。

14、年度协议指在指定的期限内，与客户在指定区域签订年度代理销售协议。（二）主要内容I. 协议由外贸业务人员负责拟定，由公司法律事务部负责审批协议范本，根据实际情 况，签订协议销售品种，数量、销售区域和协议签订年限。II. 年度协议可以一年一签，也可以按照产品注册证有效期进行签订，业务员应根据实 际情况，制定协议代理时间和相关合作政策内容，报公司领导审批。III. 协议中需明文规定，代理商在产品的注册、销售，需要完全遵守进口国家的法律法 规。W.为保障公司的利益，维护公司的信誉，协议中应明确代理商承担的责任和义务，并V.明确代理商需协助进行产品在出口国售后信息的收集和相关危机事件的处理。外贸部应由专

15、人定期收集相关信息，并反馈给集团质量保证部。第十九条合同的签订和管理（一）所有与业务相关的合同都由外贸业务人员负责合同文本的起草，由公司法律事务部 负责合同范本审批。根据范本填写数量、金额、交货时间与地点、付款方式等内容。（二）经过双方协商后，合同中需明确产品包装形式，质量标准和检验条款，经销商应确 认产品符合进口国的法律法规，经销商不得擅自更改产品零售包装。第二十条 合同的保管所有合同正本由办公室统一归档保存。合同签订后，业务部留一份合同副本，抄送财务 部、法务部，办公室存档备案。第6章单证文件管理第二十一条单证的分类公司业务单证分外部单证和内部单证两类。外部单证指由公司以外单位制定并使用的单 证，内部单证是指由公司制定并在公司内部使用和流转的单证。第二十二条单证的管理要求（一）填写、审核和备案。公司单证的填写、审核和备案的流转程序按照公司业务流程相 关文件的要求执行。（二）保管。原始单证的保管财务结算单证由财务部保管，其他外部单证由相关业务部门 保管；内部单证按照单证使用说明，各留存部门负责保管各自留存的联次。各部门须指定 专人负责单证保管，保证单证的完好、不缺失，单证在规定的时限内不得销毁。第7章附则第二十三条本制度由